十三、公司档案管理制度

十三、公司档案管理制度第一条管理部门1．文书结案后，原稿由各文书管理部门归档，经办部门根据实际需要留存影本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经文书管理部门主管同意后妥善保存，文书管理部门以影本归档。2．各分公司档案分类目录及编号原则，由各公司经理室或事业部经理室统一制定，总管理处各部门、中心档案则由各部门自行编定并报送总管理处。第二条文件点收文件结案移送归档时，根据如下原则点收：1．检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查归入。2．文件如经过抽查，应有管理部门主管的签认。3．文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门补办。4．与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门。5．有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门送指定保管部门签收后，将文件归档处理。第三条文件整理点收文件后，应依下列方式整理：1．中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。2．右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角、理齐钉牢。3．文件如有皱褶、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。第四条档案分类1．档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门区分，部门区分之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。2．档案分类应力求切合实用。如果因案件较多，三级分类不够应用时须在第三级之后增设第四级“细类”。如案件不多，也可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。3．同一“小类”（或细类）的案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个档夹不够使用时，可分为两个以上的档案装订，并于小类（或细类）之后增设“卷次”编号，以便查考。4．每一档夹封面内首页应设“目次表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。5．档号的表示方式如下AA——BBCCD——EE其中AA为经办部门代号，BB为大类号，CC为小类号，D为档案卷次，EE为档案目次。第五条档案名称及编号1．档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。2．各级分类、卷次及目次的编号，均以十进制阿拉伯数字表示；其位数使用视案件多少，及增长情形斟酌决定。²11²1²1²11²1²1²1²13．档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。4．档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。5．档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改，必要应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。第六条档号编写1．新档案，应就“档案分类编号表”，查明该档案所属类别及其卷次、目次顺序，为此来编列档号。2．档案如何归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列。3．档号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编列档号。4．档号应自左而右编列，右方装订的档案，应将档号填写于案件首页的左上角；左方装订者则填写于右上角。第七条档案整理1．归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。2．档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。第八条保存期限文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：1．久保存：（1）公司章程；（2）股东名册；（3）组织规程及办事细则；（4）董事会及股东会纪录；（5）财务报表；（6）政府机关核准文件；（7）不动产所有权及其他债权凭证；（8）工程设计图；（9）其他经核定须永久保存的文书。2．10年保存：（1）预算、决算书类；（2）会计凭证；（3）事业计划资料；（4）其他经核定须保存10年的文书。3．5年保存：（1）期满或解除之合约；（2）其他经核定保存5年的文书。4．1年保存：结案后无长期保存必要者。5．各种规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。第九条档卷清理1．档案管理人员应随时擦拭档案架，维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年更换时，依规定清理一次，已到保存期限者，给予销毁，销毁前应造册呈总经理核准，并于目录表附注栏内注明销毁日期。2．保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应将“收（发）文登记单”第五联附注在其保留文件上，并在第五联上注明部分销毁的日期。第十条调卷程序1．各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填写“调卷单”，经其部门主管核准后向管档人员调阅。2．档案管理人员接到“调卷单”，经核查后取出该项档案，并于“调卷单”上填注借出日期后，将档案交与调卷人员。“调卷单”则按归还日期先后整理以备催还。3．在档案室当场借阅者，免填“调卷单”。4．档案归还时，经档案管理人员核查无误后，档案即归入档夹。“调卷单”由档案管理人员留存备查。第十一条调卷管理1．“调卷单”以一单一案为原则，借阅时间最长以一周为限，如有特殊情形应延长调阅期限时，应按调阅程序重新办理。2．调卷人员对于所调档案，不得抽换增损，如有拆开必要时，亦须报明原因，请管档人员负责处理。3．调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，应变更调卷登记，不得私自授受。4．调阅档案限与经办业务有关，如调阅与经办业务无关之案件，应经文书管理部门主管同意。