OA办公平台详细操作手册(模板)

办公信息平台网上办公系统简易操作手册目录一．登录平台..........................................................................................................................1二．网上办公室功能介绍......................................................................................................11．功能菜单.........................................................................................................................12．页面信息.........................................................................................................................2三．文件交换..........................................................................................................................31．文件信息交换.................................................................................................................32．电子公文交换.................................................................................................................43．文件档案库.....................................................................................................................5四．办文办事..........................................................................................................................61．拟稿................................................................................................................................62．办理待办事项.................................................................................................................73．其他的操作.....................................................................................................................7五．事务督办..........................................................................................................................8六．短讯..................................................................................................................................8七．日程..................................................................................................................................9八．注意事项..........................................................................................................................9使用时如有任何问题，您可以咨询XX信息中心电话：[phone]XX信息中心制作办公信息平台网上办公系统简易操作说明咨询电话83484679834847391一．登录平台打开IE浏览器，键入网址，进入门户网站的首页。输入用户名、密码以及验证码，进入网上办公室的首页注意：1、用户名和初始密码，由信息中心统一发给用户；2、密码在登录后可以自己修改；3、验证码每次登录平台，平台会自动产生。二．网上办公室功能介绍1．功能菜单【文件交换】：包括文件信息交换和电子公文交换（文件档案库），见后面介绍【规章制度】：包括上级公司的公共规章制度和本公司的规章制度，可以通过类别和标题来查询规章制度【部室主页】：进入部室主页的界面，可以查看部室信息，部室主页的栏目和信息发布都可在“网站后台管理”中设定【通讯簿】：包括公司通讯录、我的通讯录、公司共享通讯录，可以按企业、部门、姓名查询所有员工的通讯方式，并可以导出到Excel。提示：[公司通讯录]点击自己的纪录可以修改自己的联系信息（只能更改电话，地址，邮编，其余不能个人变更）；转移（公司通讯录转移到常用联系人，我的通讯录、公司共享通讯录可以转移到其他组别）【会议】：查看公司的各类会议的会议纪要（可以生成督办事项）【平台】：是XX信息化平台各个子系统的入口，进入各个子系统需要具有权限合同管理办公信息平台网上办公系统简易操作说明咨询电话83484679834847392档案管理办文办事人力资源资产管理督办事务决策监督网站后台平台管理集团报表法律事务信访维稳决策信息客户关系管理测评软件【资料共享】：是整个XX公司资料集中共享、集中管理的空间【文件查询】：包括公司文件查询（公司发文查询）、政府文件查询、国家文件查询、其他文件查询，输入需要查询文件的条件即可查询【九大分析】：包括本公司和XX公司的企业报表分析情况【服务】：提供了很多方便快捷的服务链接，如：IP地址查询、身份证号码查询、全国邮编、电话区号查询等【广东XX】：XX期刊《广东XX》的电子版【论坛】：公司内部的员工论坛，各个公司的论坛是独立的【综合查询】：主要是方便公司领导对信息平台上各种信息的查询（有权限限制），其中的“高级选项”可按照多种方式进行查询；查询的范围包括文件、人员、新闻、部门信息、规章制度、资产、日称【门户网】：可快捷的切换到门户网，同时并不退出系统【修改密码】：可进行个人密码的修改【意见箱】：提出对平台的建议，系统将自动发送给我们【退出系统】：直接退出系统【日程】：在这里可以查看公司、部门的日程安排，可以按日、按周查看。对于自己的日程安排，可以添加编辑【短迅】：用户可以在这里给本平台的其它用户写短消息，也可以给手机用户写短信，手机用户可以直接回复。【办文办事】：即办公自动化系统，见后面介绍【邮件】：系统自动为每个用户提供了@XX.net邮箱（50MB），可以对平台内外的邮箱发送邮件（用户名合法的邮箱名必须是4－16位（包含4位及16位），可用英文小写、数字、下划线，但不能全部是数字或下划线，下划线不能在结尾，不能用点号（.）和其它特殊字符（如!*#$%^等）。）2．页面信息办公信息平台网上办公系统简易操作说明咨询电话83484679834847393如右图所示：【最新文件】：显示最新的通知、部室信息、文件，如果想查看以前的通知、部室信息、文件，可以点击前面的[通知][部室][文件]【待办工作】：包括办文办事和督办中的待办事项，可以直接点击进入【文件交换】：文件交换系统中的最新文件【系统提示】：相关系统的提示，增加XX信息平台更新内容和通讯录【论坛新贴】：员工论坛的置顶贴和新贴【厂务公开】：涵盖企业的生产经营管理、职工的生活福利和党风廉政建设等多方面的内容【办文情况督办表】：增加文件办理、重点工作、会议交办、其他事项的连接三．文件交换即电子文件与信息交换系统，共分为三个模块：文件信息交换电子公文交换（公司之间正式的公文交换）文件档案库1．文件信息交换日常办公需要的文件发送交换都可以在这里进行，任何用户都可以自由发送文件。交换的类型可以是：用户个人、部门共享、公司共享；注意：1、回复评论对方发过来的文件。如果选择公开回复内容，其它接收人员也能查看到你的回复内容，否则只有发送人员能看到；2、可以给文件贴加标签，标签可以在标签管理中自己添加；贴加标签是为了给文件分类，便于管理。3、如果发送的文件对方还没有接收，可以撤消发送【我的文件】：自己个人的文件（其他人发给你个人的）【部门共享】：你所在部门人员共享的文件【公司共享】：你所在公司所有人员共享的文件【已发文件】：你已经发送的所有文件，在这里可以查看对方的接收情况和回复，撤消发送也是在这里进行的【查找文件】：查找你需要的文件，里面包括具体查找和模糊查找。办公信息平台网上办公系统简易操作说明咨询电话834846798348473942．电子公文交换电子公文交换是集团之间、公司之间的公文交换。公司收发文，是由公司指定的专人负责。在平台上需要具有公司收发文的权限的人才能操作。●电子公文交换发送流程：注意：1、正式公文才可以“申请归档”2、发送公文的同时，可以选择发送给领导●电子公文交换收文流程【起草新公文】：起草公文有两种方式：1、录入公文相关要素，上传公文的相关附件，然后进入“编辑公文”，系统自动根据录入的公文要素产生一个初始的公文Word文档，用户可以在此基础上输入公文内容，保存后即可生成一份公文文档。2、直接将编辑好公文文件以附件的形式上传。确定拟稿完成后即可“提交审核”，公文进入审核阶段【正式公文】：正式的公文可以直接交换给其它公司，也可以先转入办文办事走完发文流程再交换（各企业根据情况自定），对正式的公文可以提交归档申请待收公文签收收文流程纸质公文收文录入登记公文归档起草新公文保存成正式公文保存并转入流程办理通过流程处理为正式公文发送交换公文公文归档办公信息平台网上办公系统简易操作说明咨询电话83484679834847395【已发公文】：公司的所有已发文件，同样是具有一定权限的人才能操作【待收公文】：这是其它公司通过电子公文交换给本公司的公文，未接收的公文进入签收，填写收文登记后就完成了整个收文工作【已收公文】：已经做签收并做了收文登记的电子公文，这类公文可以提交归档申请，亦可转入收文流程做收文处理（是否走收文流程根据各企业自定）【收文录入】：这是方便公司收到的纸质类的公文做公文录入登记，登记完成后也是正式的收文文件，亦可转入收文流程做收文处理（是否走收文流程根据各企业自定）【公文审核】：公文审核人对提交上来的公文进行内容查看、审核，然后做相应的处理，“审核通过”则公文转变成正式的公文，“审核未通过”将公文打回来给拟稿员继续校核，审核人员也可以决定此文件是否需要转入办文办事走发文流程处理，发文流程处理签发后即可成正式公文【发文列表】：公司的年度发文列表，列表中列出公司发文的相关要素，列表可导出Excel文档【收文列表】：公司的年度收文列表，列表中列出收文的登记情况，列表可导出Excel文档【查找文件】：增加查找