采购、仓库管理制度及流程

采购、仓库管理制度及流程一、目的为了进一步健全企业采购管理制度，规范物资采购流程，提高公司采购效率，明确岗位职责，保证采购工作的正常化、规范化，加强与各部门间的配合，特制订本制度。二、适用范围适用于本公司所有采购的物资及耗材品。三、基本原则采购是一项重要、严肃的工作，各级管理人员和采购经办人必须高度重视。采购必须坚持“秉公办事、维护公司利益”的原则，并综合考虑质量、价格因素，择优选取。四、工作程序（一）采购申请1、采购之前，申购人应向仓库询问所需物资是否有库存，以免重复采购。2、申购部门应至少提前一周进行采购申请。采购较难或需要定做的物资，应酌情提前，给与采购部门充足的采购时间。3、各部门申购人应依据所需物资的名称、规格、数量、需求日期及注意事项等，填写《采购计划单》（表1），并以每周四下班时间为结点，向行政部发送下一周采购计划，逾期将自动划分为次次周采购计划。4、物资采购计划单由钉钉系统上报审批流程，经各部门领导审批后由行政部接收，汇总后派专人负责采购，行政部统一保管和发放。5、物资采购计划单请规范填写，并尽量详尽。填写不规范或漏填的，将退回重新上报。因填写内容不明确或不详尽而造成采购物品与所需不符的，由申购部门自行负责。6、如因特殊原因出现无法提前计划的紧急申购事项，则由申购部门负责人与行政部负责人直接沟通，并同时填写《紧急申购单》（表2）上报审批流程。7、若撤销采购，应立即通知采购部门，以免造成不必要的损失。（二）采购流程1、采购部门每周五集中汇总全公司下一周物资采购计划，并做好相应工作安排。2、采购工作应在相关申购审批流程结束后开始进行；紧急申购可酌情处理。3、到货后必须严格检查货品数量、质量等是否符合要求。如不符合，应及时进行退换货处理；符合的货品做好采购台账，并办理入库登记。（三）采购付款方式1、采购人员以审批结束的《采购计划单》或《紧急申购单》为依据，到财务部备案后，办理借支采购费用，或通知财务办理汇款手续。2、借支款项专款专用，不得用于与借款用途无关的开支。如无需开支时，借款人应主动归还财务部门借款，部门负责人及财务部需检查借款的使用。3、借支采购金额以实际采购发票、收据等为准进行核销。财务部与采购人员做借支核销时，若所借金额大于报销金额，需把多余金额退回财务部，不得以私人借支形式与财务部挂账。4、若因故无法提前进行采购借支，则需采购人员进行先行垫付，并尽快将发票或收据提交财务部门办理报销手续。5、由财务部门直接付款的、有订金或滞纳金等形式的分期式付款，需采购人员与财务部门配合，确保付款的及时性与准确性。（四）入库流程1、采购物资验收后，仓库管理员需及时与采购人员交接，填写《入库单》（表3），办理物资入库。2、商品核验无误后，仓库管理员依据入库单及时进行物资登记，更新库存账目，详细记录商品的名称、数量、规格、入库时间、存货单位等，做到帐、货相符。3、将入库物资放入仓库，保证仓库整洁有序。（五）领用出库流程1、领用部门需先填写《领用出库单》（表4），再进行物资领取。2、为倡导节约节俭，一般的常用物品损耗，需以破旧换新。3、仓库管理员根据领用单，及时更新《库存台账》（表5）。（六）采购流程图如下：申购部门仓库钉钉系统采购部门财务部五、采购及仓库管理细则（一）采购经办人行为规范1、采购人员应严格按照本制度进行采购作业，采购完成后及时进行备案并确保备案材料真实、齐全。2、采购人员应合法发展与供应商的关系，在执行业务的过程中，要遵守所有适用于业务的法律、法规。3、采购人员应尽职尽责，不能接受供应商任何形式的馈赠、回扣或贿赂。（二）采购部门职责1、接收采购计划单后，应优先查看库存物资，以库存为优先使用。2、无法于申购部门需求日期购置完成的，应提前通知申购部门。3、无固定供应商的物资种类，采购经办人员必须货比三家，综合考虑到货采购意向查询库存无库存填写《采购计划单》上报审批流程选择供应商，询价请款采购验收入库报销时间、价格、质量、发票等方面，方可进行采购；有固定供应商的，需注意价格变动，保证到货时间。4、需要外出采购的，应先获得部门负责人同意，并进行外出登记。外出期间禁止从事与采购工作无关的活动。5、需签订交易合同的，应优先确保公司利益，准确填写交易内容、价格、时间地点、付款方式等相关信息，按公司合同审批流程进行审批上报。审批通过方可进入采购流程。6、为了节约采购成本和提高采购效率，一般采购业务应尽量采用集中采购的方式统一采购，寻找供应商并签定年度供应协议，减少紧急采购。7、公司规定的定期福利性物资采购，无需采购计划申请，但要做好出入库台账。8、各类物资均应向正规商家采购，原则上要求所有采购物资均应开具发票。实在无法开具发票的，必须有收据。网络采购应保留聊天记录及付款证明。（三）采购经办人职责1、建立供应商资料台账与价格记录。2、进行询价、比价、议价及定购作业。3、所购物资的品质、数量异常的处理及交期进度的控制。4、建立采购台账，做好采购记录。5、及时与供应商进行发票索要及对账工作。（四）仓库管理员职责1、应严格按照流程要求进行出库、入库的办理，并及时、准确维护库存及相关账目。2、实时监控常用消耗品的库存量，当库存量降到安全库存以下时，及时上报申请补仓。3、物资的领用，原则上采用先进先出的方式。4、保证仓库环境卫生、过道畅通，并做好防火、防潮、防盗等安全防范工作，并学会使用灭火器等工具。监督任何人不得在仓库内吸烟。5、若仓管人员变动，须在盘库后办理交接手续。（五）库存盘点1、仓库需根据经管物品重要程度及价值高低设定盘点频度，进行循环盘点。原则上要求所有库存物品每季度至少循环一次。2、仓库应在财务部的组织下，每年进行一次全面盘点。3、盘点后及时将实物数据与账面数据进行核对。如有差异应查证原因并及时跟进处理，修正库存。盘点表使用《库存盘点表》（表6）