合同履行过程中的证据收集与管理

合同履行过程中的证据收集与管理合同的法律风险控制主要有三个节点,即事前、事中与事后的法律风险控制。本文将对合同履行过程中双方发生争议时的证据保存与收集的相关内容进行简要介绍，以便在进行协商谈判、调解、诉讼、仲裁时占据优势，掌握主动权，为事后处理提供有力的证据支持，从而达到保护己方利益之目的。众所周知，在“谁主张谁举证”的基本原则下，除法律规定外，对证据充分高效的运用是诉讼请求得到支持的制胜点，这不仅要求对证据进行完整与充分的收集，还需要熟练运用法律思维对证据进行有效的鉴别及出示。因此如何收集与保存证据材料是诉讼请求能否得到支持的基础。1.尽可能保留原始证据原始证据，又称原生证据，是直接产生于案件事实或直接来源于原始出处的证据。涉及合同的原始证据收集一般包括：对方主体的证照、合同的正副本以及相关附件、合同变更、解除及其他涉及合同履行的资料、相关告知书、交货单据、相关文件的签收记录、银行开户行信息及转账凭证和结算付款资料、双方的往来信函、检验验收单据等，以上资料的形式包括书面、传真、电子邮件、短信、微信以及其他能证明材料真实性的方式。除了上述原始证据外，还应尽量收集可以证明己方享有权利并已积极履行相应义务，对方负有某项义务且未履行或消极履行、应该承担何种责任的证据材料。2.录音录像等视听资料的收集与保存根据我国《民事诉讼法》第63条第一款第（四）项规定，视听资料，如录音录像资料可以作为证据使用，但必须查证属实，才能作为认定事实的根据。作为证据使用的录音录像等视听资料应具备以下三个条件：第一，一方出示的录音录像未被剪接、剪辑或者伪造，前后连接紧密，内容未被篡改，具有真实性；第二，不得侵犯他人隐私或者违反法律禁止性规定，例如住处以窃听的方式取得的就属于非法取得的证据，法院对其合法性将不予认定；第三，录音录像的内容与所要证明目的具有相关联性。此外，在以录音录像的方式收集己方所需要的证据时，应尽量选择干扰因素较少的地方录制，在与对方交谈中应表明身份及录制时间，巧妙引导对方表明身份以增强所收集证据的可信度。3.传真证据的收集留存传真证据并非证据原件，其效力不能与原件同等对待，在实务操作中应注意要及时把双方传真文件中的内容事项以书面的形式固定下来,在给对方发送文件时应尽量避免出具对己方不利的书面材料,及时收集对己方有利的证据材料,妥善保存原件及复印件,以便在双方发生纠纷时可作为对己方有利的证据使用。4.送达的相关证据收集除上述证据的收集外，还应注意对往来文件的送达事实予以证明。在实务中当事人一方往往会以未收到对方的文件为借口否认对方提出的证据，为防止这一问题，需要在合同的具体履行过程中保存相关的送达证据，像通知义务、协助义务的履行事实往往难以证明，这就要求在通知方式上多加注意，例如书面文件的传递，应尽量选择挂号信、快递邮寄的方式；在填写单据时，应在内件处明确所邮寄的文件内容、数量，如“关于×××问题的通知函一份”；在投递完成后将回单妥善保管，并随时查询邮递情况，在显示对方签收后将查询结果截图留存。这样即使内件没有收到，但有相关单据以及查询结果的佐证，可视为相关文件已送达。合同履行过程中及时、客观、全面的收集与保存证据，可以在双方发生纠纷时，更快更有效地明确双方责任，从而提高处理效率，快速解决纠纷。以上即对合同履行过程中证据收集相关问题的简要介绍，希望对各位同事有所帮助。韩福蕾2017年8月23日