设备配件管理规定

机械维修及新配件更换管理的暂行规定公司各部门、各产业单位：为了加强维修换件管理，防止配件流失，强化管理，落实责任，确保设备完好，减少因维修造成公司浪费，杜绝拿公司财产送人情、自己私用和变卖等事件发生。特制定以下规定：一、新配件具体领用流程管理公司为了加强维修管理，加强零配件的更换，对公司所有配件大到几百元甚至几千元的精密配件，小到几元钱甚至几角钱的都不能流失。1、新配件的入库手续：公司所有零配件都应该入库，由保管员统一入帐管理，并对配件类物资单独建账。新增设备配带的易损件要随设备一起办理入库手续（并在入库单上注明“设备配送”字样）。2、领料单的必填项目：领料单上必填项如下：①领料单位、②时间（此处填写领取配件的维修时间）、③品名、④计量单位、⑤数量、⑥新配件领取后的用途（即使用在哪个机器或设备上）。以上六项为新配件领料时必填项目，任何情况下填写项目欠缺的，仓库保管员不得将配件领出仓库。领料单上签字手续必签项为：制单人、领料人、单位领导。3、新配件的分类：领料出库的新配件分为车间机器设备用新配件及厂区维修用新配件两类。4、领料单的开具流程：①对车间机器设备维修需领用新配件时，由维修人员将具体规格型号及旧件提供给车间当班班组长，由当班班组长负责开具领料单并补齐签字手续后到仓库持单领取所需配件。领料单上“制单人”处由维修人员签字，“领料人”处由实际领料人即车间当班组长签字，“单位领导”处由单位负责人和维修班负责人同时签字方为有效。②对厂区内（非车间内生产线上）机器设备维修需用新配件时，由维修人员将具体规格型号提供给单位核算员（单位无核算员的由单位领导指定人员），由核算员统一开具领料单，维修人员持签字齐全的领料单及旧件到仓库领取所需配件。“制单人”处由核算员签字，“领料人”处由具体维修人员签字并领料，“单位领导”处由单位负责人及维修班负责人同时签字方为有效。5、新配件的出库手续，所有零配件由保管员负责支出，并建立支出明晰表（附表1）。领料人必须出具签字手续齐全的领料单，仓库保管员方可将相应新配件办理出库手续。整个出库过程不允许维修人员或生产人员随便进入库内，要由仓库保管员根据领料单提供的配件规格取件，并交到领料人手中。所有零配件的领用（新增设备安装除外）严格按①“以旧换新”或②“累计称重”或③“以旧换新+累计称重”的方式进行回收领取，要求仓库保管员严格遵循物资的性质，凡能使用③的方式进行领料的，不能使用①或②方式领料出库。突发事件的处理：如果新配件急用，而一时找不到负责人签字的，领料人需向仓库保管员详细说明情况，在领料单上有当班班长及优秀员工代表2人以上签字的情况下，仓库保管员可以将配件领出。但事后3天内该单位负责人必须补签，且由领料人将补签齐全的领料单及时送到仓库。否则，只要超过领料日期3天没有归还领料单的，则视为该单位领料人个人信用不良及使用单位信用不良，本年度内不允许该员工及所在单位在签字不全的情况下再从仓库领取任何物资。针对零配件的领用出现的突发事件，要求各仓库每月发生次数不得超过2次，由各仓库保管员具体控制。二、旧配件或旧零件的回收管理1、现有设备维修需要领取新配件时必须实行以旧换新的方式，更换下的旧零件必须回收到库，旧零件名称、数量必须与所领的新配件一致。仓库人员要做好对回收更换下来配件的验收工作，防止用原来的旧件代替。同时认真做好“旧配件/旧零件回收记录”（见附表2）。2、更换下来的旧配件由仓库划分出旧件存放区，单独存放，统一处理。3、更换下来的零配件是否具有继续维修使用的价值，由集团公司机械总工唐玉河副总级负责每月一次定期、现场鉴别，具体日程由唐工自行安排。具有维修价值的，由公司专职维修人员维修处理，维修人员在领取旧件时须认真填写“旧配件/旧零件维修记录”（见附表3）。能修复的，待维修人员修好后及时归还仓库，并在“旧配件/旧零件维修记录”上注明，该配件仍旧作为正常配件领用（领用单上可注明为旧件）。经唐工鉴定没有维修价值、不能再利用的，仓库也要单独管理，存入旧件存放区待处理。4、对回收到仓库的不能再利用的旧配件的处理方式：由仓库每季度整理一次，填写“旧配件/旧零件报废处理审批表”（附表4），经相关部门签字齐全后，于每年的3月、6月、9月、12月将库存废旧配件分四次集中处理，腾出有效库存。三、使用过程中节约的新配件的管理规定1、造成新配件节约或剩余现象的原因有如下2条：①领出数量超过实际使用数量；②多人重复领取。2、维修或安装完毕后，要求具体维修人员和生产线负责人如实、认真填写“设备维修/安装耗用零配件记录表”（附表5）。3、在实际维修或安装过程中节约或剩余的零配件，要求维修人员及时如数归还到仓库，仓库保管员将“设备维修/安装耗用零配件记录表”与“配件支出明晰表”进行认真核对，并将所剩材料的名称、数量进行标识，确认无误后，办理退库手续，整个退库过程要求维修班负责人和仓库负责人双方现场验收。四、加强配件使用的监督管理1、公司各类设备的零配件原则上不主张维修使用，要求供应部在采购时必须保证使用寿命在1年以上（易损件除外），尤其像轴承、阀门、开关、齿轮等重要零件必须保证其质量，若使用寿命达不到1年的：公司将并对使用部门跟踪追查，落实使用更换记录是否与领用物资相同：若①领用物资与实际使用物资不相符的，公司将追查具体领用人员监守自盗责任，除追回具体物资全额损失外，另对部门管理团队通报批评，并扣除当月工资总额的5-10%作为处罚；或②若领用物资与实际使用物资吻合的且在正常使用的情况下，公司将追究供应采购质量责任，由物资采购人员、安装人员及跟踪检查人员三方按比例承担全额损失。2、配件使用的具体管理规定：要求各产业单位组织人员定期对本单位零配件领取、使用、回收情况进行检查，并及时认真对物资质量问题进行追踪，出现质量问题及时填写“配件质量信息跟踪反馈单”（附表6）并送达相关部门及领导。3、所有零配件的领用严格遵循物资的性质按照“以旧换新、累计称重”的方式进行回收领取，要求各仓库保管员认真做好所有配件的出库、回收等各项记录，凡从公司仓库领取新配件没有上缴旧配件也不知去向的或累计称重的数量不符的由仓库保管按原价或称重量差额部分进行赔偿。4、为了更好地加强对各类零配件的使用管理，由公司监察部牵头，按季度不定期组织审计、高精办等相关部门对公司各类零配件的领用、使用、更换等全过程进行跟踪核查，发现问题，严格按公司相关规定追究损失外，同时处以当事人及部门管理团队调岗、降级、降薪及公司通报批评。本规定自下发之日起执行，具体由物资管理部负责根据本制度制定详细二、三级制度，并督促落实；乳业加工车间、机械维修人员、分管人员及仓库保管人员协助物资管理部共同修正、完善本规定。