档案初级职称考试大纲(重点掌握)

重点掌握一、档案的形成条件答：1.办理完毕的文件才能作为档案保存；2.对日后工作和研究活动有查考利用价值的文件才有必要作为档案保存。3.按照一定规律集中保存起来的文件才是现代意义上的档案。档案的本质属性答：档案的原始记录性。档案的价值答：（一）凭证价值（二）参考价值从价值的长远：现实价值和长远价值；从价值的主体：第一价值和第二价值。档案工作的基本原则答：统一领导，分级管理，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用原则。《档案法》的主要内容答：共6章31条。包括：总则、档案机构及其职责、档案的管理、档案的利用和公布、法律责任、附则。《档案法》的属性特征、作用、施行原则和施行方式文件生命周期理论答：文件生命周期理论是文件管理理论的核心部分，也是西方现代档案学的重要组成部分。她研究文件从形成到最终销毁或永久保存的整个运动过程，研究文件属性与人的主体行为之间的关系，是对文件运动过程和规律的客观描述和科学抽象。基本内容：文件从其形成到销毁或永久保存，是一个完整的运动过程；这一完整过程可划分为若干阶段；文件在每一个阶段因其特定的价值形态与服务对象、保管场所、管理形式之间存在一种内在的对应关系。外国文件管理机构——文件中心答：文件中心的任务是负责对半现行文件进行廉价的贮存和有效地保管，为文件形成机关及时提供优质、高效服务、或经文件形成机关同意为其他用户提供服务，对半现行文件进行最终处置，即移交档案馆永久保存或按规定程序进行销毁。文件中心有接收、保管、借阅和处置四项业务。外国档案鉴定理论与标准1、德国迈斯奈尔的档案鉴定理论与标准答：提出高龄案卷应当受到重视的论断，被称为高龄鉴定论。2、美国档案鉴定理论与标准答：档案学者谢伦伯格提出的“文件双重价值论”被誉为美国档案鉴定之父。3、前苏联的档案鉴定理论与标准在借鉴欧美鉴定理论和总结本国鉴定实践经验的基础上，形成了独具特色的鉴定理论和标准，以辩证的态度提出了文件价值鉴定的历史主义、党性、全面性和系统性原则。外国档案的整理原则1、事由原则答：特点是以相关事由为依据建立起档案文件之间的逻辑关系。以事由为核心形成了两大分类法：卡谬—多努分类法和杜威十进分类法。法国的卡谬-多努分类法打破了档案全宗的完整性和文件之间所形成的历史联系，把文件按专题划分成许多大类和小类。十进分类法是把图书分类法引入到档案管理中而形成的一种分类方法。此类分类法的性质是把人类的全部知识归纳为九大类，对把不能归入这九大类的档案设一个总类，共十大类。2、来源原则答：是指档案馆将档案按照其来源或形成单位进行整理和分类的原则。其特点是要求在整理和分类时不能打破档案全宗，并尊重原有次序。来源原则体现了文件形成的相互联系，它是档案分类中的至善原则，在电子文件时代它仍然是本专业的基本原则。《国家行政机关公文处理办法》（国发[2000]23号）中规定的下列公文文种的名称与用途：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议记要答：1.命令(令)适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。2.决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。3.公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。4.通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。5.通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。6.通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。7.议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。8.报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。9.请示适用于向上级机关请求指示、批准。10.批复适用于答复下级机关的请示事项。11.意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。12.函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。13.会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。行文规则文书办理程序和要求1、发文办理程序和要求答：发文办理时之对以本机关名义制发公文办理的过程包括草拟、审核、签发、复核、缮印、校对、用印、登记、分发等程序。2、收文办理程序和要求答：是指对收到的公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、注办等程序。常用公文的拟写（通知、通报、函、请示、批复、报告）案卷整理规范1、填写卷内目录和备考表答：卷内目录：卷内目录放在卷首，填写时应使用墨汁、蓝黑墨水或碳素墨水。其著录项目包括顺序号、文号、责任者、题名。备考表：放在卷末，用以说明卷内公文的状况，填写项目：卷内情况说明（主要填写卷内公文缺损、修改、补充、移出、销毁等情况）、立卷人、检查人。2、拟写案卷题名答：案卷标题，是用简洁的文字对卷内一组公文的高度概括。不超过50字。应包括责任者、主要内容、公文名称（文种）三要素。3、案卷排列和编号答：排列卷内公文要按照一定的规律进行系统的排列。一般的排列原则是正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；批复在前，请示在后；转发文在前，被转发文在后；方针政策性公文在前，业务性公文在后；上级机关公文在前，本机关和下级机关公文在后；案件的结论及判决性公文在前，依据性材料在后；会议文件按照文件形成顺序或重要程度排列；其他公文材料可按重要程度或时间顺序排列。4、编制案卷目录（书99页）答：案卷目录也称案卷名册，是著录案卷内容和成分并按一定次序编排的一览表，它是档案室最基本的检索工具。编制方法：第一，分年度编制。将全宗内的文书档案逐年按照保管期限编成永久、长期喝短期三本案卷目录，即每年要形成三本目录。适用于每年形成档案数量较多的单位。第二，混年度编制。跟案卷的数量情况，将每种保管期限的档案每五年或十年编制一本目录。适用于档案年形成量不大的党委归档制度1、归档范围（以国家档案局2006年12月18日发布的8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》为准）归档范围，即归档公文整理的范围。并不是所有公文都需要归档，要对之正确分析、区别对待。根据国家档案局的有关规定，一般机关文件材料归档范围应包括以下内容：一）上级针对本机关的指导性公文，需要本机关认真贯彻执行或参照执行的领导性公文，如上级命令、决定、批复、规定、办法等。二）本级机关主要职能活动中形成的公文材料，如工作请示、报告、计划、总结、人事管理决定、通知、财务预决算报表、分析报告及各类账簿、凭证等。三）下级机关呈送的报请类公文，如工作请示、重要工作的报告、总结、统计数据等。四）同级或不相隶属机关重要的商洽性或审批性公文，或本机关需参照办理的各种公文，如各种问函和复函，重要决定、办法、通知等。2、归档时间归档时间是指文书处理部门和业务部门将需要归档的公文向档案部门移交的时间。办理完毕的公文一般应在第二年6月底之前向本单位档案部门移交；对于某些专业文件、特殊载体的档案或驻地分散在外的部门形成的文件，可另行规定切合实际的归档时间。3、归档要求归档要求，主要是指归档案卷在质量上必须符合以下要求：一)应归档的公文材料其种类、份数以及每份文件的页数均应齐全、完整，并要进行分类、立卷，正确划分保管期限，使之达到系统有序。二)归档案卷封面的各个项目，均应填写清楚。案卷题名要简明确切，注明保管期限，卷内文件应有序排列、编页号、填写卷内文件目录和备考表。三)归档案卷要按一定次序系统排列，编制顺序号及案卷目录一式数份。交接案卷时，双方要根据目录清点核对，并履行签字手续。文书档案收集工作的方法1、档案室收集工作的具体内容和要求答：1】建立健全归档制度。2】归档制度的内容：（原则：抓重点，防止文件过于庞杂，不能遗漏。包括归档范围、非归档范围、归档时间、要求）要求：宣传、超前控制、兼职文书部门或业务部门立卷归档制度、对分散文件的补充手机、重视平时手机、平时归卷。2、档案馆档案的来源、收集范围和要求答：接收档案的范围：（一）本级各机关、团体及其所属单位具有永久保存价值的档案，省辖市（州、盟）和县级档案馆同时接受长期保存的档案（二）属于本馆应接收的撤消机关、团体的档案。（三）属于本馆应接收的中华共和国成立以前的各种档案来源：接收现行机关档案、接收撤销机关档案、征集历史档案、档案馆之间的交接档案。要求完整性真实性地方性质量验收3、历史档案的接收和征集征集是指对流散在社会上或个人手中的档案，采取有效措施和方法收进档案馆。采取广泛宣传和措施得当的办法，使人们了解其意义，并主动配合。1搞好调查研究，是作好征集工作的前提。2分清不同的情况，采取灵活多样的方式和方法向个人征集A购买，献交，B注意耐心细致的工作C处理好个人与档案馆集中保管的关系D为被征集者留存复制件作为纪念向兄弟档案馆征集向图书馆、博物馆、纪念馆征集向古旧书店、废品收购部门征集向寺庙、古迹保管部门征集遵循宗教政策征集档案应尽可能征集原件，也可征集复制件来丰富馆藏。文书档案整理工作的方法和步骤1、区分全宗（1）全宗的概念全宗是由一个独立的机关、社会组织或个人形成的全部档案所组成的有机整体。（2）立档单位的概念和构成条件概念：立档单位的定义是与全宗相对应的，用一句话概括：其档案能够构成档案全宗的机关、社会组织或者个人即称为立档单位。构成条件：第一、可以独立行使职权，并能主要以自己的名义对外单独行文；第二、是一个会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划；第三，设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。简单地说，就是看这个组织机构在工作上、组织上和财务上是否有一定的独立性。但是，三个条件不是并列的，其中以第一个条件最为主要。为了确定一个组织单位到底是立档单位，还是立档单位的内部机构，必须从有关这个组织单位职权的法规性、指导性文件和实际活动两个方面去分析。（3）立档单位的变化和全宗的划分答：从政治性质和基本职能等有关方面去考察，立档单位职能发生变化的情况下，才能形成新的全宗未发生根本变化的，不能成立新的全宗。1、凡是新成立的并具有一定独立性的机关，就是新的立档单位，它的档案构成新的全宗。2、凡属下列情形，均非机关基本职能的根本变化；机关职能与工作范围的扩大或缩小，机关内部组织机构的调，机关工作地点的变更，领导关系的改变以及由于某种原因机关曾暂时停止一段时间的工作等。3、临时机构一般不单独建立全宗，其档案应纳入其主管机关档案全宗统一管理，但属于党委、政府直接领导，执行全面性的任务，为期比较长的，应建立单独全宗。4、如果两个机关合署办公，而文件是分别处理的，它们所形成的档案，应该分别构成全宗。而合署办公前后各形成的档案，一般应属于一个全宗。（4）联合全宗、全宗汇集、档案汇集、全宗群的概念答：联合全宗：就是两个或者几个关系密切的立档单位形成的，难以区分而统一整理的档案整体。全宗汇集：是按照一定的特征组成的，档案数量很少的若干全宗的集合体。档案汇集：是由不同的立档单位形成的，按照一定特征保存起来的档案的混合体。文书档案鉴定工作的方法和步骤（书107页）答：方法：鉴定文书档案价值的基本方法就是直接、具体的审查档案，通常这种方法也别称为直接鉴定法。步骤：第一步，在文件归档时确定是否属于归档范围，剔除一部分没有保存价值的文件，由机关文书处理部门或业务部门保存一、二年后销毁。第二步，对归档文件确定其保管期限，即确定档案的生存期。这一阶段的鉴定工作主要由机关文书立卷人员具体实施。第三步，到一定年限后对档案的价值进行复审。档案保管期限表的作用和类型答：档案保管期限表，就是用表册形式列举档案的来源、内容和形式，并指明其保管期限的指导性文件。它是鉴定档案保存价值和确定保管期限的依据和标准。保管期限表的类型大致如下：1.通用档案保管期限表：是由国家档案局编制的，供全国各机关单位鉴定档案使用。2.专门档案保管期限表：是由国家档案局会同有关主管部门编制的，是各机关档案鉴定专门性档案时以通用的依据的标准。3.同系统档案保管期限表：是由有关主管领导机关编制的，供同一系统内