公文写作培训材料

公文寫作富士高實業集團培訓教程管理課程教材制作:Oct.26th,2005撰寫:董福壽DFS培訓時長:2.5Hours您發現了這個郵件中的問題嗎???DFS這是公文嗎?您能發現該公告中的不規范之處嗎???DFS這是公文嗎?教學方案課程簡介:本課程主要介紹行政公文種類、行文規則、公文格式標準，以及各常用文種寫作要點等公文寫作知識.培養目標:通過本課程學習與訓練，培養具有行政公文處理與公文寫作能力的行政管理人員.重點難點:本課程重點是掌握行政公文種類、行文規則、公文格式標準等知識，學會決定、公告、通告、通知、通報、請示、批复、函、會議紀錄、會議紀要等常用公文的寫作.本課程難點是規範性強，必須遵守的規則條文多。另外，怎樣將寫作要點轉化爲寫作能力，能寫出符合要求的公文，也是本課程的難點.DFS課程大綱公文概述公文撰寫与審核常用公文撰寫公司常用文体寫作實務公文寫作誤區DFS公文概述DFS何謂公文公文,指法定的組織或個人在公共事務活動中依規範體式形成並固定使用,以直接發揮其社會管理效能和法定效力的文書等信息載體.DFS公文統計DFS命令/指示/決定/議案/會議紀錄/會議紀要/通知/通報/函/公告/通告/報告/請示/批复/條例/規定/辦法/章程/制度/規則/守則/細則/計划/總結/調查報告/決策方案/開幕詞/閉幕詞/講話稿/匯報提綱/會議提案/會議報告/述職報告/考核材料/組織鑒定/處分決定/簡報/啟事/廣告/經濟活動分析報告/市場預測報告/經濟合同/招標書/投標書/產品說明書/可行性研究報告/審計報告/起訴狀/上訴狀/申訴狀/答辯狀/工作研究/論文/意見/……公文的特點1.以處理公共事務為內容2.有法定的作者3.有規範的体式4.必須履行法定程序才能生效5.對受文者有一定的強制性和約束力DFSDFS公文的分類分類依据類型行文關係上行文/平行文/下行文/聯合行文公文來源收進公文/收發公文/內部公文.辦文時限特急件/急件/平件機密程度絕密件/機密件/秘密件/普通件使用範圍通用公文/專用公文公文特性行政公文/法規與規章文書/籌劃總結性文書/會務文書/信息文書經濟文書/考核文書/司法文書/科研文書/禮儀文書DFSa.規範和準繩作用b.領導和指導作用c.宣傳和教育作用d.聯繫和知照作用e.依據和憑證作用公文的作用公文的撰寫与審核DFS公文的結構標題主送機關名稱正文制發機關名稱(公章)成文日期DFS一般公文有五個基本的組成部分:公文撰寫的基本要求a.明確目的b.符合政策c.注重實效d.講究科學DFS公文的撰寫与審核(一)精心構思1.定主題:確定公文主題時,要注意3點:DFS準確性.針對性,要闡明或回答人們最關心的問題.時代感,做到“去陳言,立新意“,給人以新鮮感.2.搭架子DFS公文的撰寫与審核(一)精心構思主題確定后,要對公文的內容和形式作合理的安排,即進行結構的設計。如先說什么,后說什么,一個大觀點里要講哪几個小觀點或一個觀點里要分几個層次,這些都要進行合理的嚴密的思考、設計和安排。DFS公文的撰寫与審核(一)精心構思3.選材料材料要真實材料要典型材料要新鮮便於領導討論可以把問題想得更周全一些,防止缺漏,盡量避免走彎路和出現反復可以訓練撰稿人員的分析綜合能力DFS公文的撰寫与審核(二)列出提綱DFS公文的撰寫与審核(三)認真起草在精心構思的基礎上,撰稿者即可按照所列的寫作提綱,胸有成竹地起草公文文稿.在文稿起草過程中要注意認真做到以下5點:界限要分清角度和分寸要掌握好詳略要得當觀點和材料要統一文字要簡練公文內容是否符合公司的方針,政策及相關規定.提出的措施和辦法是否具体明确,切實可行.內容涉及的部門是否經過協調,意見是否一致.文字表述是否概念准确,簡明扼要,條例清楚,語法規范,標點正确.DFS公文的撰寫与審核(四)審核修改審核修改是保証公文質量的重要一環,好的公文都是改出來的.在審核修改公文時應考慮以下重點:公文格式是否符合要求,文種選擇是否正确,行文語气是否恰當.標題有無錯誤,發文字號是否規范,審批手續是否符合要求.行文時間是否合适,有無過早或過晚,要求對方辦理的時間會不會過緊而難以照辦,會不會過松而造成拖拉.DFS公文的撰寫与審核(四)審核修改常用公文撰寫DFS決定決定的結构:標題+正文+落款DFS決定是對重要事項或重要行動作出安排的公文.一般來說,只有事關全局、政策性強、任務艱巨、執行時間較長的重要工作,才适宜用“決定”這种文件來行文.決定的分類:指揮性決定/知照性(宣告性)決定標題:發文机關+事由+文种或事由+文种正文:應包括作出決定的根据和原由;決定的事項,問題或重大行動;執行決定的要求和提出號召.落款:應寫發文机關全稱.公告DFS公告是向內外宣布重要事項或者法定事項的公文.發布公告的時限通常很緊急,一般通過廣播、電視、報刊等宣傳工具迅速發出.公告的分類:事項性公告(知照性公告)/祈使性公告公告的結构:標題+正文+署名与日期寫作要求:行文庄重,用語鄭重,內涵清晰,文字簡短.標題:發文机關+事由+文种或發文机關+文种或文种正文:一般由公告依据,公告事項和公告結語(“現予公告”“特此公告”)3部分組成.落款:在正文的右下方署上發文机關名稱及日期.通告DFS通告是在一定范圍內公布應當遵守或周知的事項的公文.公告和通告的區別比較項目公告通告發文机關須較高較高領導机關及授權机關才能制發,一般机關和基層單位不能制發不受單位級別限制受文對象面向國內外公眾.限于某一地區,系統,地段的群眾和有關机關人員.重要程度公告宣布的是重要事項或法定事項涉及的是一般事項,且事項的內容有較強的專業性和業務性.發布形式不能張貼可以張貼通告通告的結构:標題+正文+署名与日期DFS寫作要求:規定明确,事項清楚,文字簡練,用語准确.標題:發文机關+事由+文种或發文机關+文种或事由+文种或文种正文:一般包括目的和依据、事項和規定、要求和希望3個方面的內容.通告的結語常寫明執行起始日期或以“特此通告”之類的習慣語結尾.落款:在正文的右下方署上發文机關名稱及日期.通知DFS通知是适用于以下情形的一種公文:批轉下級机關的公文,轉發上級机關和不相隸屬机關的公文;發布規章;傳達要求下級机關辦理和有關單位需要周知或者共同執行的事項;任免和聘用干部.通知的特點:使用范圍廣泛性,文体公用曉諭性,行文要求時間性.1.標題:一般應寫明發文机關,事由和文種.2.正文:一般由通知原由,通知事項,執行要求3部分构成.3.簽署和成文時間:寫在正文末尾右下方.若在標題中或標題下已反映了這兩項內容,后面則可以不寫,只蓋上印章即可.通知的格式和寫法:通報DFS通報是表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神或者情況的一种公文.通報在公文中是比較獨特的一种,它雖屬下行文,但又不是發號施令的.它有以下重要特點:知照性,教育性,政策性,針對性和典型性.1.通報原由要簡明扼要的概括出通報事項的主要事實,並表明通報机關給予肯定或否定的態度.文字要精,篇幅要短,盡量避免和下文重复.2.通報事項:要具体敘述:“時,地,人,事,因,果”等6要素,特別要注意選取具有典型性,代表性的材料,抓住實質性問題,准确而集中地揭示通報的主題,使人們受到直接的感染和教育,從而悟出其中的經驗教訓.通報組成:通報3.分析概括:對通報事項進行分析評論,揭示問題的實質,概括說明其意義,指出應從中吸取哪些經驗和教訓.4.處理決定:指對有關人員或單位進行具体的實事求是的表彰和處分.DFS通報寫作的基本要求:行文要及時,事例要真實典型,敘述要詳略得當,要突出教育性,注意掌握政策.請示DFS請示适用于向上級机關請求指示,批准.開頭:先說明請示原由.簡要充分的說明提出要求的背景或依据.中間,提出請示事項.要把需要上級机關審批的問題寫清楚並作出具体的分析,然后提出自己的看法或處理意見.結尾,以請求語做結.習用的有“以上意見是否妥當,請批示”,“當否,請批示”等.屬于上行文/請示屬請求性公文,需要上級机關給予批准答復/請示必須在事前行文/請示必須堅持“一文一事”,即“一事一請示”原則.請示的特點:請示正文的寫法:批复批复是适用于答復下級机關的請示事項的一种公文.有時,也答復建議報告.DFS批复撰寫要求:有理有据,態度明朗,及時批复,對象明确.正文的寫法:1.批复引語(引敘來文).引敘來文是為了說明批复依据,點出批复對象,使請示机關一看批复的開頭,就明确批复的針對性.但要注意盡量避免批复引語和批复標題的重复.2.批复內容.即針對請示中提出的問題,逐一給予明确具体的答復.3.結束語.以“此復”“特此批復”“專此批復”等結束語作結.函DFS函是不相隸屬机關之間相互商洽工作,詢問和答復問題或向有關主管部門請求批准等的公文.其特點是“簡洁明了”.函可以是公文中的輕武器.其使用范圍很廣,使用頻率很高,平行机關,上下級机關,不相隸屬机關均可使用.其寫作要求是:開門見山,落筆入題,言簡意明,解決問題.函的格式:1.標題:通常由發文机關,事由和文种組成.聯系重要事項的函,還要編發文字號.2.正文:這是函的主体部分,包括原由,事項和結語3部分.3.落款和成文時間:寫上發文机關名稱及家蓋公章,標明成文時間.函一般都由標題,正文,落款和成文時間等部分組成.會議紀錄會議紀錄是由會議組織者指定專人,准确如實紀錄會議組織情況和會議內容的一种公務文書.DFS1.標題和會議組織概況:2.記載會議的全部內容和過程時一般包括會議中心議題,宗旨;會議議程;會議講話和報告;會議討論和發言;會議決定或決議;會議遺留問題;結束語等.3.重要會議須有主持人和紀錄人對紀錄認真核對后,分別簽名.編寫要點:會議紀要DFS會議紀要是記載和傳達會議情況和議定事項的公文.會議紀要是根据會議紀錄,會議文件和會議的其他的有關資料整理而成的,既可以上呈又可以下達.會議紀要的作用:溝通情況,交流經驗,統一認識,指導工作.會議紀要的特點:會議紀要具有明顯的思想上的傾向性,內容上的選擇性,文序上的條理性,文字上的簡明性.會議紀要格式:1.標題:會議名稱+文种2.正文:一般包括有關會議情況的概述部分和作為紀要主体的會議內容的摘要部分.公司常用文体寫作實務DFSDFS練習:為配合綠色計划推行,實現ISO14001從1996版向2004版的成功轉換,加強5S管理,公司決定向全公司所有員工發一份公告,公告將對生產車間,辦公區,宿舍等區域5S進行規范.請你按照“精心构思,列出提綱,認真起草,審核修改”16字方針代擬這份公告.DFSDFSDFS練習:200X年X月X日,公司X區域因電線老化發生起火,當時路過該區域的裝配X科員工馬賢娣(工號:55555)發現狀況后迅速撥通火警電話並向公司相關部門及時反映情況.這起有可能給公司帶來嚴重后果的事故因信息及時反饋而處理迅速,未給公司造成損失.公司決定對裝配X科員工馬賢娣給予獎勵並向全公司通報表揚,請你擬定一份行政通告.DFS根據各部門TCS活動計劃和部份同事的培訓需求，人事部組織本次培訓。本次培訓內容參照各部門的TCS活動改善要點設計，培訓內容包括電話用語強化、信息接受與處理、員工形象、資料處理、時間管理等等。培訓對象：各級文員報名時間：2001.9.25~28報名地址：Per_ZhangLi人事部高級主管：陳佈東2001.9.15通知致：各部門編號：091CO121由：人事部版本：A關於：TCS系列知識暨外訓后轉授事宜DFS練習:公司計划在2006年完成從ISO14001:1996到ISO14001:2004換証工作.為配合該計划的實施,公司決定由QSG于本月15日(8:00am-5:00pm)在培訓中心(2)對公司各部/科負責人實施培訓,培訓主要圍繞“在爭取實現換証工作過程中,各部門應當如何配合換証工作的開展”這一主題進行.請為此發一份培訓通知.AAA公司行政辦公會議紀錄時間:2005年5月20日地點:中心會議室主持人:王主任參加人:副總經理張生,財務部部長陳生,安全部部長熊生,人力資源部部長范生,辦公室主任田生會議議題:1.第二季度獎金發放辦法2.自然減員招工方案3.有關人員的調動問題會上達成