农村信用社登记簿管理办法

登记簿管理办法会计结算部于金凤二〇〇九年十月六日《黑龙江省农村信用社会计业务登记簿管理办法(试行)》2008年11月5日发布目的：为了规范全省农村信用社会计业务登记簿种类、名称、样式及使用方法。适用范围：黑龙江省农村信用社联合社所辖的农村信用合作联社、农村合作银行、农村商业银行及附属机构。一、会计业务登记簿会计业务登记簿是会计核算的辅助账簿。本办法所称会计业务登记簿包括手工填写的登记簿（以下称手工登记簿）和综合业务系统生成打印的登记簿（以下称机打登记簿）两大类。二、手工登记簿手工登记簿样式为横开订本式，登记簿封皮统一格式，用纸规格统一为A4幅面。新版手工登记簿的封面和封底具有一定的防水效果，一旦水洒在上面，马上进行擦拭就不会就不会造成损毁。还具有一定的抗磨性，估计不另外使用外包装（如硬壳本夹子），一本用完应该不会过度磨损。二、手工登记簿手工登记簿是信用社级（含）以上营业机构必设登记簿。未开办的业务可不设相应登记簿。如《箱包交接登记簿》，如果营业机构本身有现金库房，又是复核柜员制，除了专职出纳员别人不存放现金，没有现金箱包交接事项，则可不设。市、县联社及营业机构认为有必要，可以自行设置其他登记簿。二、手工登记簿新版手工登记簿共13种《会计档案保管登记簿》《会计档案调阅登记簿》《协助查询冻结扣划登记簿》《印章保管使用登记簿》《会计人员交接登记簿》《重要物品保管登记簿》《收到（发出）信息登记簿》《差错登记簿》《工作日志》《箱包交接登记簿》《代保管物品登记簿》《查库登记簿》《假币收缴登记簿》1、《会计档案保管登记簿》记载信用社档案入库、保管、销毁情况的序时登记簿，是为控制已装订的账簿、表、凭证而设立的账簿。1、《会计档案保管登记簿》(格式)会计档案保管登记簿第页入库记录销毁记录备注年月日档案名称档案编号数量档案日期装箱号保管地点送交人保管人文号年月日1、《会计档案保管登记簿》注意事项：（1）《会计档案保管登记簿》应按保管期限分别设立。（2）由档案保管人员负责登记、保管，连续使用。（3）保管期限为永久保管。2、《会计档案调阅登记簿》会计档案调阅登记簿是记载信用社内部和外部查阅会计档案情况的序时登记簿，是为管理调阅装订成册的账簿、表、凭证等会计档案而设立的重要账簿。2、《会计档案调阅登记簿》(格式)会计档案调阅登记簿第页调阅日期调阅事由调阅单位调阅证明名称及号码调阅人保管人批准人陪阅人名称：号码：调阅资料归档时间备注2、《会计档案调阅登记簿》内部调阅会计档案，应根据调阅人填写并经业务主管批准的申请书记载。如稽核部门业务检查需调阅会计档案，应由稽核部门出具申请，经营业机构负责人或会计主管人员签批并由调阅人在登记簿上签名后，档案保管人员才可以将相关会计档案提供给调阅人。如果内部相关部门未出具申请书，则必须由营业机构负责人签批才可以调阅会计档案。2、《会计档案调阅登记簿》签批或签字，都是指在《会计档案调阅登记簿》的相关栏次进行签字。如“调阅人”栏由调阅人签字，“批准人”栏由批准人签字，而不是由档案保管人员填写。2、《会计档案调阅登记簿》外部有关单位调阅会计档案，应根据调阅人持有、经信用社有关领导批准的县级（含）以上主管部门出具的正式公函记载。公函粘贴在《协助查询冻结扣划登记簿》中。2、《会计档案调阅登记簿》注意事项：（1）需要当事人签字或盖章的栏次，一般情况内部人可以签字也可以盖章，外部人必须签字。（2）“归档时间”栏记载调阅的会计资料归还档案管理人员的时间，实际工作中这个栏次常常被忽略或只写个大致时间，应精确到分。2、《会计档案调阅登记簿》注意事项：（3）“备注”记载其他需要说明的事项，如调阅人员对会计资料进行复印、抄录、拍照等。这是一个非常重要的栏次，如果调阅人要求复印，必须由档案保管人员复印，不能将档案交调阅复印。（4）本簿由档案保管人员登记、保管，年度终了装订入库，下年启用新簿。（5）本簿保管期限为永久保管。3、《协助查询冻结扣划登记簿》协助查询冻结扣划登记簿是记载信用社协助有权机关查询、冻结、扣划款项情况的序时登记簿，是事后查阅的重要依据。《协助查询冻结扣划登记簿》(格式)协助查询冻结扣划登记簿第页日期：年月日营业机构经办人：协助查询被查询人户名帐号查询内容及处理结果协助冻结被冻结人户名帐号帐户余额要求冻结金额冻结金额冻结期限解冻原因及日期协助扣划被扣划人户名帐号帐户余额要求扣划金额扣划金额扣划方式划入户名账号开户行有权机关情况有权单位名称批文名称文号执法人姓名1执法人证件名称及号码执法人签字执法人姓名2执法人证件名称及号码3、《协助查询冻结扣划登记簿》注意事项：（1）“营业机构经办人”栏：由营业机构办理协助事项的人员签字或盖章，包括业务主管和经办柜员。这个栏次必须由两个人签章，一个是经办人，即前台柜员，另一个是批准人。无论是查询、冻结还是扣划业务，都需要由业务主管人员与经办柜员一直办理。即使是查询业务，虽然不须营业机构负责人批准，但也应由委派会计指定柜员办理，相当于委派会计批准。3、《协助查询冻结扣划登记簿》注意事项：（2）“被查询人户名”、“账号”栏，按有权机关出具的相关文书中填写的户名及账号填写。这样要求的目的是为了减少在协助查询冻结扣划业务中出现不必要的差错。因为我们是在协助有权机关办理查询协助冻结扣划，所谓协助就说明我们不是主动发起事项的人，只有当有权机关提出要求后，我们才进行相关业务活动，所以查询、冻结、扣划要以有权机关提供的资料办理。有权机关提到的账户我们一定查，没提到的一定不主动查，这时候主动就有可能承担违约责任。3、协助查询冻结扣划登记簿注意事项：（3）“要求冻结金额”和“要求扣划金额”栏，要按有权机关提供的冻结、扣划文书中写明的金额进行填写。（4）“实际冻结金额”和“实际扣划金额”栏按柜员在系统中实际操作的金额进行填写。3、协助查询冻结扣划登记簿注意事项：（5）“有权机关情况”栏，这是非常重要的信息栏，一定要按照有权机关出示的文书、证件进行准确填写，“执法人签字”栏必须由有权机关经办人亲笔签名，且所写名字必须和其出示的证件中的名字完全一致。一旦发生纠纷，亲笔签名是最有效的法律证据。3、协助查询冻结扣划登记簿注意事项：（6）本簿由营业机构业务主管人员或指定专人负责登记、保管，按年度装订。保管期限为永久保管。4、《印章保管使用登记簿》是记载信用社会计业务印章领入、保管、使用、交接的序时登记簿。记录已用和备用业务公章、业务清讫章、受理凭证专用章、现金调拨专用章、对账专用章、结算专用章、封包讫章、汇票专用章、本票专用章、假币章、票据交换章等会计业务印章的领入、保管、使用、交接及停用等情况。4、《印章保管使用登记簿》(格式)印章保管使用登记簿第页印模印章名称颁发机关日期领取年月日领取人启用年月日使用人停用年月日上缴年月日上缴人使用记录交出人接收人监交人交接原因交年年年年年年年年年年年接月月月月月月月月月月月时日日日日日日日日日日日间时时时时时时时时时时时4、《印章保管使用登记簿》(格式背)印章保管使用登记簿第页使用记录交出人接收人监交人交接原因交年年年年年年年年年年年接月月月月月月月月月月月时日日日日日日日日日日日间时时时时时时时时时时时使用记录交出人接收人监交人交接原因交年年年年年年年年年年年接月月月月月月月月月月月时日日日日日日日日日日日间时时时时时时时时时时时4、《印章保管使用登记簿》注意事项：（1）“领取人”栏应由双人签章。《黑龙江省农村信用社会计业务印章管理办法》第十四条规定：“营业机构领取会计业务印章时，应实行‘双人签收领取’。即应由双人持本单位公函（介绍信）及本人身份证共同前往办理。”4、《印章保管使用登记簿》注意事项：（2）本簿由业务主管人员保管使用，按年装订保管，次年启用新簿，重新加盖印模，将印章名称、颁发机关、日期、领取人和使用人等栏次内容过入新簿。（3）本簿保管期限为15年。5、《会计人员交接登记簿》是记载信用社会计人员因工作调动或其他原因离岗时，为明确责任和衔接工作所办理的交接事项及内容的记录。5、《会计人员交接登记簿》(格式)会计人员交接登记簿第页日期年月日时交接原因接交人交接岗位移交人监交人交接内容现金、凭证及有价单证：印章、结算机具：会计档案：待办事项及其他：5、《会计人员交接登记簿》短期离岗只交接印章的，只记载《印章保管使用登记簿》，不需记载本簿。短期离岗是指临时休息、串班等不涉及岗位变动的情况。5、《会计人员交接登记簿》本簿由移交人登记，业务主管人员保管使用，按年装订保管。本簿保管期限为15年。6、《重要物品保管登记簿》是记载信用社重要物品的领用、保管、交接的序时登记簿，是为控制重要物品的使用而设立的重要账簿。6、《重要物品保管登记簿》(格式)重要物品保管登记簿第页年重要物品名称交接原因移交人接交人监交人备注月日时6、《重要物品保管登记簿》重要物品包括金库钥匙、金库副钥匙、保险柜钥匙、保险柜副钥匙、联行机具等。特征：由会计部门及会计人员使用保管。重要物品必须建立严密的领用、登记、保管、交接手续，坚持“谁使用，谁保管，谁负责”的原则。《重要物品保管登记簿》注意事项：（1）“交接原因”应填写清楚。（2）“移交人”、“接交人”、“监交人”必须由事人亲笔签名或盖章。6、《重要物品保管登记簿》由业务主管人员保管使用。年度终了，对继续使用的上述重要物品按照登记簿记载内容逐项过入下年度登记簿，已用登记簿装订成册入库保管。保管期限为15年。7、《收到（发出）信息登记簿》是记载信用社收到或发出委托收款、托收承付等结算凭证、开户单位对账单等信息的序时登记簿，是事后查找相关信息的记录。7、《收到（发出）信息登记簿》(格式)收到（发出）信息登记簿第页年收或发摘要对方行或单位内容经办人备注月日注意事项：（1）本簿所指“开户单位对账单”是指采用邮寄方式发出对账单时应在此簿记录。（2）“备注”栏用于记载其他需记录的事项或粘贴挂号信、特快专递的回单联。7、《收到（发出）信息登记簿》由指定人员负责登记、保管。年度终了，已用登记簿装订成册入库保管。保管期限为15年。8、《差错登记簿》是记载信用社发现本日以前的差错并进行冲正处理事项的序时登记簿。由业务主管人员保管使用，按年装订。保管期限为15年。8、《差错登记簿》(格式)差错登记簿第页差错处理备注年月日原因金额业务流水号经办人授权人年月日处理方式经办人授权人9、《工作日志》是记载营业机构会计主管人员监督、检查日常会计核算实施情况的详细记录。9、《工作日志》(格式)工作日志第页年月日星期日常事务（背面续）：机构签到签退签到时间时分时分签到柜员签退时间时分时分签退柜员当日上岗人员：待办事项处理情况：特殊事项：签名：注意事项：“日常事务”栏记录过于简单或过于繁琐。《办法》规定此栏的内容是“记录当日发生的现金调拨、大额现金支付、开销户情况和大额贷款发放、收回、展期、形态调整、接待检查、学习培训、值班加班、管理文件执行情况等。”以上列出的事项不是每天都发生的，但都是可能发生的。但从实际情况看，很多营业机构没记录学习培训、接待检查等情况；还有的对大额贷款理解为贷款，以为凡是贷款业务都要记录。9、《工作日志》委派会计是非常重要的工作岗位，负责营业机构全部会计业务活动的正常运行。委派会计每天的工作非常忙碌，不可能记住所作的每一件事，因此每天写好工作日志，不仅能记录每天所作的繁重工作，也能为事后查阅提供依据。9、《工作日志》由营业机构业务主管登记保管，如遇替班由接替者登记保管。本簿按日填写，按年装订。保管期限为5年。10、《箱包交接登记簿》是记载信用社每日营业初及营业终了柜员箱包交接情况的序时登记簿。柜员箱包指每日营业必需的业务箱包，包括凭证、现金、印章等。10、《箱包交接登记簿》(格式)箱包交接登记簿单位：第页年交接时间交或接箱包编号柜员管库员携款员年交接时间交或接箱包编号柜员管库员