档案学复习资料

名词解释1.档案：是国家机关、社会组织或个人在社会活动中直接形成的供保存备查的各种形式的原始记录。2.档案工作：指档案馆（室）的业务工作，即用科学的方法管理档案实体，为党和国家的各项事务服务，为社会公众服务。3.档案收集工作：是指档案室(馆)按照国家的有关规定,通过接收制度和征集办法而进行的单位档案归档、机关档案移交和社会散存档案征集等活动。4.立档单位：构成全宗的具有独立性的社会组织或个人就是立档单位，被称为“全宗构成者”5.档案价值鉴定:是指档案室(馆)按照一定的原则、标准和方法，分析和评价档案的价值。确定其保管期限予以销毁的工作。6.全宗卷：是档案室（馆）在管理某一全宗的过程中形成的记录和说明该全宗历史情况的专门案卷，它是一个全宗在形成和管理活动中形成的“档案”。7.档案证明：是档案室（馆）根据用户的申请，为证实某件事实在本室（馆）的档案中有无记载和如何记载而开具的书面证明材料。8.档案编研工作：是档案室（馆）以馆藏档案为基础，根据利用需求对档案信息进行研究和加工，编辑各种类型档案版物的活动。它是档案信息开发的一种重要方式。9.档案统计：是指运用专门的统计技术和方法，对档案工作领域中的现象、状态、程度等进行量的描述与分析的一项工作。其对象涉及档案和档案管理、档案事业的所有方面。10.人事档案的传递：是指人事档案管理部门之间、人事档案管理部门与人事档案的形成部门及利用部门之间转出和接收人事档案的活动。11.会计档案:是指各类机构在经济管理活动中产生的会计凭证、会计账簿和会计报表等具有保存价值的并作为历史记录保存起来的会计核算专业材料。12.电子档案:是指在计算机及网络中生成的具有查考利用价值的社会活动的原始信息记录。简答题1.档案的形成条件有哪些？（1）文件被处理完毕；（2）文件对日后工作活动具有一定的参考利用价值；（3）文件经过立卷归档集中保存。2.如何理解档案工作的基本原则？（1）“统一领导，分级管理”是我国档案工作的组织原则和管理体制。（2）“维护档案完整与安全”是档案工作的基本要求。（3）“便于社会各方面的利用”是档案工作服务性的集中体现和档案工作的最终目的。3.档案室和档案管理人员如何指导文书立卷归档工作？（1）协助单位确定立卷地点和分工立卷的范围。（2）参与编制文件立卷方案。（3）对立卷操作进行业务指导。（4）进行归档案卷质量检查。4.构成立档单位的条件有哪些？（1）工作上，可以独立地行使职权，并能以自己的名义对外行文。（2）财务上，是一个会计单位或经济核算单位，可以编制财务预算或财务计划。（3）人事上，有一定的人事任免权，设有管理人事的机构或人员。通常情况下，在工作上、组织上和财务上具有一定独立性的单位就是一个立档单位，它们的档案就可以构成一个全宗。5.复式结构分类法的形式及适用范围是什么？（1）年度—组织机构分类法，适用于内部机构比较稳定且档案之间界限比较清楚的现行机关档案的分类。（2）组织机构—年度分类法，适用于内部机构比较稳定的历史档案或撤销机关档案的分类。（3）年度—问题分类法，适用于内部机构很少，或内部机构变动频繁，内部记过之间的档案混淆，无法按组织机构区分的现行机关档案的分类。（4）问题—年度分类法，适用于内部机构变动频繁且档案混淆而难以区分的撤销机关档案或历史档案的分类。6.说说档号的结构。（1）档号的结构包括全宗号、案卷目录号、案卷号、卷内文件的页号或件号。（2）全宗号标写于全宗名册、案卷目录封面和案卷封面上；案卷目录号标于案卷目录封面和案卷封面上；案卷号写于案卷封面和案卷目录中；页号或件号标写于卷内每一页或每一份文件的首页上。（3）在检索工具中，要同时标写全宗号、案卷目录号、案卷号、卷内文件的页号或件号，各层次之间用“—”连接。7.鉴定档案价值的原则是什么?（1）以国家和人民的整体利益为出发点从国家和人民的整体利益出发衡量档案的价值是鉴定工作的指导思想，也是评价档案价值的基本准则。（2）全面的观点①通过全面分析文件的各方面因素，综合判定档案的价值；②全面把握档案之间的联系；③全面预测社会对档案的利用需要。（3）历史的观点在鉴定档案价值时，要将档案放到它所形成的历史环境中进行分析，并结合社会现实及未来的需要考察其价值。（4）发展的观点在鉴定档案价值时，我们既要看到其现实作用，又要看到其长远作用，正确地预测档案的价值。（5）效益的观点保存档案需要人、财、物的支持，档案保管期限越长，消耗就越高。效益的观点就是要求鉴定档案时考虑投人和产出比，只有预计档案发挥作用的效益能够超过保管代价，我们才判定其具有保存价值。9.有关人员进出档案库房应遵守哪些制度？（1）一般情况下，档案库房只允许档案工作人员进入，非档案工作人员原则上不允许进入档案库房。如果工作确实需要非档案工作人员进人库房，如维修片房或设备等，则必须有档案工作人员始终陪同。（2）档案工作人员进出库房也必须有相应的限制性规定，例如:非工作时间内一般不允许进人库房；在库房内不允许从事与库房管理工作无关的活动；不允许携带饮料、食物进人库房；不允许在库房内吸烟、喝水、吃东西；库房内无人时必须关灯、关窗、锁上库房门等。8.说说全宗卷的形成过程和组成成分。全宗卷是是档案室（馆）在管理某一全宗的过程中形成的记录和说明该全宗历史情况的专门案卷。其形成过程和组成成分如下：（1）在档案收集工作中形成的文件材料，如“档案移交目录”和“移交书”等。（2）在档案整理工作中形成的文件材料，如“档案整理工作方案”、“分类方案”、“立档单位和全宗历史考证”等。（3）在档案鉴定工作中形成的文件材料，如“档案鉴定材料分析报告”、“档案销毁清册”等。（4）在档案保管、统计工作中形成的文件材料，如“档案受损与修复记录”、“档案安全检查记录”、“档案数量与状况统计”等。（5）在档案提供利用工作中形成的文件材料，如“全宗指南”、“机关工作大事记”、“机关组织沿革”等。10.控制档案库房温度、湿度的方法主要有哪些？适宜于纸质档案保存的库房温度是14℃～20℃，相对湿度应在50％～65％，控制和调节温度湿度的方法主要有两种：（1）库房密封。对库房进行严格密闭，能够较好地隔绝库房内外温湿度的相互交流，通过恒温、恒湿设备，将温湿度人为地控制在适宜的指标范围内。（2）机械或自然的调控。①在档案室库房的门窗加密封条；②使用增温、增湿或降温、降湿等机械设备调控；③打开门窗或排风扇、换气扇等方法进行自然通风；④采取地面洒水或放置木炭等其它简便的人工方法调控。11.档案存储阶段的主要工作内容是什么？档案信息存贮是指将档案原件中具有检索意义特征的信息，如文件作者、题名、时间、主题词等，记录在一定的载体上，进行分类或主题标识，编制成档案检索工具，建立档案检索体系的过程。它包括如下环节。（1）档案的著录和标引著录和标引是对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录，并赋予规范化的检索标识的过程；著录和标引的结果就是制作出反映档案内容、形式、分类和存址的可以用来检索的条目。（2）组织档案检索工具这项工作是指按照一定的规则，对著录和标引所产生的大量条目进行系统排列，使之成某种类型的检索工具，并根据需要进行检索工具的匹配，组成手工的或计算机检索统。12.如何利用检索工具查找档案：（1）运用主题分析法，明确检索要求，即了解清楚档案利用者究竟需要什么档案，将其需求归结为明确的检索主题概念。（2）根据档案室（馆）检索系统的设置情况制定检索策略，也就是从利用者已经掌握的线索和档案室（馆）检索系统的情况出发，选择比较有效的检索途径，并将检索主题概念转换为检索标识。（3）执行检索策略，即从检索系统中进行查检。具体操作是将表达检索主题概念的检索标识与检索系统中的检索标识进行相符性比较。（4）根据查出的档案线索提取档案，进行甄别、筛选或利用。13．档案提供利用的方式有哪些？（1）档案阅览服务；（2）档案外借服务；（3）档案展览；（4）制作档案复制本；（5）制发档案证明；（6）档案咨询；（7）网络提供利用。14.说说档案编研工作的内容。（1）编辑档案史料和现行文件汇编。又称为“档案文献编撰”，方法是将档案原文中的信息从原文中提取出来，按照专题汇编成书。（2）编辑档案文摘汇编。档案文摘汇编是档案馆根据一定的专题对档案原文摘要进行汇总编辑形成的编研成果，是对档案原文的缩写，属于二次文献。（3）编写档案参考资料。档案参考资料是档案馆按照一定的题目，根据档案内容加工编写的一种书面材料，如大事记、组织沿革、专题概要、会议简介等，都是属于档案参考资料。（4）编史修志。通过查找档案史料来编写史书或地方志。15.人事档案的内容是什么？人事档案属于一种专门档案，包括干部档案、工人档案、学生档案和军人档案四大类。人事档案以个人为单位组成专卷，每一专卷的内容涉及十项材料：履历；自传；鉴定、考核、考察；学历和专业技术职务；政治历史情况的审查；党、团组织；奖励；处分；录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退离休、退职等；其他材料。16.如何划分会计档案的保管期限?答：会计档案的保管期限分为永久和定期两种。永久保管为50年以上；定期保管分为25年、20年、15年、10年、5年等几个层次。会计凭证一般情况下保存15年左右，不需要永久保存。会计账簿保存15年至20年即可，也不需要永久保存。会计报表，特别是其中的年度会计报表(决算)，需要永久保存。季度报表、月份报表保存3年至5年。17.组织照片档案展览的程序是什么?举办照片档案展览的程序主要有选题，选材，进行展示设计，对选用的照片进行放大、缩小、剪裁、标记、装饰等加工工作，编写前言、说明、结束语，展品布置等。18.电子档案的保护措施有哪些?（1）电子档案载体的保护。电子档案的载体包括磁带、硬磁盘、软磁盘、光盘等。①存放方式。电子档案的各种磁带、软硬磁盘和光盘均应垂直放置,以防止变形和受重物挤压。②温湿度控制。电子档案各种磁性载体库房的温度应为15℃~27℃,相对湿度应为40%~60%。光盘档案的保管温度应为14℃~24℃,相对湿度应为45%~60%。③有害因素的预防。在对电子档案的管理中,应采取各种防护措施、防止磁场尘、光线、有害气体和强烈机械震动对载体的不良影响。（2）电子档案信息的安全保护。应利用现有的电子信息安全防护的技术手段,如信息加密、电子签名、身份识别、防止计算机病毒、信息备份、信息迁移技术等,维护电子档案信息的安全。案例分析××商贸公司的小程刚刚接任专职档案员的职务就遇上了接收归档文件的工作。公司办公室的文书管理员小陆将处理完的文件交给了小程，让他进行鉴定、整理，说以往公司的立卷归档工作就是这么做的。根据上述情况，请思考下列问题：1.该公司这种文件归档工作的做法是否符合国家的规定？为什么？做法不符合国家的规定。因为文书部门在文件归档中要做的工作是对处理完毕的文件进行鉴定和整理，档案部门在文件归档中要做的则是接收文书部门移交的案卷。2.小程在文件归档工作中的职业有哪些？（1）监督文件的形成过程；（2）督促归档制度的落实；（3）指导文书部门的立卷归档工作。3.小程应按照哪些程序接收公司的归档文件?（1）依据案卷目录、卷内文件目录对案卷及卷内文件的数量进行核对和检查；（2）根据归档要求检查案卷的质量，对不合格的案卷，档案部门应要求文书部门重新返工整理；（3）案卷检查合格后,填写案卷移交清单，双方履行签字手读，移交清单应该填写一式三份，一份由文书部门或业务部门存查,另外两份保存在档案部门作为工具和全宗卷的材料。××食品集团公司下设若干分公司，其分公司可以独立行使职权，能够以自己的名义对外行文，设有独立的财务，但人事由集团公司代管。根据上述情况，请思考下列问题：1.该食品集团下属的各分公司是否为立档单位？为什么？可以。因为确定一个形成档案的单位可否成为一个立档单位，需要依据下列条件：第一，工作上，可以独立地行使职权，并能以自己的名义对外行文。第二，财务上，是一个会计单位或经济核算单位，可以编制财务预算或财务计划。第三，人事上，有一定的人事任免权，设有管理人事的机构或人员。通常情况下，在工作上、组