office系统培训Excel

吉林钢铁有限责任公司新入职员工办公软件培训OFFICE-EXCEL2003主讲：蔺海军E-Mail:[e-mail]:13894265924培训对象基本知识：了解excel文件打开、关闭、保存操作了解excel中工作薄(sheet)的新增、修改、移动、复制等基本操作了解excel中单元格的合并、拆分、设置行高、列宽、删除、清除等操作了解excel中单元格的数据格式、对齐方式、字体、边框等设置了解excel数据的输入、修改等操作目录•基础知识提示•公式和函数•创建图表目录•基础知识提示–1数值数据的简介–2数值数据格式设置–3日期与数值的关系–4快速输入相同数据–5快速输入有规律数据–6快速输入有规律等比等差数据–7移动和复制数据–8合并单元格–9设置单元格换行•公式和函数•创建图表基础知识提示•Excel中包含数字0~9以及＋，－，%和￥等符号时，一般将这些统称为数值数据•如果输入数值数据的整数位数超过11位，单元格中将自动以科学计数法的形式将其表示出来(1.1E+11)；•若整数位数小于11位但单元格的宽度不够容纳其中的数字时，将以“####”的形式表示数值数据的简介基础知识提示当需要设置特殊的数值数据格式时，选中需要修改格式的数据单元格，通过【格式→单元格→数字】进入以下窗口：分类范例说明常规2007.01数值2,007.010•设定小数点后位数•设定是否千分位显示•设定负数的显示方式货币￥2,007.010•设定货币符号•设定小数点后位数•设定负数的显示方式会计专用￥-2,007.010•设定货币符号•设定小数点后位数日期1905-6-29•设定日期样式类型•设定日期区域国家时间1905-6-290:14:24•设定时间样式类型•设定时间区域国家百分比200701.00%•设定百分比小数位数。。。数值数据格式设置通过各种数值分类进行格式设置基础知识提示•在Excel2003中制作表格时，有时需要在多个单元格中输入相同的数据，此时可通过拖动单元格右下角的填充柄来快速输入。如需在多个单元格中输入-5110.72，其具体操作如下：–1）在第一个单元格（如A1）中输入【-5110.72】，再将鼠标指针移到该单元格右下角的填充柄上，鼠标指针变为“﹢”形状。–2）按住鼠标左键不放并拖动至所需位置，这里拖动至A10单元格。–3）释放鼠标，即在A2:A10单元格中同时输入相同的数据-5110.72。快速输入相同数据如何能够更快速基础知识提示当需输入有规律的数据时，也可以利用拖动填充柄的方法进行快速输入。如要输入一个班级的学号，其具体操作如下：–在第一个单元格（如A1）中输入起始数据，如1，在第二个单元格（如A2）中输入数据，如2，选择这两个单元格，将鼠标指针移到A2单元格右下角的填充柄上。–当鼠标指针变为形状时，按住鼠标左键不放并拖动至所需位置，如拖动至A10单元格。–释放鼠标，将A3:A10单元格同时输入学号的有序数据。注：也可通过选择下图A2单元格，按住Ctrl键往下拖动至所需位置，完成此功能快速输入有规律数据如何能够更快速基础知识提示通过【序列】对话框只需输入第一个数据便可达到快速输入有规律数据的目的，下面仍以输入一个班级的部分学号为例，其具体操作如下：–在第一个单元格（如A1）中输入起始数据【1】，选择【编辑→填充→序列】命令。–打开【序列】对话框，在【序列产生在】栏中选中“列”单选按钮，在【类型】栏中选中，默认【步长值】为2，在【终止值】文本框中输入【32】后单击【确定】按钮即可。通过填充序列快速输入有规律等比等差数据基础知识提示在制作表格时，经常需要对数据进行移动、复制或者删除等操作，下面分别介绍其操作方法:–移动数据：选择需移动的单元格，将鼠标指针移至单元格的边框，当鼠标光标变为形状时，按住鼠标左键不放并拖动至目标位置再释放鼠标即可。–复制数据：在移动数据的基础上按住【Ctrl】键不放完成复制操作。移动和复制数据基础知识提示合并单元格①选择需要合并的单元格②点击合并按钮合并后的效果注意：合并后被合并的单元格数据会丢失基础知识提示设置单元格换行•自动换行1.选择需要自动换行的单元格2.打开菜单【格式→单元格】3.单元格格式窗口选择页签“对齐”，勾选自动换行基础知识提示设置单元格换行•手工换行1.选择需要自动换行的单元格2.指定需要换行的位置3.用键盘按Alt+Enter目录•基础知识提示•公式和函数–1公式和函数简介–2常用的函数–3自动计算部分–4与文本相关的公式–5与时间相关的公式–6公式错误–7引用类型–8高级筛选–9分类汇总–10数据有效性•创建图表公式和函数简介•公式和函数使得电子表格变得非常有用。尤其是在处理大量数据的时候。•使用Excel中的公式来计算电子表格中的数据以得到结果。当数据更新后，无需做额外的工作，公式将自动更新结果。•函数可以大大加强公式的功能和进行普通运算符不能完成的计算。Excel包括300多个函数，甚至可以从第三方供应商处购买额外的专用函数甚至可以创建自己的定值函数VBAVisualBasicforApplications，但是通常使用的也只有十几个函数。公式和函数简介•公式由下列几个元素组成：运算符，如“+”，“*”；单元格（或区域）引用；数值或文本；工作表函数，如“sum”，“average”；例如：=sum(A1*B1,A2*B2,A3*B3)/3•函数是可以嵌套的例如：=sum(average(A1：C1),average(A2:C2))必须记住的函数•常用计算公式和函数：运算符号：+、-、*、/、^逻辑判断符号：=,,,,=,=逻辑运算函数：“And(,)”,“Or(,)”,Not()条件函数：If(,,)数字计算•Average(A1:A10)平均数•Sum(A1:E10)总数•max(A1:E10)最大值•min(A1:E10)最小值•Count(A1:E10)计数•ABS(A2)绝对值•Rand()随机数•注意：–&不是逻辑运算符号自动计算部分•点击右键在表格下方区域，可以调用常用函数快速计算结果。选择需要自动计算的区域①鼠标右击最下方区域，显示出计算方式列表表格最下方该处显示出计算结果②③条件函数•If是Excel常用的命令，基本语句:If（逻辑判断，true-value，false-value）例如：–If(A160,”pass”,”fail”).–If(and(A160,A260),”allpass”,”fail”)B1逻辑公式•TrueFalse{1，0}•与And()，或OR(),非Not()•在Excel公式中，逻辑判断中使用到and或or的格式是：and（，）；or（，）;not()•例如–If(and(A11,B11,C11),1,0)–If(or(A11,B11,C11),1,0)–If(not(A11),1,0)用公式处理文本•Upper:把文本全部转换为大写。•Lower:把文本全部转换为小写。•Proper:把文本转换为“恰当”形式（每一个单词的第一个字母大写）。•Left:从字符串的开始返回特定数量的字符。–Left(“Add012”,3)=“Add”•Right:从字符串的尾部返回特定数量的字符。–Right(“Add012”,3)=012与时间相关的公式•Now(),返回当前的时间。•Today(),返回当前的日期。•Year(A1),moth(A1),day(A1),hour(A1),minute(A1),Second(A1):返回某事件表示的各细项。•A2－B2：计算两个日期之间间隔天数(注：必须设置单元格格式为文本或者数值才能取得间隔天数)=Now()=Today()=Year(B1)=Day(B1)公式错误•有时Excel会由于公式错误而无法进行计算。如果出现这种情况，您将在单元格中看到一个错误值，而不是结果。以下是三个常见的错误值：–#####列的宽度不够显示该单元格中的内容。可以通过下列方法进行改正：增加列宽、缩减内容以适应列宽或者应用其他数字格式。–#REF!单元格引用无效。单元格可能被删除或粘贴覆盖。–#NAME?函数名拼写错误或者使用了Excel不能识别的名字。引用类型•相对引用公式中的每个相对引用单元格在公式被沿列或跨行复制时都自动改变。•绝对引用一个绝对单元格引用是固定的。绝对引用在您将一个公式从一个单元格复制到另一个单元格时不发生变化。绝对引用中包含美元符号($)，如$D$9。•混合型混合单元格引用既可以包含一个绝对列和一个相对行，也可以包含一个绝对行和一个相对列。例如，$A1是一个到列A的绝对引用和到行1的相对引用。C1=sum(A1:B1)复制C1到D1后D1=sum(B1:C1)相对位置的引用C1=sum($A$1:$B$1)复制C1到D1后D1=sum(($A$1:$B$1)绝对位置的引用注：利用【F4】键可使公式中的相对引用与绝对引用相互转换，如公式为“=D2*F2”，在编辑栏中拖动鼠标选择该公式后按【F4】键，该公式即变为“=$D$2*$F$2”，再次按【F4】键将变为“=D$3*F$2”，第三次按【F4】键则变为“=$D2*$F2”，第四次按【F4】键便全部转换为相对引用。高级筛选举例：要求根据右图筛选(SiO25并且MgO0.7)或者FeO0.6的数据高级筛选功能：1.设置条件区域2.打开高级筛选【数据→筛选→高级筛选】3.选择筛选结果显示方式•在原有区域显示，则隐藏不符合条件的结果•在新的指定位置显示结果4.选定列表区域5.选定条件区域6.如果筛选结果显示方式为在新的指定位置显示结果，则需选择显示结果指定位置高级筛选举例：要求筛选出(SiO25并且MgO0.7)或者FeO0.6的月份数据高级筛选举例：要求筛选(SiO25并且MgO0.7)或者FeO0.6的数据第一步设置条件区域条件区域条件区域建立方法：1、填写筛选条件的标题，如本案例需要根据SiO2、MgO、FeO筛选，所以在J2：L2中分别输入SiO2、MgO、FeO2、填写筛选条件。因为本案例中(SiO25并且MgO0.7)为必须同时满足的条件，所以在J3：K3中分别输入筛选条件”5”和“0.7”。因为FeO0.6为或者关系的条件，所以必须在新的一行L4中输入“0.6”高级筛选举例：要求筛选(SiO25并且MgO0.7)或者FeO0.6的数据第二步打开高级筛选【数据→筛选→高级筛选】鼠标点击动作高级筛选窗口高级筛选举例：要求筛选(SiO25并且MgO0.7)或者FeO0.6的数据第三步高级筛选设置选择将筛选结果在新的区域显示选择要被筛选的数据列表，包括标题栏，如：$A$2:$H$14选择筛选条件区域，如：$J$2:$L$4选择筛选后结果的起始位置，如：$A$16高级筛选举例：要求筛选(SiO25并且MgO0.7)或者FeO0.6的数据第三步筛选结果源数据筛选条件筛选结果条件格式的使用•【格式条件格式】，打开下列对话框。选择满足条件的格式选择是数值还是公式选择条件，如大于，小于，介于等条件限制添加其他条件，最多三个条件条件格式的使用•条件格式可以用于：–自动标记出错误、异常、值得注意的数据–自动描绘整体表格格式分类汇总案例：根据下图按照年份统计球团矿各成分含量的的平均值分类汇总•选择需要分类汇总的数据区域A2：I8，打开菜单【数据分类汇总】，弹出如下对话框：选择按照年份进行分类选择汇总以后数据显示方式，可以选择求和，平均值，最大值等选择需要汇总的项目，在这里我们将所有球团矿的成分勾选上通过此按钮，可以删除建立好的分类汇总分类汇总•分类汇总后的效果点击可以收缩查看数据数据有效性•通过自定义规则，指定单元格可以输入的有效性数据例如，在某些指定单元格只能输入1-5的数字数据有效性案例：设定单元格D1只能输入“男”和“女”Step1：选择单元格D1Step2：打开菜单【数据→有效性】①②Step3：数