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档案管理制度第一章总则一、目的档案是公司企业文化的重要部分,为了加强公司的档案管理工作,特制定本制度。二、管理部门综合部是公司文书档案的管理部门,其主要职责如下:1、制定或参与制定档案工作的规章制度。2、对公司其他部门文件资料的归档工作进行监督和指导。3、做好公司档案的收集,整理,保管和利用工作。4、做好永久性档案向有关机构移交的工作。5、提高档案管理的水平和技术,逐步实现档案管理的现代化和科学化。第二章公司档案管理一、归档范围公司各种具有保存价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等都必须阅卷归档,具体分类如下:1、办公文件包括公司的各种请求与批复文件、各种申请文件(如申请用印文件)、公司对外发文(公司发出的工作计划、方案、安排、总结、汇报,简报、通知等文件)、注册年检资料、验资文件、融资资料、法律事务、处理纠纷等具有保存价值的文件。2、证件性文书资料包括法人营业执照,各种项目许可证等资料,企业和产品获得各种荣誉证书,证明等资料。3、法规性文件,包括上级颁布需要公司执行或者由公司发行的各种标准,规章制度等。4、公司的重大决议:包括由公司会议、总经理办公会及相关行政会议等形成的文件和会议材料会议记录等。5、计划性文件:包括公司整体计划或规划,开发计划,项目质量计划,营销计划,财务计划等。6、总结性文件:包括公司年度和月度工作总结,下属部门的年度、月度总结工作报告,方向性工作总结调查报告等。7、批示性文件:包括公司种类计划指标,技术指标等以及公司各项任命的指示等。8、凭证性文件:包括公司各部门上报的在日常活动中形成的各种原始记录和凭证,如财产状况等。9、声像制品资料:包括公司在经营活动,或政治文化娱乐活动中,以及在外学习考察时,由外部人员提供的,以声像形式记录下来的各种资料,如照片资料,音像资料等。10、技术档案:技术方面一切需要存档的各类资料。11、会计档案:有关会计工作的方针,政策,制度,预算,计划,总结,报告,合同以及往来文书等都应归档。会计凭证,会计帐簿,会计报表等会计核算专业资料可由财务部门自行存档。12、人事档案:公司人事档案由部门自行立卷,归档,管理。二、管理部门1、公司档案工作实行集中与分散相结合的管理体制,由综合部负责主体档案的管理,并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。2、公司设立三个档案管理点,技术档案由技术质量部负责建档和管理。会计档案由财务部门负责建档和管理。其他各类档案包括人事档案由综合部负责建档与管理,同时综合部还负责其他部门移交档案的管理。3、各档案点管理的文件不能随便处置,由综合部定期归档,统一处理。第三章平时归卷一、各部门要健立健全平时归卷制度,对处理完毕或批存的文件资料,由部门档案管理人员集中统一保管。二、公文承办人员应及时将办理完毕或经领导批存的文件资料收集齐全,并加以整理,交由部门档案管理人员归档。第四章立卷一、立卷要求:遵循文件的形成规律与特点,保存文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。二、归档文件资料的种数,份数以及每份文件的页数要保持齐全完整。三、卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的应排列在一起。四、永久,长期和短期文件应按不同情况填写目录,填写字迹要工整。第五章文件质量要求一、字迹清楚,图物相符,图样清晰,图表整洁,签字手续完备。请求和批复,印本和底稿,正文和附件必须立在一起。二、复印,打印文件及照片字迹,线条和影像的清晰和牢固程度应符合设备标定质量。三、录音录像资料应保证载体的有效性。声像档案设立必须详细记录事由,时间,地点,主要人物,背景,摄录者,归档声像资料必须是原版原件,清晰完整。四、各类实物档案(奖品,奖杯,锦旗,证书,牌匾等)必须原件归档,并保持其完好无损。第六章档案级别分类机要档案按照级别分为“绝密”“机密”“秘密”三级。一、绝密档案包括:公司经营发展中的经营策略,经营方向,经营规划,经营项目、经营决策,战略性的合作协议以及合同金额在元以上的合同。二、机密档案包括:1、财务资料。2、公司重要会议记录。3、公司经营情况。4、人事档案,薪资性档案,劳动合同。5、技术档案。6、金额在元至元的合同。三、秘密档案包括:1、重要项目资料。2、项目合作协议。第七章档案借阅利用一、公司内档案利用形式1、提供档案原件。2、提供档案复印件。二、借阅管理1、档案主要归本公司使用,外单位人员一律不准借用本公司档案,如遇特殊情况,需经公司总经理特批,方可借阅。2、各部门工作人员可以借阅本部门业务范围内的档案资料,如查阅非本部门的重要资料或密级档案,须填写《档案借阅单》由部门经理,所涉及部门经理,总经理签字方可借阅。3、档案的借阅者应保持档案的完整和完全,不得私自影印,复制,不得擅自拆散,调整,抽取,污损,不得转借。4、对珍贵或易损的档案,应制成复制品加以利用,若有需要,复印件可加盖公章。5、档案一般不得外借,若有特殊情况,可由借用人填写《档案借阅单》说明情况,由部门经理,总经理批准后,限期借出,到期归还,若延迟归还需要重新填写《档案借阅单》说明情况,若不慎丢失,须及时追查,并报主管部门及时处理。6、有下列情形之一的,给予罚款或开除处理,情节严重的,可依法追究刑事责任。A:损毁,丢失,或擅自销毁公司档案。B:擅自向外界提供,摘抄公司档案。C:涂改,伪造档案。D:未及时上报归档者。第八章档案清理一、档案管理人员应维护档案清洁。二、对破损档案及时进行修补。第九章档案销毁管理一、对已失效的档案,由档案管理员登记造册,经相关领导共同鉴定,报总经理批准后,按规定销毁。二、经批准销毁的档案,可单独存放半年,经验证确无保留价值时,再行销毁,以免误毁。三、销毁文件必须在指定地点时行,并派专人监销,销毁后,由监销人员在销毁清单上签字确认。
本文标题:档案管理制度
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