印章使用和管理的相关办法

印章使用和管理的相关办法我司为进一步加强风险管理与控制，降低管理风险，在不改变各类印章原来使用权的基础上，进一步加强对印章的使用和管理，实行对下属各部门、各单位的印章（含法人章）统一监管，形成印章管理、使用、监督的长效监管机制。为确保印章统一监管工作顺利开展，各单位需明确认知印章分散管理的潜在风险及实施统一监管的意义重要性，特别是在当前经济危机形势下出现的风险多、管控难的局面里，尤其要在各方面注重管理规范。其中，印章的使用和管理是所有内部管理中最直接、最重要的管理内容，必须对此提出更高更严的要求。为此，公司要求将正常使用并刻有“**公司”的各类印章，于12月30日前全部上缴公司总经办统一留印、登记、监管。公司在收齐各单位上缴的印章后，总经办将对所有印章重新进行了留印、登记，并结合印章使用实际，签字执行《印章管理作业规范》等规范性文件，在规范中设定各单位主要负责人为管理使用印章的第一责任人，必须对印章管理和使用负全责，实行“责任追究”制，如有放松管理、违规操作等行为，视其情节，给予严肃处分，并依法追究法律责任。在实际工作中，各部门、各分支公司需使用印章时，首先填写用章申请单，详细记录用章理由，经由印章第一责任人批准后，报分管领导审核。由印章保管人亲自备案、盖章。责任人不在，可由代理领导行使批准权。原则上，保管人不得让他人代为行使职权。在盖章时，为体现单位正规化、标准化管理形象，对所有用章进行了严格规定：必须盖正、清晰不模糊。如印章未盖正（超过5度）、字迹不清楚或有一字模糊需辨认的，一律扣保管人50元/次。对于确需印章外出使用的，必须由印章管理人携章同行外出。原则上，保管人不得让他人代为行使职权。如有印章管理人不便外出时，必须保证携章人和监管人两人以上同行，并严格执行《印章管理作业规范》。此办法适用于腾龙集团山东基地所有单位及下属部门。核准：附：①印章管理作业规范②刻制印章申请单③用章申请单④印章管理登记单⑤印章交接单***公司2011年12月18日印章管理作业规范一、目的：规范公司各种有效印章的管理，使印章的使用处于控制状态，维护公司利益。二、适用范围：本程序适用于公司印章、法定代表人印章、公司合同印章和各职能部门业务印章的管理。三、职责：1.总经理负责审批公司各类印章的制作申请和公司级各类印章的用印。2.相关管理文件中对用印流程有明确规定的各环节责任人，负责审核或审批。3.总经办负责指定专人保管公司印章、法定代表人印章、公司合同印章。4.公司批准刻制和启用的其它部门印章由部门负责人管理，确保依据公司规定的流程和使用范围使用。5.印章保管人负责确认是否符合审批手续，只能对签批的最终文件进行用印，并保存审批依据和用印对象，督促用印人做好登记工作。四、流程：1.印章刻制与启用①公司印章的刻制由管理部按公安、工商管理等部门的规定具体办理。②各部门如需刻制印章，应由部门负责人提出申请，使用《刻制印章申请单》，经总经理审批后，由管理部负责人指定专人到公安局或工商行政管理部门核准指定单位刻制。③印章的尺度、式样、名称、文字、字体，统一按国家有关规定执行。④印章刻制后，在未启用前，由总经办档案管理人员保管，并建立《印章管理登记单》，将印样、启领用和回收进行登记。⑤印章启用时，印章使用部门应安排发文，通知公司各部门和相关业务单位，并报上级公司备案，通报印章式样及启用时间。2.印章的领取和保管①公司各类印章由表1所规定的印章“责任保管人”到总经办登记《印章管理登记单》后领取。②印章由使用“责任保管人”负责保管，并对印章的安全负责。③当印章责任保管人变动时应及时办理交接手续《印章交接单》，将移交记录交总经办备案。④工作期间印章责任保管人因特殊情况暂时缺岗（如出差、病假等）时，需将印章交由总经理指定（或授权许可）的人员代为保管和履职，并办理《印章交接记录》等印章交接登记手续。交接登记单应交总经办备案。⑤印章的管理：印章的保管、用印批准权限、使用范围等见表1的规定。表1：印章名称责任保管人用印批准权限人使用范围公司公章总经办（执行）总经理1、以公司的名义发出的通知、证明、报告、公函等。2、公司申请、上报报表、申办、委托、办理等需要出示公司证明办理的手续。3、凡经公司（执行）总经理签发的发文、发函、证明、委托书、信件、例行报表、公司决定上报的有关资料可直接盖章。4、其它需使用公司印章的情况。合同专用章业务（行政）主管（执行）总经理/销售副总协议/合同财务专用章出纳（执行）总经理收据、银行票据、税收缴款书等财务文件。法人代表章会计主管（执行）总经理合同、财务报表、银行票据、税收缴款书、委托/证明等函件发票专用章销售监控会计财务负责人各类发票财务收讫章出纳财务负责人收款收据财务付讫章出纳财务负责人各类报支单、借据财务转讫章出纳财务负责人转账类票据体系文件专用印章（体系文件专用印章（受控、作废留查、非受控等）品质主管（执行）总经理管理体系文件和选用的外来文件质量专用章质检员品质主管质保书证明报检专用章报检员部门主管商检局报检单备案及除产地证外证明文件报关专用章报关员部门主管海关报关单备案中英文印章单证员部门主管商检局产地证备案中英文（法人）印章单证员部门主管信用证交单资料（银行汇票、箱单、发票等）正本印章单证员部门主管结转印章单证员部门主管海关备案，深加工结转专用辅料收讫章辅料账务员部门主管仓储辅料物资的收讫原料收发章原料账务员部门主管仓储原料物资的收讫管理部印章总务员部门主管1、以部门名义发出的通知、证明、申请、函等，无法人效力。2、其它需要使用印章的部门业务文件情况。工程部印章总务员部门主管计生办印章总务员计生办主任工会印章总务员工会主席党总支印章党总支秘书党总支书记未尽事宜，后续补充。3.用印的申报及审批①凡逐级签审的发文、合同、请示等文件，经过流程权限人审批后，可直接用印，不必再走用印申请。其它情况的用印流程为：经办人填制《用章申请单》，上级主管审核，总经理或有审批权限的人审批，印章保管人用印。②财务专用章、发票专用章等财务用章的申报及审批。③部门印章仅限于内部业务使用和经总经理审批的相关文件，不得用于含有经济内容的对外文书，未经总经理审批，也不得用于合约、承诺、涉及面向全公司的内容等文件，对外不具有法律效力。④各级审核、复核、审批人员，应按公司有关规定审查需加盖印章的文本内容是否在其授权的范围之内。4.盖章的规定①印章保管人应对申请用印的文件仔细核对，确保采用签批的最终文件进行用印。②用于公司业务文件、资料上的个人印章，必须在加盖公章之后由个人印章保管责任人盖章。③对外的报文类文件资料，若管理部门无特别要求的，仅在落款处盖章。④对外的合同、协议类文件为多页时，必须加盖骑缝章。5.印章的使用管理①印章保管人加盖印章后，印章保管人按用章规定，必要时印章保管人应留存用印文本一份以备查。②每年年终，印章保管人应将所留存的用印文件进行整理，一并归档保存。③印章原则上不许带出公司，确因工作需要将印章带出使用的，应事先经公司总经理同意后由两人以上共同携带使用。④任何部门或个人，都不得使用空白信笺加盖印章。6.印章的更换管理①印章内容发生变化或破损应及时更换新印章。②新印章启用时，相应的旧印章应同时停止使用，并应交回总经办，在档案室保存；原印章保管人和总经办档案管理人员须在印章登记本上注明旧印章的废止时间。③因人事变动引起印章使用人变动时，印章交接双方应到总经办办理印章交接手续或出具双方签字确认的《印章交接单》。五、责任1.用印文件的各级审核人和签字审批人对印章的使用负有经济、行政和法律责任。2.印章保管人员必须在审批人同意的情况下使用印章。3.公章、合同专用章、财务专用章在使用、保管过程中不慎遗失，必须立即通知总经办，并由当事人与总经办、管理部一起立即向有关部门办理挂失或报案，并发文知会相关单位和上级主管部门。必要时通过媒体刊登遗失启事。4.若违规使用印章，一经查出，将根据严重程度给予相应的行政处分。造成损失者还应追究其经济、法律责任。***公司2011年12月18日公司刻制印章申请单申请部门申请人日期刻制印章名称数量刻制要求：1、材质要求：2、样式要求（需附图）：3、尺寸要求：刻制理由：经办人签名：部门负责人意见：总经理意见：刻章人签字：启用日期：刻制印章申请单公司用章申请单用章时间年月日点分——年月日点分用章事由预留印鉴用章部门申请人部门领导总经理签准备注盖章人公司印章管理登记单序号留印样板名称印章保管人领用时间备注公司印章交接单印章名称及样板移交事由移交人接管人监交人移交日期年月日时备注：