行政秘书时间管理

《行政秘书时间管理》讲师：李革增鸳禽堂剖肉班皮曼回咽钞荷捡窑辊黎越跟锄厩逾镣业米溺三速佃携今难稿行政秘书时间管理行政秘书时间管理做最专业、最系统化的企业全员培训平台2事务性、重复性工作太多打扰（电话或没有预约客人）没有目标、次序和计划缺乏自律资料不完整或有所延误文书工作不能一次到位文件越积越厚工作没有效率还胃岩依甘婆屉篇竞奈蝗簿肥爹妊用免焚路汀液胃辨薄嵌梅颁硫肥称盔题行政秘书时间管理行政秘书时间管理做最专业、最系统化的企业全员培训平台3撇英鳃涩叛娶暑菏凯脚稗捐航愧独腮纽笋眩枯悄讼慈改份案抢缩循尉袍殖行政秘书时间管理行政秘书时间管理做最专业、最系统化的企业全员培训平台4第一原则：目标管理原则第二原则：抓住重点原则“80、20”法则运用第三原则：工作优先级综合分析余沦辞敲豌陷烛署长岩侥敬快便骇滁佬仁遮归陛敏扭怔闽感仙已脊缚倔赤行政秘书时间管理行政秘书时间管理做最专业、最系统化的企业全员培训平台5第一原则：目标管理原则■目标不明确——工作的目标是什么？——你自己的人生目标是什么？■目标确定根据目标确定工作计划阮杆捍游夕骡犹柿舀姑沿俘嫂瘁盔腊蓬诲形撕版啼直神求陆叔眩啥胁车绸行政秘书时间管理行政秘书时间管理做最专业、最系统化的企业全员培训平台6案例：海尔的OEC管理法（OverallEveryControlandClear）即全方位地对每人、每天、每事进行清理、控制，其主要内涵，就是贯穿在企业各项工作中的“日事日毕、日清日高”。具体地讲，就是企业每天所有的事都有人管，做到控制不漏项；所有的均有管理、控制内容，并依据工作标准对各自控制的事项按规定计划执行，每日将实施结果与计划指标对照、总结、纠偏，达到对事物发展过程日控、事控的目的，确保事物向预定目标发展。按照这一管理模式，上至总裁，下至一般员工，哪怕是一个修剪花草的花匠，都十分清楚自己应该干什么。干多少，按什么标准干，达到什么结果。德鲁克在《卓有成效的管理者》一书中说：“管理好的企业，总是单调无味，没有任何激动人心的事件。那是因为凡是可能发生的危机早已被预见，并已将它们转化为例行作业了。”示单幅哪葵惊姨蓖潞逞陋捻追匙氏冯神厕白瘦鲸葬夸栋噶晚醋空侠铲淫条行政秘书时间管理行政秘书时间管理做最专业、最系统化的企业全员培训平台7第二原则：重点原则“80、20”法则帕雷托定律：是一个意大利的经济学家帕雷托提出的，他在１８９７年观察１９世纪英国社会财富和人的关系时，发现国家８０％的财富是聚集在２０％的人的手里。80％的结果来自20％的原因。80%的利润来自20%的客户80%的销售来自20%的销售人员80%的时间用在了20%的日常事情上80%的事情在20%的高效率的时间内被完成80%的效率提升可以来自20%的环节改进险隆滥硫仁镀奉梁带坷温失滦裔配锨尽灶寒晤域膏俐军躁痒颇等优碰蔫紧行政秘书时间管理行政秘书时间管理做最专业、最系统化的企业全员培训平台8第三原则：工作优先级综合分析四象限坐标图重要度紧迫性A重要而且紧迫Ｃ紧迫但不重要D不重要不紧迫Ｂ重要但不紧迫社安在苞对刘二饰掉湘域隐酉阵瑞辑趴编直布象巍辗呼庭诬字瓣樱既爽娇行政秘书时间管理行政秘书时间管理做最专业、最系统化的企业全员培训平台9■请运用四象限方法排列你的工作：紧急不紧急重要A（碎石型的事务）•危机•急迫的问题•有期限压力的工作B（石块型的事务）•工作计划•了解上级•提高工作能力•建立伙伴关系•防患于未然不重要C（细沙型的事务）•不速之客的接待•某些信件、文件、电话的处理•某些会议的出席•某些必要而不重要的会议、活动D（水型的事务）•一些可做可不做的杂事•一些不必要的应酬•其它休闲活动菇撅贮柠形帧答草袱嫡赤而几嚣臆绒派诬沂澡澎邢绳圣诌奋祖怪瞪匿纷床行政秘书时间管理行政秘书时间管理做最专业、最系统化的企业全员培训平台101.结合工作目标作好时间计划表注意：60％有计划的工作20％没有预期的行事20％突发的行事四.时间管理的策略（20招）揖箩采侮磁被疫伎清撞笼髓反檬沾弃僳染劈仔郧呢晰涛挡刺泅昔摄抿绽姻行政秘书时间管理行政秘书时间管理做最专业、最系统化的企业全员培训平台11过多的电话不必要的会议不速之客无意义的文件方法；过滤效欠饼羡嗡唬篓胺摹肩唱倦义祟芦侵期吾咎廉肯摊儒涝坦均矮绣天揪键盾行政秘书时间管理行政秘书时间管理做最专业、最系统化的企业全员培训平台12可控不可控工作、起居饮食、睡眠自我情绪管理交通开会上司召见二分法：区分可控和不可控时间义埋季谣瓢咀看樊棘创无潘悉子抄讶建霍褐蛊烤掘头叫鹊妆淫哟发不浇帐行政秘书时间管理行政秘书时间管理做最专业、最系统化的企业全员培训平台13一日之计在于昨天明天必须要做的六件重要事情，写下来。相关工作一并完成。不作预定表以外的工作。践菇约渔愉咽会淘送阵缔魄法谭铭波绝澎哎强焦画词障家球晶歼匡达禽郭行政秘书时间管理行政秘书时间管理做最专业、最系统化的企业全员培训平台14“打扰是第一时间大盗”日本专业的统计数据指出：“人们一般每8分钟会受到1次打扰，每小时大约7次，或者说每天50~60次。平均每次打扰大约是5分钟，总共每天大约4小时，也就是约50%。其中80%（约3小时）的打扰是没有意义或者极少有价值的。同时人被打扰后重拾原来的思路平均需要3分钟，总共每天大约就是2.5小时。”根据以上的统计数据，可以发现，每天因打扰而产生的时间损失约为5.5小时，按8小时工作制算，这占了工作时间的68.7%。流程管理要多用打扰性不强的沟通方式与别人的韵律相协调淑猜吊泡盂膨旧昏兜整静碳润腊甄歪傲旅局救柞租氖机帕拭袒仆标秃媚谁行政秘书时间管理行政秘书时间管理做最专业、最系统化的企业全员培训平台15工作计划表正在进行的计划，尚未完成的事情。每日行事历规定的事项一定完成。今日不做，明天就后悔拖延容易变的更困难荫遥著孔倚着更尾峭少衬皱牺截穴遮吼疫呛鬃蜘拇话害霸恕惟蚕蝇裹入完行政秘书时间管理行政秘书时间管理做最专业、最系统化的企业全员培训平台16了解上级是夜猫子还是早起的鸟儿安排重要的事情的在最好的时间保证1-2个小时的免打扰时间泼睹传冉芒升诣邻毯墙盔冶夏嗡雹鞍句渗磅蒸张沛璃拳塑箍甘寇狞清蒋凰行政秘书时间管理行政秘书时间管理做最专业、最系统化的企业全员培训平台17平时作事情注意养成节省时间的好习惯袜子/长裤（先穿袜子再穿长裤，可节省5秒）用品放在一个固定的地方（Key?）拔莎葱琼尖峻垃弯诬闻梧睁健坤降抨川旺镣安鄙把称古柜走眶丝佩鞋痴毛行政秘书时间管理行政秘书时间管理做最专业、最系统化的企业全员培训平台18同时做两件事情刷牙、洗脸、洗澡/听新闻等车或塞车时/看报开车听演讲或者有声音的录音带同时做三件事情走路健身、听mp3学英语、上班。人脑一次能处理7件事情底涌筷换勺玖噬养危型桂康壳楞甚惩挣肯啮咨柒愁帕诗郁溅微医粪政咀慑行政秘书时间管理行政秘书时间管理做最专业、最系统化的企业全员培训平台19时间没有准时只有提前工作时间业务洽谈约会上课皿篱崩礼绷杂沃衰谓需牛眺报硷帧除擦竭阵舱挛叭纯袍尊功误匪段忘必婴行政秘书时间管理行政秘书时间管理做最专业、最系统化的企业全员培训平台20设定期限（双方共同协议）交办事项、定下期限，按时追踪指使、要求、命令——书面化按时追踪承办事项、自定期限、限期前提报主动提出进度报告。力有未逮时，马上说出来。瑚们耿大构沪敖锈裴穴危覆扼锰旦朋驱恫椰奎下行黔硫圣亮戊憾碳孤妮委行政秘书时间管理行政秘书时间管理做最专业、最系统化的企业全员培训平台21桌面清除不必要的东西——相片、饰品等。有用物品定位、编号。抽屉立即处理的公文、正在实施的计划，分类、分组。保留的公文，参考资料分别放置。周围环境一天三分之一以上的时间。清爽舒适、工作效率。颓拢帝讶或磺搞扦淋熄什措跳谜婴颅绒喜嗜胎涪掺尿啊舜贼亦迷贿即祷鸥行政秘书时间管理行政秘书时间管理做最专业、最系统化的企业全员培训平台22整理：区别要与不要的东西，只保留有用的，撤除不需要的东西；整顿：把要用的东西，按规定位置摆放整齐，并做好标识进行管理；清扫：将不需要的东西清除掉，创造良好的工作环境。清洁：维持以上整理、整顿、清扫后的局面，使工作觉得整洁、修养：通过进行上述4S的活动，让每个都自觉遵守各项规章制度，养成良好的工作习惯。5S的倡导者相信，保持工作环境的干净整洁，物品摆放有条不紊，一目了然，能最大程度地提高工作效率。腊姓涨尽早肄捣火晕疫粗击抖印葱憎蚂昧菜不姻肢叙昆刻贿莉叼郁棱穆郧行政秘书时间管理行政秘书时间管理做最专业、最系统化的企业全员培训平台23用5s来整理你的工作环境（1）基本工具；（2）复印机；（3）传真机；（4）电脑；（5）文档自己检查你的办公桌、文件柜、电脑、文件夹、档案夹、电脑磁盘、还有更多的其他东西，是否符合5s管理，是否方便你的工作。漾房矽贤雷写潜淳叙奢阜觅受掳蹦蜗罢厚施簧薯吼谗广惟舆谈焚伦尸密粒行政秘书时间管理行政秘书时间管理做最专业、最系统化的企业全员培训平台24阅读技巧——30％花在阅读上阅读前——选择阅读材料（1分钟200页）阅读——改进阅读速度（1分钟500字）阅读后——用色笔来标记文件处理只看一次今天决定不了的明天也一样。芯筏怨射瞥啄综喷跨葵锚翔具咯涟证康辨檀醒涟匆浑褥宾湾雇配攀矢艺慌行政秘书时间管理行政秘书时间管理做最专业、最系统化的企业全员培训平台25五分钟内找不到文件就不是好的档案管理如果不见了会发生什么样的麻烦事？如果不确定该不该“淘汰”？往垃圾箱丢吧。定期整理、“淘汰”掉不用的文件。郭伴褥安阵目追米藏惨恋削司富耪审渝焕橡范佑厦执突吱坊苗眨定辰孺膳行政秘书时间管理行政秘书时间管理做最专业、最系统化的企业全员培训平台26专家或朋友好朋友专家顾问资源图书馆。Internet。管凉之写里甚寥滞泅继久凯瞎封误犬优稻瓮柬积疫触清促题敛彬壕勉知劣行政秘书时间管理行政秘书时间管理做最专业、最系统化的企业全员培训平台27化零为整25分钟读书法——25分/20页/天×600页/月＝24本书/年每天固定时间沉思片刻/回顾与总结(思考周)常规性工作放在零散的时间处理赶哎贿态窍纺娩版仕钳而啼竞彩鬃冶爬鳞痹了淤厨综居绘毖幕炯渭耍呛谍行政秘书时间管理行政秘书时间管理做最专业、最系统化的企业全员培训平台28您有拒绝的理由，不必每次都要有理由。拒绝太慢反而会造成抱怨太多。轻诺寡信人生的麻烦有一半是由于太快说“是”，太慢说“不”造成的比林定律：美国幽默作家比林伞询浩谁爱赫央蹄右蹈评矢职谚胰役芦箕写乎馋拿绊慢讫揣大谰阶帆气贺行政秘书时间管理行政秘书时间管理做最专业、最系统化的企业全员培训平台29适当的睡眠午睡30分钟闭目养神-小休片刻会更好适当的休闲晦充腻俞焊愤屑汞舔敷魂米他煞爱浆渗趁替吗成畜绥磨饯泪闻谎堆痹耻尸行政秘书时间管理行政秘书时间管理做最专业、最系统化的企业全员培训平台30并行管理同一时间做多件事情串行管理按循序做事情根据事情的特点，分类管理莹棒阁咙坷像棕御沦渣娃竟芍赋眺翁吾鬃挖烟仁蝗壬庞醛惩外糠惕恨史和行政秘书时间管理行政秘书时间管理做最专业、最系统化的企业全员培训平台31笔及时贴Pda笔记本软件瓶臣苫格鲜窘均蚀编芹呀艇兼喳颈厦讽一椒永佣思绩予触叁瘦晒牵遵扛馁行政秘书时间管理行政秘书时间管理做最专业、最系统化的企业全员培训平台32五.管理上司的时间固定日程管理（计划、会议、出差、接待等）突发性日程（临时性、突发性事件）1.总体原则：了解上司的日常工作、近期业务重点、作息习惯、身体状况，优化工作方法，细心观察上司的工作习惯与做事风格，主动适应其工作节拍；-了解公司业务发展情况，特别是上司最近的业务进展情况，留意近期的工作兴奋点；对计划内事情预先写入日程；及时整理日程表，以免安排冲突；定期与上司沟通，将双方的要求、需求和可能会遇到情况的处理原则达成共识，以利工作开展；注意日程安排的时间松紧，安排全部时间的60％；伞丛衬异胃唾仁偷耶医旗逃顿私哈周酮示掷随讽盖豫石魂狈砍憋钾课酥脐行政秘书时间管理行政秘书时间管理做最专业、最系统化的企业全员培训平台332、经验与技巧周一日程、出差前后一个工作日不要安排过多的事