档案管理

2.1档案管理工作指用科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项事业服务的工作.》基本内容:“六环节”、“八环节”档案的接收与征集、整理、鉴定、保管、编目与检索、编辑与研究、统计和利用服务.档案管理业务的诸环节是适应社会实践的需要而产生和发展的.2.1.1档案行政管理工作2.1.1.1含义以国家各项建设事业的需要为目标，对全国以及地方档案工作进行统筹规划、组织协调、统一制度、监督指导的活动。档案行政管理的目的是不断调节档案事业系统的内部关系和外部关系，促进档案事业的发展，为国民经济和社会发展服务。档案教育工作2.1.1.1历史与现状我国档案教育始于20世纪30年代.》1934年，私立武昌文华图书馆专科学校设立档案管理特种教席，标志着我国档案教育的问世.》1950年9月至1951年1月，中南军政委员会和湖北省人民政府曾联合委托原武昌文华图书馆专科学校开设档案训练班.》1951年北京大学图书馆专科办过档案专科班.》1952年11月15日，中共中央和政务院联合作出决定，批准中国人民大学设立档案专修班，这标志着新中国档案教育事业的正式创立。》进入20世纪80年代后，随着我国档案事业的发展，我国档案教育进入了一个大规模、实质性发展的阶段.》发展至今，我国已基本形成一个多层次、多渠道的较为合理的全国档案教育网络体系.档案教育工作》教育结构》档案教育结构是指档案教育的诸因素及其相互关系。档案教育结构是一个多层次、多系列的复合结构.》从宏观上看，我国档案教育结构一般包括高等教育、中等教育、在职继续教育和社会教育四个部分.》档案高等教育是我国档案教育的核心部分。》档案中等教育是我国档案教育体系结构中重要组成部分.》档案在职教育是对已从事档案工作的人员进行档案专业知识的提高性教育.》档案社会教育是指向社会各方面宣传档案学知识，增强社会的档案意识.档案宣传工作》含义档案宣传是向人们传播档案、档案工作有关信息、思想，从而影响人们行为的过程.具体而言，就是向广大档案工作者宣传党和国家有关档案工作的法规与政策，对其进行思想教育，向社会宣传档案和档案工作，以增强社会档案意识的一种舆论引导和舆论监督性质的工作.》宣传内容宣传档案、宣传档案工作、宣传档案人员》宣传形式口头宣传、运用大众传播媒介、档案陈列与展览、档案专业报刊、档案网站档案科学技术研究工作》含义通过调查、观察、实验、比较、分析等手段，把档案工作实践的感性材料加以研究、提炼，上升为理性成果的一项创造性工作.》主要内容档案科学的基础理论研究档案科学的应用理论研究档案科学的应用技术研究档案国际合作与交流工作》地位我国国家规模社会主义档案事业的一个重要组成部分发展我国档案事业的外部条件国家外事活动组成部分(国家对外文化与科技交流)》形式参加国际档案组织的活动国家间双边档案工作的交流与合作国际档案学术交流与合作等2.1.2性质档案工作就其本质来说，是管理档案和开发档案信息资源为社会各项社会活动服务的工作。2.1.2.1档案工作的管理性》档案工作的管理性主要表现在三个层次:》档案工作是一项管理档案的专门业务;》档案工作是信息资源管理的重要内容;》档案工作是社会管理活动的组成部分.2.1.2.2档案工作的服务性服务性是档案工作的基本属性之一，是档工作赖以生存和发展的基本原因.具体而言:机关档案工作要为提高机关行政效率服务;企业档案工作要为提高企业管理效率、提升企业竞争力服务;国家档案工作则应在为社会经济、政治、科学、文化等各方面进行基础性服务的同时，为国家文化遗产的积累和信息优势的形成提供服务.》档案工作与其他服务性工作的主要区别在于它是以提供档案信息为社会实践服务的特殊性服务工作.》档案工作者既要树立全心全意为社会服务的思想，又要坚持按照党和国家的法律、法规和政策办事，确保服务获得效益，并做到既搞好服务，又维护档案的完整与安全.2.1.2.3档案工作的政治性》档案工作政治性的集中表现:档案工作的服务方向2.1.2.4档案工作的机要性》在强调档案工作机要性的同时，必须正确处理档案的保密和利用两者之间的关系:》档案的机密性是随着时间的推移而发生变化的，不能把档案机密性看做是静止现象.》档案的保密，只不过是在特定的时期内对其使用范围的限制，事实上没有永久保密的档案.》根据有关法律与政策，对保密期满的档案进行审查后应及时解除封闭，向社会开放。档案工作的科学性》科学性表现:档案工作是为科学研究和科学管理工作提供必要条件的工作.档案工作实践中包含特殊的规律和丰富的科学内容.档案工作要大量运用现代管理科学的内容和信息技术的成果。2.1.2.5档案工作的文化性》文化性表现:档案是社会文化的组成部分，具有文化传承的作用。档案馆具有传播社会文化知识与信息的作用.档案馆具有社会文化教育的作用。档案馆具有发展科学文化的作用.2.1.3地位》档案工作在社会历史发展进程中占有十分重要的位置。8日，中共中央、国务院批转《关于调整我国档案工作领导体制的请示1985年2月》的通知中指出:“档案工作是维护党和国家历史真实面貌的重要事业，是党和国家各项建设事业必不可少的环节”.》档案是反映人类社会实践活动的原始记录，是人类文明史的见证》档案工作是提高社会生产水平和促进经济发展的基础性工作。档案作为信息资源的重要组成部分，也是一种重要的经济资源，它是推动经济发展不可缺少的资源要素.2.1.4效益2.1.4.1含义档案工作的效益就是社会对档案工作的投入和档案部门对社会档案信息需求的有效满足程度两者之间的比较关系。换句话说，就是档案工作的劳动消耗与劳动成果之间的关系2.1.4.2墓本特点社会性、隐蔽性、滞后性.2.1.5基本原则(一)全国档案工作实行统一领导、分级管理的原则(二)维护档案的完整与安全(三)便于社会各方面的利用我国档案工作基本原则的三个组成部分，是辩证统一的有机整体:》统一领导、分级管理是核心，没有统一领导、分级管理的组织保证就不可能会有档案的完整与安全，便于社会各方面利用的目的也就很难实现;》维护档案的完整与安全是手段，没有档案的完整与安全就不可能有档案的方便利用;》便于社会各方面的利用是目的，离开了这个根本目的维护档案的完整与安全也就失去了意义和方向.2.2档案工作的发展规律2.2.1分化与整合规律(1)文书档案管理工作一体化将目前机关中的“文书处理”和“档案管理”工作，整合成为一个既统一又分工，既有联系又有区别的管理过程.(2)档案、图书、情报管理的一体化档案、图书、情报都属于人类的知识财富，具有信息属性和知识属性，如果将其综合管理并进行联合开发，可以发挥三者在功能上的互补，实现信息资源共享的目的。2.2.2智能化发展规律智能化发展规律突出表现在档案技术设备的变化上:(1)运用电子计算机实现档案管理的自动化(2)运用计算机及其相关技术和现代通讯技术，实现文件与档案信.息资源的数字化及档案信息传递的网络化(3)档案缩微化与档案保护技术水平的提高2.2.3发展与社会环境变化的互动性规律》档案工作与社会环境变化的互动性规律主要表现在:》一方面，社会环境状况影响和制约着档案工作的生存与发展.坚持环境适应性就是要求我们注意档案工作内部各要素之间的协调，而且要考虑档案工作发展与社会环境变动的关系，使其与外部环境相互协调统一》另一方面，档案工作在参与社会事务的过程中，也对社会环境变动，特别是社会精神文明与物质文明的建设作出贡献.档案部门也可通过卓有成效的管理活动，建立良好的社会公共关系，从而为档案工作的进一步发展创造条件.2.2.4社会化发展规律》档案工作的社会化发展规律主要表现为:(1)档案信息服务的社会化指档案部门在保证国家和公民个人的根本利益不受损害的前提下，最大限度、最大范围地向社会各方面提供档案信息.(2)档案管理的社会化指档案是全社会的共同财富，档案管理是一种社会各级各类组织、机构和个人的共同行为，其目的在于把全社会的档案以不同形式分层分类集中控制起来，形成一个社会性的开放管理系统.2.3.1基本形式》参加国际档案理事会组织的活动》国家间建立双边的档案工作合作关系》开展国际的档案学术交流活动2.3.2国际公约》1954年海牙《关于发生武装冲突时保护文化财产的公约》》1970年巴黎《关于采取措施禁止并防止文化遗产非法进出口和所有权非法转让公约》》1983年维也纳《关于国家对国家财产、档案和债务继承的公约》2.4.档案信息化建设2.4.1档案信息的数字化》含义档案信息的数字化是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库.》原则规范性安全性效益型》内容①档案目录信息的数字化(建立档案目录数据库)；②档案全文信息的数字化》形式①描录入(图片存储)；②OCR识别(文本存储)2.4.2档案网站建设2.4.2.1含义档案机构在公共信息服务网络上建立的站点.一般以主页方式提供相关档案服务和开展档案宣传.2.4.2.2功能服务宣传交流2.4.2.3主要内容档案工作信息；档案机构信息；档案资源信息；档案利用服务信息2.4.2.4网站建设的问题目标不够明确；信息内容不够丰富；访问率较低2.4.2.5采取的主要措施设立龙头网站、门户网站和样板网站；逐步丰富网站上网档案信息；注重策划设计；配备专门人才。2.4.3数字档案馆建设2.4.3.1含义数字档案馆是“利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式”。该含义重点突出了数字档案馆是在计算机通讯网络上对分布于各地的各种档案信息进行动态搜寻的实质.它强调的是在数字档案馆环境下用户开发利用档案信息资源的便利.因此，数字档案馆不是一种物理存在的实体，而只是利用网络技术，将分布于不同档案机构的数字化档案信息资源，以网络化方式加以互相连接，提供及时利用实现档案信息资源共享.2.4.3.2主要特点①存在方式上的特点：数字档案馆是“利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式”.②运行方式上的特点：数字档案馆的运行方式是存取档案信息的网络化.③功能定位上的特点：数字档案馆因其主要是对分布于各地的档案信息资源进行动态搜寻联结这一特色，从而在功能定位上是以“存取”为中心。2.4.3.3数字档案馆与现行实体档案馆的关系1.现行实体档案馆的馆藏档案是数字档案馆形成的基础因此，数字档案馆与实体档案馆之间不是替代关系，而是相互依赖相互促进的关系。2.数字档案馆的出现对现行实体档案馆的馆藏建设提出了新的要求.如果没有实体档案馆，数字档案馆就失去了一个重要的信息源泉;反之，没有数字档案馆提供的信息环境，实体档案馆就不可能突破原有的工作局限，实现更大范围内的档案信息服务.3.数字档案馆为现行实体档案馆提供了新的管理和服务机制可见，数字档案馆的建设需要以实体档案馆作为基础，而数字档案馆的建设也可为实体档案馆的进一步发展提供新的机遇.第三部分档案事业管理体制及档案机构(上)3.1档案事业的管理体制档案事业管理体制是指档案事业管理的体系和组织制度，包括档案行政管理部门的设置及其隶属关系、权限划分等。从世界范围看，按照中央、地方档案机构之间的关系，档案事业管理体制一般可分为分散式和集中式两种基本类型.3.2档案事业管理体制的基本类型3.2.1分散式档案事业管理体制:指一些国家的地方档案机构不接受中央档案机构的领导、指导和监督.采用分散制的大多为联邦制国家:英国式、瑞士式、美国式。》英国式:英国、德国等国家在中央不设立国家档案行政管理部门，只设立中央级国家档案馆一一公共档案馆或联邦档案馆，同地方档案馆之间权力均等，没有任何一般性领导、指导和监督的关系。》瑞士式:中央不设立国家档案行政管理部门，只设立联邦档案它和各州档案馆之间没有任何领导、指导和监督的关但由档案工作者协会协调档案馆之间的关系。》美国式:与上述略有不同的是在首都设立联邦政府的业务管理机关一一国家档案与文件署，通过其管辖的国家档案馆对联邦政府内各机构的档案实行集中统一管理。但该署对各州档案机构没有隶属关系，对各州档案和档案工作不起任何领导、指导和监督作用.3.2.2集中式档