发票管理规定制度

关于从外部取得发票和收据应注意事项•主讲：汤克丽•注册税务师•注册评估师•抚顺鸿丰财务咨询有限公司•电话：[phone]•2014年3月•发票是指税务部门印制的盖有税务票据监制章的收付款凭证，主要用于商业经营性收入，即应税业务，如劳务、货物转移等。包括：工商业、服务业、娱乐业、文化体育业、建筑业、交通运输业、金融保险业、邮电通信业、销售不动产或转让无形资产业等征收范围使用的普通发票。发票概念•发票管理方面，目前我们国家的法律法规有《中华人民共和国发票管理办法》及其实施细则。•国家税务部门每年都要组织大批税务人员定期对发票进行专项检查。对于检查出来问题发票，不仅税务上不予抵扣，而且还要进行经济和行政处罚，严重的追究刑事责任，因此存在着一定的税收风险。举个案例来说，某公司在07年时就出现一起发票违规处罚案，被税务机关查出补税并罚款。法律法规•在每年的审计检查中，也检查出不少违反发票管理规定的问题。因此有必要加强对取得原始发票的审核。•如何进行发票审核？•当取得原始发票时我们应注意哪些事项？•下面我就讲一讲当我们取得一张原始发票时，应注意从哪些方面进行审核，一般来说有这么三个大的方面：发票审核•一、发票样式方面•二、发票开具内容方面•三、如何鉴定假发票发票审核•一、发票样式方面•（一）审核发票是否套印税务部门监制章。•（二）审核发票代码（即第一行数字）是否为12位阿拉伯数字，发票号码（即第二行数字）是否为8位阿拉伯数字。•（三）审核发票代码前八位是否符合普通发票分类代码编制规则。•普通发票分类代码为12位阿拉伯数字。•从左至右排列：第1位为税务局代码，1为国家税务局、2为地方税务局，0为税务总局。•第2、3、4、5位为地区代码(地、市级)•以全国行政区域统一代码为准，•第6、7位为年份代码（例如2007年以07表示）。是指发票的印刷年份，并非发票的使用年份，可以跨年度使用。第8位为统一的行业代码。其中：•国税行业划分：1工业、2商业、3加工修理修配业、4收购业、5水电业、6其他；•地税行业划分：1交通运输业、2建筑业、3金融保险业、4邮电通信业、5文化体育业、6娱乐业、7服务业、8转让无形资产、9销售不动产、0表示其他。•举个例子：•取得某市服务业普通发票，发票代码应为23408077XXXX；•某商业企业普通发票，发票代码应为13408072XXXX。•服务业发票•（四）审核各种号码的印制位置。发票代码、发票号码统一印制在发票右上角或正上方。•（注明：发票代码和发票号码是全国统一要求必须印制的发票项目）•二、发票开具内容方面•（一）审核发票开具的字迹和加盖的印章。•重点审核字迹和单位财务印章或者发票专用章是否清楚，易于辨认。•另外发票表面应干净整洁，并且内容不得涂改，如果填错涂改，应重新予以退换。•（二）审核发票开具的付款单位是否为公司全称。•2004年8月31日后，对付款单位的开具有了更加严格的要求：必须如实填开付款单位全称，不得以简称或其他文字、符号等代替付款单位全称。这一点大家尤其要注意！！！是今年的税务机关检查重点关注问题。•（三）审核发票填开项目是否齐全。•商品名称、规格、单位、数量、单价、金额、填开日期是否都填开齐全，如果商品种类多，在发票上无法一一列示，应附开票单位盖章确认的明细清单。需要注意的是，在审核定额发票时，必须重点审核是否准确填开日期，是否存在不开日期的情况。•（四）审核发票填开内容是否真实。1、审核发票填开内容与发票类型及所盖印章的合理性。比如，取得一张“安庆市服务业、娱乐业、文化体育业专用发票”，开具内容为修理费、办公用品，但发票上加盖的是安庆市XX餐馆服务有限责任公司财务专用章，明显此开票内容与开票单位的经营业务是不相关的，我们可以认为这张发票是不可以报销的。•再比如：•汽车修理厂的修理修配业务就应开具国税机关管理的修理修配业增值税专用发票而不应开具商品零售发票。•广告公司的广告费就应开具地税部门监制的服务业广告发票而不应开具工业或商业销售发票。•2、审核发票填开内容与所附附件的合理性。发票填开的内容不同，所附的附件自然也要求不同。（1）填开内容为“会议费”时，审核是否有相关会议费证明材料。一般来说，大额会议费证明材料应包括：会议通知、会议时间、地点、出席人员、内容、目的，费用标准等等。•（2）填开内容为“办公用品”或“食品”时，审核是否后附销售方提供的明细清单，并追查购置（采购）后是否按规定办理入库验收和领用手续。••（3）填开内容为“咨询费”、“顾问费”、“场租费”等服务费用时，审核是否后附相关的合同。（4）填开内容为“礼品”时，业务经办部门应事前和财务部门沟通相应处理办法。应尽可能少开礼品费用，以避免个人所得税风险。（5）支付对象为个人“劳务费”和“利息费用”时，取得发票时应附个人所得税完税凭证。•3、审核发票是否一次性套写，是否存在“大头小尾”的情况。4、审核发票是否存在连号开具，以达到发票金额“化整为零”的目的。•三、假发票的鉴定方法在社会中我们经常会遇到一些假发票，鉴定假发票主要是靠经验，但也有一定的方法，主要是：一看、二刮、三查询•（一）看“看”发票代码和发票号码，数码的深浅度、大小、字体应该是一致的；反之，很可能是假发票。“看”发票样式的特点，比如：国税发票的底纹或水印，地税定额发票的“条形码”等。主要是通过眼观、手摸和仪器照射的方法判断发票的真实性主要用于手写发票的鉴别，具体方法如下：审查发票的纸张税务机关印制的发票联纸张选用专用纸张，由各省级税务机关确定，一般情况下介于70-80克之间（一）看审查发票的填写字迹是否位移负责发票的印刷厂在装订上面有严格的质量要求，这是某些小型印刷假发票的印刷厂容易忽略的地方，所以，如果发现发票联各项目内容填列出现明显的位移，就有可能是假发票。（一）看审查发票的复写情况注意发票背面的复写区域压痕是否和发票正面的内容一致。注意发票联各项目内容是否用钢笔、圆珠笔直接书写而非复写而成审查发票是否被涂改注意发票是否有通过药剂退色，橡皮擦，小刀刮等方式进行涂改的情况（一）看审查发票项目填写是否齐全根据《发票管理办法实施细则》第二十八条的规定，单位和个人在开具发票时，必须做到按照号码顺序填开，填写项目齐全，内容真实，字迹清楚，全部联次一次打印，内容完全一致，并在发票联和抵扣联加盖发票专用章。因此在审核发票时应当注意发票项目是否填列齐全，填列不齐全的发票将被视为未按规定开具发票的行为•“刮”开密码区、刮奖区。正规发票的密码区、刮奖区均是可以刮开的，而且密码区刮开后所显密码应该是具有唯一性的，不会重复；如果密码区、刮奖区无法刮开或密码区刮开后所显密码出现重复，即可认定为假发票。（二）刮网上比对电话比对税务机关比对现在的发票多为信息防伪发票，在发票背面多有“鉴别真伪请刮开密码层并按依次输入XX位发票号和密码，登录XX税务局网站或语音服务热线98XXX进行查询。”的话，可以按照发票所写办法进行查询，以鉴别发票真伪。（三）查•以下：•我们提供一些大家日常工作中所接触到的一些发票样式，以增加大家对各种发票的感性认识。•销售发票••租赁发票服务业发票••建筑业发票•与建筑业发票相关的甲供材发票大家可能不太熟悉，我就重点讲讲甲供材发票。在实际工程建设中，不少建设单位将“甲供材”全部进入工程成本，而施工单位仅就货币资金结算开具建筑业发票申报纳税，“甲供材”部分未主动申报纳税。这样一来就逃避了“甲供材”税款，针对这种情况，地税局提出在开具建筑业发票的同时申请开具甲供材发票，申报缴纳甲供材应纳的税款，并将发票联交建设单位（具体见宜地税函[2008]293号）。因此我们在办理工程结算时，也应对此予以关注。如果合同中约定了甲供材条款，施工单位只对货币资金结算开具了建筑业发票，则还需另外再开具甲供材发票。当然也可以将甲供材并入建安工程一起来开具建筑业发票，税务部门也认可的。我们目前采取的是后一种方法，这样就无需再开甲供材发票了。广告业发票•货物运输业发票•现在的货物运输业发票，国家规定必须采用税控收款机系列产品开具，如果取得手写货物运输发票是无效发票，税务上也是不予认可的。•以上都是讲发票，在讲到发票的同时，我们必然要提到与发票相关联的收据。•什么是收据，收据和发票两者有什么区别？收据收据的概念•收据是一种收付款凭证。它有种类之分。至于能否入账，则要看收据的种类及使用范围。收据与我们日常所说的“白条”不能画等号。•收据可以分为内部收据和外部收据。•内部收据是单位内部的自制凭据，用于单位内部发生的业务，如收取员工押金、退还多余出差借款等等，这时的内部自制收据是合法的凭据，可以作为资金收付入账。•外部收据又分为税务部门监制、财政部门监制、部队收据三种。单位之间发生业务往来，收款方在收款以后不需要纳税的，收款方就可以开具税务部门监制的收据。行政事业单位发生的行政事业性收费，可以使用财政部门监制的收据（比较多见）。单位与部队之间发生业务往来，按照规定不需要纳税的，可以使用部队监制的收据，这种收据也是合法的凭据，可以入账。•除上述几种收据外，单位或个人在收付款时使用的其他自制收据，就是日常所说的白条，是不能作为凭证入账的。•发票与收据两者有本质区别，不同经济内容的业务应收取或开具不同的发票或收据。发票的威严远远大于收据，发票所收支的款项可以做为成本、费用税前列支，而大部分收据都不能作为成本费用税前列支，只有少部分收据能够作为成本费用税前列支。•我们通常列支成本费用的收据主要是指财政部门印制的盖有财政票据监制章的收据用于行政事业性收入，即非应税业务，如行政收费、罚没款等，一般来说这些收入要纳入财政预算范围内。收据通常有行政非税收入收据、行政事业收费收据、教育收费收据、行政事业往来收据等。（注意：必须盖有财政监制的章的收据方可入帐！！！）•非税收入收据•其他收据其他收据（中华慈善总会捐赠收据）•行政事业单位往来结算收据其他收据审核其他收据（含行政事业性收费收据）我们应注意：•是看是否盖有财政部门或税务部门监制章。军队的收据一般接触不到。•看是否列支经营性收入。•如果行政事业性收费收据开具内容是租赁费、销售收入等经营性业务收入，即使是事业性单位，也不能合法列支。正确的是应开具正规发票。