费用报销管理办法

文件名称：费用报销管理办法文件编号：欧索软件-FIN-SA2010第002号制定日期：2009-12-31制定部门：财务部维护责任人：孙涛执行日期：2010-01-01版本：1.2页次：1/11修订历史序号修订人修订时间修订内容1张战旗2009.07.151、创建；2孙涛2009.12.311、修订；文件名称：费用报销管理办法文件编号：欧索软件-FIN-SA2010第002号制定日期：2009-12-31制定部门：财务部维护责任人：孙涛执行日期：2010-01-01版本：1.2页次：2/11第一章费用报销规定一、业务招待费1、本着“小额、从简、必须、合理”的原则从严掌握，各部门在预算范围内开支和报销。2、一般员工和部门经理申请费用必须事先请示分管副总裁，分管副总裁申请费用必须在预算范围内，超预算或单笔金额超5000元，必须向董事长申请，并说明招待对象、招待原因、费用预计等内容，申请单作为费用报销单附件。3、该费用仅限于工作方面招待，不能挪作它用。若财务部门核定相关人员业务招待费超过该报销区间的预算限额时，原则上不予报销。4、EAP费用报销系统使用规定：每张发票对应填一行，须说明招待对象、招待人数、招待原因和招待方式；业务部门、项目执行部、质量保证部申请业务招待费须是花在客户或项目上的，须对应相关客户和项目。二、市内交通费1、市内交通费的范围：因公发生的市内公共交通费用，市内郊区专线交通费用，市内出租车等费用。2、使用交通工具的原则：在市内因工作原因外出，原则上搭乘公共交通工具或尽量申请使用公司交通运输车辆；遇到紧急或特殊情况经上级负责人批准方可搭乘出租车。出租车费报销规定：公司报销出租车费是为解决员工出差目的地偏远，没有公共交通工具，或执行特别工作，不能或不方便乘坐公共交通工具。员工办事或出差原则上不得乘坐出租车，但下列情况除外：携有巨款或重要文件须确保安全的；收、发货物笨重，搬运困难或时间紧迫的；陪同重要客人外出，公司又未能配车的；在市内因办公事所到目的地偏远，没有公共交通工具，因公事从一地到另一地没有直达交通工具的；其他特殊情况或紧急情况需要乘坐出租车，且有正当理由的（报销时须详细说明原因）。对于已经办理公交卡，且公交卡可以乘坐出租车的，原则上报销公交卡的，不允许报销文件名称：费用报销管理办法文件编号：欧索软件-FIN-SA2010第002号制定日期：2009-12-31制定部门：财务部维护责任人：孙涛执行日期：2010-01-01版本：1.2页次：3/11在使用公交卡范围内的出租车费。差旅费中的异地出租车费按以上规定执行。3、各部门在预算范围内报销市内交通费用；出差往返机场、车站、码头的交通费用在出差费用中报销；经过公司批准购买公共汽车月票的员工原则上不再报销市内交通费用；享受公司私车费用报销补贴的人员原则上不再报销市内交通费，特殊情况须经分管副总裁批准。4、EAP费用报销系统使用规定：所有出租车费用的报销必须注明事由、区间地点。三、汽车费用1、汽车费用报销原则：（1）公车据实报销，自有车辆并享受公司车贴者，除长途出差及运送货物外，公司不提供公车服务；每次公务用车，按公司统一标准，每月定期根据实际使用的公里数分摊用车费用，抵扣部门公车费用或差旅费用预算。（2）公司一线经理以上（含）管理人员私车公用可享受一定限额的汽车费用补贴，每月通过有效票据在限额内进行报销；其他人员私车公用须经分管副总裁批准并在部门预算范围内才能享受一定限额的汽车费用补贴。2、相关人员私车费用报销标准：不能以私车名义报销保险费、修理费、保养费。事业部、分公司副总经理以下人员报销限额调整须经总裁批准并在部门预算范围内。3、财务部门在各相关人员报销限额内依据可报销内容的有效票据进行报销。职位报销限额（元/月）可报销内容一线部门经理500汽油费、部门经营性停车费、过路费事业部副总经理、分公司总经理1200汽油费、部门经营性停车费、过路费事业部总经理2000汽油费、部分经营性停车费、过路费文件名称：费用报销管理办法文件编号：欧索软件-FIN-SA2010第002号制定日期：2009-12-31制定部门：财务部维护责任人：孙涛执行日期：2010-01-01版本：1.2页次：4/11四、邮政电讯费1、手机话费：需按公司批准的人员名单及额度，预算范围内进行报销，未在审批名单中的或超额度超预算的一律不予报销。员工部需统计公司各部门享受话费补贴人员的名单及额度，经财务及公司批准后生效。详见公司管理制度文件《手机费报销管理办法》。对于中国联通、中国电信等非中国移动统一付费的用户，按税法规定，个人报销话费金额按补贴计入个人收入，公司代扣代缴其个人所得税。2、邮递的方式分为邮件、快件、快递等形式，邮递工作由员工部负责处理，各部门按规定办理好相关手续；经部门主管审批，送交员工服务部；员工服务部前台每月对各类邮递费用分别根据部门进行统计；报销时必须将快递单据收集好，随发票一起进行报销。3、分公司按照此规定,由分公司的员工部人员处理。五、差旅费1、出差制度：出差时间超过一天（在公司所在地之外的业务活动）出差人员应在前一天前填写《出差申请单》(特殊情况可以事后补填),详细清楚地写明出差原因、目的地，来回天数等，经上级审批后交财务部备案，报销时由财务部门将原始报销单据与申请单据核对无误后方可报销。出差至南京分公司不准入住酒店，一律入住公司公寓。2、出差原则：工作中依靠使用通讯，信函等联络方式已不能完成时，可采取出差方式，各部门主管认真审核出差项目，控制出差人数。3、出差审核：（1）市内出差，各级公司人员在本地出差，报经直接上级核准。（2）国内/国外出差，实行二级审批制度，必须经直接上级审核签字，报隔级上级审批签字。4、费用预支：（1）出差前1～2天内凭核准后的《出差申请单》到财务办理预支出差费用手续，预支时填写《暂支单》。（2）若前次公差费用在返回后10天内还未结算完毕，不预支本次出差费用。5、出差费用标准：文件名称：费用报销管理办法文件编号：欧索软件-FIN-SA2010第002号制定日期：2009-12-31制定部门：财务部维护责任人：孙涛执行日期：2010-01-01版本：1.2页次：5/11（1）交通费：凭核准后的《出差申请单》公司承担出差费用，员工自行订购飞机票、火车票、汽车票、船票（6小时以内的短途不预定）：A、乘坐汽车、火车、轮船、飞机，按票面实际价格报销。乘坐火车硬坐、轮船统舱位的发给票价的50%作为补助（单线旅途时间小于8小时的无补助）。B、短途(50公里以内，单线交通时间小于2小时)交通费控制在50元/人/天以内，凭发票报销。C、出差人员需乘飞机、火车软卧，须事先经分管副总裁审核批准。（2）住宿费：地区界定：直辖市、省会城市为一类地区，其他地方为二类地区。住宿费标准：A、出差住宿费在规定的限额标准内凭发票报销，实际住宿费超过规定的限额标准部分不予报销。B、出差人员无住宿费发票的，一律不予报销住宿费。C、对于长期外驻或5个工作日以上的外训、服务等本着最大限度节约费用的原则，由各部门主管确定住宿费用标准，但最高不得高过现有限额。D、两人(含两人)以上同行,以每两人同住一间标准间为原则(一男一女除外)。E、公司和如家快捷酒店、锦江之星酒店、莫泰168酒店等签有全国连锁优惠协议,协议价格员工部下发给各个人员。如因出差地点无以上酒店或价格超出报销规定范围，可选择相应档次酒店入住，费用不对象一类地区（元/天/间）二类地区（元/天/间）普通员工220200一线部门经理250220事业部副总经理、分公司总经理300270事业部总经理400350文件名称：费用报销管理办法文件编号：欧索软件-FIN-SA2010第002号制定日期：2009-12-31制定部门：财务部维护责任人：孙涛执行日期：2010-01-01版本：1.2页次：6/11得超出公司规定范围，超出部分个人承担。（会议要求指定酒店，必须有会议通知书并且明确规定入住酒店及费用，否则按照公司标准报销。）（3）出差补贴A、出差补贴标准：误餐补贴实行定额补贴制，不再报销任何餐费和食品费等。如出差期间发生业务招待时，当天误餐补贴按定额标准的50%发放。异地市内交通费补贴按日额度在限额内凭据报销。员工在公司所在地外出办理公务的，提倡使用公车或其他公共交通工具，期间的市内公共汽车票、中巴票及地铁票可实报实销，遇参加重要会议、应急事项处理、谈判或工作情况特殊时，可使用出租车，财务部将对出租车单据严格审核，对于明显不合理的出租车费有权核减。苏州大市范围内，仅包括昆山、常熟、张家港、吴江、太仓五县市。实习人员参照此出差补贴标准执行。B、出差补贴天数=住宿天数+1天在途。C、对于外出培训或邀请参加会议等情况的出差，公司除承担必要的培训费、会务费、交通费外，出差人员不享受出差补贴。D、出差过程中发生的业务招待费用须按业务招待费报销规定执行，不得在差旅费中报销。E、长期外派在日本的员工在日本的差旅补贴为15万日元/月/人（包含住宿、伙食、公项目补贴标准（元/日/人）公司集团内部异地大市范围内大市范围外国外误餐补贴01530200异地市内交通费补贴301530100长途交通费按实文件名称：费用报销管理办法文件编号：欧索软件-FIN-SA2010第002号制定日期：2009-12-31制定部门：财务部维护责任人：孙涛执行日期：2010-01-01版本：1.2页次：7/11杂费等）。F、长期国内外派人员的津贴按照外派客户1200元/月给与补贴，公司集团内部外派不享受补贴。6、EAP费用报销系统使用规定：（1）须注明出差地点、起止时间，每个出差地点填写一张费用报销申请单。（2）长途须说明交通方式，如飞机、火车、汽车等。（3）市内交通须说明交通方式、区间地点。（4）交通方式为自备车的不允许再报市内交通费用。（5）住宿费每张发票对应填一行，并说明住宿天数。（6）出差发生的业务招待费用不在此申请，按业务招待费报销规定执行。7、注意事项：（1）事先选择好合适的路线，合理安排出差日程。（2）应本着合理、必须的原则使用每笔费用。第二章票据管理六、费用报销票据要求1、本办法所指的票据指费用报销的原始凭证，包括外来凭证和自制凭证。外来凭证主要指公司以外取得的发票、收据及合同、协议等原始凭证；自制凭证主要指EAP费用报销系统打印的《费用报销单》、费用开支申请单等原始凭证。2、费用报销的票据是财务收支的法定凭证，是会计核算的原始依据，票据必须真实、合法、完整。（1）费用支出必须取得真实的原始凭证，严禁伪造、变造票据。（2）费用支出取得的原始凭证，必须合法、合规，必须是国家税务部门认可的发票或收据，财务部门对假发票和白条有权拒绝付款。合法的原始凭证是指：文件名称：费用报销管理办法文件编号：欧索软件-FIN-SA2010第002号制定日期：2009-12-31制定部门：财务部维护责任人：孙涛执行日期：2010-01-01版本：1.2页次：8/11A、套印有税务部门监制章的发票或套印有财政部票据监制章和解放军总后勤票据监制章的票据；B、行政部门统一印制的事业性收费票据、统一收据及专用票据；C、国家交通、水电等部门的专用票据。（3）取得合法原始凭证时（包括定额发票），其内容必须完整，应要求对方单位如实填写并符合以下基本要求：A、准确填写付款单位的全称及付款日期；B、详细填写经济业务内容、单位、数量、单价、金额不允许涂改，大小写必须相符。C、票据上必须加盖有对方单位的“发票专用章”或“财务专用章”,且有收款人签名(或盖章)；D、购物发票：出现购“办公用品”、“计算机配件”、“电脑耗材”、“书籍”等，必须附有加盖与票面相同印章的购货清单和验收手续。E、会务费发票：须附会务费的证明材料，应包括会议时间、地点、出席人员、内容、目的、费用标准、支付凭证等。（4）取得的原始凭证不符合上述基本要求，出现以下情况一律不予报销：A、发票或收款凭证有涂改、挖补或模糊不清；B、购物发票与验收单在数量、金额上不相符；C、发票或收款凭证的收款项目与收款单位经营范围不相符；D、发票或收款凭证属