2-0文件制发程序及标准管理办法

文件制发程序及标准管理办法为了适应工作需要，提高工作效率和文件质量，实现文件制发的程序化、制度化、科学化，特制定文件制发程序和管理办法如下：一、总则：㈠、公文制发必须严格执行保密纪律和有关保密规定，确保公司的秘密和安全。㈡、公司办公室是公司公文处理的管理部门，主管公司文件处理工作。二、公文制发程序及标准：㈠、拟稿1、除由公司领导亲自撰写的重要文件外，一般日常文件按照“谁主管，谁拟稿“的原则，由各职能部门拟稿；涉及两个以上部门共同负责处理协调的工作时，一般由一个主办部门牵头起草；涉及公司综合性公文，一般由公司办公室拟稿。各部门之间应加强联系，密切合作，协调联动，在对有关问题未达成一致意见时，一律不得各自向下行文。2、起草文件应注意情况属实、主旨明确、层次清楚、文字精炼、标点准确、书写工整、篇幅简短。3、起草文件中的结构层次，第一层为“一”，第二层“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。4、正确使用各种文体。根据现行《国家行政机关公文处理办法》中的公文种类，其中适应本公司常用的有“决定、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要”等八种（规定、办法等文件不单独使用，而纳入决定、通知等文件中）。㈡、核稿1、为了保证文件质量，在文件起草成型送交公司领导审批签发之前，由拟稿单位、部门领导进行审核。文件缮写清楚后，首先交给拟稿单位领导初审签字，然后交给公司领导签发。2、核稿人审核的主要内容是：是否需要制发文件；是否符合国家的法律、法规、方针政策及公司的有关规定;是否与有关部门协商、会签；文字表述、文件应用、公文格式是否符合本通知的相关规定。出现上述问题时由核稿人认真修改，如有较大变动，审核修改后的文面较乱的，应在修改后，由拟稿单位或拟稿人重新缮写清楚。3、公文涉及其它部门工作时主办部门应与其它部门共同协商会签。㈢、签发1、涉及公司全局性的文件，由董事长、总经理或授权主持日常工作的副总经理签发，属公司副总经理分管工作权限内的文件，可由主管副总经理签发。2、公司副总经理或其它领导，被主管领导授权代行签发的文件，要在签发人姓名右侧注明“代”字。㈣、制发1、文件经公司领导签发后由主办单位或部门交给公司办公室秘书，登记编制发文字号，确有必要的还要注明缓急和密极标记，然后由公司办公室主任签字批准打印。2、文件打印时，要严格按《国家机关公文格式标准》制作，具体要求是：⑴、纸张尺寸：一般用国标A4型纸。⑵、页边距尺寸：上白边（天头）宽37mm，下白边（地脚）宽7mm，左右白边各28mm，公文正文用3号仿宋体字，每页22行，每行28个字。⑶、发文字号标识位于公文首页发文机关标识以下，占10mm。由发文机关代字发文年度（用方括弧“〔〕”括入）和发文顺序号组成，依以上次序表示于居中位置。⑷、标题位于公文首页发文字号以下20mm，一般应表明发文机关名称、公文主题及文种三部分。标题可分一行或多行居中书写。标题选用2号宋体字。⑸、主送机关。指公文的主要接受机关，应当使用全称或规范化简称、统称。如主送机关较多，则应按其性质、级别或惯例依次排列，同级别的机关之间用顿号，不同性质或不同级别的机关之间用逗号。主送机关一般在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体表示，回行仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。向上请示只写一个主送机关；向下级部门机关发文，如果发送机关少，可将发送机关全称写上，发送机关多，可采用“各有关部门和单位”等办法概写。⑹、正文。正文是公文的主体部分，应置于主送机关下一行，用3号仿宋体，每自然段空2格，回行顶格。数字年份不能回行。⑺、无正文在公文末页，首行书写“此页无正文”并用圆括弧括入。⑻、附件。是正文的附属部分，公文如有附件，应在正文下空一行，左空2字的位置用3号仿宋体标注“附件：”和名称，附件名称不加标点符号。如有2个以上附件，则应标注序号。如：附件：1、xxxxxx2、xxxxxx附件应在成文日期之后，另起一页与正文装订，并在其左上角第一行顶格标注公文的发文字后并在其后表示附件（或带序号）。⑼、成文时间。以负责人签发的时间为准。公文成文时间用汉字将年月日标全（零写为O），一般位于正文右下方，具体位置由印章决定。⑽、印章。单一制发的公文落款处不署发文机关名称，只标成文时间并加盖印章，成文时间右侧空4字。联合发文需盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字。当公文成段后所制空白处不能盖章时，应调整行距加以解决，务必使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。⑾、版记。版记一般由主题词、抄送机关、印发机关、印发时间、份数、反线等组成。版记应在公文的最后一页。a.主题词：是反应公文主要内容的规范化名词或名词性词组，上行文应按照上级机关的要求标注主题词。“主题词”用3号黑体字，居左侧顶格，后标全角冒号。词目用3号小标准宋体字，词目之间空1字。不用标点。主题词应置公文最后一页的下半部，即成文时间右下方以及抄送机关的左上侧。b.抄送机关。根据公文内容发文目的和隶属关系严格控制，其排顺序为：上级机关单排一行，如有抄送则在“主题词”下一行左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后抄送机关对齐，在最后一个抄送机关后标句号。c.印发机关和印发时间。印发机关多数不以行文机关名称出现，而只用机关办公室名称。印发机关位于抄送机关之下，占一行位置，用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。以复印时间为准，用阿拉伯数字标识。d.份数。置印发时间之下，右空3字，用3号仿宋体字和阿拉伯数字标识。e.反线。版记中主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等要素之下，分别加一条反线，其宽度等同版心。⑿、页码。用于标识公文张页的顺序编码，位于每页公文图文区最下端，用阿拉伯数字标识。㈤、公文缮印与保管归卷1、公文在缮印过程中注意保护原稿，不得涂抹和污损；秘密文件要专人打印，注意保密。2、打印人员要按时完成打印工作，提供文件校对清样。拟稿人确认无误后方可印制装订。3、文件制好后，交回原稿并到办公室统一用印。4、各单位、部门拟定的文件由本单位部门负责发放。5、以公司名义下发的各种公文，由公司办公室留出一式两份，连同原稿一起交档案室负责保管。三、附则：㈠、本办法由公司办公室负责附则解释。㈡、本办法自下发之日起执行。㈢、此前有与本文相抵融者，以本文为准。