Excel2003电子表格处理

第四章Excel2003电子表格处理4.1Excel2003简介电子表格是一种计算机的应用软件。它可以在计算机中给用户提供一个巨大的表格，使用户可以像平时一样方便地填写表格中的内容。它又可以很方便地提供给用户在表格中，编辑、计算、对记录排序、以及数据处理和数据分析等功能。例如对表格的插入行、列，对表格的数据进行求和、求平均值，对表格数据的复制、移动、删除等。本章主要讨论中文Excel2003各方面的应用与技巧。4.1.1Excel的功能与特点Excel2003在功能上不仅传承了Excel2000的优点，而且还增强了一些独具特色的新功能，使用户可以更高效地进行数据处理工作。1、采用电子表格管理数据Excel2003采用表格来管理大量的数据，每张工作表由65536行和256列组成，也就是说每张工作表可包含65536×256个格子（在Excel中称为单元格），每个单元格可容纳32767个字符长的数据，在单元格中可以存放的数据类型也非常丰富，主要有数值、文字、图形、图表等。每个Excel文件（在Excel中成为工作簿）中最多可有255个工作表，因而利用Excel可以管理大量的数据。在工作表建立数据清单后，还可以创建相应的数据透视表或一般图表，可以更直观、更有效地显示并管理数据。2、强大的数据处理功能采用电子表格来管理数据是Excel2003的功能之一，但其主要功能体现在它具有强大的数据处理功能。首先，Excel2003提供了丰富的函数，共有329个内部函数，包括财务、日期与时间、统计、查找与引用、数据库、文本、逻辑等各类函数，通过这些内部函数可以进行各种复杂的运算；此外，Excel2003还提供了许多如统计分析、方差分析、回归分析、线性规划等这样的数据分析与辅助决策工具。用户利用这些工具，不需要掌握编程方法和相关的数学算法，通过选择选项或按钮即可得到分析结果。3、方便操作的图形界面Excel2003的图形界面是标准的windows窗口形式。菜单中包含了所有的常用选项，而且所有菜单的下拉子菜单都是折叠式的，突出了常用选项，使得界面简洁明了，而且大多数操作只需用鼠标单击工具栏上的按钮即可实现，极大地方便了使用。在Excel2003中，鼠标在窗口中的不同区域具有不同的形状，以提示用户当前可以进行的操作。4.1.2Excel2003窗口组成与操作当启动Excel2003后，在屏幕上会出现如图所示的窗口。在这个工作界面中包含了Excel2003的基本工作界面，包括标题栏、菜单栏、工具栏、滚动条、数据编辑区、工作表选项卡、状态栏和任务栏等。1、标题栏显示当前工作簿文件的名字。2、菜单栏在每组下拉菜单中包括了一组相关操作或命令，可以根据需要选取菜单中的选项，完成相关的操作。包括：文件、编辑、视图、插入、格式、工具、表格、窗口和帮助共菜单。3、工具栏工具栏是一些图标按钮，每一个按钮都代表了一个命令，这些命令都等价于菜单中相关的命令。窗口中显示两个工具栏：格式工具栏、常用工具栏。4、数据编辑栏数据编辑栏是用来输入或编辑单元格或图表的值的区域。显示活动窗口中的内容。当在活动单元格中键入数据、公式或函数时，输入的内容会同时显示在单元格和编辑区中，既可以在单元格中修改数据，也可在编辑栏中修改数据。5、编辑栏编辑栏最左边的是名称框，最右边的是编辑栏。当用户向活动单元格输入或编辑内容时，编辑栏中将出现三个按钮，如图6-5所示。6、状态栏状态栏即屏幕底端有关执行过程中的选定命令或操作的信息。当选定命令时，状态栏左边便会出现该命令的简单描述。状态栏左边也可以指示操作过程，如打开或保存文件，复制单元格或记录宏表等。7、滚动条使用滚动条可以在长工作表中来回移动。8、工作表标签标签栏位于状态栏上面，显示当前工作簿中所有工作表的名称，如图6-6所示。9、任务栏每次启动Excel2003时会自动出现新建任务栏，用户可以很方便地新建工作簿,打开已有的工作簿、利用模板等常用的功能。任务栏在使用时特别方便。4.2操作Excel工作表4.2.1工作簿与工作表1、工作簿工作簿（Book）是Excel中存储电子表格的一种基本文件，其后缀名为.xls，一个工作簿可以看成是由若干个二维表格叠合而成的一组三维表格。一个工作簿由多张工作表（Sheet）组成。每个工作簿最多可以包含255张工作表。2、工作表工作表就类似帐簿中的帐页。工作表是Excel的基本工作单位，位于工作簿的中央区域，包含按行和列排列的单元格，是工作簿的一部分，也称为电子表格，它是Excel用来存储和处理数据的最主要的文档，可以显示和分析数据，能容纳的数据有字符、数字、公式、图表等。可以同时在多张工作表上输入并编辑数据，并且可以对不同工作表的数据进行汇总计算。3、单元格与单元格地址工作表区中每一个行、列交叉处所形成的矩形区域称为单元格。单元格是Excel处理表格数据时的最小操作单位。在单元格内可以存放文字、数字或公式，每个单元格中最多可存放32，000个字符信息。为了数据处理方便起见，单元格应该使用一个唯一的名称来识别，这个名称称为单元地址，单元格的地址由列号和行号组成。4.2.2输入工作表数据1、工作表的建立2、数据输入输入了表格的标题和列标题之后，下面开始在指定的单元格中输入其余的数据，输入是以单元格为单位进行的，每输完一个单元格，可单击“按钮”，也可以按回车键，进行确认。在Excel中，可以在工作表单元格中输入的数据有两类：常量和公式。常量是指直接从键盘输入的字符、数字、日期和时间等，常量一旦输入，数值将一直保留，除非用户去修改它们。公式是指以等号开头的表达式、函数等，由操作符、常量、函数、单元格引用等组成，公式的结果将随着引用单元格中数据的变化而变化。常量和公式都需要Excel进行管理和处理。在工作表中可以输入的常量有数值型、日期和时间型、字符型，输入的数据不同，所采用的输入方法也将不同，而且输入数据要遵守一定的规则，才能被Excel识别。下面我们就对常用数据类型及其输入方法、输入规则分别进行介绍。（1）数值输入数值输入默认右对齐。正数输入时可省略“+”；负数输入时，或者加负号，或者将数值加上圆括号，例如，-6.09与（6.09）同义。（2）字符输入字符是指字母、汉字以及非计算性的数字等，默认情况下输入的文本在单元格中以左对齐形式显示。如输入学号“2001528121”等数字型信息时，必须在第一个数字前先输入一个“’”（单引号）。例如，’2001528121。（3）日期和时间输入Excel将日期和时间视为数字处理，默认情况下也以右对齐方式显示。输入日期时，可用“/”或“—”（减号）分隔年、月、日部分。例如，2002/02/12。输入时间时，可用“：”（冒号）分隔时、分、秒部分。例如，10：30：47。双击单元格，系统转入编辑状态，可作修改操作。3、单元格与数据区的选取在Excel中对数据进行操作时，首先要选取有关的单元格或数据区域，其中，数据区域可由连续的或不连续的多个单元格数据组成。（1）单元格的选取单击要选取得单元格即可。（2）连续单元格的选取激活要选区域的首单元格，按住shift键，再单击要选区域末单元格。也可选择“编辑|定位”命令，在“引用位置”文本框中输入数据区域范围值。例如，输入“A2：B4”来表示以A2为起点，以B6为终点的矩形区域。（3）不全连续单元格的选定先按上面的方法选择第一个数据区，然后按住Ctrl键，再选取其它的单元格或数据区，最后松开Ctrl键。利用“定位”对话框指定不连续数据区时，每两个数据区地址间需用逗号分隔。例如输入“A3：B4，A6：B6，G3：H4，G6：H6”，选择了4个不连续的数据区。图4.1选择了4个不连续的数据区（4）整行（或整列）的选取单击要选行的行号（或要选列的列号）。（5）多行（或多列）的选取先按住Ctrl键，再单击相关的行号（或列号）。（6）工作表所有单元格的选取单击表左上角行和列标号交叉处的“全选”按钮。4、数据的复制和移动（1）单元格或数据区的信息移动和复制首先选取有关的单元格或数据区，单击“剪切”（若是移动）或“复制”按钮，然后单击目标位置的首单元格（可在相同或不同的工作表内），再单击“粘贴”按钮。（2）以插入方式移动或复制若在已有的单元格之间插入选定数据，一般的操作步骤如下：选定要移动（或复制）数据的单元格，如图4.2中的“A9：I12”。单击“剪切”（或“复制”）按钮。单击目标区域的首单元格，例如，A4单元，在选择“插入|剪切单元格（或复制单元格）”命令，打开“插入粘贴”对话框（参见图4.2），指出插入操作时周围单元格的移动方向，单击确定按钮。图4.2在工作表中复制或移动数据区5、数据填充对重复或有规律变化数据的输入，可用数据的填充来实现。（1）填充相同数据要在同一行或同一列中输入相同的数据，只要选中此行或列的第一个数据的单元格，拖动填充柄至合适位置后松开，就得到一行或一列重复数据。（2）输入序列数据要在某列上输入序列号如1，2，3，…，则先输入第一个序号，然后按住Ctrl键，拖动填充柄，这时在鼠标指针旁出现一个小“+”及随鼠标指针移动而变化的数字标识，当数字标识与需要的最大序列号相等时，松开Ctrl键和鼠标。当输入有序的日期数据时，则拖动填充柄时不需按住Ctrl键就可实现有序填充。填充数据的另一种方法是在单元格中输入初始值，然后以该单元格为起始单元格，选中一系列的行或列，再选择“编辑|填充|序列”命令，打开“序列”对话框，按照需要的序列计算方法选择和设置相应得项，单击“确定”按钮结束。6、行、列及单元格的插入修改工作表数据时，可在表中添加一个空行、一个空列或是若干个单元格，而表格中已有的数据会按照指定的方式迁移，自动完成表格空间的调整。（1）插入行（列）在插入新行（列）的位置处选定一整行（列），或是选定该行（列）上的一个单元格，选择“插入|行（或列）”命令，新的空行（列）自动插入到原选定行（列）的上面（左侧）。（2）插入单元格单击插入点的单元格选择“插入|单元格”命令，打开“插入”对话框，选择插入方式，单击“确定”按钮。7、数据区或单元格的删除删除操作有两种形式：一是只删除选择区中的数据内容，而保留数据区所占有的位置；二是数据和位置区域一起被删除。（1）清除数据内容选取要删除数据内容的区域，按Delete键，或选择“编辑|清除|内容（或全部）”命令，即可清除被选区的数据。选择“编辑|清除”命令后的可选项有以下4种：全部清除单元格的全部内容和格式格式仅清除单元格的格式，不改变单元格中的内容。内容仅清除单元格中的内容，不改变单元格的格式。批注仅清除单元格的批注，不改变单元格的格式和内容。（2）彻底删除被选区若是删除行或列，则先选取要删除的行或列，再选择“编辑|删除”命令。打开“删除”对话框，选取被删除后的表格调整方式，再单击“确定”按钮。4.2.3编辑工作表1、工作表的添加、删除与重命名（1）添加工作表添加工作表的方法有如下两种。选择“插入|工作表”命令，新表名称默认为“Sheet4”。右击工作表标签名，在弹出快捷菜单中，选择“插入”命令，打开对话框，选择要添加表的类型即可。（2）删除工作表先选定要删除的表标签名。选择“编辑|删除工作表”命令，完成删除空白表。若删除的表中包含数据，则选择“编辑|删除工作表”命令后系统会显示提示，也可选择快捷菜单的“删除”命令，删除当前表。（3）工作表重命名默认的表名为“Sheet1”等。为了快速知道每张工作表中存放的内容，应该为工作表取一个明白易懂的名字。方法是：右击工作表标签名，选择快捷菜单的“重命名”命令（或者双击表标签名，当其变为黑底白字时），输入新的名字，按Enter键即可。2、工作表的移动和复制（1）在一个工作簿内移动或复制工作表工作表移动拖动至合适的标签位置后放开工作表复制选定表，按住Ctrl键，按下左键不放，再拖动合适的标签位置处再放开。（2）在工作簿之间移动或复制工作表若要将一个工作表移动或复制到另一个工作簿中，则两个工作簿必须都是打开的，具体操作见下例。例将“学生成绩簿”工