办公室管理制度全集

-1-文件管理制度（QG/TCJS10-01-2006）1总则1.1为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用,根据公文的有关规定，结合我公司实际，特制定本制度。1.2文件管理内容：上级党政机关、上级行业主管部门来文；同级单位来文；本单位上报下发的各种文件、资料。1.3本单位的各类文件（党委和行政）统一由办公室归口管理。2收文的管理2.1公文的签收2.1.1签收文件时，要检查收文单位或收件人姓名无误后再进行签收。2.1.2签收文件时，要对文件的份数、标题等内容逐份清查核对，如发现其中一项不对口，应及时报告主管领导。2.1.3签收文件应签写姓名并注明时间。2.2文件的登记编号：对收到的文件，要分类逐件在收文登记薄上详细登记。登记项目一般包括：收到日期、顺序编号、来文单位、发文字号、文件标题。参加各种会议带回的文件、材料，在传达、汇报结束后应交办公室保管，个人不得存放。2.3文件的阅批与分转-2-2.3.1凡正式文件应附上“文件处理传阅单”，由办公室主任根据文件内容和性质阅签后，由文书分送领导和承办部门阅办，重要文件或急件应立刻呈送领导（或分管领导）阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。2.3.2为加速文件运转，文书就在当天或第二天将文件送到领导和承办部门，如关系到两个以上部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况例外）。2.4文件的传阅：2.4.1传阅文件应严格遵守传阅范围和详细规定，不得将有密级的文件带回家里阅读或随身携带到公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。2.4.2阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交给文书，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责，如有领导“批示”、“拟办意见”，办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。2.4.3文件阅完后，应交给文书，切忌横传。3发文的管理3.1办公室负责文件的上报下发，各基层单位和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。3.2发文的范围：凡是以公司党政名义上报、下发的各种文件均属发文范围。3.3发文的程序：-3-3.3.1各职能部门需要发文，应事先向办公室提出申请。3.3.2办公室同意发文后，由职能部门草拟文稿。文搞拟就后，拟稿人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人。3.3.3部门负责人核稿并签字。3.3.4办公室文书对文稿内容、格式进行把关，确定分发或报送份数，办公室主任进行审核。3.3.5文书将文稿送公司领导签发。3.3.6经领导批准签发后的文稿交由文书统一编号送打字室打印。3.3.7文件打印清样，应由核稿人校对，校对人员应在发文稿上签名。3.3.8文件打完后，由文书向领导请示是否需要在公司网站公布，如果需要，则上传文件。4文件的借阅和清退4.1文件的借阅4.1.1需要留用的文件，需要向办公室办理借阅手续，明确责任人借阅时间和归还时间。4.1.2借阅人必须做好保密工作，不得翻印和复印，不能转借他人，绝密文件在指定地点阅读。4.2文件的清退4.2.1文书应定期对事情已经办妥的本单位文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。如发现文件丢失，-4-必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。4.2.2清退时要加盖清退戳记，保存好《文件清退单》。5文件的立卷归档5.1文件归档工作依照《档案法》和甘肃铜城工程建设有限公司档案管理制度及时整理（立卷）、归档。5.2联合办理的文件，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他机关保存复制件和其他形式的文件副本。5.3存档时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。5.4要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则，重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。6文件的销毁对已不具备归档和存查价值的文件应填写《档案销毁清单》，经办公室主任审核批准后，可以销毁。销毁秘密文件应到指定场所，由两人以上监销，保证不丢失、不漏销。下发至各基层单位、部室的无密级文件由其自行销毁，并向办公室上报销毁清单。对于违反文件管理制度并造成影响和损失的人员，视情节轻重，给予行政处罚和经济处罚，由办公室拿出具体处理意见，经领导批示后进行处罚。7解释权归办公室。-5-印信、文印管理规定（QG/TCJS10-02-2006）一、印信管理规定1印章的种类1.1印鉴：行政、党委、董事会的公司印章和业务专用的公司印章。1.2公司高级职员名章：刻有公司高级职员姓名的印章。1.3部门章：刻有公司部门名称的印章。1.4基层单位章：刻有公司下属基层单位名称的印章。2各类印鉴保管原则：各类印鉴的刻立由总经理核准后由办公室制发并在印信保管登记薄上登记，制作印模，由相关部门或人员负责保管。行政、党委、董事会的公司印章、公司高级职员名章、合同专用章、办公室印章由办公室文书保管和使用。基他部门印章、各分公司章由其负责人指定专人保管，部门、分公司负责人为第一责任人。印章如发生丢失、损毁或被盗情况，除迅速上报领导外,还应向当地公安机关和备案机关登记，并声明作废。3印鉴使用规则3.1公司内部的管理及其它文件需盖章时，由总经理审批后方可加盖；内部一般行政事务使用印鉴，由办公室主任审核。3.2公司一般性对外文件，须经总经理（或办公室主任）审批后方可加盖印鉴。-6-3.3公司对外承诺书、委托书、经济合同及法律文书按规定权限审批后方可加盖印鉴。3.4严格执行用印制度，建立用印登记薄，重要事项用印必须有详细记录，注明用印日期、事由、审批人。3.5办理用印事宜应在工作时间之内，特殊情况除外。3.6如因业务需要，印章需带出公司，则必须办理印章借用手续，经总经理审批后方可带出。承办人对借出的印章负保管责任，不得转借，否则将负法律责任。4对介绍信、证明信的管理。需要公司党委、行政出具介绍信、证明信的，必须由二级单位和机关部室同意，并持基层单位介绍信、证明信到公司办公室换取介绍信、证明信。开具的介绍信内容要明确具体，信文与存根要一致，经检查核对无误后用印。5若未按本规定办理，对相关责任人处以50元—500元的罚款，若造成损失，则酌情予以处罚；情节严重者将移交司法机关处理。二、文印管理规定6打印6.1以公司党委、行政名义发文、上报下发的文字资料、材料等一律送办公室主任审核同意，由主管领导或分管领导签发，交办公室打印。6.2凡上报或下发的文件(材料)，一律用钢笔或水性笔抄写文件稿，字迹清晰，书面整洁，由办公室负责文字把关、打印。-7-6.3打字员要按照先急后缓的原则安排打印顺序。对办公室主任签有时间限制的，要保证按时完成。6.4公文核对由拟稿人或指定专人负责，一般实行两校制，核对人完成两校后，在清样上签署姓名、日期。6.5文件校对稿由打字员保存，文件印制完成，确认无误后，再进行处理。7油印7.1油印的范围：凡上报或下发的文件（材料）单张复印超过20份原则上油印。7.2油印时，要选择好的油墨，纸张要用统一规格的纸，印刷时要注意版面清晰，要爱惜油印机，定期对油印机进行保养，使油印机保持在最佳状态，8复印8.1复印的范围为了提高复印机的使用效率和使用寿命，复印机仅限于机关各部室复印文件、材料，原则上各基层单位不予复印。8.2各部室复印文件材料必须填写《复印文件申请单》，经办公室主任审批后予以复印。8.3不得使用复印机复印非公事材料，复印绝密文件需经公司领导批准。8.4复印专管人员每月依据使用单位填写复印文件申请单统计计算各单位复印费用，向办公室主任报告后，送计划经营部进各单位成本。8.5复印专管人员必须正确操作机器，做好日常维护保养-8-工作。机器出现故障要及时与维修人员联系排除故障。复印时，能用小纸张的不用大纸张，能双面复印尽量双面复印。9文印室作为公司机房重地，闲人免进。为加强设备管理，非本室工作人员，未经办公室主任同意，严禁操作文印设备。严禁任何人利用办公用微机打游戏。禁止无关人员随便进入文印室。严禁在文印室内吸烟。10解释权归综合办公室。-9-会议、接待、卫生管理办法（QG/TCJS10-03-2006）一、会议管理办法1会议的种类根据公司实际，公司主要分为党委会议、党政工联席会议、总经理办公会议、各类专题专门会议（包括：股东会、董事会、监事会、职代会）四种。2会议程序2.1对定期的常规会议（如党委会议、党政工联席会议、总经理办公会议等），会议准备比较简单，只需在会前明确这次会议主题即可。2.2各类专门专题会议的准备2.2.1会议议题的确立。2.2.1.1由主管领导人确定（如专业、专题会议）2.2.1.2按法定程序确定主题（如职代会、股东会、董事会、监事会）。2.2.1.3由领导集体讨论决定（如涉及公司重大生产经营决策、组织机构设置、人员变动、内部规章制度等）。2.2.2确定会议时间、地点及与会人员由办公室具体负责，要保证全面周到，无错漏、范围恰当。通知前必须经领导审批。2.3会议通知。一般是电话通知，重大会议需书面通知的，-10-一定对被通知者是否收到通知和能否如期参加会议进行落实。文书通知会议时，必须通知到与会部门、各分公司领导，并记录受话人姓名、受话时间。2.4会议召开前准备好会议场所、会议文件或资料。且承办人会前须准备《签到薄》，以确保及时了解人员出席情况。2.5会议记录在会议进行中要做好记录。必要时可录音、录像，妥善保存记录材料。二、接待管理办法3接待事务分类Ａ类：贵宾接待。指公司领导重要客人、公司重要客户或地方政府部门的接待。Ｂ类：普通接待。一般来客的接待或与公司有相关业务的接待。C类：内部接待。指企业内部员工反映问题、询问和办理某些事务的接待。4对接待工作的要求4.1接待方式4.1.1贵宾接待:秘书迎接来客于接待室入座，公司领导陪客接待，秘书安排好来客的食宿和娱乐活动。4.1.2普通接待：归口业务部门主办人员负责接待并服务，如须就餐，由部门领导或指派人员陪同。4.1.3内部接待：接待人员应对上访提出的要求或汇报的-11-内容做好记录，能办理的给予办理，属其它部门办理的，给联系到其他部门办理。对办理事件不在职权范围内的，请示领导后，按领导的意思办理，若来人需见领导的，问清身份和情况后，请示领导，若领导不在或公事不能脱身的，另约时间见面。4.2接待礼仪要点接待人员严格遵守公司相关规定，不准有任何越格行为发生。接待过程中如有来客提出办理限制事宜，须婉言解释。4.3接待用品准备由秘书办理采购通用备品。通用备品包括烟及配套用品、水及水具、便笺及笔等。三、环境卫生管理办法5本办法所指环境区域为公司总部办公场所，各基层单位所在地办公场所以及由其负责的其他区域。6公司总部大院、办公楼内过道、楼梯、扶手、墙裙、厕所、会议室（不包括各部室自用的）以及领导办公室内的环境卫生均由保洁员负责保洁，机关各办公室内卫生由各部室负责保洁。7各单位对其所负责的卫生区域要坚持一日一清扫，一月一大扫除，垃圾一周一清运，玻璃二月擦拭一次。要保持办公室窗明地净、办公场所干净无脏物。8各部室自用的会议室无论用否，要坚持每天保洁一次，室内外放置的盆花必须定期浇水、施肥。9公共厕所卫生由保洁员负责打扫，做到一日一清扫，保-12-持无臭味，春夏两季打药灭虫。要保持下水畅通无溢流，陶挖下水污泥必须随时清运干净。10若违反本办法第7、8、9条者，扣罚第一责任人和具体负责保洁员各50元至200元；机关办公楼内卫生打扫过后，如发现哪个办公室门前或室内有污水、烟头、果皮、纸屑等，按照一滩污水、一个烟头、一个果皮、一个纸屑、一口痰每项以20元为标准扣罚该办公室人员。11办公室根据卫生点制作办公楼卫生区域考核表，每月负责汇总征求各领导、各部室对保洁员的考核意见，依据扣分情况扣罚保洁员工资。12本办法解释权归综合办公室。-13-办公用品、办公设备管理规定（QG/TCJS10-04-2006）一、办公用品管理规定1办公用品的分类1.1个人使用类：指纯粹由个人使用、保管的用品。如：笔、笔记本、刀片等。1.2业务使用类：指单位共同使用、保管的用品。如计算机耗材、文