成文信息控制程序

成文信息控制程序（ISO9001/ISO14001/ISO45001-2018）1目的1.1制定本程序的目的是规定质量管理体系所要求成文作息的控制准则，以确保在需要的场合和时机，均可获文件的有效版本，防止误用（如使用作废文件）；予以妥善保护（如防止泄密、不当使用或缺失）。2适用范围2.1适用于本公司质量、环境、职业健康安全管理体系要求的成文信息的控制。适用于本公司“工厂质量保证能力要求（CCC）”，中规定的成文信息的控制。3术语3.1成文作息：公司需要控制和保持的信息及其载体。（成文信息可以任何格式和载体存在，并可来自任何来源。3.2文件：信息及其载体。（示例：记录、规范、程序文件、图样、报告、标准）载体可以是纸张、磁性的、电予的、光学的计算机盘片，照片或标准样品，或它们的组合。3.3一级文件：质量手册；3.4二级文件：程序文件；例如：成文信息控制程序、内部审核控制程序等；3.5三级文件：管理标准（制度、办法）、技术标准（技术法规、标准）、工作标准（规范、规程、规定、流程）3.6四及文件：质量、环境、职业健康安全管理体系记录3.7外来文件：公司应识别的与产品和质量管理体系的策划和运行有关的全部来自公司以外的文件（包括与产品有关的法律法规、顾客提供的图样，产品标准等）。3.8文件控制：文件控制是对指对文件的编制、评审、批准、标识、检索、发放、使用、贮存、保护、更改和再批准、作废、回收等全过程所用活动的管理工作。3.9版本：同一文件的不同文本，一般以文件更改或换版顺序为不同版本的标志，首次批准发布的文件称初版，更改或换版重新批准发布的称第二版,随后类推。公司规定以大写英文字母A、B、C……分别表示有版本控制文件的初版、第二版、第三版……（用0、1、2、3、4、5代表修改次数，例如A、A1…A5）。若修改超过第5次或修改内容超过1/3需要更新版本。4职责4.1质量部归口负责一级文件的控制工作。4.2各部门内审员和各部门主管领导负责本部门的二级文件的控制工作。4.3质量部协助各部门对二级文件进行有效控制4.4研究院负责三、四级技术文件的控制。4.5各部负责本部门三、四级文件的控制。5.培训与资格5.1各部门资料管理人员应接受本程序的培训,方可从事文件和资料的管理工作。6.工作程序6.1文件的编号和标识6.1.1为了确保文件标识清晰且具有唯一性,各类文件按以下规则编号:6.1.1.1一级文件和二级文件统一采用以下编号：Q/ZT×××××－××××发布年号（如：2017）顺序号（001、002…依次取号）体系代码（参照体系分类代码表）公司代码（ZT）企业标准代码（Q）6.1.1.2三级文件编号的结构：ZT－×××××××－××××发布年号（如：2015）顺序号（001、002…依次取号）体系代码（参照体系分类代码表）部门代码（参照部门代码一览表）企业代码（ZT）6.1.1.3四级文件编号的结构：××－××－××－A（BCD……）版本号顺序号（001、002…依次取号）管理体系要求条款号公司代码（ZT）或部门代码6.1.1.4外来文件编号：外来文件公司内部不再另行编号，按外来文件原始编号执行。6.1.1.5部门代码一览表序号部门名称部门简称部门代码1DXC高科特种车辆有限公司DXC高科ZT2人事行政部人力HR3财务部财务CW4物业管理部物业WY5质量部技质JZ6采购部采购CG7研究院研发YF8物业管理部物业WY9营销中心营销YX10制造部制造ZZ11客服中心客服KF6.1.1.6体系分类代码表体系名称代码体系名称代码质量管理01行政管理09职业健康/安全/环境02生产管理10信息管理03战略管理11研发管理04人力资源12设备能源05营销管理13组织运营06工艺管理14财务管理07工会管理15采购管理08物流管理166.2文件的制订：6.2.1一级文件由质量部工程负责编制，质量部经理负责审核，总经理批准。6.2.2二级文件由各部门内审员负责编制，部门领导负责审核，主管副总批准。6.2.3三四级文件由各部门负责人负责编制，部门领导责审批。特殊要求时主管副总批准。6.3文件修改：6.3.1一级文件的的更改由相关负责人提出申请，填写《文件更改申批表》，质量部领导审核，副总经理批准，质量工程师统一进行更改。6.3.2二级文件的更改由相关负责人提出申请，填写《文件更改申批表》，主控部门领导审核，主控部门内审员负责更改。6.3.3三级、四级文件更改，由相关负责人提出申请，填写《文件更改申批表》，主管部门领导审枇，由相关负责人进行修改，必要时请主管副总经理批准。原则上由该文件的原制定部门更改。6.3.4三级、四级技术文件（包括设计文件）是与产品质量有关的文件，直接影响到产品的质量，相技术文件、图纸的更改见《技术文件及图纸管理办法》。6.3.5修改后的文件需重新批准。6.3.6文件更改、换版后一周内,文件归口管理部门的资料员须修订《文件、资料控制清单》。6.4文件发放6.4.1经批准通过的文件，由文件编制人员将文件的分发对象及份数通知部门资料员，由部门资料员统一进行发放，发放文件时对每份现行有效文件须盖红色“受控”印章。同时填写《文件发放登记表》。（“受控”章必须盖红色印章，以防止各部门随意复制）6.4.2各部门应将本部门或公司其它部门所发的最新版本文件及时放置到对体系有效运行起重要作用的各个办公场所，并根据最新版本的文件对部门人员进行宣导。6.4.3修订文件发行时，部门资料员回收旧版文件,同时更新《文件发放登记表》，确认正常回收旧版文件。（修改发放的文件也必须盖红色“受控”印章，以防止各部门随意复制）6.4.5三级、四级技术文件（包括设计文件）是与产品质量有关的文件，直接影响到产品的质量，技术文件、图纸的发放见《技术文件及图纸管理办法》。6.4.6各使用部门不得复印盖有“受控”章的正式文件。6.5文件清晰和易识别6.5.1文件的字迹和图线应易与辨认并保持这种状态。当文件污损不易辨认时，应及时予以调换，任何人不得在受控文件上乱涂乱画或作任何标记。6.5.2记录应内容齐全、字迹清楚。凡栏目空白、填写错误、涂改、签名不全、未填年、月、日或字迹不清的都不符合要求。记录不能随意涂改，即使有笔误需要更改时，也只能是划改并加盖责任者的印章，切勿涂改。6.6文件的补发6.6.1文件使用部门需补发文件时,由使用人员填写《文件、资料申请表》经部门领导批准后，向文件的归口管理部门提出书面申请，经文件管理部门领导批准后实施补发，必要时经主管副总经理批准。6.6.2文件的归口管理部门接到申请后，按本程序6.4的规定发放文件并做好记录。6.6.3当文件以复印件形式分发时，复印件上须盖红色“受控”印章。6.7文件的保管6.7.1各部门的资料管理人员对自己管理的文件，制订《文件、资料控制清单》或《质量记录一览表》，然后按类别、编号及时间顺序保存在文件专用柜、架中，做到层次分明、标志明显、便于查找。6.8文件的归档：6.8.1执行《组织知识管理办法》。6.9文件的保存期限6.9.1对公司有长远利用价值的为永久保存。6.9.2依据《缺陷汽车产品召回管理条例》第九条规定：生产者应当建立并保存汽车产品设计、制造、标识、检验等方面的信息记录以及汽车产品初次销售的车主信息记录，保存期不得少于10年。我公司全面贯彻执行此项规定。6.9.3以上两条规定以外的记录，保存期限不得少于5年。6.11外来文件的控制6.11.1外来文件的证订：公司设计、开发、制造、检验工作需要相关国家、部、行业标准时,把需求信息以邮件形式提报给研究院，由研究院填写《文件、资料申请报告》报公司分管领导批准后征订。6.11.2外来文件的审批和发布：研究院在收到外来文件后5个工作日内，评审其充分与适宜性，一式二份填写《外来文件评审记录表》的评审栏后，报部领导审定。6.11.3研究院将“外来文件评审记录表”一份自存，一份交公司档案室。评审人员须在通过评审和审核的外来文件上盖“设计文件会签章”并签名,通过评审和审核的文件经总工程师签发后交研究院资料员发布。6.11.4对于经评审不合格的外来文件，评审人员填写“外来文件评审记录表”的评审内容和结果栏并签名后，将记录表发给外来文件的供方；供方回复处理意见和结果后，原评审人员需进行再评审，如评审仍不合格则应提出处理意见报部领导审核后，作出相应处置。若再评审结果符合要求时，评审人员填写指定栏后，报部领导审核并按本程序6.11.3的规定执行。6.11.5外来文件的更新和更正：6.11.5.1研究院负责国家、部、行业标准的修订跟踪，及时更新公司现有标准。6.11.5.2外来工程标准/规范必须由研究院更正,更正、审批的要求同本程序6.11.2的规定。6.12失效和作废文件的控制6.12.1文件经更正或换版，归口管理部门的资料员须及时填写《文件发放登记表》并对失效或作废文件盖“作废”印章并从发放或使用场所撤出失效和作废文件,防止误用。6.12.3为法律和/或积累知识的目的,需保存失效和作废文件时,还需对失效或作废文件盖“留存”印章,与现行有效文件分离保存。6.13文件的处置：6.13.1执行《组织知识管理办法》。7流程图（见附页）8.相关文件、记录和表格8.1相关文件《质量记录控制程序》《技术文件及图纸管理办法》《组织知识管理办法》8.2记录和表格8.2.1《文件、资料申请报告》8.2.2《外来文件评审记录表》8.2.3《文件更改审批表》8.2.4《文件、资料控制清单》8.2.5《质量记录一览表》8.2.6《文件发放登记表》8.2.7受控印章8.2.8作废印章8.2.9留存印章8.2.10设计文件会签章