集团技术档案管理制度

编号：SM-SZ-002版本号：A修改号：01共8页第1页编写：审核：批准：本文由藤络站长编辑、首发，转载请保留信息，请支持！XX集团技术档案管理制度第一章总则第一条为规范技术档案管理，特制定本制度。第二条本制度适应于集团总部、各公司、各投资项目（以下简称集团各单位）已建、新建、改建、扩建工程项目所形成的技术文件和各生产线及公辅设备、设施技术文件（包括文字资料和图纸）的收集、整理、归档、归档后管理和利用。第三条释义（一）技术档案：指在工程建设、生产经营中直接形成的具有使用价值和保存价值的技术文件。（二）归档人：项目负责人或各单位资料管理员；接收者：集团技术档案资料室资料管理人员，以下简称资料员。（三）管理部门：集团技术档案资料室，以下简称档案室。第二章管理程序第四条技术文件收集归档管理（一）归档范围:1、准备阶段文件：包括可行性报告、调研报告、技术交流资料、技术考察报告、招投标技术资料等。2、立项与报建阶段所形成的批复性文件：包括选址报告及用地报批文件、用地许可证；用地地形图、红线桩位置图；立项依据文件；环保、消防、人防等政府有关部门的审查批复意见；土地勘测（测绘）文件。3、设计阶段文件：工程预算书、设计计算文件、技术参数、技术试验书、技术说明及图样；设备订货清单。4、设备全部资料：包括设备装箱单，合格证明、使用/维护/操作说明书（手册）、经验（检/监测）记录/报告、图纸、易损件清单等；设备开箱/入库验收单；进口设备除上述要求外还需有进口许可证、商检报告等。5、施工阶段资料：全套开工报告、施工/安装要求、设备安装验收报告、施工记录（隐蔽工程记录、设备安装记录等）、工程交工验收单；设计变更单、工程技术质量事故报告/施工总结报告等、施工图。施工图需在施工前到集团档案部门办理备案手续，图纸加盖“设计施工图”。编号：SM-SZ-002版本号：A修改号：01共8页第2页编写：审核：批准：本文由藤络站长编辑、首发，转载请保留信息，请支持！6、竣工验收阶段资料：调试记录、工程设计与施工质量评定文件、全套竣工图及竣工资料、竣工验收报告。7、试运行过程技术文件：试运行记录、运行考核报告、产品工艺设计图纸及资料、操作规程等。8、工程往来批件、传真：包括经相关技术人员签名确认的我方提供的技术资料及设计、施工单位提供资料。9．认证文件：包括ISO9000、ISO14000、生产许可证等。（二）归档要求1、归档时间要求工程竣工验收后一周内，由项目负责人将收集整理应归档资料（以上各阶段资料）到档案室办理归档手续。2、所有归档资料交付人应确认其完整性、有效性并确保版面清晰可辩，归档时档案管理部门应列出清单双方核对后签字认可。3、归档文件需正本，所交付的竣工图、施工图（白图或蓝图）至少二套并要装订成册，同时尽可能提供电子版本。竣工图应反映实际情况,必须做到图、物相符，至少需设计、审核、批准人签名，并且加盖竣工验收章；所提供的文字资料需有相关人员确认签名。4、资料员可直接收集、接收设备开箱随机资料、设计与施工单位交付的资料，并经专业或项目负责人确认后正式归档。第五条归档整理与文件变更（一）归档后管理程序：归档登记、分类、编号、上架、编制检索目录、借阅等环节，并保持库房的清洁。归档后资料需加盖“归档资料”章，如受控资料需加盖“受控”章。1、技术资料归档时资料员要检查所归资料规范性，主要包括是否清晰、签字和盖章是否齐全、是否正本、修改处是否有签名等。归档后资料要及时登记在《技术档案登记表》中建立起原始记录。2、技术档案分类分类原则：①按不同生产线——②按主、辅设备——③按专业。④资料：报告、记录等；图纸：工艺文件、设备（生产线设备、辅助设备及公辅设施）、土建等；编号：SM-SZ-002版本号：A修改号：01共8页第3页编写：审核：批准：本文由藤络站长编辑、首发，转载请保留信息，请支持！3、技术档案编号生产线：棒材线（AC）、板材（BC）、不锈钢（DC）；冷轧（BCL）-酸洗（BCX）-镀锌（BCD）-彩涂（BCC）。工艺文件：生产线编号+GY+序号+年度设备图纸：生产线编号+SB(生产线设备)+序号+年度；生产线编号+SBF(辅助设备)+序号+年度；生产线编号+SBG(公辅设备)+序号+年度。土建：生产线编号+T(土建基础)+序号+年度；生产线编号+J(厂房结构)+序号+年度；建筑物/构筑物：生产副跨建筑（生产线编号+功能汉字+序号+年度）、非生产建筑（按汉字+序号+年度）。其他：（如可行性报告、认证资料等）。4、自绘技术图纸图号编制原则按技术档案编号规则加能标明唯一性和特征性即可。5、技术档案保管期限期限：原则上竣工图、设计变更单、施工记录、检测记录、验收记录、报批文件等为长期保存；施工图及传真等为阶段性保存不超过三年。（二）技术文件变更技术图纸修改、变更，由修改人提出申请，填写《技术文件更改申请/通知单》，经同专业或高一级技术人员审核、相关技术主管领导批准后进行图纸更改，并且需在更改图纸上注明原图纸名称、图号及原文件处理方式等，更改图纸原件及批准的《技术文件更改申请/通知单》向档案部门归档。同时申请单位需马上将作废图纸收回，由档案部门加盖“作废”章或销毁并核查以上手续齐全后。进行登记在《技术文件作废记录》。第六条技术档案借阅、使用（一）使用原则1、技术图纸、资料只供本项目技术人员及相关人员使用；2、技术图纸、资料仅供为本项目实施而进行的施工、生产准备等使用；3、承担本工程项目的外单位人员借用时需由本单位部门经理以上人员担保、工业园副总指挥批准，将借用人身份证复印备案并收取一定的押金后方可借出。（二）借阅要求编号：SM-SZ-002版本号：A修改号：01共8页第4页编写：审核：批准：本文由藤络站长编辑、首发，转载请保留信息，请支持！1、依据项目技术总负责人批准的使用范围借阅，使用时原则上不允许将文件带出公司，确因工作需要，则需经项目技术总负责人同意，并且在借阅登记上注明使用时间。2、原件存放在资料室，集团各单位所需日常使用的资料可复印，复印资料需登记。3、借阅者需办理登记手续，借期不得超过半个月，继续借用者需同时携带所借资料办理续借手续。4、接触本项目技术资料的所有技术与管理人员负有保密之责.第三章附则第七条本制度自颁布之日起施行，解释权在集团。编号：SM-SZ-002版本号：A修改号：01共8页第5页编写：审核：批准：本文由藤络站长编辑、首发，转载请保留信息，请支持！附表一技术文件归档一览表页码:序号归档时间归档内容:名称/编号数量/规格交付人归档卷号接收人:编号：SM-SZ-002版本号：A修改号：01共8页第6页编写：审核：批准：本文由藤络站长编辑、首发，转载请保留信息，请支持！附表二技术文件更改申请/通知单页码:申请单位：申请人：申请日期文件名称编号更改后文件名称/编号更改原因及内容简介：申请人：更改内容审核意见：审核人：原文件处理意见：申请人：需通知部门：批准意见：技术主管：备注：编号：SM-SZ-002版本号：A修改号：01共8页第7页编写：审核：批准：本文由藤络站长编辑、首发，转载请保留信息，请支持！附表三技术文件作废记录页码:序号作废时间作废文件名称/编号数量/规格申请人作废处理记录人:编号：SM-SZ-002版本号：A修改号：01共8页第8页编写：审核：批准：本文由藤络站长编辑、首发，转载请保留信息，请支持！本文由藤络站长编辑、首发，转载请保留信息，请支持！