采购流程管理制度

第1页共11页采购流程管理制度一、总则为提高公司采购效率，明确岗位职责，有效率降低采购成本，满足公司对优质资源的需求，进一步规范采购流程，加强与各部门之间的配合，特制定本制度。1.物料采购的部门归属划分：（1）生产原材料、固定资产采购：由采购部门负责办理；（2）日常办公用品以及超市物品采购：由综合管理部负责办理；（3）对于重要物品的采购，必要时由总经理指派专人或指定部门办理采购。2.采购工作应以降低成本为目的，规范进、出货流程，做到人员合理分工与定位，通过标准化、简单化、专业化的工作为公司提高经营效益。第2页共11页二、采购业务流程采购业务流程图：否退货办理索赔取得发票是付款入库采购业务的后评估采购计划请购选择供应商确定采购价格验收订立框架协议或采购合同管理供应过程需求计划是否合格会计控制第3页共11页三、申请采购1.需求部门根据生产经营需要向采购部门提出物资需求，按照规定的格式填写相应的请购单。2.请购单应该按照规定格式填写完整、清晰，由公司领导审核批准后报采购部。3.按公司实际需求，请购单主要分为以下几类：（1）《A类物品请购单》：主要用于采购固定资产（１０００元以上或同一物品累计金额为１０００元以上为固定资产）。具体包括：模具、加工设备、实验设备、量具、办公设备、家具等。（2）《B类物品请购单》：主要用于采购原材料及外协件。原材料具体包括：漆包线、高温线、绝缘漆、热缩管、绝缘套管、胶水等；外协件具体包括：定子铁芯、转子铁芯、骨架、包装盒、包装袋、缓冲包装盒等。（3）《C类物品请购单》：主要用于采购易耗物品及工具。具体包括：注焊剂、锡块、融漆剂、防锈漆、工具、工作服等（4）《D类物品请购单》：主要用于采购行政办公用品及超市用品等。（5）《E类物品请购单》：可用于采购其他类特殊物品。4.需求部门在请购单巡签完毕后提报采购部，应要求采购部签字接收。需求部门留一份作为备份，以供查询核对。5.遇紧急物资，公司领导不在的情况下，可以采取邮件方式先行请示，征得同意后提报采购部。签字确认手续可以后补。第4页共11页6.请购单接收注意事项：（1）采购部门在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整清晰，检查请购单是否经过领导审批；（2）接收请购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购，图纸及技术资料不全不采购，库存已超储积压的物资不采购的原则；（3）检查仓库该物资是否有库存；（4）对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门。7.采购部门根据各部门上报的需求计划进行汇总，平衡现有库存物资，统筹安排采购计划。8.请购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采购部门。9.对于提报的采购应按照采购人员的分工和岗位职责进行分工处理。10.对于紧急请购项目应优先处理。第5页共11页四、询价、比价及议价1.询价时应认真审阅请购单的名称、规格、数量等，了解图纸及其技术要求，遇到问题应及时的与请购部门沟通。2.属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购。3.所有采购项目上必须向生产厂家或服务商直接询价，原则能不通过其代理或各种中介机构询价。4.对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以推荐采购替代品。5.遇到重要的物资、项目或预估单次采购金额大于10万的采购情况，询价前应先向公司相关领导汇报拟邀请报价或投标单位的基本情况。6.询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价。7.除固定资产外单次采购金额在1万元以下项目可以自行采购；单次采购金额或预算金额在1万元以上的所有项目都应要求有至少两家以上的供应商参与比价；单次采购金额预算价格在10万元以上的项目应由采购部组织招标，公司相关领导参与监督；单次采购金额预算价格在100万元以上的项目由公司领导决定是否委托第三方机构代理招标。8.比价采购或招标采购所邀请的单位均应具备一定资质和实力，具有提供或完成我公司所需物资和项目的能力。9.比价采购或招标采购应拟定完整的询价表。10.询价后填写《采购比价报告单》，以书面或邮件方式报请公司第6页共11页领导批示。11.对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认。12.对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其价格最低，所报价格的综合条件更加突出。13.收到供应单位第一次报价或进行开标后应向公司领导汇报情况，设定议价目标或理想中标价格。14.重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力，资质进行验证和审查，如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等。15.参考目标或理想中标价格与拟合作单位或拟中标单位进行价格及条件的进一步谈判。16.比价、议价汇总前应汇报公司相关领导，征得同意后方可汇总。17.比价、议价结果汇总应完整列出报价、交货期、付款方式及其他价格条件、列出拟选用单位及选用理由，按照一定顺序逐一审核。18.如比价、议价结果未通过公司领导审核应进行修改或重新处理。第7页共11页五、合同的签订1.合同是当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。依法成立的合同，受法律保护。广义合同指所有法律部门中确定权利、义务关系的协议。2.采购下列产品需签订相应的采购合同：（1）A类物品采购需签订《采购合同》：主要是用于固定资产。具体包括：模具、加工设备、实验设备、量具、办公设备、家具等。（2）B类物品采购需签订《定货合同》：主要用于原材料及外协件。原材料具体包括：漆包线、高温线、绝缘漆、防锈漆、热缩管、绝缘套管、胶水等；外协件具体包括：定子铁芯、转子铁芯、骨架、包装盒、包装袋、缓冲包装盒等。（3）其他类需要签订合同的采购。3.采购合同正文应包含的要素（1）合同名称、编号、签订时间、签订地点；（2）采购物品、规格、数量、单价、总价及合同总额，清单、技术文件与确认图纸是合同不可分割的部分；（3）包装要求；（4）合同总额应含税，含运达公司的总价，特殊情况应注明；（5）付款方式；（6）交货期；（7）质量保证期；（8）质量要求及规范；第8页共11页（9）违约责任和解决纠纷的办法；（10）双方的公司信息；（11）其他约定。4.合同的签订：（1）如涉及到技术问题及公司机密的，注意保密责任；（2）拟定合同条款时一定要将各种风险降低到最低；（3）为防止物品追加或追加无依据，打包采购时要求供货方提供分项报价清单；（4）遇货物订购数量较多且价值较大或难清点的情况时务必请厂商派代表来场协助清点；（5）质保期一定要明确从什么时候开始并应尽量要求厂商延长产品质保期；（6）详细约定发票的提供时间及要求；（7）针对不同的合同约定不同的付款方式，如设备类的合同一般应分按照预付款、验收款，调试服务款、质量保证金的顺序明确付款额度、付款时间和付款条件等；（8）与初次合作的单位合作时，应少付预付款或不付预付款；（9）违约责任一定要详细、具体；（10）比价/招标汇总表巡签完毕后方可进行合同的签订工作；（11）合同签定签应对合同初稿进行巡签审查；（12）合同巡签审查通过后应由公司领导签字，加盖公司合同章方可生效；第9页共11页（13）签订的所有合同应及时报送财务部门。六、付款及合同执行1.付款（1）所有已签订合同付款时应参照公司相关规定执行；（2）按照进度付款的采购项目必须确保质检合格方可付款；（3）付款单据的选择：A、按照公司规定和合同约定达到付款条件的合同在付款时应填写《付款审批单》，该审批单巡签完毕后提交财务部付款并留存；B、没有签订合同或金额小于1000元的在付款时应填写《呈批件》，该呈批件巡签完毕后提交财务部付款并留存；（4）财务部门在接到《付款审批单》或《呈批件》后应在3天内付款，以免影响合同的执行和供货周期，遇特殊情况限延期付款的应及时的通知采购部并汇报公司领导。2.合同执行（1）已签订合同由采购部项目负责人负责跟进，由采购部负责人进行监督，如出现问题，采购部应及时提出建议或补救措施，并及时通知请购部门及公司领导；（2）已签订的合同在执行期间，应及时掌握合作单位对于合同义务和责任的履行情况，跟踪并督促其保质保量，按时履约；（3）合同在履行期间应按照上方约定严格执行合同，遇未尽事宜应及时协商并签订补充合同。3.发票索取第10页共11页向供货方索取发票时，A、B类物品采购必须要有增值税发票，其他类物品采购原则上以增值税发票为主，其他正规票据为辅。七、验收入库1.报验（1）供应单位已经履行完毕的合同，采购部应及时通知仓库进行验收；（2）对于不同类型物品的收货及验收标准参照公司相关规定执行；（3）仓库在接到采购部通知后应及时验收合格后入库，并出具入库清单，对于验收不及时延误公司运营使用或不能入库的情况仓库应负主要责任；2.入库（1）公司所有的外购物品入库前均应经过检验或验收；（2）采购物品在运达公司后，采购部应及时通知请购部门，由请购部门及时安排卸货与搬运；（3）未及时验收的物品，仓库在收到送货清单后应将其作为暂存物资接受；（4）已经验收的产品应及时的入库，并及时出具入库清单。第11页共11页附表清单：１、《A类物品请购单》２、《B类物品请购单》３、《C类物品请购单》４、《D类物品请购单》5、《E类物品请购单》6、《采购比价报告单》7、《采购合同》（由采购部门提供）8、《定货合同》（由采购部门提供）9、《付款审批单》10、《呈批件》