人事档案管理制度

人事档案管理制度内部管理文件文件编号:ADM-000X文件版本:A/1编制：审核：批准：修定日期:2017年10月1日人事档案管理制度人事档案管理制度内部管理文件目錄第一章目的第二章用途第三章范围第四章管理职责第五章人事档案内容第六章人事档案的借阅、移交与销毁人事档案管理制度内部管理文件第一章目的为规范人事档案管理工作，提高档案管理水平，使之规范化、制度化。同时为了更有效的对员工人事档案进行妥善的保护和利用，维护人事档案材料的完整，使人事档案的建立、整理与管理工作有所依据，特制定本管理制度。第二章用途员工人事档案是公司在人员招聘、调配、任免、培训、考核、奖惩等工作中形成的有关个人经历、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的有关材料，是全面考察了解员工和正确选拔使用员工的重要依据第三章范围本制度适用于公司所有人员第四章管理职责一、公司行政人事部负有人事档案的管理职责。二、行政人事部负责制订、修改和完善公司人事档案管理的相关工作管理制度与实施细则等规范；三、行政人事部负责公司各部门的员工人事档案管理工作；第五章人事档案内容一、档案类别1、纸质档案，主要由以下资料构成（1）个人简历资料、员工登记表；（2）身份证复印件、通行证、护照等；（3）学历和评聘专业技术职务材料；（4）奖励及处分资料；（5）培训记录及外训协议等材料；（6）劳动合同、录用、任免、聘用、离职材料；人事档案管理制度内部管理文件（7）承诺书、保密协议；（8）保险资料；（9）年度、半年度绩效考核资料；2、电子档案（1）员工登记表电子版（2）员工花名册（3）图像资料等二、档案管理基本要求行政人事部必须按照员工花名册中的员工编号（即：工号）进行编号，各个部门人员按档案编号顺序排放并做明显标记，每20个档案做一个小标记、60个档案做一个大标记，方便查找。1、档案编号原则：档案号是在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。档案号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。具有唯一性、方便查找的特征，每个员工有且只有一个档案号，离职员工的档案号将作为历史记录，不再重复使用；新进员工延续上一个编号以此类推；（1）人员档案号编号原则：公司编码+部门代码+员工编号（三位数），如：CJMG003（CJ:公司编码-“创基”首两个字母拼音缩写）；MG：部门代码—“木工”部部门名称首字母拼音缩写）；003：员工编号-按本部门具体入职时间顺序确定）；离职人员、调岗调部门人员维持原档案号不变，同时在档案封面备注栏详细填写异动时间、目前职位，档案放置于调岗后部门（或离职）的档案位置。2、档案袋内资料整理要求档案内资料统一按照：员工信息登记表→身份证复印件→学历证书复印件→社保资料复印件→各资格证书→劳动合同→奖励及处分材料→员工异动表→绩效考核表→调薪审核表→离职表单排序，并于表单右上角处按顺序进行编号，编号原则根据：档案号-页码，如：CJMG003-01、CJMG003-02，并在封面对应项显示页码。4.档案外封面目录的要求（1）员工信息登记表（2）身份证复印件（3）学历证书复印件（5）社保资料复印件人事档案管理制度内部管理文件（6）各资格证书（7）劳动合同（8）奖励及处分材料（9）员工异动表（10）绩效考核表（11）调薪审核表（12）离职表单确保档案信息真实准确、完整，基础信息可直接在封面查找减少进入档案查询的不必要时间，如员工入职时间、身份证号码、合同期限、资格证书是否原件、调岗时间、离职时间等，此页贴于档案封面，方便快速查找三、人事档案的收集、整理与更新1、在职员工档案（1）日常收集员工履历表、各种奖励、职务任免、异动表、劳动合同、保险、培训、奖惩、协议等材料。（2）每三个月定期一次全面更新维护全员档案2、新进人员的人事档案，必须于办理入职手续三日之内，将新进员工的人事档案收集、整理并进行归档。3、离职人员档案，离职人员应于离职三个工作内，档案另行存放于离职人员档案处。四、特别要求。1、入职档案新员工入职报到当天，收齐新入职员工的所有手续、证件、资料后，统一装入新建的档案袋内，并在档案袋封面右上方书写上档案袋编号、员工姓名、职位、内容、页码等。新员工入职三个工作日之内，将以下档案、证件和资料进行归档：（1）《求职登记表》（必须要有初试、复试、录用的审批人签字及录用时的薪资标准等意见签署、贴上一张一寸的彩色照片）；（2）身份证（双面都印在同一页上，A4纸）、学历证、学位证及其他相关资质证件的复印件；2、员工办理转正手续时员工转正手续完成后，人事专员必须将以下资料收集齐后，归入该员工的档案袋：1)《转正申请表》、《转正通知单》人事档案管理制度内部管理文件2)《劳动合同》3)《竞业禁止合同书》3、员工办理异动手续时档案管理人员在完成员工异动手续的三个工作日内，将员工异动手续资料装入该员工的档案内，具体的归档资料有：（1）《人事异动审批表》（2）《员工异动工作移交表》、《文件档案资料移交明细表》、《资料移交明细表》、《待办工作移交明细表》4、员工办理离职手续时在人力资源部门办理完员工离职手续的三个工作日内，档案管理员应将相关离职资料装入该员工的档案内，存档的资料有：1)《离职申请书》2)《离职申批表》3)《员工离职工作移交表》、《文件档案资料移交明细表》、《客户资料移交明细表》、《待办工作移交明细表》《离职面谈表》5、员工受到奖惩等与人事相关工作时需要归档的资料必须第一时间（三个工作日内）归档，当奖惩已落实公布之后，人事专员应及时跟进奖惩材料，将奖惩纸质材料整理入档。6、每月三号之前整理更新一次人事档案对新进、离职、转岗、晋升员工档案重新整理核对组卷，在整理过程中不得私自涂改、抽取或伪造档案材料。7、人才库档案建立管理人事专员综合整理通过现场招聘会收到的简历、人才网、等网站应聘者在线投递的应聘简历、人事专员主动搜索合适岗位的简历及转介绍候选人的简历、材料，筛选出候选人员资质良好但公司暂没有合适岗位或公司有岗位空缺但候选人暂在其他企业尚没有跳槽意向的简历，将其整理归档组卷为储备候选人，存放入公司人才库，方便高效率的填补公司岗位空缺，人事档案管理制度内部管理文件第六章人事档案的借阅、移交与销毁一、档案借阅凡借用人事档案，必须填写《人事档案借阅登记表》，由行政人事部的负责人核实理由，经厂长签批后，方可借出，借出的档案必须在3天或在约定的时间内归还，如确因工作需要，可办续借手续。查阅、借用档案的部门或个人，不得擅自摘抄、拍摄、复制档案内容。如因工作需要从档案中取证的，应事先征得厂长同意，经批准后方可摘抄、复制拍摄。借阅档案的人员，对档案应妥善保管，不得遗失、泄密和污损，不准抽换、折卷和转换。二、人事档案管理人员工作变动移交人事专员异动前5个工作日之内，应有合适的人选交接相应档案管理工作事宜，交接时移交人及交接人同时对档案进行清点交接,档案各目录表及相关借阅查询等表单，双方各自签名确认，经上级领导签名后办理移交手续。（三）人事档案销毁要求人事专员不得擅自处理或销毁档案材料，应严格执行公司档案管理制度进行档案保管和档案销毁。员工离职档案每月3号之前清查，另外归档于离职人员档案处。离职档案保存两年后方可销毁（高管及核心技术人员保留至该员工离岗五年止）档案销毁须经公司总经理批准后方可销毁。盖章二O年月日注：1.本《人事档案管理制度》解释权归本公司所有。2.公司将根据业务和管理工作需要，在适当时候修订本《人事档案管理制度》的内容。3.本《人事档案管理制度》属内部资料，请注意妥善保管。4.如本手册制定事项与公司今后颁布的制度有抵触时，以最新生颁布的制度为准。