行政办公室管理手册

第一章行政办公室配置第一节行政办公室架构图行政办公室组织架构行政办公室行政管理仓库管理第二节行政办公室部门职能行政办公室职能序号职能1公司日常行政、计划运营管理工作；行政专员1人计划运营专员1人仓库管理员1人行政主管1人行政经理/副经理1人编制5人在岗4人2贯彻落实本部岗位责任制和工作标准，加强与有关部门协作配合。3拟订行政后勤等工作管理制度，并检查、监督和执行。4拟订公司文件，接待、督办、处理各类来函及处理公司各类公文。5组织安排公司的各种会议，做好会议记录、纪要工作，并监督会议决议的执行情况。6按照公司档案管理规定，做好档案管理工作，确保档案管理妥善、井然有序。7做好资产管理工作，建立生活用房屋固定资产帐册、员工宿舍等用于行政后勤生活服务的财产帐册。8根据仓库管理规定，做好仓库管理。9与外包单位的对接，做好外包服务合同执行情况跟踪，外包服务费用请示付款。10编制分公司年度预算，按月作进行预算执行分析；严格控制各类办公费用的开支，降低办公运营成本。11与各部门及上级保持良好沟通，定期向上级汇报工作和计划执行情况。与当地项目公司的工作对接与信息沟通。第三节行政办公室岗位职责行政经理/副经理岗位职责工作职责1贯彻落实本部岗位责任制和工作标准，加强与有关部门协作配合。2负责组织行政后勤等工作管理制度的拟订、检查、监督和执行，文件的起草和制定。3负责相关部门来函的接待、处理、催办工作。经总经理审核后，准确、及时处理公司收到的、通知、传真、函件、报表等公文。4与总经理保持良好的沟通，保持与各部门之间的协调与沟通，及时了解各部门工作任务完成情况，定期向总经理汇报工作和计划执行情况、机构和人员调配情况及其它重大事宜。5组织安排公司的各种会议，做好会议记录、纪要工作，并监督会议决议的执行情况。6按照公司档案管理规定，做好档案管理工作，确保档案管理妥善、井然有序。7做好资产管理工作，建立生活用房屋固定资产帐册、员工宿舍等用于行政后勤生活服务的财产帐册。8根据仓库管理规定，做好仓库管理。9负责主持本部的全面工作，组织并督促部门人员全面完成本部职责范围内的各项工作任务，做好部门员工队伍建设，组织部门员工的学习、培训、考核，不断提高员工业务素质。10本着合理节约的原则，编制分公司年度预算，按月作进行预算执行分析；严格控制各类办公费用的开支，降低办公运营成本。11负责外包单位的工作对接，做好外包服务合同执行情况跟踪，外包服务费用请示付款。12公司、部门领导交办的其它工作。行政主管岗位职责工作职责1协助部门经理落实本部人员岗位责任制及工作标准，对各专员工作进行监督指导。2配合部门经理完成对公司各部门的组织协调工作，维护各项管理制度的执行与实施。3熟悉行政办公室各项工作模块，协助部门经理主持本部门的全面工作。4在部门经理的指导下落实资产申购、请示、报批等相关工作。5负责公司资产管理制度的制定与实施，合理配置公司各项资产，提高利用率，避免资源浪费。6对公司固定资产进行清查、登记、统计、汇总及日常监督检查工作，做到帐帐、帐卡、帐物相符。7负责组织公司资产的定期盘点、维修、报废处理工作。8负责公司会议前期准备工作，会议资料的收集工作及会议纪要的记录工作。9在部门经理的安排下做好行政后勤保障工作。10公司、部门领导交办的其他工作。行政专员岗位职责工作职责1负责各类资料、文件、函的拟定、整理、分类、归档工作。2负责公司及部门文件收发、文件签批及流转进程的跟踪和落实。3负责办公用品的统计、申领、发放工作。4负责公司各项通知、制度、总结的编写、拟定工作。5负责公司宿舍的登记、安排、管理工作。6负责员工活动的策划、组织、实施等工作。7负责公司各项活动的安排、协调、记录工作。8协调会议室预定，合理安排会议室的使用。9做好与分公司业务往来的各项接待工作安排。10公司、部门领导交办的其它工作。工作关系对内关系汇报行政主管、行政经理/副经理督导无协调华南城集团、第一亚太深圳分公司各部门对外关系沟通无计划运营专员岗位职责工作职责1负责分公司内部计划管理工作，按既定时间节点对各部门、管理处工作情况跟踪落实。2按时完成分公司周、月、季度的计划和总结内容及各项管理报表；3协助部门经理参与公司监督、管控制度与流程的执行。4协助部门经理收集汇总各部门月、季度工作计划，参与筹备公司月、季度运营会会议。5协助部门经理完成公司体系建设维护工作，参与组织编制、修订和完善分公司层面各项制度。6负责分公司各项制度、合同等的执行情况跟踪，对行政办公纪律进行检查与通报。7领导交办的其它工作。仓库管理员岗位职责工作职责1负责仓库日常管理，做好物料的出库、入库、分类、保管工作。2建立仓库台账，做好仓库产品信息的梳理。3制作并管理出入库单据及其它相关单据。4负责仓库日常5S管理工作，做到物料合理分类、整齐存放。5负责定期对仓库物料进行盘点，确保账账相符、帐物相符，合理储备。6提高库房各项资源利用效率，减少仓储成本。7做好仓库的安全防范工作。8协助采购部门对供应商的开发、选择、评估及服务质量进行考评。第二章行政办公管理规定及流程第一节行政办公管理基本规定一、会议管理规定1、公司行政办公室负责分公司工作例会的召集、会议纪要的整理、会议决议的落实和督办及会议文件的归档备查。2、公司行政办公室负责各管理处办公会议落实执行情况的收集、审核与归档工作。3、公司行政办公室负责各类外联性质培训及座谈会的筹备跟进工作。4、公司行政办公室协助分公司内部各类临时性协调、方案研讨会议的相关工作。5、公司例行会议原则上每周召开一次，遇特殊情况或节假日可顺延。6、会议由公司总经理或总经理委托的其他领导主持。分公司各职能部门及管理处负责人参加。根据会议议题，总经理可决定其他人员列席会议。7、公司例行会议主要内容如下：贯彻落实集团相关战略及华南城、总公司相关精神、重大决定、具体方案；对各职能部门、管理处近期工作做出指导，对需协调的相关工作做出安排；决定总经理认为需要讨论研究落实的其它问题。8、会议结束后由行政办公室拟写会议纪要报经理签批后，发各职能部门及管理处。会议纪要由行政办公室存档。9、公司内部临时性专业协调、研讨会议：由总经理根据工作需要发起，由总经理或总经理委托的其他领导主持。根据会议需要，总经理可决定其他人员列席会议。若是由需要召开会议的职能部门或管理处发起，并须以OA邮件的形式报分管领导批准。10、会议发起人可根据会议议题，决定并通知列席人员，如需集团或总公司相关人员列席，统一由行政办公室联系。11、会议形成的会议纪要或其他文件也必须由行政办公室存档备查。二、公文管理规定1、公文是指以公司名义正式发布或需要向公司报批的各类公文。部门公文指公司内部各部门以本部门名义向其他部门发布的工作联系函等公文，或者向商户发布的通知、提示类公文。2、分公司行政办公室负责对所有公文进行规范化管理，并指定专人具体负责公文的编号、登记、分发、查办、立卷、原件归档等工作。3、所有外部来文统一由行政办公室填写《公文处理表》后呈报总经理批示，再转由相关部门承办。承办部门可留存复印件。4、各部门起草的公司发文必须经行政办公室确认，获取统一发文编号。对集团其他部门工作联系函类公文，由承办人以部门名义拟文，再根据OA签报流程逐级审批后外发。5、其他纸质公文由承办人以部门名义拟文后由部门经理签字，分管领导审核，总经理审批后，统一由行政办公室外发。6、公司发文（除集团内部请示、报告、工作联系函），均须填写《发文呈批表》。7、公司发文原件均由行政办公室登记、存档，并将扫描件发拟办部门。8、部门公文由承办人以部门名义拟文，经部门经理审核，分管领导审批后，再呈送协办部门或发布，并由承办部门登记、存档。9、根据国家公文处理有关规定，并结合公司实际情况，公文文种主要有：决定、通知（包括温馨提示）、通报、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要等九种：（1）决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销不适当的决定事项。（2）通知（温馨提示：适用于批转下级单位的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章制度；传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项；对员工、公众、商户的善意提示。（3）通报：适用于表彰先进、批评错误，传达重要精神或者情况。（4）报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级单位的询问。（5）请示：适用于向上级机关请求指示、批准。（6）批复：适用于答复下级单位请示事项。（7）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。（8）函：适用于不相隶属单位之间相互洽谈工作、询问和答复问题；向有关主管机关请求批准等。（9）会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。10、适用普发性红头文件格式的公文如下：（1）对外函件。（2）对内函件。（3）对外或对内的意见、证明、情况说明、申请、委托书、温馨提示等。11、适用重要性红头文件格式的公文如下：（1）属发布制度、标准、规定类的通知（2）通报、决定、任命等；12、会议纪要文件格式适用于各类会议纪要13、非红头文件格式适用于公司内部一般性报告、特殊情况使用的纸质请示、集团范围内来往函件等公文；14、发文文号及代码参照《公司公文代码及格式说明》要求执行15、凡涉及部门相关业务的公文应由部门负责撰写、校对、报批；对涉及多部门业务内容，由公司负责人指定部门负责统筹组织；16、公文起草应当做到完整准确体现发文单位意图，文种正确，格式规范，符合国家法律法规及集团、公司有关制度规定；17、以公司或部门名义发文，统一由分公司行政办公室负责编号、登记、分发、查办，尤其须严谨处理盖章、立卷、归档等工作；18、公文原则上不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄报被越过的单位；19、除以下情况外，总公司职能部门、分公司职能部门及下属管理处不得以部门/管理处名义发文；（1）分公司级会议纪要，可以以部门名义发文；（2）分公司职能部门关于本专业口下发的各类通知，可以以部门名义发文；（3）分公司下属各管理处就日常物业服务工作，可以管理处名义向公众、物业业主、商户等发布各类通知或温馨提示；（4）管理处之间不得互相行文20、分公司的所有对外行文（指向业务往来单位、政府部门等行文，特别是合同、财务等涉及法务方面的行文），须事先由法务部门审核法律风险，按照相关规定使用对应的OA或纸质审批流程加盖公章后方可行文，并妥善做好发文登记、签收、邮寄回执收集存档，以备可能发生的各类法律诉讼；21、公文办理必须严格执行公司保密制度，确保公司秘密的安全。所有外送公文必须经过行政办公室送出，禁止将公司内部传阅批示或署有领导意见的内部公文直接向外单位或个人传送。22、公文的发送、传阅范围必须严格限制在各自的职责范围，严禁向无关的单位、个人泄露。23、行政办公室、各部门应当指定专人负责按照公文类型分类，以年为单位分别进行公文的登记、归（建）档工作。24、已发公文的借阅，必须填写《公文借阅登记表》并征得存档单位负责人许可后方可进行。三、日常办公管理规定1、行政办公室负责办公室区域及各管理处办公区域的日常管理、日常维护，包括各单位需要使用的办公桌椅、办公用品和办公设备等计划的提出。2、办公室区域及会议室的清洁卫生由外包清洁公司负责，行政办公室负责进行日常巡检，对发现问题及时联系整改。3、办公室区域严禁流动吸烟，吸烟者须在指定吸烟区吸烟。员工下班时要关闭电脑主机与显示器，由外包清洁、保安公司负责关闭电灯、空调，违反者由行政办公室通知人力资源部依公司奖惩规定进行处罚和联系整改。4、办公室区域的安全保卫由外包保安公司负责。在非上班时间和节假日出入办公室区域的人员和车辆均须查验有关证件并登记，外来人员出入办公区域应全部登记并应注明出、入时间。5、各部门、管理处需要使用会议室须提前在《会议室使用登记表》上填报，经行政办公室确认后统一联系协调，安排使用。6、传真管理：（1）各部门员工在发传真稿时需在《发出传真登记簿》上登记并经部门负责人同意后办理，发出后应将原稿交部门文员存档备案；在收到传真件时，应及时通知有关人员