财务制度补充规定之出差管理规定

第1页共7页中美资本控股集团财务制度补充规定----出差管理规定编号：CUCHG-FC-200709110006为明确公司员工出差程序，加强费用管理，提高效率，节约成本，更好地配合集团业务发展，特制定本规定。1、原则以保证最高的工作效率、兼顾成本为原则。2、具体要求2.1出差定义：公司员工因公事外出，超出工作所在市的辖区范围，即为出差。2.2出差申请及审批：2.2.1公司员工出差前需填写《出差申请单》（见附件）报请批准；控股公司员工出差需分管领导批准；分公司员工出差需所属公司董事长批准。2.2.2如因审批不严造成差旅费的浪费,稽核中心将追究相应董事长及当事人的责任。2.2.3员工应严格按照出差申请单上的内容填写出差目的地，对于需去多个地方出差的，需将每一目的地都填写清楚。对于在填写出差申请单时不能确定中途是否需去其他地方，或因工作安排而临第2页共7页时改变行程的，需在行程确定之后及时通知上级领导并取得上级领导的同意，并按正确出差目的地重新填写出差申请单后交人力资源部与行政部存档备查。2.2.4行政部负责订票的行政人员在为员工订票时需与其递交的出差申请单相核对，对于机票目的地与按规定批准的出差申请单上出差目的地相符的才给予订票，对于不相符的或未经批准的，不予订票；如果因特殊原因无法事先取得上级领导对出差审批的确认，应由订票人员征得相应权限审批人的口头确认，并在事后由出差人及时补充出差审批手续；行政部在结算机票款时，应依据上级领导签批的出差申请单予以支付，未经审批的机票费用，由相应员工自行承担。2.3出差应遵守的事项：2.3.1趁出差或调动工作之便，回家探亲办事的，需事先征得出差审批人同意，其有关费用均由个人自理。其绕道和在家期间一律不报销出差补助、住宿费和市内交通费。对于出差过程中因私事需要中途绕道的同事，在不影响工作的情况下，如员工出差完毕周末从出差地A、应返回办公地C、绕道至家庭所在地B，公司可准予在不超过从出差地A至办公地C的机票价格范围内报销费用，对于绕道回家超过出差地至办公地直飞的机票费用，由员工自行承担。2.3.2总监级以上领导指定陪客前往外地考察参观者，其各项开支不受上述规定限制，陪同宾客出差的人员，如果在食住行方面已第3页共7页享受公费者，均不再享受出差补助。2.3.3公司已为员工购买一年期人身意外保险的，不得再报销航空保险。2.3.4外单位人员为我公司临时办事需要报销费用时，需事先征得公司负责人同意，业务兼职人员不得报销费用。2.3.5报销时将“出差审批单”附在报销单据后面。差旅费报销单上“报销部门”一栏填写清楚自己的部门，并注明该次差旅所归属的项目名称，以便财务部门专项核算。2.3.6如有分公司，子公司或者办事处员工到公司总部学习培训、述职、差旅或者参加会议等事宜，公司将提供宿舍解决住宿，由相关部门填写《住宿申请单》，所属部门领导签字确认后，交行政部门安排住宿。在公司宿舍没有房间的情况下由行政部门根椐情况安排住宿。2.3.7员工出差没有住宾馆的，总监级、总监级以上人员，按住宿标准的四分之一予以补贴，其他员工按标准的三分之一予以补贴。2.3.8员工长时间出差，应指定临时职务代替人，以免影响公司正常运作。2.3.9员工出差离公司前将《出差申请单》交行政部存档,（司机经公司高层同意，出车超出工作所在市之辖区，可不必填写《出差申请单》）3、出差标准：第4页共7页费用类别总监级以上总监级其他员工一类地区1200元人民币/天1000元人民币/天600元人民币/天二类地区1000元人民币/天800元人民币/天500元人民币/天海外地区200美元/天150美元/天100美元/天住宿标准节约补助本住宿标准为单人标准间，为了节约差旅费用，除总监级及总监级以上的其他员工，出差是双人同行的（同性）要求住同一间房间，在同住期间员工享受正常的出差补助外，公司额外给予出差人员住宿节约补助50元/天。出差补助（包括交通及餐饮）1、出差至国内地区，每人每天100元人民币；2、出差港、澳、台地区，每人每天100元港币；3、出差至除港、澳、台外的海外地区，每人每天50美元；4、由其他公司承担出差交通、餐饮费用的，包括参加会议，会议组委会统一安排食宿的情况，出差补助减半。（外币按报销日汇率结算）。出差天数界定出差之日与返回之日，合并计算为一天。地区释义1、一类地区：北京、上海、广州、深圳。2、二类地区：国内除一类地区以外的其他省、市、自治区。3、海外地区：港、澳、台，境外国家及地区。4、票务、宾馆预定：4.1公司员工出差，应至少提前一天将《出差申请单》递交行政部，由行政部根据要求代订机票。4.2赴有分公司或伙伴公司地区出差者，由行政部联系分公司第5页共7页（伙伴公司）代订返程机票，以取得最低折扣。4.3赴有公司签约宾馆地区出差者，必须入住公司签约宾馆，由行政部根据《出差申请单》代订宾馆。5、差旅费报销实施细则：5.1出差需要乘坐飞机出行的，统一通过订票专员代订，费用由公司与代理公司实行月结。如能确定返回日期的，应一并通过订票专员代订返程机票，以获得最低价格折扣。出差采取自驾车方式需要报销费用的，必须逐级上报，经公司负责人批准后方可出行。5.2出差允许报销的交通费为：原则上允许报销的交通费为出差当日前往机场和机场前往酒店的交通费，回司当日从酒店前往机场及从机场返回公司/住地的交通费。接待单位提供交通工具的、公司派车往机场接送的，出差人员不得报销该次交通费。确因业务需要在出差地发生交通费的，报销时应注明起止地点，与业务反馈报告核对相符后方可报销，需发生大额交通费如包车、租车等，必须逐级上报，经公司负责人批准后方可执行。5.3住宿费5.3.1出差的住宿酒店原则上通过订票专员代订，费用由公司与代理公司实行月结。如因故不能通过订票专员代订的，在报销时应提交必要的说明，由行政相关人员确认，同时必须提供酒店出具的房间费用清单方可报销。5.3.2入住的酒店，在公司规定的住宿费标准内，可由出差人员挑选决定，并通知订票专员改变酒店预订，订票专员应纪录在案，第6页共7页作为下次预定酒店的参考。住宿标准参见下表，如有超标准的情况，所超支的费用由出差人员自行负担。如出差时间较长，应本着节约的原则，尽量挑选费用较低的酒店。5.4出差补助100元为伙食补贴和交通补贴，除往返机场或车站外，员工出差原则上不再报销异地的士费。5.5员工出差及调配到外地的工作人员，至异地连续出差或工作满30天（含），且距出差或工作结束日15天（含）以上，公司准予报销1次出差地至工作地的往返交通费。注释：调配到外地的工作人员——根据工作需要调配到招聘入职所在城市以外地区工作的人员（不含出差）。6、解释权公司授权财务中心、行政中心对本规定做出解释。7、适用范围本文适用于中美资本控股集团及各下属分公司。8、本文自颁布之日起实行中美资本控股集团财务管理中心/行政管理中心二〇〇七年九月十日发至:控股集团及下属分公司抄报:发起人徐杰先生、徐志勇先生抄送:资本控股办公会成员存档:总裁办机要室、财务管理中心、行政管理中心第7页共7页出差申请单公司中美风险□华银担保□中美桥梁□部门行程月日至月日共天姓名目的地同行人1234出差期间职务代替人备注要求抵达目的地时间：目的地2：出发时间：抵达时间：目的地3：出发时间：抵达时间：多目的地的填写完整信息事由酒店需求地点要求：其他要求：入住时间1离店时间1入住时间2离店时间2同住人员入住时间3离店时间3审批机票□火车票□是否往返是□否□目的地1出发时间航班单价目的地2出发时间航班单价票务确认（前台）目的地3出发时间航班单价酒店确认（前台）□五星□四星□三星名称（）地点（）房间类型：□标双（间）□三人房（间）□单人房（间）□豪华房（间）□普通房（间）或者（）房价（）入住时间：月日时预住：天同住人员（）注：多人出差行程不同，需要另行填写审批单出差人/申请人确认信息签字：日期：