主档资料价值链下的会计活动

主檔資料蔡文賢中央大學企管系教授SAPCertifiedFIConsultant第六章主檔資料壹、主檔資料貳、價值鏈下的會計活動參、會計資料肆、會計科目表伍、會計群組陸、總分類帳主檔柒、調節帳戶捌、顧客主檔玖、供應商主檔拾、銀行主檔拾壹、資產主檔拾貳、企業控制主檔壹、主檔資料SAPR/3使用如下與會計有關之主檔資料總分類帳顧客主檔供應商主檔銀行主檔資產主檔企業控制主檔貳、價值鏈下的會計活動SAPR／3的財務會計(FI)模組是將企業發生的所有交易事項，用財務的方式記錄下來，而後匯總成報表。透過企業控制(CO)模組可蒐集各成本項目，並進行經常費用、生產成本、及獲利性的計算，以利內部管理。參、會計資料會計資料分為兩種：1.主記錄（MasterRecords）：包含控制交易資料如何過帳及處理的資料，可將不再需要的主檔資料加以存檔備份，但通常此類資料一直存在資料庫中以幫助日常交易的處理。1.主記錄（MasterRecords）：這類資料包括：總分類帳(G/LAccounts)顧客主檔記錄(CustomerMasterRecords)供應商主檔記錄(VendorMasterRecords)銀行主檔記錄(BankMasterRecords)資產主檔(AssetMasters)利潤中心(ProfitCenters)成本中心(CostCenters)獲利性區隔(ProfitabilitySegments)內部訂單(InternalOrders2.交易記錄（TransactionRecords）：記載日常的交易情況，在R／3中具有有限的存在期間，通常會定期存檔備份並自系統加以刪除，以提升系統績效。肆、會計科目表(ChartofAccounts)會計科目表的分類：SAPR/3中有三種會計科目表(1)作業性會計科目表(OperatingChartofAccounts)——企業日常會計處理用(2)國家或另類會計科目表(CountryorAlternativeChartofAccounts)——因應當地國家對財報的特殊需求。(3)公司或集團會計科目表(CorporateorGroupChartofAccounts)——企業集團編製合併報表時使用。其中，最常用者為作業性會計科目表及公司或集團作業會計科目表。(1)作業性會計科目表(OperatingChartofAccounts)提供有效的總分類帳會計科目主檔紀錄定義；為平常會計處理所使用的會計科目。每一個公司碼下只有一個作業會計科目表；但是一個會計科目表可以被不同的公司碼所使用。有相同會計科目需要的集團子公司通常使用相同的會計科目表會計科目，會計科目表的公司碼主檔記錄資訊可在公司間複製轉用，簡化架設工作。(2)國家或另類會計科目表(CountryorAlternativeChartofAccounts)為因應某些國家對會計科目代碼的特殊需求而設立。使用此會計科目表時，必須將作業性會計科目表及國家會計科目表間對照的會計科目代碼輸入會計主檔中。製作報表時可選擇所需的會計科目表，但日常過帳使用作業性會計科目表。(2)公司或集團會計科目表(CorporateorGroupChartofAccounts)為滿足企業集團編合併報表時使用共同會計科目的需求而設立。伍、會計群組(AccountGroups)1.會計群組分為三類：1.總分類帳會計群組(G/LAccountGroups)2.顧客會計群組(CustomerAccountGroups)3.供應商會計群組(VendorAccountGroups)優點：將相關會計科目歸在一個群組下，以便於資料的搜尋。.總分類帳會計群組(G/LAccountGroups)總分類帳會計群組是將總分類帳主檔資料按特徵分類、組織，當建立一個新的會計科目時，必須輸入會計群組的欄位資料。會計群組將決定在建立與更改公司主檔記錄時的資料輸入畫面，並決定總分類帳戶代碼的區間。總分類帳會計群組範例ChangeView:G/LAccountGroups:OverviewChart/acctsAcctgroupFromaccountToaccountDescriptionIntAS100000199999FixedAssetsIntCASH200000299999LiquidfundsaccountsIntGL300000399999GeneralG╱LaccountsIntMAT400000499999MaterialsmanagementacctsIntPL500000599999Incomestatementaccounts每一個會計科目表至少需定義一個會計群組創造出會計群組後，須給予一代碼範圍，方便其辨識會計科目類別。總分類帳會計群組——欄位狀態的設定：Maintainfieldstatusgroup:OverviewAccountcontrolAccountManagementDocumententryBank/FinancialdetailsInterestcalculationJointventureMaintainfieldstatusgroup:AccountcontrolAccountcontrolSuppressReq.entryOpt.EntryDisplayCurrencyTaxCategoryReconciliationaccount……每一會計群組均可設定欄位狀態(FieldStatus)，共有四種狀態：不顯示(Suppress)、一定要輸入(Req.entry)、選擇性輸入(Opt.Entry)與僅顯示(Display)。標準的會計科目表中有已事先定義的會計群組，供複製使用。陸、總分類帳主檔(G/LMasterRecord)G／L主檔記錄(G/LMasterRecord)G／L主檔包含兩個部分(1)會計科目表部分(ChartofAccountsSegment)：包含所有公司碼共用的會計科目表，資料不因公司碼不同而改變，如：會計科目代碼及名稱；決定該會計科目位於資產負債表或損益平衡表上G/L主檔包含兩個部分(2)公司碼部分(CompanyCodeSegment)包含因不同公司碼而不同的資料；資料依公司的特定要求而異。譬如，總分類帳所用幣別會因在不同國家之分公司而有所不同。G／L主檔記錄：資訊決定該會計科目位於資產負債表或損益表上，以決定如何處理資產餘額（balance）。柒、調節帳戶（ReconciliationAccounts）調節帳戶及明細帳調節帳戶確保明細帳及總分類帳間的及時整合。交易發生時，雖然由對每一顧客分別設立的明細分類帳著手，但過帳時，應同時將總帳及明細帳過帳，使兩方餘額相等。明細帳過帳時，也同時自動過帳至總分類帳。財務會計的調節帳戶調節帳戶定義在總分類帳主檔記錄的公司碼部分。顧客、供應商及資產科目均可定義調節帳戶。調節帳戶是一種總分類帳帳戶，用來將明細帳歸屬到總帳下。當交易過帳時，調節帳戶及明細帳同時更新：借貸科目項（lineItem）保留在明細帳中。彙總資訊保留在調節帳戶中。不能過帳至調節帳戶。未結項目管理（OpenItemManagement）未結項目指應付帳款中未付者，及應收帳款中未收者。調節帳戶使用明細帳未結項目為管理基礎，其餘額應等於其未結項目之和。捌、顧客主檔(CustomerMaster)顧客主檔記錄(CustomerMasterRecord)顧客主檔記錄包含控制交易資料如何過帳及處理的資料，其包含與顧客交易往來所需的所有資訊。顧客主檔資料分為Client及公司碼兩部分：Client部分：包含對所有公司碼均相同的顧客資料，如：顧客名稱、地址等共同資料。共同資料不開放由各公司碼維護。公司碼部分：儲存會因公司碼不同而不同的顧客資料。如：歸屬之調節帳戶、付款條件等。集中維護顧客主檔記錄顧客主檔記錄中，與FI模組有關的資料應儲存在主檔中的會計部分；與SD有關的資料應儲存在主檔中的銷售部分。會計資料係專屬於某一公司碼的資料，而銷售資料則專屬於某一銷售組織(saleorganization)、通路(distributionchannel)、部門(Division)之組合的資料。給予顧客編號時，由於總帳、FI及SD模組須一致，因此必須事先判定、協調。顧客主檔資料之會計群組顧客主檔資料之會計群組將決定：顧客帳戶代碼是數字或文數字。該群組之顧客帳戶代碼的區間。輸入或更改顧客主檔資料時的欄位狀態。此帳戶是否為一次性交易。玖、供應商主檔(VendorMaster)供應商主檔記錄(VendorMasterRecord)供應商主檔記錄包含控制交易資料如何過帳及處理的資料，其包含與供應商交易往來所需的所有資訊。供應商主檔資料分為Client及公司碼兩部分：Client部分：包含對所有公司碼均相同的供應商資料，如：供應商名稱、地址等共同資料。共同資料不開放由各公司碼維護。公司碼部分：儲存會因公司碼不同而不同的供應商資料。如：歸屬之調節帳戶、付款條件、付款方法等。集中維護供應商主檔記錄供應商主檔記錄中，與FI模組有關的資料應儲存在主檔中的會計部分；與MM有關的資料應儲存在主檔中的採購部分。會計資料係專屬於某一公司碼的資料，而採購資料則專屬於某一採購組織的資料。給予供應商編號時，由於總帳、FI及MM模組必須一致，因此必須事先判定、協調。供應商主檔資料之會計群組供應商主檔資料之會計群組將決定：供應商帳戶代碼是數字或文數字。該群組之供應商帳戶代碼的區間。輸入或更改供應商主檔資料時的欄位狀態。此帳戶是否為一次性交易。拾、銀行主檔(BankMaster)1.銀行主檔資料(BankMasterData)SAPR/3中有兩種銀行：HouseBanks——公司自有資金的銀行帳戶；這類銀行資料的建立是為了執行組織的現金管理。顧客/供應商銀行帳戶(Customer/VenderBankAccounts)——儲存在顧客或供應商主檔記錄中的銀行資訊，用來處理自動收付款。HouseBank主檔記錄：一組織可以有多家HouseBank，每一家銀行又可以有多個帳戶。銀行主檔的更新時機：定義HouseBank時。輸入一次性帳戶之文件(Document;又稱為傳票)時。輸入顧客及供應商主檔之一般資料部分時。拾壹、資產主檔(AssetMaster)資產主檔記錄(AssetMasterRecord)資產科目是在明細帳層級作維護，並透過調結帳戶與總分類帳連結。固定資產是為供營業使用，而長期持有之資產，應記載在資產負債表上。SAPR/3透過資產主檔記錄的使用，追蹤固定資產的狀況。資產主檔記錄包含：關於資產的一般性資料、資產取得日期、資本化日期、要過到哪個帳戶、資產價值及歷史記錄等。資產類別（AssetClass）：資產在建立時便被指派到某一資產類別；它是固定資產的主要分類標準。資產類別決定了：總分類帳的科目。資產代碼的範圍。資產的螢幕的顯示情況其他預設值(defaultvalue)與特性(specialfeatures)。資產會計工作折舊(Depreciation)利息計算(CalculationofInterest)資產價值評估(AssetValues)保險(Insurance)投資支援(InvestmentSupport)資產主檔資料內容資本化日期總分類帳的帳戶帳戶代碼資產歸屬之成本中心、工廠及業務範圍座落位置稅務資訊折舊方法拾貳、企業控制主檔(Controlling)CO模組中使用的主檔：1.成本元素(CostElements)2.成本中心(CostCenters)3.利潤中心(ProfitCenters)4.內部訂單(InternalOrders)5.獲利性區隔(ProfitabilitySegments)1.成本元素(CostElements)成本元素用來分類並指派生產資源耗用的價值，是指會計科目表中與成本有關的項目FI使用總分類帳將資源分類；CO則使用成本元素將資源分類。成本元素有兩類：主成本元素(PrimaryCostElements)：主成本元素係由FI過帳來的項目，其在FI有相對應的