PPT企业档案工作规范

《企业档案工作规范》（DA/T42-2009）（2009年11月2日发布2019年1月1日实施）档案工作是一项重要的基础性管理工作。企业档案工作既是企业积累知识资产和信息资源的一项工作，又是企业各项管理活动当中必不可少重要环节和工具。为适应新形势（WTO规则要求法规的一致性）新条件（信息化建设）新观念（信息作为生产要素、无形资产）新要求（采用国际标准），推动和规范企业档案工作.2009年11月2日，国家档案局颁布了档案行业国家标准------《企业档案工作规范》（DA/T42-2009）《企业档案工作规范》是我国建国以来颁布的第一部企业档案工作的国家标准.它是我国近60年来企业档案工作实践的总结，是国家档案工作法律、法规的具体展现，也是在企业信息化建设新形势下推进企业档案工作转型、升级的基础性要求。《企业档案工作规范》总计9章2个附录(37条118项28款)第1章、范围第2章、规范性引用文件第3章、术语和定义第4章、档案工作总则第5章、档案工作组织第6章、档案工作制度第7章、档案业务工作第8章、档案信息化建设第9章、档案工作设施设备附录A：《企业文件归档基本范围与保管期限参考表》（列出了产品生产型企业通常应归档的文件材料基本范围和保管期限参照）主要有10大类，即：（1）经营管理类（2）生产管理类（3）行政管理类（4）党群管理类（5）产品生产类（6）科研开发类（7）项目建设类（8）设备仪器类（9）会计业务类（10）职工管理类附录B：《表格样式》（是《规范》所引用标准、文件中没有涉及到的档案管理业务应用表格）主要有5种，即：（1）档案交接登记表（2）温湿度登记表（3）销毁清册（4）借阅档案登记表（5）档案利用效果登记表第1章、范围（这一章按标准格式要求，明确指出了《企业档案工作规范》的主要内容和和适用范围）“本标准确立了企业档案工作原则、组织和制度要求，给出了企业档案业务工作、档案信息化建设、档案工作设施设备配置等方面的方法与技术指南。本标准适用于大中型工业企业，其他类型企业及事业单位可参照使用。”根据国家普查统计，目前,我国有企业法人及产业活动单位计:1007万。按资产所有制性质企业可以分为:(1)国有企业;(2)集体企业;(3)私营企业;(4)民营企业(没有国有资本参与的企业);(5)混合所有制企业，(如中外合资经营企业、中外合作企业、国内具有多种经济成分的股份制企业等).按企业生产经营业务性质企业又可分为:(1)工业企业;(2)农业企业;(3)商业企业;(4)物流企业;(5)交通运输企业;(6)金融企业，除此之外，还有邮电、旅游、文化企业等等.《企业档案工作规范》作为企业档案国家标准，所给出的有关企业档案工作原则、组织建设、制度建设、档案业务工作、档案信息化建设、档案工作设施设备配置等方面的方法与技术指南等，具有普遍的指导意义，不仅适用于大中型国有工业生产企业，其它类型的企业以及中、小企业、民营、股份制企业和事业单位同样可参照使用。大家知道：企业是社会的基本组织形式和社会财富的创造者。企业档案是企业研发、生产、经营和管理活动的真实记录，企业档案是企业有形资产的真实记录和有效凭证,企业档案是企业无形资产的承载和组成，企业档案是企业合法权益的维护者。企业档案工作是企业依法履行企业档案管理职责的行为和活动。企业档案工作在保障企业生产、经营和管理持续开展，在企业资产保值增值和延续企业历史,在维护企业员工合法权益等方面具有不可或缺重要地位和作用。第2章、规范性引用文件（规范性引用文件主要有2类：一类是标准，另一类是规范性文件）《企业档案工作规范》规范性引用文件总计22项，其中17项为国家、行业、国际相关标准，5项为规范性文件,具体如下:引用的17项国家、行业、国际相关标准：（1）GB/T9705文书档案案卷格式（2）GB/T11821照片档案管理规范（3）GB/T11822科学技术档案案卷构成的一般要求（4）GB/T17678.1CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求（5）GB/T18894电子文件归档与管理规范（6）DA/T1档案工作基本术语（7）DA/T12全宗卷规范（8）DA/T13档号编制规则（9）DA/T15磁性载体档案管理与保护规范（10）DA/T22归档文件整理规则（11）DA/T28国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（12）DA/T31纸质档案数字化技术规范（13）DA/T32公务电子邮件归档与管理规则（14）DA/T43缩微胶片档案数字化技术规范（15）JGJ25档案馆建筑设计规范（16）ISO15489.1信息与文献----文件管理：通则（17）ISO15489.2信息与文献----文件管理：指南参照和引用的5项规范性文件：（1）企业职工档案管理工作规定（劳力字[1992]33号）（2）国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法（档发字[2019]6号）（3）会计档案管理办法（财会字[2019]32号）（4）企业档案管理规定（档发字[2019]5号）（5）国有企业文件材料归档办法（档发[2019]4号）大家注意：国家标准（规范）和规范性引用文件其内容都要体现国家法律、法规的基本要求，企业贯彻执行《企业档案工作规范》就意味着企业依法规范企业档案工作，依法履行企业档案管理职能。《企业档案工作规范》中所引用的标准和规范性文件，凡是标注日期的引用文件，其随后所有的修改或修订版均不适用于本《规范》；凡是不标注日期的引用文件，其最新版本适用于本《规范》。第3章、术语和定义（本章列举并解释了本标准中使用到的，而《档案工作基本术语》没有提到的术语）《企业档案工作规范》是在现有的档案工作单项国家标准、行业标准的基础上，专门针对企业档案工作规范化建设的一部框架性系统标准的集成。因此，本标准中的名词术语，不再做进一步说明，只专门针对企业档案工作独有或需要进一步解释的名词术语做出说明，主要有4个:（1）企业档案：是指企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。大家知道：“企业档案”概念的首次提出是在1987年国家档案局、国家经委、国家计委联合颁布的《国营企业档案管理暂行规定》第二条当中，“企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术档案为主体，包括计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、教育卫生和党、政、工、团等方面的档案。”当年的这一解释明确了企业中科技档案是主体，经营和各种管理活动中形成的各类档案要实施综合管理。2019年，国家档案局、国家经贸委、国家计委联合颁布《企业档案管理规定》，对“企业档案“又有新的表述，即“企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。”《企业档案工作规范》对“企业档案”界定为“企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。”其变化主要是：①增加了“研发”。过去在计划体制下，我国科研设计单位多从事科研、设计、开发等活动，属于科技事业单位。近年来，随着事业单位体制转变后，经营型科技事业单位转为企业，因此增加“研发”主要针对科研、设计类企业或企业中的研究开发活动。②去掉了“有保存价值”前“对国家、社会和企业”的限定词。主要是因为企业范围广泛、形式多样，投资主体多方。我国不但有国有企业、集体企业，还有大量私人独资企业、合伙企业，现在的《公司法》甚至容许注册一人投资设立的有限责任公司。原来的限定词有局限性和不适应性，去掉这些限定词不代表企业档案对国家、社会就没有责任，而是包容性更大。在我国，无论何种类型、所有制企业，都必须依照我国的法律法规来经营管理，其档案的形成保管也必须符合《档案法》的要求。③将“文件材料”简化为“文件”。从理解上，各种形式也包括载体形式，因此，没有再提及载体。（2）企业档案工作：是指企业依法履行档案管理职责的行为和活动。企业要保证产品质量、赢得市场竞争、获得经济效益、符合法规要求，不仅仅是质量管理人员的事，也是企业全体职工，特别是领导的责任。由于企业档案来源的广泛性、形成文件的前端性、档案作用的持久性以及法规要求其真实性，因而“企业档案工作”不仅仅是指档案人员的具体业务环节的工作，而且从广义上必须包括文件形成者和领导的责任。所以，《企业档案工作规范》中“企业档案工作”突出说明和强调的是企业依照《档案法》及国家有关档案工作的一系列法规、规章应履行的职责和活动，即：包括企业领导应负责档案工作的组织建设、制度建设，以及企业各项活动中的对文件形成、积累、整理和归档责任，以及满足归档文件的完整、准确、系统要求的全员责任。如果没有企业各项活动中全员形成的真实记录，企业档案和档案工作就会成为无源之水、无本之木。（3）电子档案：是指具有保存价值的归档电子文件及相应元数据、背景信息和支持软件。随着信息技术的广泛应用，电子文件的大量形成，电子文件的归档、电子档案的管理越来越普遍。《企业档案工作规范》所称的“电子档案”，是指由企业档案部门作为档案管理的具有保存价值的归档电子文件及相应元数据、背景信息和支持软件。简单说:“归档电子文件”就是“电子档案”。（4）档案信息化：是指运用信息技术对归档文件、数据信息资源及档案进行采集、整合、维护、处置和提供利用服务的档案管理提升过程和工作方式。中共中央办公厅、国务院办公厅在印发《2019-2020年国家信息化发展战略》指出：信息化是充分利用信息技术，开发利用信息资源，促进信息交流和知识共享，提高经济增长质量，推动经济社会发展转型的历史进程。从国家对信息化的定义中大家可以看出，信息化是一个持续发展、进步、转变和提升的过程。信息化是技术革命和产业革命的产物，也是一个渐进的过程，是从工业经济向信息经济、从工业社会向信息社会逐渐演进的动态过程。因此，企业信息化在整个信息化建设中具有重要地位和作用，企业档案信息化作为企业信息化建设不可或缺的组成，已越来越被大家接受。因此《企业档案工作规范》根据企业档案工作的特点和任务，将档案信息化解释为“运用信息技术对归档文件、数据信息资源及档案进行采集、整合、维护、处置和提供利用服务的档案管理提升过程和工作方式。”认识和理解“档案信息化”管理过程的持续性和管理模式的创新性，是贯彻《企业档案工作规范》关于档案信息化建设的重要方面，也是当前和今后相当长一个时期企业档案工作战略发展的一个重点和难点。《企业档案工作规范》第8章专门对企业档案信息化建设的提出基本要求，它是企业档案工作的一个战略性、持续性的探索方向。第4章、档案工作总则（本章主要阐明企业档案工作应遵循的基本原则，企业档案与企业档案工作的性质和作用、企业档案工作任务和目标、企业依法管理档案的责任）这既是我国企业档案工作几十年经验的总结和概括，体现国家对企业档案与企业档案工作基本认识的提升，体现国家由计划经济转向市场经济后，档案工作规范化建设与国家基本经济制度和法制建设相一致性要求。例如：计划经济时期企业档案工作主体主要是国营企业，而市场经济体制下，特别是我国加入WTO后，国家法规一致性就要求企业档案工作标准、法规应包括各类企业。一、企业档案与档案工作的性质和作用二、企业档案工作的管理体制三、企业档案工作任务与目标四、企业依法管理档案的责任要求一、企业档案与档案工作的性质和作用4-1、企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。企业档案工作是企业研发、生产、经营和管理活动的基础性管理工作。这一条明确了企业档案及企业档案工作的性质和作用，体现了国家对档案与档案工作价值与作用认识的提升。关于档案的性质和作用，几十年来，我国对企业档案的认识经历过若干阶段。20世纪50年代除文书档案外，企业形成的其它各类文件材料都被认为是资料。1956年社会主义建设初期，国家档案局提出“技术档案”概念后，得到党和国家高度重视，从1956年4月16日国务院做出《关于加强档案工作的决定》，到1963年11月21日国务院批转《国家档案局关于切实改善图纸质量和图纸复制技术的报告》的8年时间，由中共中央、国务院发出、批准、批转、转发、批示的有关档案工作的21件文件中，专门关于企业技术档案工作的