酒店文件档案管理制度

酒店文件档案管理制度（一）文件处理制度（制度编号：JB066）公文办理包括登记、分办、批办、承办、催办、拟稿、审核、签发、缮印、用印、传递、归档、销毁等程序。公文处理必须做到准确、及时、安全、统一。公文由行政部统一收发、分办、传递、用印、立卷和归档。1、凡酒店的收文、总经理的收文，由酒店行政部签收；属酒店领导亲收件，一律交收件人亲自处理。2、凡上级来文、下级请示件、同级呈送件、“三密”文件材料，都要逐件进行登记。登记后的内容包括：收文序号、收文日期、来文单位、文件标题、文号、密级、份数、分发单位及其份数、领导指示、承办情况、催办情况、终结处理、归卷号以及备注等。平件与密件要分别登记，便于管理。分清急缓，急件要随到随登并及时分送。收文薄上的序号应按年度编排，不要出现空号、重号。若有数份同一文件，每一份可注明第几份。收文登记的同时，应在文件的右上角加盖刻有单位名称、收文日期、收文号、文件页数的收文专用章。3、公文登记后，由总经理办公室根据主管领导的批示，转交各有关人员或部门传阅，如需转交有关部门阅办，应由总办文员送交，并经登记，签收后才可送交。4、阅读文件应按规定范围，秘密级以上文件须到行政办阅读。因工作需要借阅文件应办理手续，用完后及时退还。秘密级以上文件，各级领导及有关人员均不得携离办公室。5、各部门或个人承办的公文，必须认真负责，按规定期限迅速办理，不得拖延积压。6、各部门均应实行公文催办制度。负责办理公文的人员，对自己经手处理的公文，应件件有落实，事事有下文，转办要及时，催办有结果，防止积压误事。7、公文办完后，应根据文书立卷、归档的有关规定，及时将公文定稿，正本和有关材料整理立卷。当年文件应于第二年第二季度移交完毕，个人不得私自保存应当存档的公文。8、各级干部调动时，应将文件清理移交。凡参加会议带回的文件，应及时送行政部登记保管。9、没有存查必要的公文，经过鉴别和主管领导批准，由办公室定期销毁。销毁文件要进行登记，要有专人监督，保证不漏销，不丢失，不泄密。秘密级以上文件，不准作废品出售，一律经碎纸机处理。（二）发文处理1、各部门凡需打印的文件（包括表格），首先应经本部门审核签字，正式文件要填写“办公纸”，再经总经理办公室主任同意后方可打印成文。2、部门领导核稿时，一定要认真负责。审核把关的主要内容和重点是：（1）是否需要行文，应当用什么名义行文，要严格控制发文的数量；（2）是否符合党和国家的方针、政策、法律、法令；（3）提出的要求和措施是否明确具体、切实可行；（4）涉及其它部门的问题是否协调一致；（5）审批手续是否符合要求（如是否按照规定的要求逐级进行核稿、签署、会签或提交一定的会议通过或报上级批准等，以明确各级应尽的责任），是否符合公文体式的有关规定（如是否准确地体现了发文机关同受文机关的关系，文中语气是否恰当，主送、抄送机关是否准确，标题、紧急程度、机密等级定得是否正确，是否便于受文机关办理等）；（6）文字是否正确地反映了原来的意图，是否简明扼要、通俗易懂，文句是否符合语法、合乎逻辑、正确使用标点符号，文字是否规范，文中有无错漏等等。3、凡以酒店名义发出的文件，应由酒店主管领导签发，重要的或者涉及面广的，应由正职或授权主持日常工作的副职领导人代签；酒店领导外出期间，可授权或委托其他负责人代签；在既定的方针、政策、法令、计划、决议范围内的一般业务问题的发文，可由主管领导签发，或由领导委托总经理办公室主任签发；会议通过的文件，根据授权，可由总经理办公室主任签发；凡以酒店内某一部门的名义发出的文件，应由该部门负责人签发；但凡涉及方针、政策重大问题的，除部门负责人签批外，还应送酒店主管领导审核和加签。4、缮印要按公文格式进行，文件的字数多少要和纸幅大小相应，尽量避免末页无正文的现象，如出现此种情况，应在末页注明“此页无正文”字样。5、字迹要求清晰、整洁、排列匀称，注意保护原稿，不得涂抹或污损，应移交办公室保管。6、密级较高的文件应专人打印，大量印刷应指定专门场所。7、印刷文件需认真校对，重要文件实行复核甚至三校，以保证正确无误。在缮校中如发现原稿有疑问、错误或不妥之处，应及时和承办单位联系，自己不得随意修改，校对后要签名再交打字员正式印文，印后如还需在公文上修改字句、数字、时间等，应盖上校对专用章。8、酒店正式行文必须由打字员统一编号，用酒店特别制的公文纸印刷，经盖印方能发出。（三）档案管理制度（制度编号：JB067）1、归档各部门在工作中形成的已经办理完毕的具有保存价值的文件材料，按“条款类目”分别存放，翌年经检查齐全后，整理、立卷、交由办公室归档。归档文件必须经过酒店总经理办公室主任审查后才可归档。2、档案分类酒店经营、生产、技术等管理性文件，要按其文件内容和载体区分为九个大类：（1）设备仪器类；（2）基建类；（3）客房餐饮技术类；（4）酒店行政类；（5）经营管理类；（6）党群工作类；（7）声像档案类；（8）已故人员档案类；（9）会计档案类；分类方法：1、按组织机构分类；2、按工程项目分类；3、按专业性质分类；4、按设备型号分类；5、按时间分类；6、按问题分类；（三）档案保管1、接收档案必须认真验收，并办理接交手续。2、存放档案必须有专用柜、架，排架方法要科学和便于查找。3、底图除修改、送晒外，不得外借。修改后的底图入库时，要认真检查其修改、补充等情况，底图存放以平放为宜。4、存放胶片、照片、磁带要用特制的密封盒。胶片页夹和影集等，按编号的顺序排列在胶片柜或防火柜内，缩微母片和拷贝应分别存放。5、胶片库房应设置在没有臭氧气、氧化氮、硫化氢、二氧化硫等有害气体和物理性污染地段。库房内应设防火和空气调节设施，温度、湿度应符合规定的要求。6、要定期进行库藏档案的清理核对工作，做到帐物相符，对破损或载体变质的档案，要及时进行进行修补和复制。库藏档案因移交作废、遗失等注销帐卡时，要查明原因，保存依据。（四）档案保密注意做好保密工作，保存档案必须用专门的库房，房门窗要坚固，并且具备良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等安全措施。（五）档案鉴定酒店要根据国家和有关部门的规定，编制酒店档案保管期限表。档案保管期限分永久、长期、短期三种。1、对酒店有长远利用价值的档案应永久保存。2、对酒店在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存。3、凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。4、鉴定工作要组织由酒店领导、专业技术人员和档案人员参加的鉴定小组，直接对档案进行鉴定。每次鉴定要写出鉴定报告，在保管单位案卷、备考表中注明鉴定意见，由小组负责人签名，并且注明鉴定日期。5、鉴定工作应该定期进行，一般三年左右进行一次。6、档案通过鉴定，要求达到划定保管期限准确，保管单位质量达到标准规定。鉴定中发现档案不准确、不完整，酒店应及时责成有关部门和人员负责修改、补充。7、销毁档案必须严格掌握，慎重从事，销毁前要造具清册，提出销毁报告，经酒店领导审批，并报有关当案管理机关备案。销毁当案时，要严格执行保密规定。（六）档案统计1、酒店档案管理要健全统计工作，统计数据以原始记录为依据，做到准确、可靠。2、档案统计主要有档案管理基本情况统计、档案数量统计、档案提供利用及效果的统计等。（七）档案管理现代化1、企业综合档案管理现代化是企业现代化管理的组成部分，要列入企业现代化管理的整体计划中统筹考虑。2、酒店档案室要应用现代化管理方法，逐步应用电子计算机进行编目、检索和库存管理。（八）酒店要按照国家有关规定，向档案馆移交有关档案或复制件。（九）酒店停业关闭后，除设备档案、基建档案等随实物交外，其余档案向有关档案馆移交。（四）印章管理制度（制度编号：JB068）1、酒店印章、合同专用章统一由酒店行政部及财务部管理。酒店所属各部门印章由部门秘书保管，并按规定使用。2、使用酒店印章，必须经酒店领导或办公室主任批准，填写使用酒店印章登记表方能使用。3、使用酒店合同专用章，必须经部门领导，财务部经理、酒店总经理审批；项目金额较大的，必须经酒店董事长审批；项目金额巨大的，必须由酒店董事会三分之二以上成员会签审批或召开董事会议通过方能办理。4、使用部门印章，必须经本部门领导批准，由秘书办理登记手续后方能使用。