南京万科工程采购管理程序

南京万科工程采购管理程序编号：NJVK-OP-CG01版号：A/0页码：第1页共15页生效日期：2012/9/26工程采购管理程序编制任欣日期2012/9审核葛蓉日期2012/9审核许焰林日期2012/9批准付凯日期2012/9修订记录日期修订状态修改内容修改人审核人批准人南京万科工程采购管理程序编号：NJVK-OP-CG01版号：A/0页码：第2页共15页生效日期：2012/9/26一、流程概述流程目的规范采购业务操作、降低采购经营风险、提高采购效益、提升采购管理效率。适用范围本办法适用于公司所开发项目的工程施工、监理/咨询服务、材料设备供货（含甲指乙供）、配套工程、维修工程等工程类采购管理业务。术语与定义1)供应商是指提供产品或服务的企业，包括施工总承包商、监理/咨询、专业承包商、材料设备供应商等产品或服务类供应商。2)采购寻源是指对于所要采购的产品/服务及其供应商的选择和确认的过程。3)采购策划是指在项目采购实施前，确定采购产品/服务清单和分类，并进行标段划分。4)采购计划是指在待开发项目采购实施前，针对拟采购产品/服务清单，确定各相关部门配合工作（确定图纸、价格清单等）完成时间以及采购各阶段工作开始和完成时间。5)采购方案是指在具体产品/服务采购实施前，通过调研确定的关于本次采购的标准及采购方式。6)采购决策小组是采购工作的跨部门决策机构，对确定合作单位起集体决策的作用。小组成员包括：总经理、分管领导、采购管理部负责人、成本管理部负责人、工程管理部负责人、设计管理部负责人（必要时）等。流程要素描述南京万科工程采购管理程序编号：NJVK-OP-CG01版号：A/0页码：第3页共15页生效日期：2012/9/26CP点对流程的影响控制要点1.编制年度采购规划明确年度采购需求，是采购模式确定的依据重要资源的年度采购规划2.编制项目采购策划确定采购产品/服务清单和分类，并进行标段划分1)采购模式划分2)采购方式划分3.编制项目采购计划明确工程采购内容、采购模式、采购方式和时间等，加强工程采购的计划性采购控制表的编制与会签4.采购寻源及采购流程管理确定合作供方的依据寻源过程符合制度要求，采购流程管理常态化5.工程合同管理确保合同得以履行，维护公司利益，降低风险1)合同的审批与签署2)合同交底3)设置封样室、资料上墙流程CP1.编制年度采购规划2.编制项目采购策划3.编制项目采购计划4.采购寻源及采购流程管理5.工程合同管理6.供方管理输出结果1.年度采购规划2.项目采购控制表3.招标、评标、定标资料4.标准合同模版5.合同交底单6.供应商认证资料、评估资料、年度合作总结报告、分级名录工程采购管理程序流程KPI1.采购计划完成率、按时完成率2.集中采购比例3.采购产品合格率配合部门及活动1.项目经理部：参与编制项目采购策划、计划、采购寻源、负责供方过程评估、项目经理部合同管理2.成本管理部：参与编制采购策划、计划、参与寻源及采购实施3.工程管理部：参与编制采购策划、计划、寻源，提供技术支持4.设计管理部：参与编制项目采购策划、采购计划并提供招标所需相关设计参数；负责样品确认输入条件1.年度采购规划2.采购策划、计划3.采购寻源4.合同签订5.合同管理6.供方管理支持文件1.《万科集团工程采购管理办法(11年修订）》2.《万科集团工程采购实施细则（11年修订）》3.《万科集团供应商管理细则（11年修订）》4.《万科集团战略合作实施细则（11年修订）》南京万科工程采购管理程序编号：NJVK-OP-CG01版号：A/0页码：第4页共15页生效日期：2012/9/266.供方管理对工程供方资源进行开发，加强供方管理，为项目开发提供支持，保障项目工程质量1)供应商市场资源调查2)供应商认证3)供应商动态评估4)供应商绩效改进5)供应商年度分析及分级管理南京万科工程采购管理程序编号：NJVK-OP-CG01版号：A/0页码：第5页共15页生效日期：2012/9/26二、流程图工程采购管理程序流程图采购管理部项目经理部成本管理部相关部门管理层支持性文件合同结算/履约评价采购策划确定工程供方合同履约/采购实施编制项目采购策划编制采购计划编制单次采购方案合同审批审核总办审核审核/审批供方管理作业指引监理、施工单位进场材料设备验收作业指引工程施工申请付款财务审核/审批审核审核/审批财务付款工程验收工程合同管理作业指引材料设备选型定板作业指引配套类采购管理作业指引工程采购策划作业指引项目采购控制表采购寻源供方管理作业指引审核配套类采购管理作业指引供方管理作业指引材料设备验收作业指引材料设备选型定板作业指引工程合同管理作业指引付款申请单合同审批单确定工程类供方采购决策小组审批年度采购规划参与编制参与编制参与编制参与编制质量检测参与编制参与编制采购资料归档邀请招标竞争性谈判直接委托战略、集中采购CPCPCPCPCPCP30万以内分管领导审批；30万以上总经理审批20万以内财务部审批；20-100万分管领导审批；100万以上总经理审批南京万科工程采购管理程序编号：NJVK-OP-CG01版号：A/0页码：第6页共15页生效日期：2012/9/26三、关键活动描述序号关键活动组织/经办流程说明相关文件/记录时间要求1编制年度采购规划采购管理部详见《工程采购策划作业指引》《工程采购策划作业指引》2编制项目采购策划3编制项目采购计划4采购寻源及采购流程管理采购管理部/成本管理部、工程管理部、项目经理部1)编制采购方案a)基于采购计划在PDC平台中创建采购方案，原则上每一条采购计划对应一个采购方案（直接委托和零星采购例外）；采购方案内容应包括但不限于：历史采购情况、市场调研情况（包括供应商资源情况、产品应用情况、客户关注的方面、同行开发项目关于该类产品/服务的应用情况）、明确采购需求（品牌需求、采购量、采购技术要求、供应能力要求、售后服务要求）、确定采购方式、确定供应商入围条件、入围供应商名单并明确定标依据。采购方案需在发标前报采购决策小组审批，定标原则确定后不得改变，如开标后需要修改定标原则，应重新招标。b)直接委托可根据业务具体情况编制采购方案，对于垄断性产品可以直接确定供应商，但需说明价格依据。c)零星采购不需要编制采购方案。2)入围供方选择a)具体采购方案中应确定入围供应商名单。入围供应商只能从PDC上通过认证的供应商或已经有业务且截至新采购业务启动时评估结论为“可接受的”及以上供应商中选择。b)对于其它区域/公司认证的供应商，在选择入围供应商时，应对其异地施工或供货能力进行客观判断，并在采购方案中说明选择其入围的依据。c)公司内所有职员均可以推荐供应商。为规避推荐风险，推荐人应回避与被推荐供应商的相关业务决策。合作过程中推荐供应商出现问题，推荐人无须承担责任。d)选择入围供应商的原则：保证有充分的竞争。严格禁止相互之间有关联关系或关联业务的供应商参加同一项工程的竞争。e)采用邀请招标方式时，参与投标的供应商不得少于《采购方案》南京万科工程采购管理程序编号：NJVK-OP-CG01版号：A/0页码：第7页共15页生效日期：2012/9/26序号关键活动组织/经办流程说明相关文件/记录时间要求三家；多标段同时发标时，一个标段不得少于三家投标供应商，能力不足的供应商不得参加两个以上（含）的标段投标。f)采用竞争性谈判方式时，参与谈判的入围供应商不得少于两家。3)质量检测a)发标前，根据《材料设备质量检测明细表》，采购管理部负责组织对投标单位的产品质量进行抽检，抽检应采取飞行检查方式，取样地点由万科指定，检测机构必须得到万科和供应商同时认可。取样、封样、送样必须由两个部门两个人或投标单位代表同时参与，并在各个过程进行拍照留证。每次取样应一次获取两份样本，在检验结果不合格时，可将第二份样本或重新取样，送至更高一级检验机构进行检测，检验结果不合格不能中标。4)采购实施对于集中采购和分散采购，均按采购方案中确定的采购方式（邀请招标、竞争性谈判、直接委托中的一种）所对应的流程实施；30万元以下（含）可以采用零星采购。但不得为了实现零星采购而人为肢解采购业务。a)邀请招标招标文件的编制采购管理部编制招标文件，成本管理部、工程管理部、法务人员（必要时）、项目经理部（必要时）应根据职责分工负责提交相应的组成部分或意见，由采购管理部在PDC平台发起招标。招标文件分正文和附件两部分。正文包括：招标内容、招标范围、项目简介、工期/供货期要求、售后服务要求、价格要求、投标截止日期、开标时间、评标方法、废标认定标准、投标保证金、投标文件组成、答疑时间等；附件包括：技术标编制要求、经济标编制要求、工程量清单报价表、甲控材料表(含甲供、甲指乙供)、原材料清单（包括供应商名称、技术参数、国家标准要求、报价等信息）、技术要求、图纸、供应商成本分析表（材料设备类）拟签的协议/合同文本。招标文件应全面、完整、表述准确（尤其是涉及双方利益的经济条款），避免事后发生纠纷。《材料设备质量检测明细表》《招标文件模版》《招标、定标公示表》南京万科工程采购管理程序编号：NJVK-OP-CG01版号：A/0页码：第8页共15页生效日期：2012/9/26序号关键活动组织/经办流程说明相关文件/记录时间要求成本管理部应在招标前深入了解拟采购产品/服务的市场价格，结合具体情况编制评标参考价，参考价应在开标前确定，并在采购决策小组和采购工作小组范围内公示，中标价必须在参考价之内。如需对投标供应商进行报价引导，亦可将招标参考价作为公开性标底，包含在招标文件中。对于包含新技术、新工艺，或采购方对市场价格行情不了解的产品/服务，则不应设公开标底。招标文件中，应给供应商预留合理的投标时间，一般不少于三个工作日。发标与招标答疑招标文件通过PDC平台统一发放。为保证投标供应商履行其投标承诺，公司可根据招标项目情况收取一定的投标保证金，且应保证在中标/未中标通知书发出后及时退还未中标单位的投标保证金；中标单位的投标保证金应在合同签订后退还。总包、监理、装修总包、景观、门窗工程进行招标时，需收取投标保证金，其余工程招标时可不收取投标保证金。采购管理部不组织投标供应商进行现场踏勘的，由投标供应商在获得投标信息后自行开展。如有必要组织现场踏勘的，由采购管理部统一安排，项目经理部负责现场接待，对投标供应商应分别安排在不同时间进行现场踏勘。招标答疑由采购管理部组织，成本管理部、项目经理部或设计管理部参加，可在PDC平台上以联机讨论的方式进行在线答疑；如有必要以会议形式进行答疑的，对投标供应商应分别安排在不同时间进行，答疑应做好书面记录并上传PDC平台。注意将招标产品/服务概况、技术要求、质量标准、验收标准、报价要求及招标中的非常规做法向所有投标供应商进行交底，避免理解差异，使投标文件更具可比性。招标答疑还需对万科的职员职务行为准则、质量价值观及标的物的风险等事项进行交底或提示，引导投标供应商合理报价，避免投标文件与采购需求有大的偏差。开标《约谈记录表》《标书评审表》南京万科工程采购管理程序编号：NJVK-OP-CG01版号：A/0页码：第9页共15页生效日期：2012/9/26序号关键活动组织/经办流程说明相关文件/记录时间要求投标供应商应在招标文件规定的日期之前回标，不按时回标视为放弃投标，采购管理部应予以记录。通过PDC平台投标的，在设定的开标时间统一开标，由采购管理部和成本管理部共同见证，对于书面投标书，应由采购和成本管理部门共同开标并在《标书评审表》上签字。澄清如发现投标人的投标文件可导致采购方产生多种理解，可以要求投标供应商对标书予以澄清和修正，并用书面形式列明澄清内容提交招标人作为投标文件的补充内容。对投标报价的澄清应遵循以下原则：采用工程量清单计价方式的，对投标报价的澄清仅限于数据累加有误、小数点有误，在此基础上的澄清结果才允许调整投标总价，按澄清后的结果最低价中标。其它澄清均不得改变投标价格。除以上情况外，不得因任何其他原因对投标文件进行实质性修改，特别禁止借助澄清