合同档案管理暂行办法

—1—xxxx公司合同管理暂行办法总则第一条为加强合同档案管理，达到标准化、科学化、规范化、制度化要求，结合业务操作实际，制定本办法。第二条合同档案是记载每一笔业务从申请、调查、审查、审批、办理到事后检查、催收、清偿等所有业务环节的全流程记录。第三条档案管理原则是财务部门保管完整的核心档案资料，同时建立业务台帐，以便日常查阅，方便利用。档案的保管第四条设立专用的档案柜，严格管理档案，包括整理材料立卷归档，后续材料的补入收档，档案的调阅、借阅、复印、检查等。第五条财务部门负责收集完善业务档案资料；负责建立业务台帐、业务部门复印留存有关资料，便于查阅。档案的立卷第六条每笔档案根据业务操作流程要求，按照以企业为单位，以时间为顺序排列，编立序号。第七条经办业务人员须整理合同资料，检查内容是否真实、填写是否完整，完善全部业务手续后，填写《档案移交表》（一式两份，移交部门留存一份，接收部门留存一份）并将该笔业务的所有资料交由财务部门检查，封存，由财务部门进行归档登记，完成档案的归档整理。档案的调阅第八条建立档案调阅登记薄。调阅档案，需经负责人批准，调阅应在档案保管地进行，不得带离，不得折叠、涂改、拆换、损毁，并且应严格—2—遵守保密制度，不得违规泄露客户资料。第九条如果确需外借档案的，应填写外借单，外借单上必须由部门负责人签字。一般外借要当日归还，特殊情况不超过3日，交回时档案检查内容是否齐全，并将外借单入档保存。档案的交接第十条建立档案交接制度。设立档案交接登记薄，交接时经办人员应当面清点，办理交接手续，签署交接人姓名和交接日期。档案移交表一式两份，一份交经办人员，一份随档封存。档案的销毁第十一条根据档案重要程度和性质的不同，分别确定保管期限，超过保管期限的档案，按规定统一进行销毁。第十二条档案的销毁，必须经有关负责人批准，在销毁前应清点核实，并登记档案销毁清单。第十三条本办法自发布之日起实施。xx年x月x日附件：1、挡案调阅登记表2.档案外借单3.档案移交调阅表4.档案资料清单5.业务经办人员确认单—3—附件1档案调阅登记表借阅时间借阅人借阅事由归还时间归还接收人—4—附件2档案外借单外借档案编号：外借原因：外借档案材料清单：1、2、3、4、5、6外借申请人签字：日期：申请部门负责人签字：日期：外借审查意见：负责人签字：日期：外借档案日期：经办人签字：外借档案页数：经办人签字：档案归还日期：经办人签字：—5—附件3档案移交表移交人签字接收人签字移交部门负责人签字接收部门负责人签字移交原因：移交档案编号：移交材料清单（可另附纸）：移交结果：监交人签字：日期：—6—附件4档案资料清单档案号：序号资料名称类别份数备注1客户经理调查报告2风控部审查报告3有权审批人审批表4借款合同5质押物清单6借据7收据8身份证复印件9担保保函10个人信用反担保保函11121314151617—7—附业务经办人员确认单此联归档客户信息客户名称合同金额合同签订日期经办人信息客户开发业务洽谈手续办理风控人员批准人签字业务经办人员确认单此联财务留存客户信息客户名称合同金额合同签订日期经办人信息客户开发业务洽谈手续办理风控人员批准人签字—8—xx业务经办人员确认单此联归档合同信息融资客户投资客户合同签订日期经办人信息融资客户开发融资客户调查融资客户手续办理投资客户开发投资客户手续办理风控批准人签字xx业务经办人员确认单此联财务留存合同信息融资客户投资客户合同签订日期经办人信息融资客户开发融资客户调查融资客户手续办理投资客户开发投资客户手续办理风控批准人签字