贸易公司业务管理制度

第1页共11页****贸易有限公司业务管理制度第一部分总则为依法经营、规范运作，保障及促进****贸易有限公司（下称公司）贸易业务持续健康发展，特制定本制度。第二部分业务审批原则一、本制度规定的所有业务均须由公司有权审批人批准后实施。二、采购：（一）现货采购1、公司库存总金额未超过5000万元人民币（不含经审批的代理采购业务）的现货采购业务，由公司按业务审批流程批准后实施；2、公司库存总金额超过5000万元人民币（不含经审批的代理采购业务）时，现货采购业务需报公司董事会审批。（二）期货采购1、公司所有期货采购业务，均必须按公司规定审批并签定合同后才能付款。2、单笔期货采购业务超过2000吨时，应报董事会审批；3、期货采购原则上应向钢厂采购，且期货采购均应进行授信额度资信评定。三、销售：1、公司的销售业务原则上由公司按业务审批流程批准后实施，但赊销业务应参照厦门市路桥工程物资公司（下称物资公司）《信用管理制度》进行严格审批并签定合同后方可进行；单笔销售业务超过5000吨的赊销业务，应报公司董事会审批；2、原则上不得对贸易公司进行赊销，特殊情况确需赊销的应报公司董事会审批。四、进出口：1、进口货物赊销或出口购货预付款原则上不予批准；2、出口结算应尽可能采用L/C等保障大的收汇方式。如因特殊情况采用后T/T或D/A等高风险的结算方式，除收汇后才承担付款责任的代理业务外，在对外签约前，必须取得足额出口信用险额度；3、出口购货如采用携款提货，要确保提货后交汇票；4、严禁经营“四自三不见”的进出口代理业务。在开展进出口代理业务时，应对工厂资信（包括经营年限、注册资金、生产规模、纳税情况等）进行严格评定。代理进出口业务应委托资信可靠的报关行或货代办理报关报检。不得将空白报关单据迳寄委托方自行办理报关、报检手续。不受理由委托方提供手册的代理进口业务；5、代理出口原则上应先收汇后付款，如需代垫税款的，应在收妥全套退税单据后支付；6、代理进口应争取收妥全款后方予开证或对外支付。如属我司有能力自营的商品，且国外供货商信用可靠、质量有保障、价格适中、回报合理，可在收取足够保证金后对外签第2页共11页约、开证；7、代理进口的对外合同应在委托方签章确认、签订进口代理协议、并经我方认可后方予对外签约。信用证项下不符单据的接受、承兑，也应要求委托方签章确认。五、资金管理：1、公司所有账户的现款余额在（公司净资产+200万元人民币）以上的部分，必须及时汇回物资公司，但所有权归属公司。公司收取银行承兑汇票时要及时向银行查询其真伪。同时应及时进行登记并报备物资公司财务部。支付银行承兑汇票时应严格按公司财务管理制度和本制度的相关规定办理。2、公司存放在物资公司账上的款项，利息收入归属公司（包括与银行达成的协议存款利息收入）。第三部分内贸管理规定第一章业务人员岗位职责设置一、业务部经理：1、负责部门人员的工作安排2、负责销售定价3、负责拟定各项业务制度，报公司总办会审批后实施4、协调指导公司钢材及江苏、浙江业务的采购、销售事项，整体把握业务进程和进展5、审核公司钢材业务（合同、付款申请等）6、定期汇报业务情况7、定期组织业务人员学习公司有关业务知识，分析、制定相关销售策略8、每月月初与财务部制定用款和回款计划二、资源、储运组：（一）期货资源1、每月在钢厂通知订货时，及时收集订货资源，制定下个月订货计划；2、根据合同审批程序订立合同后，应及时收回合同正本，核对合同内容，录入高达钢铁物流商务平台软件（下称高达）及成本核算软件，并打印付款申请单交由各部门负责人（业务经理或助理、财务部）和总经理签字，将合同正本交由综合管理部保管，复印件留存财务部和经办人；3、合同及付款手续完毕后，应随时联系掌握钢厂信息、货物发货情况及货物集港情况，经业务部经理批准后，及时将货物规格数量按照上海、宁波、南京及各家代理客户的每月需求分配流向，并应及时联系各地装船情况；4、货物装船后，及时办理相关保险（其中包括：转港货物保险手续），将运输合同和装船清单等原件留存综合管理部，并各复印一份留存财务和经办人；5、货物入库前，及时将以上信息反馈储运人员，并配合储运人员做好货物到港后的接货事宜；6、货物入库后，及时核对高达入库（储运组负责）情况；第3页共11页7、每月及时跟踪合同发票的索取（其中包括：出厂价格、铁运费或汽运费、港杂费等），核对与合同是否一致，如有差别，及时登记并反馈公司总经理，并按财务部要求登记和高达录入；8、负责跟踪合同的款项结余情况（与财务部核对）；9、每周一、三、五以书面形式向上一级负责人提报各钢厂发货、集港、在途、入库等情况；10、将各家代理业务转由期货人员操作。（二）现货资源采购1、每日了解上海市场行情，向部门经理汇报市场动态；2、领取空白支票，（总存量不超过5张，每张限额100万元人民币以下）及时通知财务入账且每日向财务部核销，财务部应做好核销登记，签字确认；3、采购200吨以上的货物需签订合同，并到仓库验货，办理转库手续时原则上应有实际厚度；如为不了解的公司应办完转库时支付本票；4、采购时需填制现货采购执行表，并按要求在当日（最迟不迟于次日早上10：00）录入高达软件(如采购合同号、供货单位、规格、材质、数量、单价等)，打印采购付款申请单，交部门经理、财务部经理、总经理审批；5、领取提单后，交由储运人员办理转库事宜（本票当日内），入库单原件留存财务部；6、若是临调的货物，则应要求对方在提单中注明“凭****贸易有限公司提单提货”或“凭**车号提货”字样，将提单传真至公司，业务负责人及时录入高达，业务销售人员开具提单；7、每月与财务部核对采购发票和余款情况，月底前将发票和余款收回；发票交由财务部录入高达，欠客户的余款打印付款申请单由部门经理、财务经理、总经理审批。（三）储运1、每日及时向资源跟踪人员了解集港情况，货物分配流向，装配情况；2、每日应跟踪款项的到账情况并及时将盖有财务章的发货通知正本传真通知仓库给予发货；3、开完加工单后，应负责传真至仓库并随时跟随踪加工情况；4、运输单位在领取提单时，储运人员应按照运输协议中指定的人员（核对身份后）签字领取提单（提单存根联上应注明：送货地点、收货人、联系电话、运价），并经储运人员签字后，方可盖章发货；5、在货物即将到达上海或外地分公司时，及时通知运输单位（指定运输单位）或外地分公司负责人接货入指定仓库，与运输单位确认相关提交手续（如：介绍信等），并将签收手续交综合管理部归档，与仓库联系入库事宜，索取入库单录（含外地）入高达（包括海运费、保险费、吊费、短驳费等），并将正本交财务部留存；若货物到达上海后，需要过驳到外地分公司的，则应通知运输单位办理过驳并告知过驳船名（保险中转港工具应注明），以便外地分公司及时落实船到目的港情况；6、每周了解上海仓库的进出库、加工等情况，向部门经理汇报；7、负责与仓库签订仓储、加工协议，并及时跟踪了解库存；负责与运输单位签订运输协议，办理或确认相关提单（包括运费、送货地址、收货人、联系电话等）、提货介绍信的交接手续；8、每次将现货采购需要转库的货物于三日内办理完毕（本票当日内），及时索取转库单第4页共11页录入高达（包括出库费、短驳费、转库费等），将原件留存财务部；9、负责确认临调仓库和每月协议仓库的结算费用（加工费、转库费、短驳费、运费等），确认付款申请书内容，由部门经理、财务部经理、总经理审批，并于当月内与财务部核对索取发票；10、客户提货、加工出现质量问题时（钢厂质量标准以内除外），要求客户提报质量异议后，前往提货仓库或上海指定地点验货（外地另行安排），确认属于质量问题的，应以书面形式提报供货单位或生产厂家，待生产厂家出具书面通知后按钢厂回复给予理赔。11、货物出库后一周内将仓库回单联取回并作高达销售出库，交财务部留底。12、每月底前将各仓库库存表正本（上海1次/月、外地分公司2次/月）提报给财务部。三、分公司：1、每日了解当地市场行情，向公司部门经理汇报市场动态，定期报告订货资源。2、开发采购与销售客户，保持与客户的沟通与交流，保证销售客户数量(特别是直供用户)与销售数量的持续稳定的增长；3、负责及时将收到的款项汇到公司本部财务指定帐号，在公司财务部确认到帐后，方可开具销售提单；4、及时将提单记账联原件和仓库回单联原件定期邮寄到公司财务部，跟踪增值税发票开票情况；5、选择本地较有实力的仓储公司，经公司现场考察并报经公司审批后，与其签订合作仓储加工协议；熟悉该仓库储运、加工能力、收费标准,避免发生所采购、入库货物无法加工或收费过高给公司造成损失，保证所存放、加工的货物能按时提货；配合储运部门向仓库索取库存表正本及入库单正本；6、如需在当地市场采购货物的，应与供货方签订购销合同，以传真方式报审，由上海公司电汇至供货方，及时将提货单取回并办理转库手续，货物入库后，将入库单传真至上海公司储运部做高达录入，最迟于次日将入库单正本寄送回上海储运组，当月内将采购发票和余款收回；7、售本地库存货物时，如需货到收款的销售业务（含水陆路运输），应选择固定的、有实力的运输单位承运，在报公司审批并与其签订运输协议后，方可发货，运输单位在领取提单时，应严格按照运输协议中指定的人员签字领取提单（提单存根联上应注明：送货地点、收货人、联系电话、运价）；8、负责货款（购货余款、欠款）回笼,特别是欠款的及时回收；9、及时将客户签收单等相关重要业务单据提交财务部；10、月底前将新增的客户资料汇总至业务经理助理；11、分公司寄往公司本部的单据（含银行汇票、入库单等）应建立登记制度，并将邮寄部门的签收单留存。四、销售组（一）、业务临调销售1、销售人员需要临调的货物，需填定好现货采购执行表(如采购合同号、供货单位、规格、材质、数量、单价等)；2、交现货采购人员（如采购人员不在，则另行安排）录入高达，打印采购付款申请单，由部门经理、财务部经理、总经理审批；3、通知现货采购员索取提单（提单中应注明“凭****贸易有限公司提单提货”或“凭**车号提货”等字样），将提单传真至公司，以便交现货采购人员（如采购人员不第5页共11页在，则另行安排）录入高达，业务经办人及时开具提单（开单同现货销售规定）；4、开票时，将采购提单附在销售提单后面，以便财务核对。临调销售单笔不超过100吨且采购量不超过300吨的，采购执行表可后补，但必须在业务发生当日或次日10：00前补齐手续，销售人员应对货物销售的确定性负责，采购人员应对货物采购及货款负责。（二）、业务现货销售1、业务经办人员在货物销售发生时应按高达软件中当日报价（若价格需下浮的，则应请示部门经理同意签字）及通告栏；收到款时（均须收到票据正本。外地分公司销售人员亦须在收到票据正本后方可传真至财务并确认，客户自行传真件或凭客户传真件传真的一律无效），由财务部经办人员录入高达收款登记后，方可开具提货单（客户名称、规格、数量、单价、费用、备注等须无误），经财务部经理审核打印和核对盖章由提货单位或提货人签收确认（如对方无法现场签字的，则应由对方传真签字确认）后给予发货，回单由储运部索取审核后作销售出库，业务经办人方可开具发票申请，且每日应将开具的提单财务联交至储运组；2、业务经办人在锁定意向单时，应提供购货方单位名称，尽量不使用别名(如：123等)；意向单只锁定货物不锁定价格。具体如下：（1）上午锁定意向单的，下班前须通知客户开具提单，逾期，则予以清除；（2）若特殊情况需保留到第二天的（如：预付定金、押支票、签合同等），则应提前请示部门经理同意后，方可预留；（3）当日价格浮动较大且有多次上调的，则不锁定货物，按先款先货原则；（4）若收银行支票、银行贷记或电汇，则应在提货单备注栏中注明“待我司通知后发货（口头通知无效）”字样；（5）若收银行支票、银行贷记或电汇，客户要求当日内提货的且业务经办人员对该提货单位的信誉较有保障的，则可以申请担保（最高重量不超过50吨），经业务经办人员书面担保提报业务部经理、（副）总经理签字同意后方可发货并及时跟踪款项到帐情况；（6）若客户需要委托加工的（开平或四切边），业务