推介会活动策划与组织

推介会活动策划与组织一、客户邀请展会召开前半月进行召开区域客户拜访邀请，邀请意向客户及准客户。客户邀请必须当面拜访，并告知所召开展会相关信息。将邀请函交付本人或相关人员,不允许电话通知或口头传达。二、促销政策各销售处可以根据各区域市场情况及特殊客户公关策略，自行制定区域促销政策（只限于展示会当天交付车辆），并将促销政策及促销原因上报进行审批，合格后才允许执行。三、资料准备酒店：为了确保促销活动能更好的展示公司及产品形象、取得最佳效果，需按促销活动需求选择最适合的酒店。室内：选择大小适合会议规模的会议室，会场进出方便，有明显的导引牌，有服务人员提供上乘服务，宾馆会场需有专人负责，并提供尽可能多的方便。室外：促销活动会场需要有开阔样机展示场地，可停放展示样机，并有足够的样机表演空间，进出及装卸样机方便，地面应允许履带设备摆放及行走演示（场地应整洁，无污物）。四、现场布置视觉效果：为保证促销活动现场的效果，在活动前一天须将会场按公司VI标准布置完毕（拱门、条幅、喷绘、展板、展架、导引牌等）。必备设施：活动现场必须配备投影仪、DVD、电脑、座式麦克风、无线话筒（两个以上）、白板等硬件设施，宴会厅要求悬挂答谢宴会条幅。参展车辆：分公司负责参展车辆完好到位，外观整洁，无灰尘，无划伤，无故障。参会人员人数：邀请客户到会率不允许低于80%，无关人员不允许超过20%。签到：安排人员专职进行签到登记、发放资料，所有到会客户必须在《客户签到表》上签名确认并留下联系方式，严禁邀请无关人员参加促销活动及让无关人员进入促销现场。五、酒店准备1会议厅门口设置接待台，用于来宾签到，并发桌号2会议厅开会时，以课桌式进行，约人位置3宴会厅就餐部分以圆桌式进行，主桌人（各县市与公司主要领导），副桌人、个副桌，另备1桌。4主席台前需要主持台，主持台用鲜花装饰，同时需要桌麦一个，无线麦克一个5会议期间需要酒店方提供投影、投影布6会议开场前需要酒店协助将条幅或背景墙布置好7酒店需于一楼大厅放置明显的指示牌，将客人引领至会议厅8酒店方提供一个抽奖箱（最好自备，透明有机玻璃的）9餐桌要有桌布，餐椅要有椅套。10酒店方将桌牌摆放，主桌为1号，其余桌号为2-？号六、展会中注意的细节用户调查：展会必须发放并回收《用户调查表》。现场解说：专业人员负责室内、室外的产品和企业介绍。室外解说需配备现场音响设备，以能盖过机器噪音为宜。关于主持人:代理商应聘用专业主持人或在公司内部培养专业主持人，和相对成熟的会展小组。礼品发放：活动礼品、礼金应严格控制，原则上在用餐后，凭邀请函发放。会议记录：须设专人进行活动拍照，照片内容须涵盖酒店布置外景、会场全景、就餐全景、样机演示等，收集照片后建立促销展会原始资料库，为以后的促销活动提供直观的参考，并反馈厂家。七、策划方案撰写1绪言2策划背景资料及分析3策划目标或意义4时间5地点6参加人7围绕目标的主要项目内容8实施的方式方法9传播计划及方式10活动的组织计划11经费预算及来源12有关资料或工作提示八、应急程序设计1．保安的措施2．保健措施3．意外发生时的人员疏散计划4．防火措施5．户外雨天的工作程序