HX-QP-003 内部沟通管理控制程序(A)

程序文件制订部门行政部制订日期2009年06月10日内部沟通管理控制程序页码1of6文件编号HX-QP-003版本修(制)订内容制/修订者日期审核核准A新制订Amoswang2009-6-10程序文件版本A内部沟通管理控制程序頁次2of6一.目的:通过畅通高效的沟通渠道和方法,使与日常工作和质量管理体系有关的信息在各级各部门和全体工作人员之间得到及时传递,从而在系统内部形成相互了解、相互信任、团结协作、全员参与的良好氛围.二.范围:适应于本公司范围内就质量体系的运作事项进行的沟通.三.权责:无四.定义:4.1.对外会议:指上级单位、行业单位和第二方、第三方等单位来本公司检查、审查工作、洽谈业务、参观访问等需要组织召开的会议.4.2.管理会议:对全公司有重大影响的会议,包括董事长、总经理主持的会议,以及月末大会、工作例会、生产质量等专题会议.4.3.专案会议:对某一工作事项或工作流程召开有针对性主题的会议.4.4.部门会议:指处理部门(车间)内部事务,一般由本单位人员参加的会议.4.5.视觉沟通:指通过看板、黑板、公告栏、海报和标语等视觉交流的形式,把公司的决定、通知以及质量、生产、顾客反馈等信息与员工进行沟通.五.参考文件:无六.作业流程:程序文件版本A内部沟通管理控制程序頁次3of6无七.作业内容:7.1.沟通的方式:本公司除使用质量体系内其它文件中规定的文件、表格进行信息传递和沟通外,还使用了如下的沟通方式:序号方式频率A电话联络不定B工作联络单必要时C班前会次/日D早会次/周E管理会议次/周F专案会议必要时A.电话联络:电话联络方式适用于各部门间、部门内就简单事项的联络进行沟通.B.工作联络单:在没有书面文字可能导致错误产生或在部门负责人认为有必要时,就特定事项进行联络时使用.C.班前会:主持:生产部门主管/组长参会人员:生产部员工会议内容:了解生产进度及产品质量状况,布署当天的工作任务,协调解决本部门内的工作.D.早会:主持:行政部主管参加人员:公司全体员工.程序文件版本A内部沟通管理控制程序頁次4of6会议内容:意识,观念宣导及各相关工作事项传达.E.管理会议:主持:(副)总经理参加人员:各部门主管会议内容:工作状况的总结与下阶段工作的安排.F.专题会议:主持:相关负责人参加人员:各部门主管及相关负责人.会议内容:了解专案现状与运作的管理现状,协调解决专案推动中所发现的问题,并安排下阶段工作.7.2.会议管理：7.2.1.管理职责：A.公司行政部是会议室使用的归口管理部门.B.行政部前台负责公司级会议的组织、督办,并发布公司级会议的通知.C.各部门主管负责本部门会议的组织、召开、会议决议的实施以及督办工作.D.会议主持人负责制定会议议程,确定议题及参加会议人员名单.E.会议主持人或指派专人负责会议记录及会议纪要的起草、发放,会议纪录需经由主持人审核确认.F.与会人员应服从会议安排,遵守会议纪律.G.会议主持人应亲自或指派专人对会议制订的整改计划、纠正/预防措施进行跟踪、验证,并在下一次同类会议时进行讲评.H.各部门应指定一名看板管理人员,负责本单位管理看板内容的更新.7.2.2.会议管理规定:A.当多个会议在同一时间或空间上有冲突时,实行小会服从大会,一般会议服从紧急会程序文件版本A内部沟通管理控制程序頁次5of6议的原则.B.公司工作例会应按规定准时召开,无特殊情况不得延期,不必每次通知.C.需召开对外会议时,接待部门应提前1天通知行政部,以便商定会场,确定参加会议人员及其它会前准备工作.D.召开部门会议需要使用会议室时,该单位应提前4小时通知行政部,以便安排会场.E.会议上的个人发言一律讲普通话,发言内容应提前准备,不得长篇大论,不得偏离议题或对他人进行人身攻击.主持人有权对任何讲话予以制止.7.2.3.会议纪律:A.与会人员必须准时到会,会议期间未经主持人同意不得擅自离席,对违反者将罚款10元/次.B.会议开始前,参会人员必须将手机调为振动或关机,会场内禁止接听电话,对违反者将罚款10元/次.C.会场内严禁吸烟,违反者罚款50元.D.接到会议通知且无故缺席者,罚款20元/次,中层以上干部罚款50元/次.E.会议通知者未及时通知,造成缺席时,将对会议通知者罚款10元/次.注:罚款由会议主持人负责当场兑现,作为会议经费.F.参会人员必须保持肃静，爱护会场设施，保持会场清洁.7.3.视觉沟通管理:7.3.1.看板的设置:在每个部门分别设立管理看板,公司在门卫室旁设立公告栏.7.3.2.看板内容的管理:看板上可以张贴公司的质量方针、质量目标、质量目标完成情况、工作进度计划、月度质量信息、产量信息、顾客反馈信息、纠正预防措施和公司决定、决议、公告、通知等内容.部门根据工作需要可以在看板上发布本单位管理工作的相关信息.7.3.2.每块看板应确定管理负责人,由其及时更新有关信息.程序文件版本A内部沟通管理控制程序頁次6of67.3.3.表彰好人好事的海报可以在公司公告栏或宣传栏上张贴.7.3.4.未经行政部同意,不得擅自在公司视觉沟通设施上发布私人信息,禁止涂鸦、更改公司发布的决定、通知等文件,对违反者将视情节和后果罚款50～100元.7.4.公司同时鼓励员工提出合理化建议,公司各部门主管负责调动员工合理化建议的积极,并负责收集和传达,公司每年对产生效益的合理化建议的提出人员进行表彰和奖励.7.5.信息的处理:7.5.1.对收集到的信息,各部门根据实际需要,有目的地加以整理、分析,编制出可利用信息,向有关部门提供有价值信息.7.5.2.对发现的质量问题,品质部应查出原因,建议责任部门采取有效的相应措施,对于存在重大隐患的,应立即向管理者代表汇报.八.附件:8.1.工作联络单8.2.会议记录