2、轨道工程文件归档整理管理办法(报档案局)

厦门市轨道交通1号线一期工程文件归档整理管理办法1厦门轨道交通集团有限公司厦门市轨道交通工程文件归档整理管理办法2013年11月厦门市轨道交通1号线一期工程文件归档整理管理办法2目录一、依据文件..............................................................3二、工程文件的归档范围....................................................3三、管理职责..............................................................4四、文件归档的质量要求....................................................4五、工程文件的立卷........................................................71.立卷的原则和方法....................................................72.卷内文件的排列......................................................73.案卷的编目..........................................................74.卷内目录的编制......................................................75.卷内备考表的编制....................................................86.案卷封面的编制......................................................87.案卷装订...........................................................98.案卷的排列..........................................................99.卷盒、表格规格及其制成材料要求......................................9六、声像档案..........................................................9七、电子文件..........................................................12八、厦门市轨道交通工程档案分类及编号方案..............................12附件一：厦门市轨道交通工程档案分类方案、归档范围、保管期限表.......15附件二：卷内目录...................................................44附件三：卷内备考表.................................................46附件四：案卷封面...................................................48附件五：科技档案分类目录...........................................49厦门市轨道交通1号线一期工程文件归档整理管理办法3厦门市轨道交通工程文件归档整理管理办法为加强厦门市轨道交通工程工程文件的归档整理工作，统一档案整理标准，建立完整、准确的工程档案，制定本办法。本办法适用于厦门市轨道交通1号线一期工程文件的归档整理。一、依据文件1.《城市轨道交通工程档案整理标准》（CJJ/T180-2012）2.《厦门市重点建设项目档案管理暂行办法》3.《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）4.《重大建设项目档案验收办法》5.《建设工程文件的归档整理规范》6.《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）7.《技术制图复制图的折叠方法》（GB/10609.3-2009）8.《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）9.《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）10.《磁性载体档案管理规范》（DA/T15-1995）11.《福建省档案数字化工作安全保密管理规定》（闽档（2011）065号）二、工程文件的归档范围、归档套数、归档时间、移交要求1、归档范围1)与厦门市轨道交通工程有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全、整理立卷后归档。2)移交归档范围应符合《厦门市轨道交通工程文件归档范围和保管期限表》附件一归档范围的要求。3)归档套数，各单位需提交工程档案四套原件（含工程照片、电子文档、竣工图等），其中三套原件移交厦门轨道集团综合档案室，一套移交厦门市城建档案馆。2、归档、移交时间1)勘察、设计单位前期资料应当在前期任务完成时归档完毕；2)各施工单位、监理单位应当在工程竣工验收前归档完毕。3)在工程竣工验收后6个月内，由指挥部档案室汇总各单位档案，分别向厦门轨道交通集团综合档案室、厦门市城建档案馆移交完整的、符合规定的工程档案。3、移交要求1)指挥部、监理单位、施工单位档案管理人员应对本单位形成的工程档案进行自行验收，并根据《重大建设项目档案验收办法》、《厦门市重点建设项目档案管理暂行办法》做出档案专项验收自检报告。2)勘察、设计、各施工单位在收齐工程文件并整理立卷后，指挥部档案室、监理单位应按国家、省、市有关规定和要求，以及建设单位有关档案要求，对档案文件完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查。厦门市轨道交通1号线一期工程文件归档整理管理办法43)指挥部档案室将各方自行验收、审查合格的工程档案汇总后，在项目整体竣工验收前一个月，经上级主管部门审核同意，依据《厦门市档案管理行政许可、非行政许可审批事项实施办法及备案指南》，向厦门市档案局提出项目档案专项验收申请。4)项目档案专项验收合格后，由厦门市档案局出具验收意见，并作为项目总体竣工验收的依据。5)项目竣工验收时，同时进行项目档案竣工验收。6)勘察、设计、施工、监理等单位移交档案时，应编制移交清单一式两份，双方签字，盖章后方可交接，移交清单双方各留一份。三、管理职责1、在工程文件与档案的整理立卷、验收移交工作中，建设单位应履行下列职责：1）收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并应进行立卷归档；2）负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作；3）汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案；4）在组织工程竣工验收前，提请厦门市档案局对工程档案进行专项验收。2、在工程文件与档案的整理立卷、验收移交工作中，监理单位应履行下列职责：1）实行总监理工程师负责制，根据各自组织机构制定可行的档案管理制度。配备专职档案管理员，负责监理资料的收集、整理和归档工作。2）监理资料必须及时整理、真实完整、分类有序。3）负责监理资料的形成、积累和立卷归档。4）负责组织、监督和检查施工单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作。确保文件材料真实、完整、准确、符合工程实际情况。3、在工程文件与档案的整理立卷、验收移交工作中，施工单位应履行下列职责：1）实行项目经理负责制，逐级建立、健全施工文件管理岗位责任制，配备专职档案管理员，负责施工资料的管理工作。工程项目的施工文件应设专门的部门（专人）负责收集和整理。2）各施工单位负责收集、整理、立卷其承包项目的工程文件，并应在工程竣工验收后6个月内及时向项目指挥部档案室移交，同时应保证归档文件的完整、准确、系统，能够全面反映工程建设活动的全过程。四、文件归档的质量要求1、归档的工程文件应为激光打印的原件。任何归档的文件都必须是激光打印机打印出来的，凡是表格是复印件，而内容是手写的，也将视为复印件。如会议签到表必须是打印出来的，而不能是复印的。2、工程文件的内容必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。厦门市轨道交通1号线一期工程文件归档整理管理办法520mm7mm20mm20mm20mm15mm7mm7mm7mm7mm3、工程文件的内容必须真实、准确、完整、与工程实际相符合。4、工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、中油笔，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。5、工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。6、工程文件中文字材料幅面尺寸规格应为A4幅面（297mm*210mm）。图纸应采用国家标准图幅。7、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸统一采用晒图。8、所有竣工图均应加盖竣工图章和设计出图专用章。1）竣工图章的基本内容应包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。竣工图尺寸为：50mm*80mm。竣工图章应使用不褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。2）竣工图示例如下：9、利用施工图改绘竣工图，必须以变更图章标明变更修改依据，变更图章尺寸为：35mm*15mm；变更图章采用以下几种形式：见变更设计通知单年第号条竣工图施工单位编制人审核人技术负责人编制日期监理单位总监现场监理厦门市轨道交通1号线一期工程文件归档整理管理办法69mm8mm*730mm*4见年月日设计图纸会审记录第条见号工程洽商单第条10、凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，重新绘制竣工图并编制工程竣工底图图标，在图标上方或旁边以文字注明变更修改依据。工程竣工底图图标11、对发生设计变更的工程项目，要求编制设计变更汇总表，该汇总表组卷时放在所有设计变更通知单之前。设计变更汇总表样式设计变更通知单汇总表序号通知单编号对应的图号图纸名称变更部位通知日期（编绘单位名称）制图人竣工图审核人技术负责人编制日期比例图号设计单位监理单位现场监理总监厦门市轨道交通1号线一期工程文件归档整理管理办法712、不同幅面的工程图纸按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/10609.3-2009）统一折叠成A4幅面（297mm*210mm），图标栏露在外面。五、工程文件的立卷1.立卷的原则和方法1）立卷遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。2）厦门市轨道交通工程以卷为单位并按分项工程结合工序进行组卷。3）各阶段的组卷采用以下方法：a.工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分；b.工程准备阶段文件按建设程序、问题、形成单位等组卷；c.监理文件按问题、单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；d.施工文件按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；e.竣工图可按单位工程、专业等组卷；f.竣工验收文件按问题、时间等组卷。g.针对具体项目的管理性科技文件应放入所针对的项目文件中，按阶段组卷。h.成册、成套的科技科技文件保持其原有形态组卷。i.通用图、标准图单独组卷。j.底图以张为保管单位进行整理。4）立卷过程中应符合下列要求：a.案卷不宜过厚，一般不超过30mm；成册的文件不能拆开组卷。b.案卷内不应有重份文件；不同载体的文件应分别组卷。2.卷内文件的排列1）文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。2）图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。3）既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。3.页号的编写1）卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。2）页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。