物资验收流程及相关规定

物资验收流程及相关规定目的和适用范围一、目的为了规范验收工作，明确责任，特制订本流程。二、适用范围本流程适用于所有到货物资验收（不含原料、煤炭）、外协服务／维修验收、工程项目验收等。流程一——物资到货验收物资到货验收详细说明1)物资到货后，收货员负责以邮件形式通知验货人员到现场进行验收。现场验收完成后验货人员填写“物资收货初步验收单”并办理入库手续。2)验货时间：物资到货后1天内完成验收，即当天到货当天验货（16:00点前收货的，必须在当天完成验收。当天16:00后收货的，必须在次日内完成验收）。若有正当理由需要推迟验货时间的，需征得仓储部门主管领导同意。3)若到货物资为项目设备：A．验收需工程项目部、相关技术部门、仓储部共同参与，到现场验收人员除具体执行验收的人员外，同时相应的分管主管需全程参与；B．设备开箱验收应在合同规定有效期内进行，严格对照合同条款及装箱单，对设备主机、附件、专用工具及其他备品备件逐一清点，验收完毕后填写“设备开箱验收单”（附表2），现场参与验收的人员都要签字确认；物资到货验收详细说明C．使用部门负责接收随设备运来的技术文件、图纸、照片等文字资料，做好存档并填写目录单，结束后送公司档案室存档（若为项目设备，则由工程项目部负责接收）。合同修改时，双方来往电邮、电传、电报、函件等文字资料，都由合同签订部门接收，并进行分类归档，做好正式归档前的准备工作。4)若到货物资为机动车辆，验收车辆维修主管、使用部门负责人、仓储部共同参与：5)验收合格的物资方能收货入库（特采除外），若验收不合格需退货，通知采购部处理。若使用部门或技术部“特采”使用时，须注明“特采”，并反馈给采购部对供应商进行扣款或索赔；6)合同或物资验收标准中有要求进行破坏试验的，验收人员必须严格按要求进行破坏试验。工程物资到货验收详细说明1)甲供材进场验收流程与上述“物资到货验收”相同，验收主体为工程管理部门。如需外检，外检费用按照费用报销流程办理，由工程专业经理审核后报分管副总签批。外检费用的承担方式以合同约定为准；2)若直接卸货到施工现场的，仓管员到卸货现场办理入、出库手续；3)乙供材验收的第一责任人为工程项目跟踪人员，负责全程跟踪进场乙供材料质量，对验收结果负责。需外检的由工程项目跟踪人员负责，公司指定人员负责监督见证取样、封样和送检全过程，外检费用由施工单位承担（在合同中约定）；4)工程小样品的付款报销流程：采购部门负责人审核后，总经理签批。流程二——工艺备品的上机前验收工艺备品的上机前验收详细说明工艺备品除了到货验收外，在上机使用前还要进行上机前验收。上机前验收需技术部门与使用部门共同进行，对工艺备品进行全方面的检验，发现质量问题的填写索赔表，按照索赔流程进行索赔。流程三——隐蔽工程验收隐蔽工程验收详细说明1)隐蔽工程验收由工程管理部门负责，施工员及相关项目主管对验收质量负责；2)施工单位首先自查，通过后填写“报验申请表”（附表3），通知工程管理部门，工程管理部门指定人员与施工员一起严格根据合同及图纸进行验收，合格后填写“隐蔽工程验收单”（附表4）。不合格的向施工单位出具整改通知书，直到验收合格，方可允许施工单位进行下一步工序。由于验收不合格造成的工程延误等相关后果由施工单位负责。流程四——安装调试验收及竣工验收安装调试验收详细说明1)安装调试验收由工程管理部门与使用部门及设备管理部门和安装施工单位、监理单位共同进行，项目总负责人还可根据需要指定相关人员或单位参与；2)进行调试前，必须确保现场各项工作已经达到调试条件。验收人员须严格按合同约定，检验安装调试结果是否合格；3)单台／套设备安装完毕后，使用部门须立即组织相关部门进行验收，项目工程必须在安装、完工后1个月内进行验收，零星工程必须在安装、完工后15天内进行验收：4)验收合格后制作验收报告汇报公司领导（按照权限），不合格的，填写整改通知单要求施工单位整改；由于验收不合格造成的工程延误等相关后果由施工单位负责。5)验收部门验收合格并经相关领导按权限审批后，须将验收单提供给采购部门，采购部门书面将验收合格时间通知供应商并要求对方盖章回传，作为双方确认的计算质保期的开始时间。竣工验收详细说明1)竣工验收采取施工单位自评、设计认可、监理验评、公司验收、主管部门备案复查程序。竣工验收严格按照合同约定及国标进行。参与验收的人员与单位由项目总负责人指定；2)工程施工结束，施工单位必须先进行自检，同时把竣工资料整理齐备。自检自查符合交工条件后，填写“竣工验收申请表”交工程管理部门，工程管理部门向公司汇报，公司根据权限组织人员验收；3)竣工验收合格后制作竣工验收报告汇报公司领导（按照权限）。不合格的，填写整改通知单要求施工单位整改；由于验收不合格造成的工程延误等相关后果由施工单位负责。4)项目工程必须在完工后1个月内进行验收，零星工程必须在完工后15天内进行验收；5)验收部门验收合格并经相关领导按权限审批后，须将验收单提供给采购部门，采购部门书面将验收合格时间通知供应商并要求对方盖章回传，作为双方确认的计算质保期的开始时间。流程五——质保期验收质保期验收详细说明1)质保期验收由使用部门牵头负责，技术及维护部门（或公司指定的专人）共同进行；2)凡是合同规定有质保期的，质保期将满且未付质保金前，必须完成质保验收。对质保期内的质量问题要立即反馈采购部门及时索赔或退换货等补救措施，若验收合格则按合同规定申请付款及办理付款报账手续；3)质保期到期前3个月（土建工程类的须提前4个月），财务部以书面或邮件形式提醒采购员、采购部门部长；4)质保期满前一个月，财务部发送“质保金验收到期通知单”（附表5）给使用部门、维护部门及技术部门，相关部门在5个工作日内反馈；5)质保期验收不合格的，采购部门联系供应商并跟踪处理，在到期日前10个工作日还未合格的，采购部门要整理相关资料书面报集团领导批示；质保期验收详细说明6)质保期内，使用部门发现质量问题的处理方式；A．使用部门必须在24小时内将相关资料（含问题描述、原因分析、照片等）提供给采购部门；B．采购部门接报后1个工作日内联系供应商；C．供应商在合同约定的时间内未到厂处理的，由采购部门迅速发函告知供应商（发函时间必须在质保期之内），此函件要用EMS，在备注栏写明主要内容，如“关于及时履行合同（合同号）质保义务的告知函”，并保留签收回单；D．告知函发出5个工作日后，供应商仍然不来厂处理的，采购部门联系公司法务方面，由法务出具律师函催告供应商，要求供应商在一周内到厂处理问题；质保期验收详细说明E．发送律师函后供应商拒绝或未在要求时间内到厂，公司自行外协处理，（对于可能涉诉的，必须保全证据资料，根据不同情况选择公证、有鉴定资质的机构进行鉴定），所发生的费用（含维修费用、证据保全费用等）由供应商承担，这部分费用从质保金中扣除，并另外扣除此费用的20%作为违约金。费用确定后由采购部门发函通知供应商。若累计超过了质保金，超过部分由供应商支付（此项在合同中明确约定）；F．对质保期内违约的供应商，相应采购部门要将情况书面报告（含问题描述、原因分析、照片、供应商的处理态度等）给总经理和集团主管副总签批，由集团领导决定是否向其提起诉讼；G．质保期内发生质量问题，使用部门未在规定时间内反馈或采购员未在规定时问内联系供应商的，将追究责任人责任；H．质保期满，使用部门、维护部门及技术部门反馈没有问题的，验收人员必须在质保金到期通知单上签字确认。验收工作要求1．对于隐蔽性工艺，如喷砂除锈等，采购部门应在合同或技术协议中注明要求供应商将相关制作工艺照发至我司（并注明具体接收部门）。若为项目设备，工程项目部可安排专人到供方驻场检查。2．在组织验收前，采购部门将合同、技术协议复印件交验收部门，验收人员按合同、技术协议进行验收。3．现场验收工作，验收人员要在验收单据／验收报告上签字。验收工作执行责任人验收工作牵头组织的部门执行责任人要求物资到货验收仓储部门公司指定的技术人员（或使用部门负责人指定的人员）、仓管员严格按照合同和技术协议验收，合同中未明确约定的，按照国标验收工艺备品的上机前验收技术部门技术部、使用部门负责人指定人员（或公司指定人员）工程材料进场验收工程管理部门常规检验：工程跟踪人员、仓管员外检：①甲供材与物资到货验收的要求相同，施工单位有异议的由施工单位送外检；②乙供材由工程管理部门负责人指定人员送检，公司指定人员负责监督取样、封样和送检全过程。外检费用施工单位承担（在合同中约定）隐蔽工程验收施工员、工程项目经理／工程管理部门负责人指定人员安装调试验收工程管理部门负责人指定人员、施工员、使用部门、设备管理部门及技术部门负责人指定人员竣工验收工程管理部门负责人指定人员、施工员（按照权限应由公司领导指定人员验收的，工程管理部门安排专人配合质保期验收使用部门使用部门负责人指定人员、技术及维护部门负责人指定人员（及公司指定的人员）其他要求1．在物资使用过程中，使用部门发现的质量问题如在质保期内的，须及时联系采购部门处理（要求整改或索赔）；2．对于新合作的供应商，交易完成后使用部门负责人要跟踪了解物资使用的情况，如到货及时性、物资质量、服务等，若有问题要及时反馈给采购部，以供后续采购参考；3.公司购买的项目物资，项目部负责人要及时跟踪物资使用情况，并做好后续联系整改或索赔并记录；4-所有因质量或使用问题发生退换货的物资，必须先退库至仓储部门，再退给供应商，仓储部门要具备完整的退换货记录。5．公司将不定期对执行情况进行审计。谢谢大家