管理者的任务分析

主讲人：左凤山博士中阶管理才能训练系列管理基础能力展开MTP◆德國埃森州立大學ULUM研究院DID工業設計博士◆德國國家行銷指導經營管理學會SUPD研修認証◆日本電通廣告行銷創意激盪POPAS海外訓練研習認証◆美國商業經營管理協會AMA研習認証◆全球商業競爭力組織I.C.M.A認証G.I.M資格（亞洲六位之一）◆美國商業管理教育協會A.A.B.E商業競爭戰略研究員▲(台灣)企業經營管理顧問協會教委會主委▲(台灣)產品科技昇級協會秘書長▲全國企業競爭力發展機構首席顧問首席資深講師▲台北市兩岸四地文教經貿交流協會常務理事▲上海市政府中小企業服務中心整體企業競爭力規劃顧問▲新加坡生產力中心SPC資深輔導顧問▲(台灣)經濟部中小企業產業顧問團資深輔導顧問▲加拿大國立皇家大學（RRU）企研所MBA教授▲國務院全國市長講座G.I.M主講師▲福建省閩西南五市企業協作網企业顾问团首席顧問▲中國國際商務諮詢顧問師評價委員會(IBCAC)評審委員講師：左凤山MTP中阶主管才能管理发展训练MTP(ManagementTrainingProgram)管理课程最早是由美国空军在第二战期间发展．1950年代引进日本，后经日本产业界有系统的推广，为目前世界最普及、最有系统与内容的中阶管理人员训练课程。目前日本产业界MTP参训人员超过100万人次，日本经济快速发展，MTP功不可没．MTP管理课程在美国参训人员超过300万人次，在台湾、新加坡、香港、韩国等亚洲地区总计训练超过200万人次。在中国大陆地区到目前为止总计训练已超过30万人次。MTP共分二十回合六大部份，以定型化的训练，从实务导引切入，提供一套实用完整而系统的管理基础训练，培养有理想、有抱负、能自我启发、自我管理并且具有使命感的中坚主管，提升其管理能力，其课程特色即为采取讲师与学员、学员与学员间双向沟通的教学方式，以实务性的CaseStudy为题，分组演练讨论并作角色扮演，以引导、启发学员，增加实务经验，其中并穿插随堂测验、自我评估检查以确实达到授课预期效果。2问题分析与决策1管理基础能力展开3业务工作执行管理4部属培育与启发5信赖关系的形成6领导与管理开展壹.现代化之管理基础分析(一).管理的意义分析▲管理就是把企业中的一切资源做最灵活、最经济的运用，以达成企业经营的目标。▲管理的目的是为了要达成企业的经营目标，因此一切的管理方法，必须以企业的经营目标为归依。▲管理的对象为企业中的一切资源，亦即所谓的7M:人（Man）机器(Machine)材料（Material）技术（Method）金钱（Money）市场（Market）资讯（Message）▲企业中最重要且最难管理的就是人。因为其他的六项资源均靠人来运用，稍有不慎，即可铸成大错；同时由于人的潜能与能力是无形、看不见的，人有差异性，也不能量化，在管理上就更需要花特别的心思。▲企业的目标须靠人去完成因此执行任务的相关人员，特别是自己的部属更是我们的管理重点。▲一个称职的主管不是什么事都亲自动手，也不是在分配工作后叫部属按着主管指定的方法执行。真正好的主管不但要能将工作分配给部属，同时也会借着各种方法激发部属精力，让部属在执行的过程中，可以使用不同于主管的方式来达成目标。这种作法不但使部属有参与感及成就感，同时还能达到培育人才的目的。下君尽己之力中君尽人之才上君尽人之智(二).管理四层面分析为达成经营目标就必须依目标拟定出不同的工作项目“事”交给不同专长的“人”去执行，因此管理的范围就可用“事”与“人”来区分。更详细地来看，管理的范围与层面又可分为四部份：工作的改善、工作的管理、部属的培育以及人际关系。前二者属于“事”的层面，后二者属于“人”的层面。▲工作的改善须因着外在环境的改变而做调整，为达成经营目标，管理者应有突破现状的眼光与改革的热情，常想是否有任何地方需要改进（亦即具有问题意识）。要改善工作，可以从四方面着手：◆改善工作的分配◆改善工作的方法◆订定各项工作的标准◆发挥创造力（以新的观点、新方法来改善）事的层面▲工作的管理在执行工作任务时，为确保这些工作能达成企业的目标，主管须拟订工作计划，拟定后就要以命令的方式交付部属去执行，又为了确保执行方法的正确与执行过程的顺利，主管必须要以控制、协调的方式来管理整个过程。因此工作管理可说是以下的过程。计划命令控制协调▲部属的培育身为管理者不但要培育部属能够执行某项工作的能力，并要以企业发展的目标作为长期培育部属的规划标准。培育部属应包括培育部属的个人能力与组织能力，一方面培育能力、一方面塑造其人格。培育部属不只要培养他能胜任目前的工作，同时也要栽培他能胜任属于管理层面的工作，为公司储备管理人员人的层面▲人际关系任务的完成与工作意愿、协调合作有关。主管身为单位的领导者，须建立能使部属有工作意愿，并能关系和谐的环境。管理者必须要：◆了解部属的行为◆启发部属的良好工作态度◆处理解决人事问题◆提高士气贰.管理者基本概念(一).管理者的任务分析▲中阶层管理者的任务有三方面：●对上要能明确地向上司报告工作进度与执行结果。●对下要能有效地组织部属完成工作任务。●对其他单位要能时常沟通协调。▲须把企业的经营方针与目标融入每日的管理活动中，因此管理包括：●提供部属一个具挑战性的工作环境●收集正确资讯以修正经营目标●激发部属的工作意愿●建议改善组织结构●培养部属的能力●承担权限内的责任当机立断做出决定(二).管理者的态度分析除要有与部属共同完成任务的心态外，尚需具备以下的基本态度，方能达成组织的目标：▲使命感管理者的企业观（企业存在的理由）、职业观（工作对自己的意义）与人生观（人生活的目的与价值）的认识，并依此信念来完成管理的任务。▲达成任务的意愿对完成组织目标有强烈的意愿，并将此意愿灌输给部属，使部属亦有相同的意愿。▲突破现状的精神对于工作现况有「还有更好」的改革意愿。▲效率意识须对执行任务时所需的成本与预期的目标有清楚的认知，以最合乎成本效益（Cost-effectiveness）的方式，让部属自动自发地工作。▲重视原理原则须依据人性调整方式，人的弱点在好逸恶劳，为杜绝这弊病，时时刻刻盯着部属只会造成反效果。若能善用人性，可用让部属在会议中自行报告成果与进度的方式，让部属自动自发地工作▲健全的判断主管要做决策判断。判断力的敏锐与否，或者是决策力的好坏，多半是由后天的经验而来。在做决策前，须收集各样事实，然后依各人的知识、经验、原则、组织的目标来分析问题，做出合理判断▲科学化的步骤管理者面对问题时，要先收集相关事实，然后经由以下的科学方式，找出解决方案。观察（收集事实）分析（找出因果关系）综合（归纳出原理、法则）验证（求证原理之真实性与规律性）▲有意识的管理管理者必须将上述的各种工作态度时时放在心中，并且表现在每日的管理工作中，以身作则。(三).工作管理自我检讨表【管理体检站一】主管最常面临的挑战可能是：「我的管理方式恰不恰当?」「我是不是一个称职的主管呢?」下面的这份自我评估表，可以让您了解在这么多的工作项目中，您那一项做得较得心应手，那一项还需要加油。甚至您可以多影印几份，每隔一段时间后就拿出来再做一次，让您了解自己有没有比昨天更好。本检讨表不计分或收回，只让你了解身为管理者已做到何种程度，同时应该加强哪一点。希望检讨后，在认为适当的评估栏内做记号，这样就可以了解应该向哪一方面努力。在课程中或结业后，做定期的检讨，对你认为是弱点的项目再用心研究。做为管理者的行为（工作）评估充分实施勉强作到几乎没作不知作法在组织中的任务明了组织目标及内外情况，对自己的使命有明确自觉分配工作时，能建立部属「自己是工作的负责人」之任务意识已有功能组织图，自己与部属对组织中纵横的任务和应贡献的方向有明确的认识已适度授权给部属，使他们本于「想按照自己的意志去工作」之人性准则并使其能依个人的创意发挥已设定整个部门之目标，并激励部属向它挑战能根据职务的特性和人性去实施管理经常改进工作作为挑战，并时常将工作的目标状况告诉部属，并不断地激励、信赖他们能按照计划进行工作，并已实施适当命令、控制和协调等管理方法透过工作来培养部属，实施直接指导和创造能提升自我启发要求的工作环境激励部属工作的热忱和干劲并用在组织管理中做为管理者的行为（工作）评估充分实施勉强作到几乎没作不知作法工作改善分配工作时，能使部属本身能力有效地用在组织中能正确掌握组织任务和使命与现况差距并采取对策能用更新的感觉与广泛的视野及突破现状的眼光，着手于工作改进措施指导部属能依行为规范认清自己的职责，并将权限委任之，同时使其能自己订计划、实行，以期能体会工作成就的喜悦以达到自我控制让部属能抱着挖掘问题的态度面对工作；并指导部属工作改进的方法，使能产生工作意愿。在实施改进措施时，能协助部属排除障碍，使其工作顺利用智慧和积极的态度去参加组织，并视部属为具有无限潜力、创造力的人，使其发挥每个人的能力。经常指导部属使能广泛获得知识和资讯，作为创造力的来源订定明确的工作标准以便部属能自行检定自己的工作结果做为管理者的行为（工作）评估充分实施勉强作到几乎没作不知作法工作管理能以经营方针、使命、任务、目标、预测等为前提订立有效计划能找出适合自己任务的执行方法，并运用时间在分配工作时时，注意到部属的长处特点并诱导他们处于潜在能力发挥到最大的状态建立使部属自动去工作的外在环境与意愿，使其能主动以本人意志和要求去工作实施控制措施时，辅导部属作适度自我控制以现实环境中合理的管理方式，促使有关人员成为达成目标的伙伴，尤其注重彼此之间统合的协调工作在工作会议中，统合部属们的知识和经验，以获得更有价值的结论做为管理者的行为（工作）评估充分实施勉强作到几乎没作不知作法部属的培育在栽培部属的过程中，使他们在人性成长与组织的关系中，确立互相信赖的关系培育部属的方法，能建立部属间的相互信赖关系利用新进升迁、调动机会让部属正确地就任新职经常注意到有关日常工作的指导要项培育部属时，能以自发性学习态度为根据把完成工作和培育部属，视为关联的一体来处理培育部属的基础，常会关心是否能提供部属一个让他能自我发挥的工作环境做为管理者的行为（工作）评估充分实施勉强作到几乎没作不知作法建立良好人际关系了解部属的个人立场，并充份尊重他们的人性注意部属的行为，并能从他们行为上的变化，去判断行为的原因努力了解部属的欲望，找出影响其行为之主因有效掌握部属不满的原因并加以适切处理部属欲望不满行为大多会给工作环境带来负效果。因此我会设法从旁协助,培养其耐性活用自己的经验去培养部属的良好的态度指导目的在于听取部属的意见而非以说服为手段根据事实处理人事问题经常提高工作岗位上的士气，努力消除障碍掌握工作岗位中非正式组织(如部门中的小集团)的实情参.组织运作的原则(一).组织的意义为了要达到企业的目标，我们就必须把企业中的任务分门别类，然后把不同专长的人安排到这些工作岗位上，这种编制的方式就叫做组织。换名话说，组织是由二种不同的编制体而构成的，一种是以任务，亦即「业务内容」组成的，另一种是由人员，也就是不同专长的「人员」所组成的。组织的结果可以使得整个企业内产生一种上下、纵横的分工关系，通力完成企业目标。主管的最基本任务就是如何把「业务内容的编制体」与「人员的编制体」做一种最适宜、最有效的编排，同时，做主管的还必须像「媒人」一样，把每一位人员安插到最合适的工作岗位上，使每一位「人员」与每一项「业务内容」均能形成「最佳拍档」，发挥最高的效率。为了使企业内、外的人对这二种编制体能一目了然，我们通常都会将它们画成图表，称为「组织图」。画出组织图的好处是每一位员可以了解他所属的部门在整个企业组织中所负担的任务，以及与其他部门的关系。画组织图时，我们可以有三种法画法:▲一种只画出业务性质的编制体（例1）▲另一种只画出人员的编制体(例2)▲第三种则是把业务内容与人员一并画上去（例3）人事課企劃股人事股訓練股例1:以业务性质为主的组织图林人事課長李企劃組長王人事組長蔡訓練組長陳文中曹巧莉王