档案整理及数字化技术参数要求

档案整理及数字化技术参数要求一、档案交接供应商与采购人需各派出一名人员作为项目实体档案领取和归还的唯一交接人员，在交接过程当中必须做到清点数据清楚并建立登记台账确保双方权利，原则上是当天领取档案当天实施当天归还。二、档案整理档案整理是在档案扫描之前，对档案进行整理的过程。在施工前，档案在数字化前应确保整理规范，符合整理标准由加工方与客户方确认档案整理标准和扫描标准，包括页面级别的定义要求，并且形成书面材料，双方签字后备档。三、拆档不去除装订物影响扫描工作进行，且装订拆除后可复原的档案，可拆除装订物进行数字化。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，应注意保持档案原貌，做到安全、准确、无遗漏。四、档案分类、排序分类:排序主要参照《干部人事档案材料分类排序说明一览表》执行企业职工档案内容和分类：履历材料；自传材料；鉴定、考核、考察材料；评定岗位技能和学历材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料）；政审材料；参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；奖励材料；处分材料；招用、劳动合同，调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料；其他可供组织参考的材料。排列—参照干部排列要求：按档案材料形成时间排序的：第一类、第二类、第三类、第四类、第七类、第十类材料；按档案材料内容的主次关系进行排序的：第五类、第六类、第八类材料。其中第五类、第八类材料的排列顺序为：上级批复，结论或处分决定，本人对结论或处分决定的意见，调查报告，证明材料，本人检讨或交待材料等，入团志愿书应排在入团的其他材料之前；入党志愿书应排在入党的其他材料之前，党员登记表等可按时间先后依次排序；第九类材料可根据档案材料情况，采用按时间顺序或按材料性质相对集中排序。按材料性质相对集中排序的方法是：工资情况的材料、任免材料、出国、出境材料、其他材料。每种材料再根据形成材料的时间顺序排列。五、编制页码1、应对没有页号或页号不规范的档案重新编制页号。单面印制的文件，页号从“1”开始，编写在页面的右上角空白位置，双面印制的文件，页号从“1”开始，逐页标注在有图文的页面正面右上角或背面左上角空白位置，原采用页面正面右下角、背面左下角编页的，可按原方式编页。编页不得压盖档案内容。重新编页号时，应将原页号划去以示区分。2、筒子页档案能展开可扫一个A3幅面的编一个页号，不能展开的正面和背面必须单独编页，扫为两个A4图象；一个页面粘附有多个内容或信息时，应分别编页，分别扫描，如属不同文件应分别拟写文件题名。3、编写页号所使用的材料不应破坏档案原件或对档案长期保存造成影响。为了编码规范，尽量采用打码机打印页号。4、应将破损页面、缺页等特殊情况进行登记。六、技术修复因此次有将近100年左右的退休职工档案，建国前及建国初期由于纸张质量问题，导致现在部分档案已开裂、泛黄等，因此需要完成的档案破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行压平或熨平等相应处理。要求平整页面时不得破坏档案原件固有形态，不得强行撕破档案页面。七、档案录入与编目根据各类别对应的材料进行信息采集、页数并编制目录，采集字段包括：履历材料；自传材料；鉴定、考核、考察材料；评定岗位技能和学历材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料）；政审材料；参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；奖励材料；处分材料；招用、劳动合同，调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料；其他可供组织参考的材料。按照排列顺序编制卷内目录并打印出纸质卷内目录1、根据材料题目填写“材料名称”。无题目的材料，应拟定题目。材料的题目过长，可适当简化。拟定或简化题目，必须确切反映材料的主要内容或性质特点。凡原材料题目不符合实际内容的，须另行拟定题目或在目录上加以注明；2、“材料形成时间”一般采用材料落款标明的最后时间。复制的档案材料，采用原材料形成时间；3、填写份数和页数。“材料份数”，以每份完整的材料为一份（包括附件）；材料页数的计算，采用图书编页法，每面为一页，印有页码的材料、表格，应如数填写；4、书写要求。书写目录要工整、正确、清楚、美观，不得使用圆珠笔、铅笔，红色及纯蓝墨水书写目录。填写目录后，要检查核对，做到准确无误；书写目录时，每类目录之后，须留出适量的空格，供补充档案材料时使用。八、档案核对对整理好的退休职工人事档案，要逐人、逐卷、逐份、逐页进行检查核对，发现差错，及时纠正。九、档案扫描根据档案幅面的大小（A4、A3、A0等）选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式；纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。采用高速扫描仪扫描成图片，扫描采用灰色扫描，分辨率300dpi，黑白扫描存储格式为JPEG格式，采用LZW无损压缩。我们拟定对本项目投入分辨率参数为以满足大渡口档案馆入馆标准为主。十、图像处理1、图像数据质量检查（1）对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。（2）由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。（3）对于漏扫、重扫、多扫等情况，应及时改正。（4）发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。（5）认真填写相关表单，记录质检结果和处理意见。2、旋转纠偏对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。3、去污在扫描过程中产生的污点、污线、黑边等影响图像质量的杂质可进行去污处理。处理过程中应严格遵循展现档案原貌的原则，不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等。4、图像拼接对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。5、裁边处理可对数字图像进行裁边处理。裁边时，应在距页边最外延2至3毫米处裁剪数字图像，不得裁掉纸质档案原有页边，包括破损、歪斜页边。十一、录入建库1、数据格式选择目录建库应选择通用的数据格式。所选定的数据格式应能直接或间接通过XML文档进行数据交换。2、档案著录按照《档案著录规则》(DA/T18)的要求进行著录，建立档案目录数据库。应注意保持文件之间的有机联系。3、目录数据质量检查采用人工校对或软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。十二、数据备份供应商项目完成过后所有扫描原文按照要求备份三套移动硬盘数据备份移交采购人及大渡口档案馆。十三、档案装订档案目录置于卷首，卷内材料排列顺序与目录相符。档案材料应左边、下边对齐，在左侧打孔装订，做到结实、齐整、美观，不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件，方便阅读。反对刻意追求“四边齐”。1、装订应整齐。材料条件好的应做到四面整齐，条件较差的，以装订线一边和下边两面为齐2、采用打孔方式装订。在材料左侧用孔径为5mm的干部人事档案专用打孔机竖直打上统一的装订孔，孔距左边15mm，下装订孔距卷盒底边54mm，中间装订孔距上、下装订孔从装订孔中心算起83mm。十四、装盒或装袋根据采购人的要求来确定装盒或装袋，如装盒，根据采购人所提供的档案盒厚度来确定每盒所装档案数量。档案盒规格为310×225×25mm、310×225×35mm和310×225×45mm三种。卷盒设3个装订立柱，装订立柱中心距左边内沿15mm，下装订立柱距卷盒底边54mm，中间装订立柱距上、下装订立柱，从装订立柱中心算起，83mm，装订立柱直径为4mm。卷盒背脊标签规格相应调整为310×22mm、310×32mm和310×42mm三种。档案袋规格为：320×235×30mm、320×235×40mm和320×235×50mm三种。十五、完善封面脊背信息1、脊背和封面信息完善是直接关系到档案一级检索精确性，采集字段包括所在单位、入职时间、姓名、籍贯、性别、年龄等。2、将退休人员档案（包括干部档案、党员档案、企业职工档案）以姓氏拼音字母顺序排列并编号。3、在干部档案卷脊下端加盖档号章，卷脊无法加盖档号章的，在封面左上方加盖档号章；装具为档案袋的，直接在封面左上方加盖档号章4、全宗号由区县档案馆给定，一般给向其移交档案的最高一级企业，并由其对所属企业给定目录号予以区分，目录号用阿拉伯数字标注。十六、编制案卷目录按照排列顺序逐卷编制案卷电子目录并打印出纸质案卷目录，加案卷目录封面。十七、数字化流程要求1、在数字化加工过程中，需全程使用专业的数字化加工流程管理软件进行全过程管理监控；数字化流程至少应包括：出库、整理、录入、扫描、图像处理、质检、装订、数据备份、提交还档等。2、形成相应的员工操作记录，控制员工操作中的每一步，系统自动生成数据记录操作过程，随时检查任何工序的质量及完成情况，确保一次性达到成品质量要求。十八、数据备份与提交在数字化加工过程中，加工方应做好成品数据的存储备份工作。等项目验收数据提交完成后提供数据备份三套，中标单位收到数据提交明细验收清单后，方可将数据从备份载体中删除。成果数据能顺利迁移至渝中档案指定管理系统中。十九、加工方式与管理1、招标方提供加工场地、桌椅、电源、网络、监控、空调、饮水、卫生设备；2、中标方提供加工人员、技术支持人员、管理人员，及所有必须的设备；3、招标方档案管理部门负责指导、监督、验收、档案交接；4、中标方须接受招标方指导监督，遵守法律法规，承担其内部管理的全部法律和经济责任。