工程部资料管理制度(草案)

工程资料管理制度部门：工程部页码：第1页共10页工程资料管理制度1目的1.1为了建立健全集团公司开发项目工程资料管理，完整、准确、系统地管理好工程资料档案，充分发挥工程资料档案在投资、开发工作中的重要作用，为公司提高工程管理和投资效益提供更好的服务。1.2工程资料是指整个建设项目从前期、开工、施工、竣工及验收、备案全过程中形成的有归档保存价值的文件资料，包括在此过程中形成的文字材料、图纸、图表、声像材料和其它载体。2工程技术资料、施工管理资料档案归档要求及范围2.1对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的资料，均应收集齐全，整理立卷后归档。2.2工程资料的具体归档范围应符合《建设工程文件归档整理规范》（GBT/50328-2001）及公司相关文件的要求。2.3工程立项文件：项目立项批复文件及项目登记备案证、可行性研究报告及审批意见、变更会审纪要及变更批复、相关会议纪要等。2.4勘察、设计文件：工程地质勘察报告、人防、消防、环保、防雷等主管部门（对设计方案）审查意见、施工图设计文件审查意见、设计施工图、节能设计备案文件（含计算书）。2.5职能部门审批文件：规划方案批准意见、建筑工程规划许可证、环评报告及环保审批意见、人防部门批复、消防建审意见、防雷部门意见、绿化审批、质监登记、施工许可证等。2.6工程项目招投标文件及合同：（勘察、设计、施工、监理）招标文件、（勘察、设计、施工、监理）投标文件、（勘察、设计、施工、监理）中标通知书及合同、订货合同、技术咨询合同及其他合同。2.7监理文件：监理规划、监理大纲、监理月报、进度控制、质量控制、监理工作总结等。2.8建筑安装工程施工过程资料：各专业工程图纸会审记录、施工组织设计、工程联系单、材料设备质量合格证、质保书及检验报告、隐蔽工程验收记录、测试及调试记录、分部工程质量验收记录等。2.9建筑安装工程竣工验收文件及竣工图：竣工验收报告、单位工程质量竣工验收记录、竣工验收证明书、综合竣工图及各专业竣工图等。工程资料管理制度部门：工程部页码：第2页共10页2.10各职能部门验收意见：各职能部门消防、环保、规划、园林、人防、防雷、市政等验收合格批准书、建委备案证明等。2.11工程竣工验收文件：建设、勘察、设计、施工、监理参建五方单位相关竣工报告等。2.12其他：工程项目会议纪要（含签到表）等相关提案原始文件收集。3设计施工图及设计变更、工程联系单、签证单（原始记录）管理规定3.1设计施工图及设计变更、工程联系单统一由部门资料员按所指定的部门及时分发并建立签收记录。3.2设计施工图及设计变更、工程联系单、签证单（原始记录）原件一律及时归档保存。4工程文件材料的质量要求4.1工程资料应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备（不能代签或打印）。4.2复印、打印文件材料及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固度应符合规定的质量要求。4.3工程资料应为原件，复印件必须注明原件的存放地，经办人并加盖原件存放单位的公章。4.4工程资料的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。4.5工程资料的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。5工程施工过程中的资料检查工程部资料员在工程施工过程中不定期检查（每月必检一次）施工单位、监理单位的质量验收和安全资料，及时检查资料是否按国家质量/安全验收规范、地方主管部门相关文件要求编制，与施工现场是否同步，原材料、试件等是否按规范留置、送检，发现有缺漏的，列出缺漏清单，督促施工、监理单位及时补齐。必须检查的施工阶段：项目开工前；基础、主体等各分部工程验收前；预竣工验收及竣工验收前二个月。6工程资料的接收6.1递件单位提供给工程部的工程资料（工程技术文件、来文、图纸、资料）由部门资料员统一接收，并做好工程资料接收记录和收文登记表。6.2工程部或其它部门从外单位带回或通过其它途径收到的工程文件，一律交资料员，并应登记。6.3对接收的工程资料，必须进行数量和外观质量检查，发现问题应及时通知寄发单位补发。工程资料管理制度部门：工程部页码：第3页共10页6.4对接收的工程资料应及时建立工程资料接收总登记台账和分类台账（簿式台帐和电子台帐）。6.5对各单位提供的不符合规定的档案资料文件，资料室有权退回归档单位，归档单位应按资料室的有关要求进行整改，直至提交符合规定要求的归档资料。6.6凡因工程文件材料归档不完整，不符合有关归档规定者，不能进行工程决算、工程款支付，各项工程款的付款必须由资料室对竣工资料签收合格后支付。6.7工程档案在工程项目竣工验收后一个半月内由施工单位向建设方提交完整、准确、并经各参建方有关负责人签章的工程技术档案资料。6.8施工方要按合同约定的份数移交工程竣工资料到工程部资料处，在取资料员接收资料的确认签字后，才能与公司成本部、财务部进行结算工作。移交归档材料必须填好移交清单，一式两份，移交人和工程部资料员及相关部门领导接收双方在移交清单上签字，各自保存一份，以备存查。6.9凡归档的文件材料，如不符合有关规定和标准的，资料员有权不接收。6.10凡不按归档范围、时间、要求归档的，资料室有权追查。7工程资料的发放7.1分发外单位和部门的工程资料（工程技术文件、发文、图纸、资料）由部门资料员统一办理。7.2呈送上级单位的工程资料由工程部（项目部）确定发放单位、部门及份数。7.3工程部分发的图纸资料应编制图纸资料分发清单，分发的图纸资料至少预留一份，连同图纸资料分发清单原件存档。7.4为避免工程资料分发过程中可能出现的错发现象，图纸、资料领取单位应指定专人领取，并电话或书面通知部门资料员，剖门资料员填写《图纸资料发放领取登记表》。9工程资料的保管9.1及时将收集的资料、图纸等，整理分类、编写目录，装订成册，在保管过程中，严格遵守档案接收、查阅、出借、归还的登记制度。9.2归档的资料要完整、系统、准确。9.3资料按类别存放，在相应的档案盒上贴上标签。9.4做好资料的“防火、防盗、防潮、防尘”工作，档案柜必须加锁。9.5保存的工程资料每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理。10工程资料借阅制度10.1借阅技术资料，须填写借阅申请单，经部门领导签字同意后方可借阅，借阅时要填工程资料管理制度部门：工程部页码：第4页共10页写借阅登记表，归还时部门资料员要对其检查之后方可归档。10.2绝密文书、技术资料一般不借出、不复制、不摄影，如确因工作需要，应在借阅单上注明范围、内容、用途，先经部门领导同意，剖门资料员只能按其范围、要求、内容提供利用。10.3外单位人员借阅档案、资料者，凭单位介绍信，信上要注明查阅范围、内容、用途，属机密、绝密档案或资料，应主管领导同意方能借阅。10.4借阅的资料要妥善保存，不得损坏、勾划、删改、加注、拆页等，借阅人必须妥善保管，防止丢失和泄密，未经同意，不得复印、抄录和转借，不能将档案内容公开，如遇丢失，要及时写出丢失报告，在没有做出处理前停止借阅。10.5借阅时间在一周以内，如需继续使用可办续借手续，对特殊情况需较长时间利用的要经主管领导批准，但年末要将所借资料交回，进行清点、核对后重新借出。对长期借阅不归还，又不说明原因，不办理续借手续的，部门资料员要通知借阅部门负责人负责人催还。10.6凡借有档案、资料者，在工作调动、单位撤销、退职、退休、生病住院或借后暂不使用者，必须将档案或资料退回，否则不能办理调离手续。11工程资料的归档移交11.1工程资料移交前按项目所在地档案管理机构要求分类成册。11.2工程资料在工程竣工验收备案后，交公司档案室归档管理。12本制度由公司工程部负责解释。13附表（附表可借鉴使用）《工程档案接收记录》《发文登记表》《收文登记表》《工程档案借阅登记表》《工程档案借阅申请表》《图纸资料发放领用登记表》工程资料管理制度部门：工程部页码：第5页共10页工程档案接收记录序号接收文件名称份数原（复印）件经办人接收日期备注工程资料管理制度部门：工程部页码：第6页共10页工程资料管理制度部门：工程部页码：第7页共10页发文登记本日期发文标题收文单位发送日期归档卷号备注字号工程资料管理制度部门：工程部页码：第8页共10页收文登记本日期收文标题发文单位收文日期归档卷号备注字号工程资料管理制度部门：工程部页码：第9页共10页工程档案借阅登记表序号文件名称借阅人借阅日期归还日期借阅天数备注工程资料管理制度部门：工程部页码：第10页共10页工程资料管理制度部门：工程部页码：第11页共10页工程档案借阅申请表经办人所在部门日期借阅文件名称借阅原因借阅日期返还日期复印份数借阅部门领导签字工程部领导签字备注工程档案借阅申请表经办人所在部门日期借阅文件名称借阅原因借阅日期返还日期复印份数借阅部门领导签字工程部领导签字备注工程资料管理制度部门：工程部页码：第12页共10页图纸、资料发放领用登记表文件标题发放范围发放记录单位数量原（复印）件领取日期领收人备注