供应商档案管理精华

供应商档案管理2009.5.23培训是为了共同提高档案：机关、组织和个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的，文字、图像、声音及其它各种方式和载体的文件。简便表述为：档案是人们在社会活动中形成的保存起来以备查考的文件。档案的形式：从档案的载体上来看，有甲骨、金石、纸张、胶片、磁带、磁盘、光盘等。表达方式基本有三种：文字、图像、声音；从记录方法来看，有手写、刀刻、印刷、摄影、录音、录像等。一、档案基础知识一、法规要求《食品安全法》第三十六条食品生产者采购食品原料、食品添加剂、食品相关产品，应当查验供货者的许可证和产品合格证明文件《酱油生产许可证审查细则》企业生产酱油所用的原辅材料必须符合国家标准、行业标准规定；如使用的原辅材料为实施生产许可证管理的产品，必须选用获得生产许可证企业生产的合格产品。二、供应商档案建立的必要性二、对质量保证的必要性更好、更全面、更快捷地认识供应商概况纵向追踪供应商质量变化易于横向比较同类供应商的优劣二、供应商档案建立的必要性1.QA负责确定供应商档案的内容营业执照生产许可证卫生许可证印刷许可证税务登记证等三、供应商档案的收集资质证明1.QA负责确定供应商档案的内容供应商工厂问卷原材料问卷第三方合格检验报告审核报告及回复COA到货质量反馈表确认的原材料标准供应商提供的其它证明三、供应商档案的收集2.采购部负责收集供应商档案什么时候收集&期限收集过程可能遇到的困难为什么有些供应商拒绝提供相关资料三、供应商档案的收集1.资质证明四、供应商档案资料的审核注意细处一定要在有效期内2.工厂问卷工厂将为本公司提供的产品的生产能力（以天为单位）：请提供该产品的工艺流程图，并指出关键控制的工序。厂房是年建造的，最初的设计用途是请提供厂区布置图。提供给本公司的产品是否有转基因成份？是□否□说明：是否有制造或使用任何转基因的产品？是□否□说明：是否有制造或使用以下原料及其副产品？是□否□花生□贝壳类□蛋□鱼□大豆□小麦或其他谷类□奶□芝麻□壳类或其它果仁（除花生）□四、供应商档案资料的审核3.原材料问卷四、供应商档案资料的审核不合格的答卷3.第三方检验报告四、供应商档案资料的审核请核对具体项目4.审核报告及回复审核人员需要签名——承担相应的责任规定的时间内回复回复的整改措施有效性的评估与确认四、供应商档案资料的审核以上要求同样适合于《到货质量反馈表》5.合法性与真伪鉴定是否按照要求签章？检验机构的资格名称一致日期一致涂改的痕迹四、供应商档案资料的审核五、供应商档案的维护按照规定的位置存放——确保可检索定期整理——至少1个月1次过期资料打包——每年1次电子档案：标题明确——供应商、内容、日期保密——尊重对方目前的分工：QA&QC对于企业而言，供应商档案是一系列动态档案，不是尘封的谢谢！