XXX投资有限公司行政管理制度

1编号：GYHA-ZD-011青岛国誉鸿安投资有限公司行政管理制度目录第一部分行政管理制度和作业指引................................2行政办公管理规定...............................................2一.印章管理规定...............................................3二.公文管理规定...............................................7三.信息化管理规定............................................12四.车辆管理规定..............................................14五.出差管理规定..............................................17六.会议室管理规定............................................19七.档案管理规定..............................................21八.固定资产管理..............................................30九.接待管理规定..............................................33十、大型会务操作指引..........................................37十一.管理文件编号作业指引.....................................40第二部分行政管理相关表格清单附：行政管理相关表格清单第一部分行政管理制度和作业指引行政办公管理规定1目的规范日常办公行为，提高工作效率，营造良好的办公环境，提高办公效率。2适用范围适用于项目公司对办公时间、职业礼仪、办公环境、办公设备和办公用品等的管理。3职责3.1各部门严格遵守公司的办公管理办法，对部门员工办公行为进行日常监督。3.2综合部1）落实集团行政办公相关要求；2）制定项目公司/城市公司行政办公管理办法，对公司制度执行情况的落实和检查。4工作程序4.1办公时间管理1）根据青岛公司实际情况，办公时间夏令时为上午8:30-12:00，下午14:00-17:30；冬令时为上午8:30-12:00，下午13:30-17:00。2）法定节假日按国家规定休息，如临时调整工作时间或休假日，以公司通知为准。4.2职业礼仪管理1）周一至周五：综合部人员应着职业装。工程现场办公人员根据实际需要着装；2）周六：可着与工作场所相适应的轻便服装，但不得穿着短裤、拖鞋、无领T恤、无袖装、超短裙、奇装异服等。4.3办公环境管理1）综合部负责安排公司办公环境，外地办公如租赁综合部，需提出书面租赁方案，说明办公环境配置、租赁周期、租赁及装修费用情况等，报总经理审批后方可执行。2）办公区域的分配由综合部提出方案，总经理审批执行；3）保持办公台面整洁，办公文具、纸张应摆放整齐。不在桌面上遗留非公开资料。秘密资料应入柜上锁。离开办公位应及时将座椅归位。长时间离开办公桌前应主动锁定电脑屏幕；4）办公区域内不得大声喧哗，禁止吸烟，吃零食。一.印章管理规定1目的为加强公司印章管理，规范印章的刻制、发放、保管、使用以及停用和废止。2适用范围适用于项目公司与城市公司各类印章的刻制、发放、保管、使用及废止等管理。3术语与定义3.1公司印章的分类：公章、企业法人章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、法定代表人印鉴章、签字章、部门业务章。4职责4.1各部门根据业务需要，提出印章使用需求，并按规定合理使用印章；按规定保管业务印章及部门印章。4.2综合部负责保管公司公章、法人代表私章、合同专用章；负责审核部门的刻章需求并报公司审批；负责公司公章的管理及用印管理。4.3财务部审核财务专用章、发票专用章的刻制需求；负责保管财务用章；负责公司财务专用章、法定代表人财务印章、私章的合理使用和管理。5工作程序5.1印章的刻制1）除部门业务章外，其它所有企业印章（企业法人章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、法定代表人印鉴章和签字章）由综合部申请刻制，填写《印章刻制申请表》，报总经理审核，由综合部按照法律规定程序到工商行政管理部门注册登记和到公安机关核准，然后委托指定的专营单位刻制；2）部门需要使用部门业务章时，由使用部门填写《印章刻制申请表》，部门分管领导审核，综合部审核，总经理审批后，综合部负责办理刻制。办理刻制完成后移交到使用部门时应填写《印章留样备案表》并办理交接手续。5.2印章的保管1）企业印章实行专人保管制度：1.1）企业公章、企业法人章、合同专用章、法定代表人签字章由公司综合部保管；1.2）财务专用章和发票专用章由财务部保管，法定代表人印鉴章由财务部指定的出纳员保管；1.3）部门业务章由使用部门指定人员保管。2）综合部负责所有企业印章的登记留样和建立印鉴档案；印章保管人因事、病、休假等原因离岗时，其直线上级领导应指定他人代管，并监督办理代管交接手续和工作交底；3)印章保管人调职或离职时，须办理移交手续，按规定填写《印章交接单》，移交人应当将其管理的印章及印鉴档案一并移交给接收人，监交人监督移交工作全过程，《印章交接单》一式三份，移交人、接收人各存一份，综合部存档一份。5.3印章的使用范围1）企业对外签发的文件；2）企业与相关单位联合签发的文件；3）由企业出具的证明及有关材料；4）企业对外提供的财务报告；5）公司章程、协议；6）员工调动、任免、聘用；7）协议（合同）资金担保承诺书；8）对外投资、合资、合作协议；9）各类经济合同等。5.4印章的使用管理1）因业务对外文书需加盖企业印章的，需填写《用章申请表》，说明盖章事由，经综合部负责人审核、总经理审批签字后方可用章；2）以企业名义印发的公文（包括红头文件和非红头文件），不论上报上级机关，还是下发各部门，根据公文格式要求加盖印章的，依照总经理在发文稿纸或文件审批签发流程表上的签字用印；3）以企业名义签订的合同、协议、订购单等，需由法定代表人或授权签约人签字并注明年月日后，方可盖章；4）因售楼签订的房屋买卖合同，按揭贷款合同及国土局备案所需资料等，可免逐一填写《用章申请表》，但需事先提交盖章合同清单，由印章管理人核对合同后盖章。该合同清单作为盖章登记表存档；5）综合部、财务部在其业务范围内的例行性工作文件，如办理各公司证照的年审变更、社保及住房公基金业务、对外报送的各类业务报表、开户资料、贷款资料、申购/代开发票等，由印章管理人审阅并在《用章登记表》上登记后盖章；6）严禁员工私自将企业印章带出公司使用。若因工作需要，确需携印章外出使用，需填写《印章借出使用申请表》，由综合部审核、总经理签批后方可借出。印章借出期间，借用人只可将印章用于所申请事由，并对印章的使用后果承担一切责任。5.5印章管理人工作职责1）印章管理人在盖章前应对所需盖章的文件进行审阅，如在文书的内容、手续、格式等方面发现问题或疑问，应请示直线上级领导。重要文件的用印，更要加强审阅工作，具体要求如下：1.1)审阅《用章申请表》与用印材料的主题是否一致；1.2)审阅已经审批的用印材料是否有涂改；1.3)审阅文本的空白处是否全部填写完毕或已划去；1.4)审阅一式多份的材料，每份的内容是否一致；1.5)审阅其他须特别审核的事项。2）印章一律不得用于手写文件、空白纸张、证明、证件、合同、协议、单据等文件的盖章。如因特殊情况需要盖章时，应经总经理书面批准；3）印章管理人应设立印章使用登记台账，以备日后核查。5.6印章的废止1）企业印章如遇丢失、损坏或被盗时，保管人应及时向直线上级领导汇报和书面备案，并及时办理作废声明和补刻手续；2）印章如因废旧、企业撤销等原因需废止，由综合部负责办理相关的废止手续。二.公文管理规定1目的为规范、细化公司公文管理，提高公文处理质量和效率。2适用范围适用于项目公司与城市公司的公文起草、发布等管理工作。3术语与定义3.1公文：是指公司或下属部门与政府部门、外界单位往来行文的外部文件，及公司内部的各类文件的总称，但不包括管理文书与合同文件；3.2管理文书是指流程、指引、制度、细则、办法、规定、手册、程序、标准等管理性文件，管理文书由综合部发布管理；3.3合同文件：包括公司与外部单位间订立的具有法律效力的合同、协议及其附属文件，其管理规范遵循合同管理相关要求执行。4职责4.1各部门1）负责本部门的公文协调处理工作；2）行使权限内的收发文。4.2综合部1）负责公司的公文的收发、流转工作；2）负责公文所涉及到相关事项的跟进工作。5工作程序5.1公文分类公文种类主要有：1）决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项；2）通知：适用于批转下级单位的公文，转发上级单位和互相隶属单位的公文；发布规章；传达要求下级单位办理和有关单位周知或者执行的事项；任免人员；3）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况；4）报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问；5）请示：适用于向上级单位请求指示、批准；6）批复：适用于答复下级单位的请示事项；7）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法；8）函：适用于不相隶属单位之间相互商洽工作，询问和答复问题；请求批准和答复审批事项；9）会议纪要：适用于记载和传达会议情况和议定事项。5.2发文管理1）公文的编写方法：公文一般由紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、成文日期、印章、附注、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。行文格式与规则要求如下：1.1）下发各部门的公文，主送单位一般为“各部门”；1.2）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当采用中文大写格式，写明具体的年、月、日；1.3）文内公司名称为XXX有限公司，对内发文可以使用“XX公司”或“公司”；文内使用其他简称，应当先用全称并注明简称。2）草拟公文应当做到：2.1）公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的关系确定；2.2）行文关系根据隶属关系和职权范围确定，不得越级请示和报告；2.3）“请示”应当一文一事，“报告”中不得夹带请示事项；2.4）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。3）公文送负责人签发前，应当由综合部进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。4）文件签发权限：4.1）公司发文统一由综合部发文；4.2）红头文件：由经办部门相关人员起草，部门负责人审核后，综合部审核，总经理审批；4.3）行政或会议通知：公司级的会议由总经理签发，跨部门的部门会议通知由牵头部门的分管领导签发；4.4）会议纪要：公司级会议纪要由总经理签发，跨部门的部门级会议纪要由会议牵头部门的分管领导签发；4.5）经审核，对符合本办法规定的公文，综合部应当及时提出拟办意见送相关部门会签、领导审批；4.6）公文正式印制或发布前，综合部应当进行复核；4.7）相关部门收到交办的公文后应当按照时效制度的要求及时处理，不得延误、推诿；4.8）公文审核、审批中各个环节都必须出具明确的意见。任一环节出具的“同意”、“已阅”及类似意见，一般情况下视为同意前一环节的意见。如果该环节存在并行的主审核部门，则视为同意主审核部门的意见；4.9）公文发布日期以签发日期为准，发布前应明确发放范围，发布时做好公文流转登记记录，综合部及时整理（立卷）、归档。5.3收文管理收文管理主要指对内、外部公文的接收和传阅环节进行管理，外部来文一般由综合部先签收，再转交；各部门负责各自权限内的收文工作。1）内部收文包括：1.1）各类通知、会议纪要；1.2）总经理批示的文件；1.3