公文处理常见问题 董利坤-2014.5.21培训课件

公文种类、公文格式和公文处理常见问题省政府办公厅机要文书处董利坤（2014年5月21日）公文种类一、公文种类的新旧对比•《条例》第八条规定，公文共有15个种类。这里所称“公文”是狭义的公文，而不是广义泛指的包括总结、计划、简报、方案等在内的所有公务文书。《条例》是法规性文件，因此通常也可以把《条例》规定的15个种类的公文称为法定文种；其他如总结、计划、简报、方案等15个文种之外的，称为非法定文种。•1.决议2.决定3.命令（令）4.公报5.公告6.通告7.意见8.通知9.通报10.报告11.请示12.批复13.议案14.函15.纪要与原《条例》和原《办法》相比：（一）减少了党的机关原使用的3个文种指示条例规定（二）改变了1个文种的名称会议纪要——纪要（三）对部分文种的适用范围进行了整合或调整二、15种公文的适用范围和主体（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。一般以党的会议名义发布，行政机关一般不使用该文种。（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。根据宪法的有关规定，应慎重使用“决定”文种。（三）命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。党的机关一般不使用该文种，就我省行政机关来讲，一般适用于省人民政府和昆明市人民政府公布地方政府规章，县级以上人民政府宣布施行重大强制性措施、嘉奖有关单位和人员，省公安、安全、司法部门批准授予和晋升衔级。（四）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。根据有关资料，公报有会议公报、联合公报、统计公报、环境公报4个种类，其中，会议公报和联合公报不适用于地方，统计公报和环境公报由国家或省（区、市）有关职能部门发布。就我省行政机关而言，除省统计部门和环境保护部门外，一般不使用该文种。（五）公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。根据有关资料，《条例》所说的重要事项和法定事项属于国家层面，不适用于地方，全省各级党政机关一般不使用该文种。（六）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。党的机关一般不使用该文种，除此之外适用主体非常广泛。（七）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。全省各级党政机关均可使用，一般多用于下行文。根据国务院办公厅以往有关文件精神，行政机关也可以使用“意见”作为上行文和平行文。作为上行文，应按照请示性公文的程序和要求办理；作为平行文，提出的意见供对方参考。（八）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。该文种是适用主体最广、使用频率最高的一个，一般多用于下行文，不相隶属机关之间根据职权范围也可以使用。任免人员也属于周知或执行事项。（九）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。全省各级党政机关均可使用。（十）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。全省各级党政机关均可使用。该文种属于典型的上行文，多年来一直存在不相隶属机关之间使用该文种以示对受文机关的尊重，不符合行文规则。（十一）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。全省各级党政机关均可使用。该文种属于典型的上行文，但多年来一直存在和“报告”类似的错误用法，主要是要钱、要项目的内容较为突出。（十二）批复。适用于答复下级机关请示事项。全省有下级机关的各级党政机关均可使用。该文种属于典型的下行文，但多年来长期存在有权机关对不相隶属机关请求的审批事项使用该文种进行答复的错误用法。（十三）议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。这是《条例》中唯一明确界定适用主体的文种，在我省只适用于省、州、市、县、区、乡、镇人民政府。（十四）函。适用于不相隶属的机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。全省各级党政机关均可使用。该文种在日常工作中常常被冷落，本该使用“函”的却错误使用了“请示”、“报告”或“批复”。（十五）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。全省各级党政机关召开的重要会议，根据工作需要均可使用。会议纪要是记载会议情况和议定事项的内部文件，一般印发参会单位，也可印发其他有关单位，但不需要向社会公开。不得以会议纪要代替有关行政执法文书或文件，不得直接作为行政管理的依据。综合来看，上述15个文种中，有10个文种是党政机关通用的。党的机关一般不使用“命令（令）、公告、通告、议案”等4个文种。行政机关一般不使用“决议”文种。我省《实施细则》也对此作了规定。公文格式一、公文要素（组成部分）•《条例》第九条规定：公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。在原《条例》和原《办法》具体规定的基础上，整合调整为18个要素。（一）与原《条例》相比:一是把原来规定的“版头、印发传达范围、印制版记”分别称为“发文机关标志、附注、印发机关和印发日期”；二是把“密级”调整为“密级和保密期限”；三是增加了“附件说明”和“页码”；四是不再保留“主题词”。（二）与原《办法》相比:一是增加了“份号、页码、发文机关署名”；二是把“发文机关标识”改称为“发文机关标志”；三是把原来规定的紧急程度分为“特急”和“急件”，与党的机关公文一致，统一为“特急”和“加急”；四是不再保留“主题词”。二、公文各要素重要内容解读000001秘密★1年特急中共XXX委文件XX发〔2012〕7号★中共XXX委关于XXXXXXXXXX的意见（2012年7月1日）为XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX，XXXX现就XXXX提出如下意见：000001秘□密(行政机关原标注在右上角)加□急(行政机关原称“急件”,标注在右上角)上距版心上边缘35mm，距上页边72mm云南省人民政府文件下空2行编排发文字号（下距发文字号约20mm，距分隔线约30mm）云政发〔2014〕1号上距发文字号4mm分隔线分隔线下空2行编排标题(下距标题约20mm)云南省人民政府关于XXXXX的通知各州、市人民政府，省直各委、办、厅、局：（上距标题约10mm）为深入贯彻落实XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX，现将有关事项通知如下：（不再区分上行文版头）云南省人民政府文件□云政发〔2014〕1号签发人：李纪恒□分隔线云南省人民政府关于XXXX的请示国务院：为XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX，现将有关事项请示如下：恳请国务院划拨抗旱救灾专项资金1.5亿元，支持云南开展抗旱救灾工作。当否，请示。（空1行）附件：云南省XXXXXXXXX2014年1月1日□□□□□□（联系人及电话：董利坤0871-63631913）（版记示例）由3号字改为4号字不再标注主题词□抄送：国家发展改革委，财政部、民政部、水利部、林业部、□人力资源社会保障部。不再保留（共印份）□云南省人民政府办公厅2014年1月1日印发□分隔线上下粗(0.35mm)中间细(0.25mm)（二维条码）不再使用原中套式盖章：2014年1月1日□□□□□□（联系人及电话：董利坤0871-6363191313908877771）统一使用原下套式盖章：2014年1月1日□□□□□□（联系人及电话：董利坤0871-6363191313908877771）三、公文的特定格式信函格式命令（令）格式纪要格式信函格式：（上距页边30mm）云南省人民政府文武线(上粗下细，距发文机关标志4mm)线长170mm000001云政函〔2012〕7号机密★1年特急与其上最后一个要素相距2行（约20mm）云南省人民政府关于XXXX的函武文线（上细下粗）线长170mm（下距页边20mm，首页不显示页码）便笺：（楷体字）云南省人民政府办公厅云南省人民政府办公厅关于召开XXXX会议的通知各州、市人民政府，省直各委、办、厅、局：为贯彻落实XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX（方正小标宋体，上距版心上边缘20mm、页边57mm）云南省人民政府令（3号仿宋体，上距发文机关标志2行、约20mm）第X号（上距令号2行、约20mm）XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。（3号仿宋体，下距签名章2行、约20mm）（3号仿宋体）省□长□□□□□□（上距签名章1行、约10mm）2014年1月1日□□□□签名章（方正小标宋体，上距版心上边缘35mm、页边72mm）云南省人民政府常务会议纪要第XX期云南省人民政府办公厅2012年7月1日出席：（用3号黑体）单位和姓名用3号仿宋体请假：列席：无法区分出席、列席的会议，标注“参会：”版记印发单位用“分送”不用“抄送”关于页码的标注•公文版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。•公文附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。•信函格式的公文和电报首页不显示页码。•实际工作中，信函格式的公文如果只有两页的，第二页也不标注页码；国务院用来公布行政法规和省人民政府用来公布地方政府规章的命令，第一页内容只有短短几行字、不标注页码，第二页为空白页、也不标注页码，从第三页也就是所公布内容的正文，从“—1—”开始标注页码。四、公文格式的其他规定（一）《条例》第十条规定，公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。（二）《条例》第十一条规定，公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。民族自治地方的公文，可以并用汉字和当地通用的少数民族文字。（三）《条例》第十二条规定，公文用纸幅面采用国际标准A4型，特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。公文格式在实践中的一些特殊情况•1.中办和省委办公厅用《通知》印发《意见》，标题使用书名号，主送单位、正文、落款和日期都用楷体字，不盖章。•2.中办和省委办公厅印发的《意见》不标注主送机关，标题下用（）+楷体字标注成文日期，正文之后不标注发文机关和成文日期，正文之下空1行或2行标注发文范围（仿宋体）。•3.国办印发的文件仍然只盖章不落款。•4．国务院令用于公布行政法规和省政府令用于公布地方政府规章的，命令内容一般只有1页，第二页为空白，前两页不编排页码，自法规、规章正文开始从1编排页码。公文处理常见问题一、文种使用方面（一）“公告”与“通告”滥用、错用、混用（二）“请示”、“报告”误用和处理不规范1.向同级机关“请示”、“报告”或“批复”2.多个事项同一请示3.“报告”中夹带请示事项（三）“意见”、“通知”文种重叠使用（四）非法定文种作为公文文种来使用二、格式规范方面（一）上行文容易出现的问题：1.没有标注签发人或者格式、字体使用错误2.没有标注附注（联系人及电话）（二）标题容易出现的问题：1.错用字体、字号2.缺发文机关（3要素之一）3.标点符号使用不当4.介词重叠或位置使用不当，如“关于××关于”“关于对（为、给）××”。正确的如：《云南省人民政府办公厅转发国务院办公厅关于××文件的通知》5.事由概括不当、不准6.文种使用不当7.转行排版不当（三）主送机关（用全称、规范化简称或统称）•关于部门规范化简称1.国务院所属机构，依据《国务院办公厅秘书局关于印发国务院机构简称的通知》（国办秘函〔2013〕12号）2.省人民政府所属机构，依据《云南省人民政府办公厅关于印发省人民政府机构设置的通知》（云政办发〔2009〕9号）常见不规范的：发改委、工信委、人社厅、住建厅、交通厅、环保厅、计生委、安监局、药监局（四）正文层次序号：第一层为“一、”，黑体或仿宋体；第二层为“（一）”，楷体或仿宋体；第三层为“1.”，仿宋体；第四层为“（1）”，仿宋体。第五层为“①”；（2000年省的细则规定，仅作为参考）第六层为“a”。（2000年省的细则规定，仅作为参考）（五）附件说明•在正文之下空