电子商务部规章制度

广州汉明箱包有限公司（电子商务部）行政、人事制度管理欢迎您来到广州汉明箱包有限公司（电子商务部）工作，本手册将帮助您了解广州汉明箱包有限公司（电子商务部）的组织结构、部门职责以及有关规章制度。祝您在汉明箱包电子商务部工作愉快！经2011年3月1日第一次股东会议决议暂行，本公司（电子商务部）属于总经理制管理模式。公司管理体系共分成四大部分，其组织架构如下页：行政管理制度录第一节制定与修订规章制度厦门迈迪斯健体氧生有限公司行政、人事制度管理第2页共36页第二节印章管理第三节车辆管理第四节办公用品管理第五节电话（IP卡）、传真机、管理第六节电脑管理第七节办公场所管理第八节档案管理第九节公司行文规定第十节文件传阅规定第十一节保密规定第十二节邮件、报刊管理第十三节固定资产管理制度第十四节对外赠送礼品的管理办法第一节制定与修订规章制度一、公司根据国家法律、法规、公司章程，结合公司实际情况和需要，制定规章制度，以规厦门迈迪斯健体氧生有限公司行政、人事制度管理第3页共36页范各项工作程序和行为准则。二、制定与修订程序管理部负责收集、整理意见并提出制定、修改意见，总经理核准后公布实施。三、自管理部正式上报制定、修订文件一周内，总经理应予以批示。四、管理部负责规章制度的制定、修订、执行/解释。公司各部门应共同执行。五、在新的规章制度或公司的单项决定公布之前，仍按本规章制度执行。第二节印章管理一、印章制作公司印章或部门印章的刻制或变更，须由用章部门递交书面报告，经总经理批准后，由管理部联系制作。二、领取制作印章刻制后，由管理部登记备案后交有关部门领取使用。登记内容包括：印鉴、启用时间、使用部门与保管人等。三、印章的保管1.公司印章由管理部负责管理,部门印章由各部门指定专人管理.只有印章管理人和部门负责人方可启用.2.各类印章应加锁予以谨慎保管,不得随意放置,不得随意交给非指定人员代管或私自外借。四、印章适用应具备条件1、启用公司印章所有文件、资料等需经相关批准程序后方可盖公司印章。一般的证明、介绍信、文件资料盖公司印章需经管理部经理审批；重要的证明、文件（包括呈政府部门的报告、一切合同、担保书等）、资料需总经理批准。特殊的证明、文件盖章，需批准人在复印件签字保留管理部。2、启用部门印章部门印章经部门经理批准后方可启用。五、盖章登记盖公司印章后，申请盖章人应在《公章使用登记本》上登记。六、印章管理员职责1、检查需盖章的文件材料是否符合相关签发批准程序,不符者,应予拒盖。2、盖章前认真检查文件内容，如发现问题应及时向批准人反映，经批准人重新核准后再予盖章。3、保持印章清洁、印鉴清晰。4、印章放在指定的地方，不得擅自携带外出。5、不得擅自使用公司印章和部门印章。第三节车辆管理一、管理部门公司本部车辆由管理部管理，由专职驾驶员负责驾驶。二、车辆调度各部门用车需填写《车辆调度单》，经管理部经理批准签字后，由乘车人提前送交管理部调度员统筹安排，司机凭《车辆调度单》发车，未经管理部调度员许可不厦门迈迪斯健体氧生有限公司行政、人事制度管理第4页共36页准用车。三、优先派车情况1.高层管理用车2.客户、财务提存现金用车四、可派车情形1.办事地点乘公交车不便且离公司远；2.公司员工与政府职能部门工作人员共同外出工作；3.出现紧急情况用车4.公司组织活动用车5.公司邀请的客人用车；6.财务人员前往银行提、存现金用车五、用车人必须遵守事项1.同一线路的数人应同乘一辆车,并应主动与司机取得协调。2.用车外出办事在同一地点逗留1小时以上的,不留车等候,返程自行解决.3.应按派车单上的出车时间出车,超出半小时还未出车的,该派车单视为作废。六、限制派车地点1.自行车程在30分钟以内,2.乘公交车辆往返方便的地点(无须两次换车)限制派车。七、禁止公车办私事1.以工作为名派车办私事,司机有权拒绝并向管理部或上级主管举报。2.节假日、下班后，驾驶员应将车辆停放于公司指定车位，不允许各级员工公车私用。八、外单位借车外单位借用公司车辆需总经理批准。九、员工借车员工因私事向公司借车时，需说明事由，在不影响工作的前提下，厦门岛内由管理部批准；岛外由总经理批准，由此产生的长途耗油和可能发生的费用，由借车人负责。缴费标准为油资每公里0.6元,长途通行费自付,油费由公司报销。十、驾驶员工作误餐、加班用车1.驾驶员工作误餐是司机随同公司领导或业务部前往应酬用餐时,没有安排参加就餐而自行解决的用餐的情况(单程接送不含在内),每次给予误餐补贴10元。2.超出工作时间加班用车,需由用车人在驾驶员行车记录本上签字,确认用车时间。3.节假日值班用车,由管理部安排和确认。4.高层管理加班用车,月终由管理部汇总汇报用车领导审核。十一、驾驶员必须遵守事项1.驾驶员应遵守《中华人民共和国交通安全法》；2.驾驶员应保持车貌整洁,出车前经检查车辆是否达到行驶要求,如发现车有故障应及时向负责人汇报,根据管理部统一定点安排修理。3.若无出车任务,驾驶员应将各自负责驾驶的汽车按指定地点停放,以利于管理；未按指定地点停放造成的事故及车辆损失，将追究个人责任，并按公司有关规定处罚。4.驾驶员须经管理部同意后方可出车,若私自出车造成的伤亡事故及车辆损失,将追究个人责任,并按公司有关规定处罚。厦门迈迪斯健体氧生有限公司行政、人事制度管理第5页共36页5.车辆使用汽油由驾驶员统一按管理部指定加油站加油，管理部统一发放加油卡，统一结算，如遇特殊情况(长途出车等)需要用现金加油，经管理部审核后,按有关规定报销。6.驾驶员发现汽车需要维修故障、定期保养及购置汽车用品等，应事先填报汽车费用使用申请单，由管理部签署具体意见，报公司总经理批准。驾驶员未在公司指定维修厂家维修车辆，自行承担维修费用，造成车辆损坏的，应赔偿损失，同时公司对违反者给予盘点；易耗品属正常损耗可予以注销，非易耗品属无正当理由发生的丢失的损坏，由责任人按价赔偿。7.管理部每月定期公布汽车月使用情况报表，内容包括行驶公里数，每一百公里耗油量，停车费用，洗车费用、故障维修费用、正常保养费用、购置汽车用品费用等。此报表将作为考核驾驶员的依据之一，并作为管理部控制车辆费用的参考。第四节办公用品管理一、管理部门管理部负责公司办公用品的购置、保管、发放工作。二、领用计划与购置各部门每周五前应拟定下周办公用品领用计划表，经部门经理审核，报管理部审批，管理部依审批结果购置办公用品。三、领取时间、手续每周一为办公用品领取时间，各部门由内勤人员统一领取。四、爱护办公用品公司员工应妥善保管、合理使用办公用品，杜绝浪费。五、非易耗办公用品再领非易耗品以旧换新。调换工作岗位或离开公司应将非易耗办公用品退还，遗失照价赔偿。六、印制名片1.印制名片需由职员申请,部门负责人核准后报管理部统一印刷。2.职员名片采用统一格式，按公司规定职务、职称印刷。3.名片印制后，管理部通知有关人员办理签领手续。4.员工离开公司或职务变化应将剩余名片交还管理部，不得继续使用。第五节电话（IP卡）、传真机、管理一、管理部门管理部负责各种电话（含IP卡）、传真机等管理事宜。二、电话管理1.公司各部门所需电话及无线对讲机均由IT部负责采购和配备。2.话机使用者应妥善保管,发现故障不得自行拆卸,应由管理员联系专业人员检查维修。3.不准利用通讯工具闲聊或谈论保密事项。4.长途电话密码有专人管理,掌握长途电话密码者只限于工作使用,不得将密码告诉他人。5.长途电话需要在《电话登记本》上登记。6.电讯管理员发现公司本月话费或单机话费异常,应及时进行查询,并向部门经理报厦门迈迪斯健体氧生有限公司行政、人事制度管理第6页共36页告,对违规者,负责提交处理意见。三、电话IP卡的管理1.公司所需的电话IP卡由管理部负责选购,各部门向电讯管理员领取,用完的IP卡需交还IT部电讯管理员查备。2.拨打长途电话，如与已开通IP的电话的国家和地区、国内城市通话，必须用电话IP拨打，以节省办公费用。四、传真机的管理1.拟写传真文件必须认真严谨,符合规范。2.传真文件必须与工作有关并经部门经理批准。3.使用传真机后，应在《传真文件登记本上》登记，传真件应存档备查。电讯管理员月终将费用分部门结算。4.传真来件需登记、签收。五、故障外单位、员工借用电话、IP卡、传真机发送个人资料，需经管理部批准，并收取费用。六、附则凡盗用或利用长途电话密码，电话IP卡、电子信箱上网，用于非工作需要的通话、通信，将依公司奖惩规定给予警告、罚款直至除名。第六节电脑管理一、管理部门IT部负责对公司所有电脑及其外部设备和软件系统进行统一购置和管理。二、管理规则1.电脑主机、电源、保险等硬件设备应妥善保管，操作人员应严格按照电脑操作规范开、关机器，注意开机前的检查，加强机械养护，保证正常操作运行。2.各类电脑、外部设备和软件属公司财产，必要时公司交重新分配使用。IT部建立各台电脑的档案，并负责管理。必要时有权调用、查核公司的每一台电脑。3.因工作需要配置电脑及附属设备的部门，应书面报告IT部，IT部进行核查，提出调配意见或购置申请，获准后由IT部指定的电脑主管人员负责选型购置。4.配备在各部门使用的电脑,由部门经理指定培训合格的职员任该机主要操作员,负责该机的日常维护和保养。其它人员因工作需要使用电脑时，须经操作员同意。5.电脑出现故障,操作员须立即报告IT部,使用部门应主动配合维修事项。6.电脑随机配置的参数、软件不许擅自改动，若有较大幅度的修改，如硬盘重新格式化、重要软件删除等须书面报告IT部，并存档备查。7.必须为重要文件添加密码，定期整理个人资料，并做备份；经常擦拭电脑设备的壳，注意保持电脑周围环境的整洁。8.每月IT部定期对电脑系统、各部门重要文件备份、电脑保洁等进行检查；不定期对电脑系统进行设备检修，以保证系统的安全运行和稳定运行。9.IT部及各部门电脑使用人员对公司网络资料及电脑文件负有保密义务，遵守保密规定。三、电脑保密规定1.各个部门必须为部门的电脑设定开机口令，定期修改开机口令帐号和密码。厦门迈迪斯健体氧生有限公司行政、人事制度管理第7页共36页2.严禁将开机口令随意告知他人。3.非本部门人员未经同意，严禁随意上机。4.为安全起见，在不使用或暂时离开电脑时，请将正处理的文件关闭。5.未经许可，严厉禁止随意打开电脑机箱、或对电脑及其外部设备进行任何物理上的改变及电脑及外部设备借给非公司人员使用。6.禁止上班时使用与工作无关的软件。7.未经许可，不得随意进入机房。四、网络的管理1.电子信箱、上网由IT部网络管理员进行统一规划设置，密码有网络管理员统一管理。2.公司所配置的互联网是为员工提供查阅与工作相关的网络资料、信息以及互联网通讯的工具，为加强公司互联网的使用管理，提高公司互联网的使用效率，保障公司局域网上网速度，员工必须严格遵守有关规定。3.公司的服务器,贮存公司全面业务活动数据和重要材料,非操作人员严禁擅自操作。4.所有上网者必须严格遵守《计算机信息系统国际互联网安全保护管理办法》和《厦门市计算机信息系统安全保护暂行办法》。5.上班时间内员工必须做好本职工作,在工作完成情况下方可上网收集所需的信息资料。6.上网人员一经完成浏览、下载信息，必须及时关闭所有网站，保障局域网上网速度。7.员工不得利用公司互联网从事以下活动,一经发现,由其部门负责人对其进行批评教育;累计达三次者,由公司通报批评,并按有关规定处理。(1)在上班时间利用公司互联网浏览与本职工作无关的网站、或进行网上聊天等与工作无关的活动；(2)在上班时间上网查询股市行情者。8.各部门责任人应负责本部门人员的教育和监督工作,引导其充分利用与本岗位业务有关的网上信息资源。9.凡因不正确使用计算机网络,参照公司有关规定依情节轻重，给予不同程度的处分，直至除名。五、电脑管理处罚细则1.未经许可擅自安装软件的初犯者以口头警告；若造成电脑感染病毒的，将通报批语，若造成公司网络感染病毒的，将自行承担由此而引起的所有后果，严重者将以除名处理；2.未经授权擅自盗取参数利用电脑上网聊天或利用授权上网查阅黄色网站并且在上