企业行政管理培训_文书知识

企业行政管理人员2013年5月课程目录行政实务（行政接待、电话接打）二会务工作文书工作企业行政管理基础知识一三四保密、印信及办公室管理工作五档案管理六培训目标提升技能通过考试结交朋友4案例导入小林是某私企经理的助理秘书，几年来，她勤奋努力，事必躬亲，却发现总被一些琐事包围着。她生性优柔寡断，一件事总是掂量来掂量去，想出好多种结果，生怕引人不快。对一些重要又不太懂的事，她总是采取逃避的态度，非拖到不能再拖的时候，才动手去处理，结果却因时间仓促，常常草草了事。一次老板出差，让她起草一份在董事会上的发言报告。她想时间还有一周，不必着急，于是深思熟虑，决心好好给老板露一手。其后的几天，她忙于完成另外几件小事，突然一天上班之时，想到老板明天就要起程了，可是他要的报告还未见一字。结果，一份本想轰轰烈烈、一鸣惊人的报告变成了一份毫无特色、草草而就的文件。因此，尽管小林几年来一直兢兢业业、埋头苦干，但工作却起色不大，职位也一直没有得到升迁。一、文书工作概述（一）文书的含义及作用文书是人们在社会实践活动中为了传递、记载信息，而形成使用的具有应用性的和特定格式的文字材料，是以文字形式处理各种事务的凭证性工具。文书定义包含以下几方面基本内容：第一、文书形成的主体可以是各种社会组织，也可以是个人。第二、文书的形成是为了特定的目的。第三、文书是用一定的形式进行信息的表达和存载。一、文书工作概述（二）文书的作用1、传递信息。这是文书的首要作用。人们制作文书的目的就是要把一定的信息传递给接受者。2、凭证依据。文书真实地记录了社会实践活动，是人们追溯历史的凭证。一、文书工作概述文书、公文、文件的关系文件纸质文件文书非纸质文件照片文件电子文件声像文件私人文书公务文书其他文字材料公文一、文书工作概述（二）文书工作1、文书工作的含义文书工作是指围绕文书的撰制、传递、处理和管理而展开的一系列活动的总称。广义上讲，它包括从文书形成直至办理完毕，单位的领导、文书人员以及其他有关业务人员、秘书人员共同参与的一系列工作。狭义上讲，文书工作专指文书人员所从事的技术性和事务性的工作。一、文书工作概述2文书工作的内容和要求文书工作的内容主要包括三大环节：文书的形成文书的处理文书的管理一、文书工作概述3、文书工作机构文书工作领导机构是各级各类机关、组织的领导机构及其负责人。组织中的文秘部门和专职的文书人员负责处理文书事务。在某些单位，文书工作的某些环节会由某专门的部门承担。一、文书工作概述（三）文书工作的基本原则1、准确2、高效3、安全4、精简2000年的《国家行政机关公文处理办法》指出：“公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。”“公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其它有关规定，确保国家秘密的安全。”时间价值tt+nvv+n文书工作的时效性：文书的价值与处理时间成反比例关系。文书工作要讲究高效性（四）文书工作“四化”1.科学化2.规范化3.制度化4.自动化一、文书工作概述（一）文书的种类1、公文类2、商务管理类：计划、总结、简报、分析报告等。3、商务业务类：商务函电、商务谈判方案、谈判协议、仲裁协议、仲裁申请书等。4、商情调研类：市场、商品、用户、价格调研等。5、商务宣传类：商务综述、商务报道、商务通讯、商务评论等。6、商务信息类：广告、商品说明书、市场信息等。二、文书撰拟公文类决定--适用于对公司重大决策或重要事项进行部署和安排。决议--对要求贯彻执行的重要事项、经过会议讨论通过后形成的方案与意见。通知--适用于发布公司的行政和业务规章制度（包括规定、办法、细则等）；转发上级机构或无隶属关系机构的公文；批转下级机构的公文；传达要求有关部门办理、周知或者执行的事项；奖惩有关机构和员工，任免和聘用人员；变更或撤销公司不适当的决定事项。通报--适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。报告--适用于向上级机构汇报工作，反映情况，答复上级机构的询问或报送文件。请示--适用于向上级机构请求指示、批准的事项。批复--适用于答复下级机构的请示事项。函--适用于不相隶属单位或部门之间商洽工作、询问及答复问题；请求批准和答复审批事项。会议纪要--适用于记载、传达会议情况和议定事项。文书撰拟就是起草文书。文书是管理的基本手段之一。撰拟是最核心的一个程序。并不是全部程序。1、交拟：领导交待起草，或根据工作计划安排起草。这是公文起草的起点。（秘书不能想写就写）关键是确立主题2、拟议（构思）：酝酿构思，有时是办公室集体讨论如何起草。特别重要的文书，领导会亲自组织办公室人员讨论起草。关键：吃透领导的意图（秘书不能想怎么写就怎么写）段落、层次、过渡、照应、开头和结尾（二）文书撰拟的程序3、撰稿：写的过程。包括资料收集与准备、初稿、自己修改。（秘书不能想何时写就何时写，不能有话则长无话短）前面这三步是最辛苦的。4、审核办公室审核，有时领导审核。重要公文经常是反复讨论修改，有改到面目全非的，有推倒重来的。在审核修改文章过程中，审核人与拟稿人之间，修改人与拟稿人之间，不同审核人之间都有可能有对立认识。（1）有无发文的必要（2）主送机关、抄送机关和发文机关有无错误（3）内容是否完整、准确，有无缺漏（4）格式文种是否符合规范（5）文字表达是否规范，标点符号（6）审核手续是否完备5、签发：领导审阅定稿，并签发。只有法定代表人才有权签发。院是院长、党委是书记。如果一把手不在，要有授权才能签发。签发中易出现的矛盾主要是领导者的签发意见不一致。（1）坚持分层签发制度，尽量减少集体签发，处特殊情况外不重复签发。（2）尽量减少核签，已明确下属代签的不必核签，处重要文件外，机关领导不核签已部门名义发出的文件。（3）以面对面形式集体签发，意见尽可能一致后再签注，必要时，请主管领导出面统一协调签发意见。（4）联合行文会签文件时，坚持主办方先签，对方签发人有异议时，应有层次对等的人员出面协调。（5）注意履行正常程序，坚持“核后签”。6、缮校：打印、校对、印制。文印与承办人员之间，文印工作上下工序间的关系方面易出现矛盾。7、用印：8、封发：张小姐是从某杂志社跳槽到某集团企业做秘书，负责内部文件的起草、制作和传送。她自以为做编辑时文字功夫已经过关，便在校对文件时有些粗心。没想到上班第二天就出错了，一份关于集团讲话的文件下发后，她一看文件，顿时傻了眼，原来，那份文件共出现4次“总裁”，其中两处竟错成了“总栽”。犯下了如此低级的错误，她在心里说：“完了！完了！”。她猜想，一向严厉的总裁一定会让她“下课”。在忐忑不安中度过了3天，出乎意料的是，总裁面对个别同事就此事打上去的“小报告”，只象征性地从张小姐工资中扣罚了10元钱，并让人事部主任就此事与她作了详谈，告诫她别犯类似错误。总裁的宽容和大度使她感激不尽。从那以后，她在工作中，走出了过去做编辑时的“辉煌心理”，对每一份文件的每一个细节都精益求精，业务上快速进步，深得集团上下好评。案例（三）撰写的文风1、篇幅力求简短以实用为主，应该节省人力、物力和时间，长了也不计稿酬，还浪费时间。如汉高祖刘邦在夺政权后发布的《入关告谕》，只用了99个字就全面、准确地说明了自己的政策，其中著名的约法三章“杀人者死，伤人及盗抵罪”更是仅10个虚字，但已树立起了新政权威严公正、取信于民的形象。徐荣凯当选云南省省长385字“就职演说”令人钦佩2002年１月２９日上午，云南省第九届人民代表大会第五次会议选举徐荣凯为云南省省长。下午，云南省九届人大五次会议举行闭幕式。按照会议议程，新当选的省长将发表讲话。会前10分钟，当选省长徐荣凯的讲话稿发到记者手中。出乎记者意料的是，通篇讲话只有薄薄的一页纸。记者逐字逐句数了一遍，连标点符号在内共385字。徐荣凯尚未开口讲话，会场上已爆发出一阵热烈的掌声。不到一分钟，徐荣凯的“就职演说”就结束了。走出会场，人大代表们仍在热烈议论：“文山会海已成公害。省长带头讲短话，开短会，求实效，从会风我们看到了好作风。2、文笔朴实庄重、朴素、自然、得体、平易一是结构要自然。二是语气和庄重。三是语言要朴素。公文还应尽量使用大众化语言，不用冷僻字。如在谈到祖国统一大业时，邓小平同志说：“和平统一不是大陆把台湾吃掉，当然也不能是台湾把大陆吃掉”，形象地阐明了大陆与台湾不存在根本冲突，而要以中华民族利益为重，尽快实现和平统一的共同愿望。案例：元璋与兴田的故事朱元璋当了皇帝以后，要找年轻时和他一起种田的老朋友田兴出来，下令全国找这个人。田兴却硬不肯出来做官，只是到处在做好事。后来有人报告，一个县里，有五只老虎出来吃人，厉害得很，而有一个人把那五只老虎都打死了。朱元璋接到这封公文，知道一定是他的老朋友田兴做的好事。于是找来翰林院的进士们，都是文学修养非常高的，以现在来说，都是研究院中的博士。朱元璋要他们赶快写信去把田兴找来。于是翰林先生们之乎者也矣焉哉、孔子曰、孟子曰的，咬文嚼字。朱元璋看了半天，皱皱眉、摇摇头，还是自己动手写。他写的是白话，内容大要说：皇帝是皇帝，朱元璋是朱元璋。你不要以为我做了皇帝就不要老朋友。你不来，就没有种。我们两兄弟还是好兄弟，我今天不是以皇帝身份找你来。我们两兄弟见面，皇帝是皇帝，朱元璋是朱元璋，有种的你过河来吧！和当年两个人放牛时，打架对骂的口吻一样。田兴看了这封信来了，来了但还是不做官，玩了一阵子走了。四是追求公文美。公文也要求美感，要有妙笔。秘书称为笔杆子，写文章理所当然是秘书必须掌握的基本功。恰当地引文和运用修辞手法，可使公文语言富于美感。用典引故，是古代公文中常见的写作手法，用以增强公文的分量和说服力，现代公文中运用较少。但在某些特定情况下，用得自然、贴切，常会收到非常好的效果。例如，1997年江总书记在俄罗斯总统叶利钦为他的到访举行的欢迎宴会上讲话时说：“俄罗斯伟大的作家列夫.托尔斯泰曾经说过：‘一切美好的东西只有经过努力才能获得。’这句话蕴涵着深刻的哲理。我们两国关系在经历了多年的风风雨雨之后，终于结束过去，开辟未来。”在这里引用托尔斯泰的话，意味深长，恰到好处，极大地增加了讲话的魅力。写作的语言表述形式大体上有三种：书面式语言所谓书面式语言，是指在表述公文内容的时候，不能用日常说话的口语方式来表述公文内容，而是要用符合书面材料语言要求的方式来表述内容。电影《林则徐》中写林则徐召见外商，申明中国政府关于严禁贩卖鸦片的命令，其中说到如有违令者，“船货交公，人即正法”。有外商问：“什么叫‘正法’？”中国官员答：“正法就是杀头。”在这段话中，“正法“用在中国政府的命令中，自然是书面语，而中国官员与外商是在观看电影，属于公共场合，应该用口头语，自然应该用“杀头”一词。口语式语言所谓口语式语言，是指在表述公文内容的时候，要用日常说话的口语方式来表述公文内容。还以公文中表述内容的顺序为例子，比如用“一个是、再就是、另一个是，还有就是”来表述事物，这类语言表述方式就是口语式语言。应用口语式语言表述的文种主要是“领导的专题讲话”，这类文稿用口语式语言来表述，其作用是能够把文稿写得生动，写得活泼，使领导在讲话的时候增强感染力。而“工作报告”、“调研报告”和“文件”公文不能用口语式语言来表述，必须要用书面式语言来表述。程式化语言所谓程式化语言，是指语言表述形式的格式固定的语言表述方式。举个例子，比如在一些文件的开头部分，我们常常看到这样的句子：“根据┄┄为了┄现将有关事宜通知如下”、“为做好┅特制定┅”、“现将┅印发┅请┅”、“为加强┅公司就┅规定如下”，这类句子就是程式化语言。程式化语言主要适用于“通知”类公文和“规章制度”类公文的开头部分的用语，其他类公文不能使用或不适用程式化语言表达。3、内涵明晓（观点明确、内容清楚）一是要“一文一事”。二是要讲清基本观点。三是要注意段落层次，遵守习惯格式。4、行文通畅条理清楚，语言流畅。（四）常见文书的格式1、通知1）通知的含义通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。2）通知的特点（