电子档案归档与管理

电子文件归档与管理电子文件归档与管理数码照片归档与管理◆纸质档案数字化◆第一部分数码照片归档管理五、保管三、整理、著录四、存储二、收集、归档一、概述一、概述数码照片档案,首先是电子文件的一个种类，同时它又是一种特殊形式的照片档案，因此国家制定的关于电子文件和照片档案管理方面的管理规范都适用于数码照片档案的管理。第一部分数码照片归档管理一、概述首先，数码照片档案的管理要执行2003年5月1日实施的国家标准《电子文件归档与管理规范》（GB／T18894—2002），该标准不仅对电子文件管理的原理及实践工作的各个环节进行了较为具体的规定，而且推荐了图像文件的通用存档标准，强调了各类电子文件（包括数码照片档案）元数据管理的重要性及其管理方式。第一部分数码照片归档管理一、概述其次，数码照片档案的管理也要参照和执行国家、地方及行业所制定的关于照片档案管理方面的标准、规范和实施细则。其中最为重要的规范就是国家标准《照片档案管理规范》（GB/T11821－2002），该规范对于照片档案管理的模式、方法进行了具体的规定，数码照片档案管理的许多环节都可以参照实施。第一部分数码照片归档管理一、概述1.1数码照片指用数字照相机（DigitalStillCamera）拍摄获得的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。第一部分数码照片归档管理一、概述1.2数码照片档案指国家机构、社会组织以及个人在社会活动中形成的，有保存价值的数码照片。数码照片档案由数码照片和元数据两部分组成，元数据一般包括该照片的文字说明与EXIF信息（ExchangeableImageFile可交换图像文件）第一部分数码照片归档管理EXIF信息，即ExchangeableImageFile可交换图像文件第一部分数码照片归档管理一、概述1.3数码照片的优势数码照片与传统照片相比，具有许多的优势：1）成像快、处理快、编辑快、查阅快、连接快；2）应用广泛。数码照片可以在数码相机和计算机上显示、浏览、处理，还可以与打印机、刻录机、投影仪、电视机等多种输出设备连接传输，更能在局域网中多台电脑或各个网站之间传输，通过网上发布，从而扩展了其应用范围。(故而造成了数码照片的独特性)第一部分数码照片归档管理一、概述1.4数码照片的特点A对软硬件的依赖性；B信息的易改性；C信息与载体的可分离性。第一部分数码照片归档管理一、概述1.5数码照片的种类按照数码照片采集渠道可以分为：1）数码件：指利用数码照相设备拍摄直接形成的静态图像文件。2）扫描件：指利用扫描仪将纸质照片、底片扫描后形成的静态图像文件。扫描件形成过程中的具体要求与标准参见《纸质档案数字化技术规范》DA/T31-2005第一部分数码照片归档管理一、概述二、收集和归档•2.1收集范围•2.2归档方式•2.3归档时间•2.4归档要求•2.5移交接收第一部分数码照片归档管理二、收集和归档2.1收集范围凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的数码照片均属归档范围。主要有：A)反映本单位主要职能活动、工作成果和荣誉的数码照片；B)上级领导人和著名人物参加与本单位有关重大公务活动的数码照片；C)本单位组织或参加的重大活动、重要接待、重大事件处理的数码照片；D)本单位召开的重要会议的数码照片；E)反映本单位工程项目奠基仪式、竣工典礼的数码照片等。第一部分数码照片归档管理二、收集和归档2.2归档方式数码照片的归档可分两步进行，对实时进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。归档时，应充分考虑数码照片的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等技术因素。第一部分数码照片归档管理二、收集和归档2.2.1逻辑归档指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将数码照片的管理权限向档案部门移交的过程。2.2.2物理归档指把数码照片集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。2.2归档方式第一部分数码照片归档管理二、收集和归档①将相应的数码照片机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附《归档电子文件登记表》（见附录A的表A.4）。②特殊格式的数码照片应在存储载体中同时存有相应的查看软件。③存储载体推荐采用只读光盘，载体或装具上应贴有标签(3.6.2数码照片光盘封面)。2.2归档方式第一部分数码照片归档管理二、收集和归档逻辑归档可实时进行，物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。形成部门负责对应归档的数码照片进行收集，按规范要求编写文字说明，一般在年度或任务完成后，或一个阶段之后的一段时间内进行归档，可视其具体情况而定。因涉及到数码照片的技术环境条件，存贮介质的质量、寿命等问题，一般以不超过2-3个月为宜。2.3归档时间第一部分数码照片归档管理二、收集和归档2.4归档要求2.4.1归档的数码照片、文字说明二者应齐全。对归档的数码照片，每一组、每一张都应有简明概括、准确反映照片基本内容的文字说明。文字说明应包含事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素，确切地反映照片的内容。照片内涉及的主要人物应标示清楚，如前排左起***，人物说明必须是姓名全称+职务。一组联系紧密的照片，不能只写组合照片说明而简化单张照片说明。第一部分数码照片归档管理二、收集和归档2.4归档要求2.4.3归档的数码照片必须是原件，不得对应归档的数码照片进行技术修改，剪切版和修改版不能作为档案保存。2.4.4归档的数码照片格式应为TIFF、JPEG格式。对于采用非通用文件格式的数码照片，收集时应将其在分辨率不变的前提下，统一将其转换成通用格式JPEG、TIFF，并在备注栏中记载。如无法转换，则应将相关软件一并收集。以确保数码照片的真实性、完整性、有效性。第一部分数码照片归档管理二、收集和归档①真实性：指对数码照片的内容、结构和背景信息进行鉴定后,确认其与形成时的原始状况一致。②完整性：指数码照片的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。③有效性：指数码照片应具备的可理解性和可被利用性,包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。备注第一部分数码照片归档管理二、收集和归档2.4.4对归档的数码照片，拍摄时，数码图像尺寸“宜大不宜小”，拍摄数码照片的像素数应在300万以上，扫描照片的分辨率应不低于600dpi，用底片扫描仪对感光胶片进行扫描时，其扫描的分辨率应达到1200～2400dpi。2.4归档要求第一部分数码照片归档管理二、收集和归档2.4.5对具有永久保存价值（或重要）的数码照片，应同时冲洗出纸质照片归档，按双套制要求保存。归档的纸质数码照片与传统照片档案合并整理，参照国家标准GB/Tl1821—2002《照片档案管理规范》执行，应标明其对应数码照片的参见号。参见号格式为：全宗号(-目录号-光盘号)-年度-保管期限-照片号(标注于纸质照片的文字说明中)或全宗号-目录号-案卷号-照片号(标注于数码照片的文字说明中)2.4归档要求第一部分数码照片归档管理二、收集和归档2.5移交接收2.5.1移交、接收检验数码照片形成部门在移交之前，档案保管部门在接收数码照片之前，均应对归档的载体及其技术环境进行检验，合格率应达到100%方可进行移交。第一部分数码照片归档管理二、收集和归档2.5移交接收检验项目包括：①硬件环境的有效性，②软件环境的有效性及其记录格式、有无病毒感染，③载体是否清洁，是否有划痕，④数码照片的真实性、完整性和有效性，⑤登记表、软件、说明资料等是否完整。检验结果分别由移交单位和接收单位填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》的相关项目中。第一部分数码照片归档管理二、收集和归档2.5移交接收2.5.2移交手续接收单位应按照要求及检验项目对归档数码照片进行逐一检查。交接双方验收合格后，填写《归档电子文件移交、接收检验登记表》(见附录A的表A.3)，并签字、盖章。登记表一式两份，一份交数码照片形成单位，一份由档案保管部门自存。第一部分数码照片归档管理二、收集和归档三、数码照片整理第一部分数码照片归档管理三、整理和著录3.1鉴定3.2分类3.3排列3.4说明3.5编号3.1鉴定在整理数码照片时，应核实数码照的真实性、完整性、有效性，并通过鉴别数码照片的价值，进一步确定数码照片的取舍和保管期限。归档的每一张数码照片都要确定保管期限。照片图像与载体具有可分离性，可以从一种载体迁移到另一种载体上，特别是照片数字图像易被修改和复制．而且改后不留痕迹，其原始性、真实性、可靠性难以保证。所以，如果没有对数码照片档案前期进行控制，很难在归档时对数码照片原始性、真实性进行判定。第一部分数码照片归档管理三、整理和著录3.1鉴定对于没有归档价值的或重复的照片必须剔除。反映同一场景的数码照片重要的可多保留，一般的只保留一张。照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。第一部分数码照片归档管理三、整理和著录3.1鉴定可剔除的照片，可以进行一定程度的精选管理。首先，剔除拍摄失误的照片。曝光不准、对焦不准、严重模糊的照片都可以剔除，除非对焦不准和模糊有刻意要求的。其次，剔除构图不满意、画面杂乱以及没有意义胡乱拍摄的照片。有些照片可能刚拍好的时候觉得有些用处，后来发现并没有实际意义，都可以剔除。再次，如果是主题拍摄，那么可以把与主题无关的照片剔除，如果是两个或多个主题同时拍摄，可以将他们分开整理，方便日后搜索。第一部分数码照片归档管理三、整理和著录3.2分类数码照片以件为单位整理。同一全宗内的数码照片，采用年度分类法，即将数码照片按其形成年度分类，即年度—保管期限分类方式。不同年度的数码照片应分别整理;在同年度下同一主题活动的照片分类在一起;如本单位形成的数码照片数量较多，可以根据需要按照活动或问题进行分类，设置二级类目,即按年度-保管期限-机构（问题）进行分类。第一部分数码照片归档管理三、整理和著录3.2分类跨年度且不可分的照片，应按事件结束年度归档。建设项目工程、科研课题等专门数码照片档案★按分部分项进行分类★不同项目的照片应分别整理第一部分数码照片归档管理三、整理和著录3.3排列一组关系密切的数码照片应排列在一起。每一个年度建立一个文件夹。每个文件夹赋予一个文件名。数码照片文件按时间先后排列，一组联系密切的数码照片应排列在一起。在排列组合照片时，可先将组与组之间形成时间顺序进行排列，再对组内照片进行排列。第一部分数码照片归档管理三、整理和著录3.3排列文件夹命名：△每个文件夹赋予一个文件名△文件夹名必须具有惟一性△以年度或项目代号作为文件夹名第一部分数码照片归档管理三、整理和著录3.4说明3.4.1数码照片档案总说明在文件夹内添加“文本文档”，在“文本文档”内填写照片档案总说明，该文本文档的命名为：全宗号-目录号-光盘号.txt。第一部分数码照片归档管理三、整理和著录3.4说明3.4.2每张照片（或每组照片）的文字说明在文件夹内添加“文本文档”，“文本文档”的内容包含事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，每张照片的题名不宜太长，简明扼要反应照片的基本信息，而相关的背景信息不可能在照片题名中全部反映，在整理数码照片时，每一张照片生成一个文本文件，说明照片内容所产生的相关背景信息，该文本文件的命名和每张照片的命名方式一样，即：全宗号-年度-保管期限-件号.txt。第一部分数码照片归档管理三、整理和著录3.5编号3.5.1存储数码照片档案的文件夹命名首先，新建文件名为“数码照片档案”的总文件夹；其次，在“数码照片档案”的文件夹内，按不同年度和不同保管期限分别建立层级文件夹，并以年度和保管期限命名该文件夹，文件夹名为“全宗号-年度”和“全宗号-年度-保管期限”；在同一年度同一保管期限文件夹下再按不同问题分别建立文件夹，并以“全宗号-年度-保管期限-问题”命名该文件夹。在最后一级文件夹下，存储数码照片。第一部分数码照片归档管理三、整理和著录3.5编号文件夹结构如下：第一级文件夹：数码照片档案第二级文件夹：全宗号-年度第三级文件夹：全宗号-年度-保管期限第四级文件夹：（全宗号