成长型企业如何堵住管理漏洞

成长型企业如何堵住管理漏洞改革开放造就了中国经济的奇迹，同时也成就了很多人创业的梦想，很多老板一不小心就把公司做大了。于是乎开上宝马、奔驰名车，住起洋房别墅，吃上山珍海味。但是，很少有人会就此满足，几乎人人都想更上一层楼。梦想着哪天能和巴菲特吃上名贵的午餐，当然如果和巴菲特就不光是吃饭，还要学点东西。不可否认，大部分老板的学习能力是很强的，但企业的发展速度往往还是让他们有点捉襟见肘，在企业管理上出现诸多漏洞，而且无计可施。2010年1月底，笔者曾到一家广东企业参观，该企业负责人不由地感慨道：“我这企业其实以前是很赚钱的，开始就是个小作坊，十几个亲戚一起干，3年就发展到现在一百多人的规模，但做大了就管不住了，每年光损耗浪费就两三百万。如果能管的好堵住那些漏洞我这企业就不得了了……”据笔者了解，该企业库管员对于每天进货都不清点，就在门口签收了。公司光烤漆一个项目每年就要损失好几十万，前段时间请了个老总来管理，搞了几个月一点效果也没有，反而进了一大堆滞销的原材料、背地里吃了不少回扣。经过介绍后，现在的老总说“我们这种企业规模小水平低，搞管理太难，人员素质差、就是搞不好的，人家大企业那才能管好”。快速成长的中小企业，我遇到的经理人都说不好管，那怎样才能管好呢？笔者认为请谁来都管不好，为什么？因为企业本身的架构、体系、流程没有建立起来。而人是有惰性、贪婪、推卸的天性的。那如何让人变得勤快、清廉、主动承担责任呢？就是要对员工的行为进行规范。首先企业要有一套制度，不能干好干坏一样的结果，那样就是勤快的库管员也不会清点货品的。对待普通员工要小奖小罚，中层干部要中奖中罚，高管老总要大奖大罚。全面调动企业各方的积极性。光有制度如果没有流程去执行就会是纸上谈兵。对于经营3年以上的企业，一般来说制度相对算是比较完善的。有的还是张贴上墙或醒目高挂。但员工就是我行我素，执行起来不了了之，原因是没有流程，光靠人管人的方法，在当今人性化的社会已经不适应了。因为员工要体面的工作，如果做不好就被骂，时间长了团队的关系就不和谐。有了流程如果没有办法固化，效果也是不理想的，比如：管理人员分派任务下去你要首先和相关人员沟通，沟通的好坏很大程度决定结果的好坏。如果下属听到了也做好了，这是最好的结果；听到了但忘记执行或没下达那就等于没沟通，听错了那自然就更不会做对。企业最怕沟通出问题谁也不愿意承担责任。那如何让该承担责任的人主动承担，笔者认为需要对员工工作行为进行痕迹管理，即要签字确认、团队确认（第三人或多人看到）、文字化沟通(工作报告，QQ聊天记录，短信、邮件等)、客户监督等。签字确认：在企业管理中过多使用签字确认会增加时间人力成本，适合对一些重要的环节比如财务数据、进销存管理、重要人事任命、合同、重要任务、质量检验等经办人或相关责任人进行签字确认。团队确认：中国古话“一人为私、二人为公”，意思就是没有人监督就容易出纰漏。有了相互监督，人的行为就会规范起来，出了问题如果不承担责任自己也会不好意思。网络信息化用的好的企业推荐使用内部网功能，比如：日常中有些小问题或者不能量化到具体人的事，如果单纯用处罚的办法，效果并不好，或者受处罚的人会不服气，把它放在公司的内部网上，让大家来评论，可以是实名也可以是匿名，内部网不受时间、地点、气氛、人情限制。这样可以有效规范团队的工作行为。文字化沟通确认：在分配重要任务前可以让下属写个计划，双方明确目标责任和奖罚机制。执行后可以让下属写工作报告，把进度、结果、问题反馈回来。有利于管理层及时调整规划，明确责任。当今信息化程度越来越高，文字不仅限于纸张，QQ聊天记录，短信、邮件等也是很好的文字痕迹管理。日前，笔者在与一业务经理沟通时，对方说：“QQ是个好东西，客户要什么款式，在QQ远程摄像头上一看就明白；聊天记录可以保存，我要是忘记了还可以查对，又不需要电话费。为什么我们公司就是不普及？因为他们把QQ都用来闲聊了”。很多管理人员交办事项喜欢电话里谈，笔者就比较习惯用短信的方式。如果发现没有做，问起下属来至少有短信记录的证据，下次他就会及时的办理。需要发文件的时候一般用邮件，笔者不赞成用QQ等聊天工具传输文件交办事项，一旦文件有问题或多次修改就很难搞清楚。客户评价和监督：很多企业老是说客户第一，要提供优质服务，但一出问题就对客户藏着。以笔者多年的经验建议管理者，除了企业需要保密的那部分，其他都可以向客户公示。让客户对企业的产品体验进行评价，对服务和人员进行监督，双方对对方的信誉进行评价。笔者最近遇到一件事，有个客户橱柜安装完后扣了我们100元尾款，本来这种事以前我们是做为正常的事情来处理，但我们2010年元旦后启动了客户信誉评价体系，扣款99元以上客户的信誉就为0，我们发了条短信告诉他，合同外的服务文武美就不做了，那客户跑到我们门店就说钢瓶不好拖出，这点小事本来我不来找你们的。我们马上派人上门去解决了，客户也愉快的把100元付给我们。因为在实际服务中，一般客户也不愿意得罪安装人员。有了客户监督和双向评价体系对企业的服务肯定是个提升。如何有效的实现流程痕迹管理，我认为必须实行企业管理信息化。现在网络发达和3G手机的普及，理论上人在地球的任何一个地方都可以实现即时办公和管理，但大型的管理系统比如ERP在中国的成功率不高。企业管理界流行有句话叫“不上ERP等死、上了ERP找死”，说明大型的ERP并不适合中小型企业或成长型企业。因为成长型企业变化很快，工作流程也比较灵活，如果用ERP进行固化的话，操作起来就不灵活了，人员素质也不一定能跟上，中小企业应该根据自己的实际情况，自己的表单习惯、自己的流程来建立管理系统。把能人的管理方法写进系统，成长型企业用能人得当会加速企业的发展。但很多时候企业来个“空降兵”，并不能发挥他的预期作用，或者某个能人通过企业的一段时间的培养，发挥了很大的作用，但由于一些原因离职了企业又陷入了混乱。笔者在创业初期对橱柜生产也不了解，就请了位懂行的厂长，他对产品工艺比较熟悉，拆单审单全是他一手操作。也因此他总以为自己很有能力，在与团队闹矛盾不能调解的时候，抛出一句“要是我走了文武美橱柜就要关门了”。这个事情引起了我的重视，我们把原来开的料单数据总结了后形成模板，提了另外一个员工来做拆单工作，让他审单和做其他的管理工作。事实证明出错率降低了，团队关系也变好了。一个企业的发展过程是一笔宝贵的财富，把成功的经验、做法、流程总结后形成习惯就是提升了企业的竞争力，而且其他企业很难模仿。给成长型企业老板的十个忠告：1、不要一支笔审核。很多企业特别是私企，老板喜欢自己一个人有签字权，或者老板签了其他人签不签就没关系了。比如：财务报销，我看到老板们一般签字都很爽快，顶多说下次这个要注意。曾经接触的一位老总说“我们多年经验就有这个敏感度”，但他的下属说“我们找他签字要看他高兴我就拿出来，如果不高兴我就改天拿出来签,老板一高兴，那点小钱不会计较的”。如果实行层层审核的话，漏洞就会少得多，最起码有人给你把关，有人对你负责。建议老板们在签字前让主管人员先审核签字。2、不要没讨论先定调。很多企业开会，老板一开始就发言，甚至骂人，下属就不敢发言了，会上都是一致赞成，一片掌声。会开完了，事情也就完了，到了他们各自的岗位上，还是老样子。如果让大家先提想法，提解决方案，大家商议、定下目标、大家会感觉是企业的主人，做起事就感觉就会不一样。3、要放权让下属提升。很多老板对下属总是不放心、总感觉下属能力低下，或怕下属功高盖主或另立山头。其实你把企业的平台做好了，没有大的漏洞就应该放手让大家去做，那怕做错了，下次再错的几率就低了，对整体团队也是个学习。根据马斯洛需求层次理论：人都希望提升，如果有能力的员工企业留不住，那企业平台肯定有问题。4、当好企业的教练。很多老总热衷于参加各种培训，有钱的学MBA和EMBA，证书拿了，但回来从不给自己员工培训。有位老总对我说：“我是当老师出身，又学过MBA，为什么我要请培训师来给员工作培训，因为外人讲和我们自己讲是不一样的，当然我不否认培训机构的作用，但对企业最了解的应该是企业的老板，如果老板来当教练至少会推动团队学习的氛围”。5、提高团队协调素质，很多企业实现岗位责任制，就是谁做的事情自己负责，这当然有一定的道理，但团体队协调也很重要，我知道的有个橱柜设计师下单的时候把客户来单柜体色号“双白”写成“暖白”，结果货送到客户那发现色号不一样，退回来给企业造成造成损失，按公司制度赔30%造成设计师扣款几百元。事后那个设计师感觉很冤，她说我把客户传真的原单放在我下的单一起，公司上上下下20多个环节居然没一个人发现。6、老板不能一拍脑袋就干。很多老板做决策一拍板就做了，当然这种方式的优点是效率确实很高，但如果出现决策失误，企业的损失就大了。比如有的老板看别人做什么赚钱就上马项目，有个老板看到别人做油漆很赚钱，就说我自己全国有好几个烤漆板厂都要用油漆，结果钱投进去了没几个月就关门了。建议老板们在做重大决策自己不是有很大把握的前提先内部广泛征求大家意见。7、不要又做裁判又踢球。最近和一职业经理人在聊的时候，他告诉我，自己安排好的事情做到一半，老板会来插一手，搞得团队不知道怎做好，怎做老板都不满意，久而久之团队的激情就没了，经理人的威信也没了。8、首先规范自己人和干部的行为。以前农村生产队有句话叫“村看村、户看户、社员看干部”。成长型企业用的中高层大多是老板信任的或是家族的人，如果这些人的日常行为有问题的话，就会让下属员工有样学样。有一次笔者在一企业看见老板的父亲去倒油，员工问有没有漏斗，老板的父亲说这个浪费点没关系的，他说了这话，以后员工的节约意识就会减弱。9、奖罚分明。很多老板在处理下属业绩或犯错时，常常采取中庸的方式，比如对业绩好的员工奖金会压掉一点，怕难平衡其他员工的利益。对犯错或业绩不好的员工先表扬再批评，或先批评再表扬，让人听了心里七上八下的，不知道自己做的好还是不好。我见到有个企业的员工把板材发错了，当然也不是他一个人的问题。老板叫他来谈话说，这个事你先承担起来，这次就不处罚你了。这个员工走到门口还回头问老板月底不会扣我工资吧？老板说不会的。他走后老板对我说这就是他的责任。我说那你干嘛不处罚他，我看他摇摇头，不语！10、建立企业道德文化。很多企业的文化里都强调要做最好，最大，一流的、最优秀，其实这些东西没做到前是很空洞的。中小企业尤其是民营企业一旦公司出现危机，往往“墙倒众人推，树倒猢狲散”。成长型企业最关键的是要按社会道德标准建立企业文化，提升团队的道德水平，让团队有向心力，这样在出现危机的时候团队会团结一致，共克时坚