对外函件管理办法

对外函件管理办法FX/QG-FW201505-05第一章总则第一条为促进对外函件制订、接收、发放及存档工作的程序化、制度化、规范化，确保函件的合法性，防范法律风险，维护公司的合法权益，制定本办法。第二条本办法所称对外函件，指集团及各单位在经营管理过程中与权利义务相对方、政府机关、司法机关、社会公众等之间形成的以纸质或电子方式为载体的往来书函、公文等，包括：各种承诺、表格、数据、文字、单位证明、报告、情况说明、单位介绍等。第三条本办法适用下列对外函件：1.政府职能部门往来文函：一类：不涉及权利义务的文函；关于免责、避责、延期履行义务等的请示、汇报、报告；二类：除一类函件外的，费用减免、政策优惠、资金扶持文函及其他文函；三类：对行政处罚的回复、答辩、申诉等；2.司法文书：一类：司法文书的签收及送达；二类：所有司法文书及相关请示报告、情况说明；3.客户往来文函：一类：按集团规定范本和内容签发的通知函、催告函、解除函、承诺函及利益主张要求的回复等；对客户利益主张及要求，按集团颁发的标准内容进行的书面回复；二类：楼书、要约（招商）书；广告推广资料；客户索赔事件。三类：非集团规定范本的通知函、催告函、解除函、承诺函及利益主张要求的回复等。4.合同相对方往来文函：一类：一般工作联系函，如通知、催告函、知会函、邀请函等；二类：我方律师函、解除函及对方律师函、解除函的回函；合同履行变更、异议、中止等文书（工程合同履行过程中的变更、签证按房产事业部专项制度执行）；中介机构鉴定文书等。5.各类外部委托、授权文书。第二章收函、发函及复函第一条职责（一）综合部：接收、登记函件，按照函件内容分发相关部门/责任人，发函，复印，存档。（二）经办部门/责任人：上报函件内容，填写《函件处理申报表》并出具初步处理意见，草拟函件，填写《函件审批责任单》，按审批意见执行。（三）法务中心：审查函件，出具法律意见。（四）子公司董事长：审查、审批、指导、监督发函（按权限）。（五）事业部总经理：审查、审批、指导、监督发函（按权限）。（六）集团分管领导：审查、审批、指导、监督发函（按权限）。（七）集团董事长：审查、审批、指导、监督发函（按权限）。第二条流程（一）收函流程：综合部收函→登记台账→分发→经办部门/人上报→子公司董事长审查→法务中心出具意见→事业部总经理审阅、审批（按权限）→集团分管领导审阅、审批（按权限）→集团董事长审批（按权限）→经办部门执行→登台帐→函件原件、批件经办部门存档（二）发函流程：经办部门/人拟稿→法务中心审查→子公司董事长审查、审批（按权限）→事业部总经理审查、审批（按权限）→集团分管领导审查、审批（按权限）→集团董事长审批（按权限）→经办部门执行→综合部或指定专人送达、邮寄→登台帐→批件、函件复印件、发送回执存档第三条审批权限函件类别审批人子公司负责人事业部总经理集团分管领导/董事长1.对政府职能部门不涉及权利义务的文函√关于免责、避责、延期履行义务等的请示、汇报、报告√费用减免、政策优惠、资金扶持金额为30万元（含）以下√金额为30-100万元（不含）√金额为100万元（含）以上√对行政处罚的回复、答辩、申诉金额为5万元（含）以下√金额为5-15万元（不含）√金额为15万元（含）以上√除上述事项外的其他文函一般性函件（函件性质）√比较重要，涉及到金额、企业形象，比较大的事项√重大函件，涉及到金额较大√2.司法文书司法文书的签收及送达√所有司法文书及相关请示报告、情金额为20万元（不含）以下√况说明金额为20万元（含）以上√3.客户往来文函按集团规定范本和内容签发的通知函、催告函、解除函、承诺函及利益主张要求的回复等√非集团规定范本的通知函、催告函、解除函、承诺函及利益主张要求的回复等√对客户利益主张及要求，按集团颁发的标准内容进行的书面回复√楼书、要约（招商）书√广告推广资料不涉及具体承诺、无法律风险的推广资料√涉及具体承诺、有法律风险的推广资料√客户索赔事件金额为10万元（不含）以下√金额为10万元（含）以上√4.合同相对方往来文函一般工作联系函√对外招标要约邀请函件按专项制度权限执行中标通知书按专项制度权限执行我方律师函、解除函及对方律师函、解除函的回函减免对方义务或增加我方义务2万以下√减免对方义务或增加我方义务2-10万√减免对方义务或增加我方义务10万以上√可能对我方权益造成影响的或影响合同正常履行的函件√合同履行变更、异议、中止等文书（工程合同履行过程中的变更、签证按房产事业部专项制度执行）金额2万以下√金额2-10万√金额10万以上√中介机构鉴定文书等√5.外部委托、授权文书获益事项外部委托、授权文书√增加我方义务外部委托、授权文书√以集团名义出具外部委托、授权文书√集团分管领导在上述函件审批范围内把握不准，涉及到情况复杂、问题大、产生后果严重的相关审批事项，应向集团董事长汇报、审批说明：本条款未列明事项，按照《印鉴使用管理办法》审批权限执行。第四条收函、发函、回函要求(一)未按流程、审批权限办理，未造成损失的，处相关责任人500-1000元/项的罚款，其中，经办人承担70%，主要领导承担30%；造成损失的，由相关责任人赔偿损失金额的10-20%，并处2000元以上的罚款，其中，经办人承担70%，单位主要领导承担30%。(二)重大函件应当在签收当日分发相关部门。未按要求办理，未造成损失的，处相关责任人500-1000元/条的罚款，其中，经办人承担70%，主要领导承担30%；造成损失的，由相关责任人赔偿损失金额的10-30%，并处2000元以上的罚款，其中，经办人承担70%，单位主要领导承担30%。(三)签收司法文书，签收人应当在送达回执上签收，并写上签收日期，签收当天应立即将文书上报法务中心。未按要求办理，未造成损失的，处相关责任人500-1000元/条的罚款，其中，经办人承担70%，主要领导承担30%；造成损失的，由相关责任人赔偿损失金额的10-30%，并处2000元以上的罚款，其中，经办人承担70%，单位主要领导承担30%。(四)函件签收需符合工作指南要求，不得擅自签收函件，未按要求办理，未造成损失的，处相关责任人500-1000元/条的罚款，其中，经办人承担70%，主要领导承担30%；造成损失的，由相关责任人赔偿损失金额的10-30%，并处2000元以上的罚款，其中，经办人承担70%，单位主要领导承担30%。(五)相关单位、部门人员应当在收到送审函件之日起两个工作日内审查完毕。未按要求办理的，处相关责任人50-200元/天的罚款。(六)重大函件必须按程序报审签发；函件审批人应当在收到函件之日起一个工作日内审批。未按要求办理，未造成损失的，处相关责任人500-1000元的罚款，其中，经办人承担70%，主要领导承担30%；造成损失的，由相关责任人赔偿损失金额的10-30%，并处2000元以上的罚款，其中，经办人承担70%，单位主要领导承担30%。(七)有纠纷的涉及时效的未完事项，责任单位和法务部门应把中断时效的复函列入年工作计划，及时回复。对来函规定了回复期限的，函件审查人、审批人应确保在回复期限内向对方复函。未按要求办理，未造成损失的，处相关责任人500-1000元/条的罚款，其中，经办人承担70%，主要领导承担30%；造成损失的，由相关责任人赔偿损失金额的10-30%，并处2000元以上的罚款，其中，经办人承担70%，单位主要领导承担30%。(八)发函及回函必须严格按照审批内容修改，函件必须经审批权人签字确认后方可对外发送。未按要求办理，未造成损失的，处相关责任人500-1000元/条的罚款，其中，经办人承担70%，主要领导承担30%；造成损失的，由相关责任人赔偿损失金额的10-30%，并处2000元以上的罚款，其中，经办人承担70%，单位主要领导承担30%。(九)各单位综合部、部门专管员应建立完备、准确的对外函件台账，对于所有对外函件逐一登记，不得漏登，台账内容必须包括函件名称、收发双方、收发时间、基本内容、页码、送达回执登记时间等。寄送函件时必须写明文件名称，并留存对方签收回执或快递回执单。未建立台账和留存回执的，处罚相关负责人2000元以上，台账建立不清晰、内容不完整，处罚相关负责人500-1000元，其中，经办人承担70%，单位主要领导承担30%；造成损失的，由相关责任人赔偿损失金额的10-30%，并处2000元以上的罚款，其中，经办人承担70%，单位主要领导承担30%。第五条工作指南一、收函工作指南(一)函件签收人应做好签收记录，包括签收时间、签收人员等。对于签收的函件应充分重视，所有来函应保留存档以备查询。(二)函件原则上由各单位综合部签收，传达室（保安室）人员不得签收任何函件。若能明确函件所涉部门/人的，综合部应当通知该部门/责任人签收或者经该部门/责任人同意后代签收。(三)函件签收后，由综合部按照函件内容分发相关部门/责任人。(四)收函单位对于函件存在异议应及时回函，及时回函澄清，表明观点。二、发函工作指南(一)函件经办人应按合同签订审批流程及规定权限审批、用印。函件的起草、审查与审批均应附上《函件审批责任单》，由相关责任人签署意见。(二)对审批权限有争议的，应跨级请示确定审批权限。(三)各单位综合部、部门专管员应建立《对外函件发送表》，所有发函须详细登记备案（包括函件名称、主要内容、接收方、发送时间、发送方式、份数、签收时间、签收回执等）。(四)多页函件应加盖骑缝章，避免调包换页。综合部门应在函件发出之日起三日内，将复印件送至法务部门备案存档。(五)如遇对方拒签时，可采用快递到对方工商注册地址、法定代表人收的形式。应注意快递单上写明文件内容、页码；重要文件采用公证快递的方式。(六)寄件人保留寄送原件，作为档案长期保管。第七章附则第一条本办法由集团法务中心负责修订、解释。第二条本办法自颁布之日起实行。