档案管理制度_2

华云新材料电厂项目管理工作文件汇编第四卷档案管理制度-1-前言为加强对华云新材料自备热电联产项目档案的管理、收集、整理工作，提高案卷质量，适应档案管理规范化、现代化的需要，有效地保护和利用档案资料，提高工作的质量和管理水平，发挥资料在工程建设和生产中的作用，根据国家相关管理规定和文件要求，特制定本管理制度。批准：韩效义审核：马晓中刘鸿宾师青吕铁程勇编制：张亚明康瑞军陈宏亮杨建军杨盛武陈兰彪孙育伦葛冠杰孙建袁飚赵洪旺张保在王洋席磊马艳锋李晓琰华云新材料电厂项目管理工作文件汇编第四卷档案管理制度-2-目录基本建设资料工作的规范........................................1工程档案管理制度.............................................3资料归档管理制度.............................................8建设项目资料管理职责划分.....................................12档案室职责范围..............................................17档案主管职责................................................18档案管理员职责..............................................19竣工资料移交要求............................................20竣工档案整理规范............................................24科技图书资料管理办法.........................................32档案借阅制度................................................34档案库房的管理制度..........................................36档案的管理..................................................39照片档案的管理..............................................43电子文件归档与电子档案管理办法...............................47档案保密制度................................................51档案管理应急办法............................................53档案工作责任追究制度.........................................57档案鉴定、销毁制度..........................................59涉密文件管理制度............................................61档案的利用和公布............................................63三纳入管理制度..............................................63四参加管理制度..............................................66华云新材料电厂项目管理工作文件汇编第四卷档案管理制度-3-档案管理系统操作管理办法.....................................67项目档案考核细则............................................68档案管理体系图..............................................71档案管理流程图..............................................72华云新材料电厂项目管理工作文件汇编第四卷档案管理制度1基本建设资料工作的规范为提高华云新材料3×350MW自备热电联产机组工程基本建设资料室（以下简称基建资料）工作的质量和管理水平，充分发挥基建资料室在社会主义建设中的作用，并为考核基建资料室工作提供依据，特制定本规范。一、基建资料室工作的基本原则1、凡在基建管理和基建工程项目活动过程中直接形成的，有保存价值的文字、图表及声像载体材料等均属基建类资料。2、基建资料室必须实行集中统一管理的原则，确保资料室材料的完整、准确、系统、安全和有效利用。3、基建资料室工作要纳入基建规划、计划、管理制度和基建人员职责范围之中，做到基建工程一开始就与建立资料室工作同步进行；工程建设过程中，要与竣工材料的积累、整编、审定同步进行；工程竣工验收时，要与提交一整套合格的竣工图的验收同步进行。二、基建资料室归档范围1、归档原则（1）归档的基建管理和项目建设中形成的文件材料必须对工程当前与长远具有参考价值和凭证作用。（2）归档的基建文件材料必须反映基建管理和项目建设的全过程，保证完整、准确、系统。（3）归档的基建文件材料，必须遵循其自然形成的规律，保持其有机联系，与实物完成一致并具有成套性。2、归档内容和重点（1）归档主要内容包括综合管理，可行性研究，设计基础材料、设华云新材料电厂项目管理工作文件汇编第四卷档案管理制度2计文件，工程管理文件，施工文件，竣工验收，基建预算，概算，决算，设备管理等方面。（2）归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体形式的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸。3、不归档的文件材料（1）上级有关基建的普发性、不办的文件；（2）正式施工前的草图，未定型的图纸；（3）重份文件和图纸；（4）无查考价值的临时性、事务性文件。4、资料室补充与修改（1）基建文件材料归档后，在改建、维修中所产生的基建文件材料，基建部门应随时整理，向资料室补充归档。（2）对已归档的基建文件材料需要更改时，必须填写更改审查清单，经基建部门分管负责人同意，未经批准，严禁更改已归档的基建资料室材料。（3）资料室对补充归档的基建材料应及时整理编目。归档材料不多的，可归入相关案卷内并填写卷内目录；归档材料较多时，可单独组卷、编目。华云新材料电厂项目管理工作文件汇编第四卷档案管理制度3工程档案管理制度为确保工程资料的齐全、完整、准确、系统，确保资料案卷合格率，使工程资料管理顺利达到《火电机组达标投产考核标准及其相关规定》依据工程资料管理标准及规定，特制定本制度。基本建设工程资料是指在整个建设项目，从决策到建成投产的过程中形成的有价值归档保存价值的科技文件资料，包括项目的提出、调研、可行性研究、评估、勘测、设计、施工、调试、生产准备、试运行、移交生产、竣工等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、声像材料和其他载体的材料。基本建设工程资料是国家、企业的宝贵财富，是勘测、设计、施工和管理人员的劳动结晶。依据《中华人名共和国资料法》，各级人员应对自己负责的项目所形成的、具有保存价值的文件材料，认真做好立卷归档工作，并确保资料的完整性、准确性。一、资料的管理和要求1、资料管理（1）工程资料工作是工程建设过程的一部分，应纳入建设全过程管理与工程建设同步。资料室集中统一管理本工程全过程的技术资料，对工程科技文件材料的形成、积累、收集、归档工作进行监督、检查，并负责工程技术资料的接收和移交。（2）为了便于各个管理环节的衔接，资料室配备专职资料员，为更好的管理好资料，应配置必要的库房、资料室装具、资料室保护设施和办公设备。（3）工程建设中，各个技术资料交由资料室统一管理发放，各有关部门和单位指定专人办进领用手续。华云新材料电厂项目管理工作文件汇编第四卷档案管理制度4（4）设备开箱到货验收时，必须由设备验收小组负责人召集建设单位专业主管、质检主管、资料管理员、监理部门、施工单位等参加验收、专业主管、质检主管根据合同协议检查各类合格证、出厂证明、出厂试验报告、说明书等资料是否齐全、设备资料图纸应按照GB\T10609.3-1989《技术用图复制图的折叠方法》“手风琴式”折叠，统一折叠成210mmx297mm（A4）图幅，图标朝外等资料进行验收，资料员检查资料是否符合归档要求，检查后，各验收单位签设备开箱签证单，验收方各持一份带回作为依据备案查考。然后由物资部统一交资料室管理，资料管理员造册登记并建立收发明细分发给施工单位并存档。（5）所有应交资料室的资料，移交人必须填写《资料室接受登记簿》不填写者资料室拒绝接纳。2、归档文件的质量规定（1）凡合同、协议、试运后的签证、机组启动验收交接书、机组移交试生产交接书、机组移交生产的交接书等文件材料均应为正本，必须有各方代表符合规定的亲笔签名，字迹工整；有单位盖章栏，必须加盖单位公章归档，签字方不能用副本或复印件归档。（2）文件的编号一律采用A4纸，用激光打印机或喷墨打印机打印。正文文字采用3号仿宋体，标题为2号黑体。施工技术记录、质量评定表必须首先使用电力部或建设部的现行格式，不足部分经监理单位、业主认可后确定，所有典型格式必须是印制。表内“工程名称”填写整个工程的名称。（3）施工技术记录、工程签证单、试运记录、材料半成品试验单、设计修改通知单、联系单、等表格和数据均应用70g以上的白色书写材料书写，并将原件归档。验收签证单中的各方人员必须签名齐全，不能以盖章或打印件替代签名。华云新材料电厂项目管理工作文件汇编第四卷档案管理制度5（4）质量评定上的复查意见及核定等级，必须使用碳素墨水书写。（5）调试措施、方案和报告等均应为油印件或激光打印机打印件，不能用复印件或普通色带打印件，以保证字迹的耐久性。（6）主送和抄送本单位的文字材料均应为以红头文件归档，不能用复印件。（7）主设备及主要辅助设备订货合同及其附件，招投标书等重要依据性文件材料应字迹持久、清楚、不能用复印件归档。（8）施工质量检验表格式应符合《火电施工质量检验及评定标准》所列表式。（9）书写规定：字迹工整、图表清晰；书写墨水为碳素墨水；文件书写格式应用横行排列，文件段落，章节编排按要求编写；书写材料的大小尺寸应规范，文件装订尺寸：左侧留装订线2.5cm、上边距2.0cm、右边距1.5cm、下边距1.5cm；装订边空白间隙不能进行书写和留有信息。华云新材料电厂项目管理工作文件汇编第四卷档案管理制度6设备开箱资料签证单专业：开箱日期：年月日编号：号此签证签字方各存一份，共页，第页。设备名称所属机组供货商制造厂合同号装箱号检验记录（不包括性能和在内的质量检验）：监理单位：处理方法：序号开箱资料名称套数件数备注1234开箱检查会签会签日期：年月日建设单位专业主管施工设备库监理质监站工程部供货商物资部单位物资部制造厂代保管单位华云新材料电厂项目管理工作文件汇编第四卷档案管理制度7设备开箱资料移交清单专业：开箱日期：年月日编号：号此签证签字方各存一份，共页，第页。设备名称所属机组供货商制造厂合同号装箱号移交内容序号图号开箱资料名称套数件数备注1234移交人接收人日期日期华云新材料电厂项目管理工作文件汇编第四卷档案管理制度8资料归档管理制度一、资料的管理总则1、为使我单位的资料管理工作规范化、制度化、科学化，提高文件材料的归档率，全面杜绝应归档文件材料的流失及将单位资料据为己有现象的发生特制定本制度。2、资料是有保存价值的历史文件，是由完成了文件处理程序，具有查考价、集中保存起来的文件转化来的。文件收集的齐全、完整与否，直接影响到归档资料的质量。收集是提前，单位员工、各部门兼职资料员平时要注意做好本部门在工作过程中所产生文件材料的积累工作，为今后文件归档打好基础。3、资料室是单位在前期、基建、生产管理中形成的具有保存价值的各类文件材料的归口管理部门。4、各专项工程总体验收须由资料室参