广东省电子文件归档管理办法

广东省电子文件归档与管理实施办法1、前言为配合国家标准《电子文件归档与管理规范》和国家档案局6号令《电子公文管理暂行办法》的实施，加强对电子文件的管理，保障电子文件安全有效利用，使电子文件的管理易于操作，结合广东省实际情况，特制定本实施办法。1适用范围本实施办法适用于有应归档电子文件的各级机关、团体、企事业单位，国家另有特殊规定的除外。2引用标准和文件下列文件中的条款通过本办法的引用而成为本办法的条文。GB/T18894电子文件归档与管理规范DA/T18档案著录规则DA/T19档案主题标引规则DA/T22归档文件管理规则3术语和定义3.1本实施办法使用《电子文件归档与管理规范》的术语和定义。3.2检索词反映电子文件某特定的语法、语义的检索用词。3.3信息固化指电子文件的内容，结构，背景信息和元数据等存在的动态因素，可能造成信息缺损时，将其转换为一种相对稳定的通用文件格式的过程。3.4文件稿本指同一文件在撰写、审核、印制过程中形成的形式、内容、作用有所不同的文稿。3.4.1文件草稿文件生成的原始稿件，供修改、讨论、审批用的稿本。3.4.2文件定稿文件草稿经审阅签发后成为文件定稿。文件定稿载有签发印记。3.4.3文件正本依据文件定稿，按照文件标准格式制成并载有制发机关的标志、印章，盖章或签署生效标志的文件，文件正本不能修改。4总则4.1电子文件归档原则根据《中华人民共和国档案法》第十条“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为已有”的规定，各单位形成的应当归档的电子文件，须由档案部门统一管理。4.1.1电子文件归档实行“双轨制”归档管理原则。4.1.1.1电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，电子文件与纸质或其他载体形式的文件一并归档，并须保证其在内容、格式及相关说明和描述上完全一致。4.1.1.2具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，须制成纸质文件或缩微品等与电子文件一并归档，并须保证其在内容、格式及相关说明和描述上完全一致。4.1.2只有电子签章的电子文件，发文单位在归档时须在纸质文件上加盖具有法律效力的非电子签章。4.2电子文件归档管理责任4.2.1各立档单位要加强对归档电子文件管理的领导，档案管理部门负责电子文件的收集、归档、管理和监督、指导工作。4.2.2各立档单位要将电子文件归档工作纳入文件管理工作程序，形成电子文件的各部门要确定电子文件归档的责任岗位，责任到人。4.2.3档案管理部门应与各相关部门密切合作，做好电子文件的归档管理工作，实施从电子文件产生到永久保存或销毁的全过程进行管理，保证形成的各类电子文件信息完整、安全地保存在档案室（馆）。4.3管理制度与技术措施4.3.1各立档单位须根据本单位的计算机应用情况，制定科学、严格的电子文件归档管理制度，结合规范、严谨的技术措施，切实保证管理制度和技术措施有效、可行，保证电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性。4.3.2对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控的技术措施须有效、可靠，保证管理工作的连续性。4.3.3以管理制度和技术措施，规定电子文件的归档时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求，保证归档电子文件的质量。5.电子文件真实性、完整性、有效性和安全性保证应根据本单位计算机应用的实际状况，制定切实可行的保证电子文件真实性、完整性、有效性和安全性的制度、规范和技术措施。5.1真实性保证5.1.1从电子文件形成开始实施全过程管理，不间断地对有关处理操作进行校验、处理、管理登记，保证电子文件的产生、处理过程符合规范。5.1.2捕获或记录电子文件在形成、处理、归档过程中，各类责任者、操作者及凭证信息等，并与电子文件一起归档，以证明电子文件的真实性。5.1.3应采取可靠的安全防护技术措施，保证电子文件的真实性。5.2完整性保证：5.2.1须保证所产生的应归档的电子文件全部归档。5.2.2须保证每一份电子文件内容信息的完整性，如电子文件存在链接内容信息时，其链接内容信息须一并归档。5.2.3须保证电子文件著录、背景和原数据等管理控制信息归档保存。5.3有效性保证：5.3.1应建立相应的管理制度和采取技术措施，保证电子文件的有效性。5.3.1.1保证归档保管的电子文件长期有效、可读。5.3.1.2保证存储归档电子文件的载体长期有效、可读。5.3.2归档电子文件须同时归档电子文件的背景信息和元数据信息。5.3.3为保证归档保存的电子文件长期有效、可读，归档保存的电子文件应存储为通用的文件格式。5.3.4档案工作者要及时掌握电子文件格式、存储管理技术的发展动态，应用可靠、安全的技术，确保电子文件长期有效。5.4电子文件的安全性5.4.1电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策。5.4.2存储在网络系统中的电子文件须实施有效地安全技术措施和保护管理制度，确保电子文件的安全。5.4.2.1归档电子文件管理建立可靠的身份认证与权限控制。必要时，重要身份和权限采用硬件识别控制。5.4.2.2对归档电子文件进行备份、迁移、删除等操作，系统应形成相应的流程，建立审批、授权、操作等多人相互制约的机制，并建立安全日志。5.4.2.3存储电子文件的网络系统须建立安全防范措施，防止电子文件被无意和恶意损坏，并具备数据恢复功能。5.4.3存储在独立的计算机中的归档电子文件须制定安全保护制度和技术措施，确保电子文件的安全。5.4.3.1对归档电子文件进行备份、迁移、删除等操作，应制定相应的管理制度，采取批准、操作、复核等多人、多环节相互制约工作方式，形成操作前申请、登记、复核、批准，操作后检验、确认、登记的工作流程规范。5.4.3.2须建立安全防范措施，防止电子文件被无意和恶意损坏，并制定数据恢复方案。5.4.4建立定期备份、脱机备份和检查制度，并严格执行。可能的条件下实施异地备份。6电子文件的收集与积累6.1电子文件收集范围6.1.1电子文件的归档范围参照纸质文件的有关规定执行，可根据电子文件的利用价值适当放宽归档范围，或作为资料保存，以供利用。6.1.2记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，具有查考价值的电子文件的不同版本的修改稿、定稿，均应归档保存。多个修改稿本归档时，其电子文件名前缀可按照：“自命名＋M＋序号”的方式命名。（M为草稿性电子文件代码，见6.3.1.2）6.1.3记录电子文件形成、处理、承办过程信息的文件拟稿、处理、督办单等，与电子文件定稿，或文件正本一并归档。6.1.4归档电子文件，应将电子文件的全信息归档，包括：——电子文件原文。——电子文件草稿、定稿，可根据本单位工作性质决定保存电子文件草稿、定稿的修改痕迹、修改日志，及多个修改稿本。——电子文件著录信息、背景信息、元数据等管理、控制、利用信息。6.2电子文件基本著录信息。电子文件基本著录信息包括著录、背景和元数据信息。6.2.1著录信息按《档案著录规则》（DA/T18－1999）著录。6.2.1.1电子文件稿本代码：M－草稿性电子文件；U－非正式电子文件；F－正式电子文件。6.2.1.2密级，数字与汉语拼音代码：0－GK－公开级；1－GN－国内级；2－NB－内部级；3－MM－秘密级；4－JM－机密级；5－UM－绝密级。6.2.1.3保管期限，保管期限代码：1－Y－永久；2－C－长期；3－D－短期。6.2.1.4时间格式，××××－××－××。年、月、日之间用短横线分隔。6.2.1.5检索词：当主题词不能满足检索需求时，可补充标引检索词。一个标引对象主题词＋检索词的标引深度2～10个，词间以空格分隔。6.2.1.6电子文件存储类别，代码：T－文本文件；I－图像文件；G－图形文件；V－影像文件；A声音文件；O超媒体链接文件；P－程序文件；D－数据文件。6.2.2电子文件基本的背景信息和元数据信息。6.2.2.1登记处理过程中相互衔接的各类责任者（如起草者、修改者、审核者、签发者等）。6.2.2.2登记处理过程中的各类操作者（如发文者、收文者、存储管理者、文件正本打印者、电子文件归档操作者、归档电子文件的接受者等）。6.2.2.3登记处理过程中产生的责任凭证信息（批示、签名、印章、代码等）。6.2.2.4生成电子文件的软件环境，包括应用软件、操作系统、数据库系统等名称及版本号。6.2.2.5正本电子文件存储的字节数和存储时间。.2.3电子文件利用控制信息。6.2.3.1开放时间，规定格式为：年＋密级汉语拼音代码（年为可以开放的年度，密级汉语拼音代码为可以开放到的密级）。例：原密级为NB，开放时间为2004GN，即到2004年开放到国内级，该电子文件即可上政务外网。公开级电子文件开放时间格式：0000＋公开密级代码。暂不能确定开放时间的，输入格式为：9999＋原密级代码。6.2.3.2开放审定部门，电子文件生成单位须规定电子文件开放审定责任与工作程序，确定开放审定的部门。6.2.3.3开放审定责任者。6.2.4电子文件著录、背景、元数据信息，可根据需要增加管理控制信息。6.2.5电子文件著录信息质量控制。6.2.5.1电子文件各著录项目应严格按照本办法及相关标准、规范的要求著录，必须保证所著录的数据准确、完整、可靠。6.2.5.2电子文件著录项目应严格按照规定的著录格式输入数据。6.2.5.3必须严格控制电子文件著录信息质量，制定数据著录质量控制制度和措施，制定数据著录质量检验标准。6.2.5.4电子文件基本著录信息可通过计算机技术自动获取的方法，在电子文件中直接捕获部分著录信息。6.3电子文件收集积累要求6.3.1电子文件在形成和处理过程中，应采取严密的措施，保证电子文件不被非正常改动。归档的电子文件应采取安全可靠的措施，保证电子文件不可修改，同时应随时对电子文件进行备份，存储于能够脱机保存的载体上。6.3.2电子文件在收集积累过程中，须注意在保证电子文件真实性、完整性、有效性的同时，收集电子文件真实性、完整性、有效性等管理控制信息。6.3.3电子文件逻辑归档的真实性。6.3.3.1电子文件形成文件正本时，须同步采取可靠的控制和识别技术措施，防止电子文件正本被修改、替换和删除等。6.3.3.2电子文件形成文件正本时，须同步制成纸质归档文件（缩微品），保证电子文件正本与纸质文件完全一致。不可制成纸质文件的电子文件正本须同步制作脱机备份。6.3.2.3捕获电子文件在形成过程中产生的有关背景信息，与电子文件一起归档，以证明电子文件的真实性。6.3.4电子文件物理归档的真实性。6.3.4.1制定电子文件物理归档管理制度，明确归档实施的责任岗位，防止电子文件正本被修改、替换和删除等。具有永久和长期保存价值文本或图形形式的电子文件必须制成纸质文件同时保存，保证电子文件正本和归档纸质文件完全一致。6.3.4.2以物理归档方式时，一般应及时把电子文件送档案部门归档。6.3.4.3记录电子文件在形成过程中产生的有关背景信息，与电子文件一起归档，以证明电子文件的真实性。6.3.5电子文件的完整性。6.3.5.1收集积累所有应归档的电子文件。6.3.5.2当一个电子文件的内容信息由多个电子文件或数据链接组合而成时，链接的电子文件或数据须一并归档，并保证电子文件可准确还原。6.3.5.3当电子文件中链接的文字、表格、图形、图像等信息，难以保证归档电子文件的完整性时，可采取信息固化方式，将链接信息等固化在归档电子文件中。6.3.6电子文件的有效性。6.3.6.1对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以TXT、RTF、XML为通用格式。（应用WPS字处理软件形成的电子文件，可直接保存WPS格式，但须同时保存同名RTF格式电子文件）；文字型电子公文排版格式，应按照《国家行政机关公文格式》（GB/