德信诚公司行政印章管理制度

德信诚公司行政印章管理制度第一章总则第一条印章是公司管理活动中行使职权的重要凭证、工具、法律依据。为加强行政印章管理，确保印章的规范使用，特制订本办法。第二条本办法适用于公司及所属单位的行政印章管理。第二章印章的种类第三条公司印章包括公司及所属单位行政章和公司领导及相关业务人员名章以及各类业务专用章。第三章印章的刻制第四条公司行政及合同印章的刻制、启用、废止，由XXX安排；其余各种行政印章的刻制、启用、废止，一律由XXX负责，其他任何部门不得擅自刻制、启用、废止印章。第五条下列印章由总经理办公室直接刻制并发文启用或废止：（一）公司发文新成立的部门（单位）的行政章。（二）公司发文变更名称的部门（单位）的行政章。（三）上级部门发文任命的公司领导名章。第六条所属单位因工作或业务需要刻制单位领导名章或专用章时，应向总经理办公室提交刻制印章的书面申请，并准确无误地标明印章的字样、规格和数量。经办公室主任人核准后，指定专人联系刻制。第七条财务所需各种业务专用章及业务人员名章由业务主管部门向总经理办公室提出书面申请，经总经理办公室主任核准后，指定专人联系刻制。第四章印章的保管第八条印章管理按下列规定实行专人专管：（一）公司行政印章和公司领导名章、公司合同专用章由企业管理部指定专人负责管理。（二）公司所属单位印章以及单位负责人和相关业务人员名章，由各单位指定专人负责管理。（三）其他各类业务专用章由对口业务主管部门指定专人负责管理。第九条非印章管理人员不得随意动用印章。不经领导批准，印章管理人员不得擅自委托他人代管。第十条印章管理人员要做好印章的保养工作，确保印章清晰。第十一条所属单位的行政印章、各种业务专用章、单位领导和相关业务人员名章等，要严格管理，防止被盗或丢失。若发生印章被盗、丢失情况，必须及时报总经理办公室，并说明原因，经核实后由总经理办公室依法公告作废并指定专人重新刻制。第十二条被废止的所属单位的各类印章必须交公司档案室封存或销毁。第五章印章的使用范围第十三条印章管理单位应严格按下列使用范围用印：（一）公司的行政印章用于以公司名义的行文。（二）所属单位行政印章用于以各单位名义的行文。（三）公司领导及直属单位领导名章用于以领导人职务名义的行文。（四）业务人员名章用于相关业务文件、资料及报表。（五）业务专用章用于财务报表、合同及其相关业务文件。第六章用印程序及要求第十四条印章的使用按其权限分级管理，原则是使用哪一级印章，由哪一级领导签字批准。第十五条日常业务材料由部门领导签字批准后方可使用公司印章，涉及公司重大事项或可能对公司生产经营产生重大影响的上报材料，需报公司领导批准。第十六条除例行对上级部门报送的有关报表、资料外，所属单位因工作需要加盖公司行政印章或公司领导名章时，必须要有单位领导的签字。员工因个人事务需加盖公司行政印章时，必须由所在单位出具证明。第十七条严禁在空白稿纸、介绍信、空白合同书上盖章，因业务或工作特殊要求需开具时，须经部门领导、公司分管领导批准，并签字备案。第十八条外单位因业务需求，需盖公司印章时，必须出具单位介绍信，经综合部领导批准，并签字备案。第十九条公司印章原则不得外借使用，特殊情况须经公司分管领导批准，并出具借条说明使用范围及时间后方可借用。外借期间，使用人员应妥善保管印章，严格遵守用印规定，归还时必须如实填写用印登记并注明使用的时间。如有遗失或误用造成问题，由携印人全权负责。第二十条印章管理人员应对用印范围和用印手续严格审查、核对无误后使用印章，对不符合手续的予以拒绝。第二十一条凡使用公司印章后，必须在《公司用印登记表》上进行详细登记。登记项目包括：用印日期、用印单位、用印原因、材料内容、用印次数、经办人、批准人等。第七章附则第二十二条公司员工必须严格依照本办法使用印章。第二十三条对违反本制度规定给公司造成损失的，由公司对违纪者予以行政处分，情节严重造成公司损失重大的，移交相关司法机关处理。第二十四条本办法由XX部制定并负责解释。注：《XXX公司用印审批表》附后附件2：XXX公司公文管理办法XXX公司用印审批单时间：年月日用印单位：用印事由：经办人：单位意见：综合部审核：公司领导签字：第一章总则第一条为规范公文管理，提高办文效率，根据国务院和省政府办公厅有关公文处理办法，结合公司实际，特制订本办法。第二条本办法适用于公司及所属单位的公文处理。第三条公司公文处理工作由办公室负责。第四条公文由文书或其他指定的人员统一收发、分办、传递、用印，并按公司档案管理的要求和期限，定期做好公文的归档工作。公司所属各单位按照职能和业务分工，具体负责与本部门有关的公文处理工作。第五条公文处理应做到及时、准确、安全、保密，公司各级人员在公文处理中必须严格遵守保密工作有关规定，确保国家和公司的秘密安全。第二章公文处理权限第六条办公室权限：有权拆启署名公司收启的文件；有权根据收文内容，按部门职责范围进行分办；有权根据公司领导对重要文电的指示或文电内容要求，对承办部门的承办情况进行催办、督办；有权对各类发文文稿进行审核，对不符合公文处理规范的文稿有权提出纠正意见，并退原拟稿部门重新修改或拟写；对不符合公文处理规范要求，又拒不接受纠正意见的文稿，有权拒绝印发。第七条其他部门权限：在承办公文过程中，需要其他部门协助办理的，主办部门有权召集协办部门共同研究办理；根据工作需要，部门有权提出发文意见，并草拟公文；拟稿人根据拟文需要有权查阅有关文件、资料、了解领导意图；有权对公文处理工作提出改进意见。第三章公文种类及格式第八条公司的公文种类主要包括：（一）决定：适用于对重要事项或重大行动作出安排。（二）决议：适用于会议讨论通过并要求贯彻执行的重要事项。（三）规定：适用于对某项工作或活动作出安排，提出具体管理措施。（四）办法：适用于对某项工作或活动制定具体作法和要求。（五）通知：适用于发布规章；批转所属单位的公文，转发上级和不相隶属单位的公文；要求办理和需要有关部门单位周知或共同执行的事项，任免和聘用或解聘管理人员。（六）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。（七）报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级单位的询问。（八）请示：适用于向上级单位请求指示、批准。（九）批复：适用于答复所属单位请示事项。（十）函：适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，向其他业务主管部门请求批准等。（十一）会议纪要：适用于记载和传达会议情况和议定事项。一般有三种方式：1.文种为会议纪要的直接印发；2.会议纪要为附件的以通知印发；3.会议纪要名称为文头的可以不加盖公章。（十二）意见：适用于对某项工作提出改进措施和建设性意见；答复对方征求对某项工作的意见。第九条公文格式：（一）公文一般由发文单位、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、主题词、抄送单位等部分组成。（二）发文单位应写单位全称或规范化简称；联合行文，主办单位应当排列在前。（三）秘密公文应分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。（四）紧急文件应当分别标明“特急”、“急件”。（五）发文字号，一般包括：代字、年号、序号；联合行文，只标明主办单位发文字号。（六）上报的公文，应在横线上方左侧标注字号，右侧注明签发人。（七）公文标题应准确、简要地概括公文的主要内容，并准确标明公文种类；标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。（八）公文如有附件，应在正文之后，成文时间之前注明附件的顺序和名称。（九）公文除会议纪要（以会议纪要名称为文头的）外，一律加盖印章。联合上报的文件，由主报单位加盖印章。联合下发的公文，联合发文单位都应加盖印章，盖章顺序，应与文头单位排列顺序相同。（十）成文时间，以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发单位领导人签发日期为准，传真以发出日期为准；会议通过的文件，以通过日期为准。（十一）文件应当标注主题词。标注位置一般在文件末页下端、抄送上方，词汇之间空一格。（十二）文字从左至右横写、横排；用纸一律采用A4纸型，左侧装订。第四章行文规则第十条公司的行文关系，应根据各自的隶属关系和职权范围确定。第十一条公司文件需经办公室核稿后，方可送公司领导签发；由职能部门负责拟稿的公司文件，须经部门负责人签字认同后，方可交办公室办理；涉及其他职能部门管理范围的行文，相关职能部门应予会核。第十二条属职能部门职权范围内的内部文件，可由职能部门直接行文。需经公司审批的事项，在办理审批手续后，亦可由部门发文，文中注明经公司同意即可。经公司批准，由职能部门发布的生产经营管理规章、标准，应视同公司正式文件依照执行，公司不再另行发文。第十三条属公司企业生产经营管理标准类文件，按公司标准化管理文件有关规定和格式，由职能部门起草后，送相关部门会核并经企业管理部审核后，按相关程序印发。第十四条公司外报的上行文（请示、报告）及涉及全局工作的内部行文由总经理签发，公司外送的平行文（通知、函）及其它日常管理类内部行文由公司分管领导签发。第十五条部门文件由部门负责人签发，但事先须报经公司分管领导同意并送办公室备案。属生产类的部门文件由XXX部统一印发，其他部门文件按职能划分由各职能管理部门印发。各生产厂、车间不得签发部门文件。第十六条各专业会议通知、会议纪要、转发文件、经验介绍等，应以职能部门或总经理办公室名义行文；公司领导讲话，视讲话内容，应以部经理办公室或党委工作部文件印发；总经理办公会和综合协调会、生产大调度、经济运行分析会应发专题纪要。第十七条公司所属各单位一般不得对外行文。因特殊情况必须对外行文时，应报请公司同意，并抄送办公室。第十八条职能部门间对有关问题未经协商一致，不得行文。如擅自行文，办公室有权责令纠正或撤销。第十九条请示应一事一文；一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级单位；对可行性研究报告、初步设计审核意见等业务性较强的公文，在报请上级或业务主管部门审批的同时，可抄送下级有关单位。除领导直接交办的事项外，请示不得直接送领导个人。第二十条报告中不得夹带请示事项。第二十一条公司下行普发文抬头一律称“公司所属各单位”，非普发文可直接写明抬头单位名称。第二十二条公司所属单位上行文一律称“公司”。第五章发文办理第二十三条发文一般包括拟稿、审核、会签、签发、打印、校对、用印、登记、分发等程序。（一）拟稿公司发文，拟稿人应按“发文呈办单”上的栏目要求填写清楚，并签署日期（包括年月日），草拟公文应做到：1.符合国家法律、法规和方针、政策及有关部门规定，符合化工行业实际情况。2.情况确实，观点明确，条理清楚，文字精炼，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。3.人名、地名、数字、引文准确。日期应写具体的年月日。引用公文应先引标题，后引发文字号，并加括号。使用简称时，一般先用全称，并注明简称。4.结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。5.必须使用国家法定计量单位。6.公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略词等必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。（二）会核公司发文涉及多个部门业务的应事先会签；如涉及公司协调事项，应先送分管领导审核；凡属涉及其他职能部门业务的文件，必须经有关部门会核，统一意见后再送综合管理部办理；职能部门联合下发的公文，要将有分歧、协商未取得一致意见的部分删掉，不得强行下发。（三）核稿公司发文在送领导签发之前，必须经总经理办公室核稿；各部门负责人要负责对本部门草拟的文件进行初核，起到审核把关作用，对不符合要求的文件应及时退还经办部门修改或重办。核稿的重点是：1.是否需要行文；2.有关部门部室、单位是否已协商、会核；3.提出的要求、办法和措施是否明确具体、切实可行；4.公文内容、文字表述、文种使用、公文格式等是否符合本办法的有关部门规定。（四）签发外报的重要请示、报告先送主管副总经理审核，再送总经理签发；一般发文按送分管副总经理签发。发文内容如涉及两个以上公司领导分管内容的，应送总经理签发。（五）登记、编