【企业管理】xx化妆品有限公司表格管理规程(doc)

全国领先的工作效率提升平台保密文件，未经许可，不得翻录！第1页共6页化妆品有限公司程序文件文件编号：LC128020000300受控号：修改日期：题目（Subject）：表格管理规程生效日期：批准之日起页数：编制/日期审核/日期批准/日期1、目的编写本标准操作规程的目的，是为本公司表格的编制、修正和取消提供指南，以便对表格进行规范管理。2、适用范围2.1表格的编制2.2表格的修正2.3表格的取消3、职责3.1各部门主管根据本部门的需要指定人员编制、修正、取消有关的表格。3.2各提出部门经理（主管）负责审批。3.3各提出部门文件管理员（文员）负责管理和发放。4、程序4.1表格的编制4.1.1各部门经理（主管）或相关人员根据本部门的需要起草有关的表格，经检查确认无内容错误后，将此表格草案交文件管理员（文员）进行格式的统一修订、打印。交由部门主管再次确认内容无问题后,交相关人员审批。4.1.2审批权限4.1.2.1各部门内部使用之表格由部门经理（主管）审批即可。4.1.2.2涉及多个使用部门由相关部门确认，提出部门经理（主管）进行审批。注：批准人应注明该表格的生效日期，将获批准后的表格定义为表格草案。4.1.3经审批后的表格文件交文件管理员进行存档，同时由文件管理员（文员）打印表格之标准样板，加盖文件受控章于表格文件之背面，发放给各相关部门或相关使用人员。当需使用时，以此表作为原件进行复印。4.1.4为便于表格管理，所有的表格文件均以AAATTXXXVV的格式进行编码，并以“FORM”作为目录名存入电脑硬盘上。表格编码说明如下：AAA部门代号TT—表示各部门的直接下属部门，其编码可以是01-99中的任何数字。XXX表格顺序号，每新增一份表格，则表格顺序号加001。VV表示修正号，对于一份新表格，定义修正号为00，每修正一次则修正号加01。部门代号表：部门名称AAATT生产部80101—一车间02—二车间全国领先的工作效率提升平台保密文件，未经许可，不得翻录！第2页共6页—三车间07—七车间10—生产部办公室11—生产部车间部15—生产部工艺技术部开发部80201—办公室02—综合室03—研究一室05—研究二室06—工艺技术室09—研究三室10—海南技术组财务部80301—办公室02—会计室03—出纳室04—税务室品管部80401—办公室02—外检室03—质检室04—质控室05—计量室部门名称AAATT人办资源部80501—办公室02—人事事务处03—培训发展处04—薪酬考核处05—信息系统处06—行政处物料部80601—办公室02—化工原料采购处03—包材/设备采购处设备部80701—办公室02—设备维修处03—工程处计划/仓储部80801—办公室02—生产计划处全国领先的工作效率提升平台保密文件，未经许可，不得翻录！第3页共6页—物料控制处04—物料仓05—成品仓总务部80901—办公室02—车队03—物资处04—档案室05—食堂厂长办公室816注：如果该表格为多部门共同使用的表格，则部门代号用80000表示AAATT编码。如果该表格为某一部门单独使用的表格，则用该部门的代号，如801、802、810等等。4.2表格的修正4.2.1修正某一表格前，提出人须征求受该表格影响的各部门相关人员的意见，以确保修正该表格不会对其它部门造成影响。4.2.2经确认可以对表格进行修正，由提出人向文件管理员（文员）申请拷贝出原表格文件，根据实际情况进行修正。4.2.3当修正无误后，将表格送交有关人员签名审批。4.2.4文件管理员（文员）将修正后之表格文件贮存于电脑之表格文件夹内，同时将旧表格调入旧表格文件夹中保存一年。4.2.4文件管理员（文员）对修正后的表格文件，依新文件之发放程序进行发放，同时将旧表格文件回收，进行作废处理。各部门在收到新表格文件后，应将旧空白表格文件立即回收进行作废处理。4.3取消表格4.3.1在取消某个表格之前，提出人需征求受该表格影响的各部门的相关人员的意见，以确保取消该表格不会对其它部门造成影响。4.3.2在确认表格取消不至其它部门造成影响后，表格使用者可直接向部门经理（主管）申请取消表格，当涉及跨部门使用之表格文件，应由厂长或其委托人批核该表格文件是否取消。4.3.3文件管理员（文员）在收到批准取消表格之意见后，从电脑中将该表格文件调入旧表格文件中，从表格文件夹中抽出该表格文件，注明“作废”字样，另存入作废表格文件夹中保存一年。4.3.4文件管理员（文员）从各部门或各相关人员处回收所发行的表格文件，并通知其回收空白表格文件进行作废处理。注释：任何被取消的表格编号不可再重复使用。全国领先的工作效率提升平台保密文件，未经许可，不得翻录！第4页共6页全国领先的工作效率提升平台各部门根据需要编制表格草稿检查内容有误进行修改无误交部门经理签名审批跨步门相关部门确认结束编制表格流程图将审批的表格存档、发行统一格式（文件管理员）只涉及本部门全国领先的工作效率提升平台保密文件，未经许可，不得翻录！第5页共6页全国领先的工作效率提升平台各部门会不会结束取消修改修改表格流程图确认修改该表格是否会影响其它部门按需要进行修正检查内容（部门主管）统一格式（文件管理员）交部门经理签名确认相关部门确认发行新表格、回收旧表格并通知各部门或各相关人员回收空白表格分别将新、旧表格存档本部门重新修正有误跨部门全国领先的工作效率提升平台保密文件，未经许可，不得翻录！第6页共6页全国领先的工作效率提升平台各部门会结束继续使用取消表格流程图确认取消该表格是否会影响其它部门主管或经理确认取消相关部门确认回收旧表格并通知各部门或各相关人员回收空白表格本部门跨部门